Modèle d'horaire hebdomadaire gratuit pour employés [Excel]

Si vous créez toujours des horaires de travail manuellement avec crayon et papier, vous perdez un temps précieux et de l'énergie qui pourraient être mieux utilisés pour former les employés, interagir avec les clients, améliorer vos produits et services, ou entreprendre d'autres tâches qui contribuent à la croissance et au succès de votre entreprise.

Comment utiliser ce modèle

ÉTAPE 1

Entrer les informations des employés

Sur l'onglet vert étiqueté Employés, entrez les noms de tous vos membres du personnel. Vous pouvez également inclure des informations supplémentaires telles que les coordonnées ou le poste.

ÉTAPE 2

Créer des quarts et des rôles

Sur l'onglet jaune étiqueté Quarts, entrez les heures de début et de fin des quarts. Dans la section Types de quarts, listez les noms de chaque type de quart (par exemple, gestionnaire, serveur, hôte, chef d'équipe, etc.).

ÉTAPE 3

Commencer la planification

Une fois que les employés et les quarts sont configurés, utilisez les menus déroulants pour attribuer des quarts aux employés pour chaque jour. Pour ajuster la semaine, il suffit de mettre à jour la date de début en haut de l'horaire.

Créer des horaires pour les employés peut être une tâche ardue. Pour réduire la confusion et gagner du temps, vous pouvez utiliser nos modèles d'horaires de travail gratuits. Dans l'article ci-dessous, nous expliquons comment les utiliser et les créer plus efficacement.

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Qu'est-ce qu'un modèle d'horaire d'employé?

Un modèle d'horaire de travail pour employés est un outil commercial qui simplifie l'attribution des quarts de travail parmi les employés. Un modèle typique (payant ou gratuit) comprend un horaire hebdomadaire ou mensuel avec une structure logique et des surlignements en couleur pour s'assurer qu'aucune information importante n'est manquée, ainsi que des fonctionnalités (comme des formules) qui empêchent les situations où personne n'est affecté à un quart ou une personne est programmée pour trop de quarts consécutifs. Vous pouvez utiliser nos modèles d'horaires de travail gratuits dans Excel pour éviter les tracas de la planification manuelle et prévenir les erreurs de programmation qui peuvent affecter vos opérations.

Ce qu'il faut inclure dans votre modèle d'horaire d'employé

Lors de la création de votre modèle d'horaire, gardez à l'esprit l'utilisateur final—les employés. Cela signifie que l'horaire doit inclure tous les détails de quart nécessaires pour les employés :

Noms de tous les employés, ainsi que les coordonnées du gestionnaire qui peut répondre aux questions ou aider avec des demandes liées aux quarts de travail
Dates de début et de fin claires pour l'horaire
Heures de début et de fin des quarts
Pauses et périodes de repas
Rôles ou responsabilités spécifiques pour chaque quart

Comment utiliser un modèle d'horaire d'employé

Utiliser un modèle d'horaire d'employé gratuit est simple :

Entrez les données des employés : Entrez le nombre d'employés, leurs noms, préférences, et éventuellement leurs coordonnées.
Attribuer les quarts : Attribuez les quarts en fonction de la disponibilité des employés, des besoins de l'entreprise et de la charge de travail.
Vérifiez et ajustez : Double vérifier l'horaire pour tout conflit potentiel, comme des employés doublement réservés ou des quarts manquants.
Assurez-vous que tout le monde l'a vu : Assurez-vous que tout le monde a vu l'horaire ou reçu une copie papier.

Comment créer un horaire de quarts dans Excel?

Excel dispose d'outils intégrés qui en font un choix idéal pour créer des modèles d'horaires de travail gratuits. Pour commencer :

Ouvrez Excel : Lancez Excel et créez un nouveau classeur.
Choisissez un modèle : Recherchez un modèle d'horaire de quart de travail gratuit qui convient aux besoins de votre entreprise. Vous pouvez commencer avec une feuille blanche si vous ne trouvez pas de modèle approprié.
Entrez les informations nécessaires : Entrez tous les détails pertinents tels que les noms des employés, les quarts, et les heures.
Utilisez les formules : Vous pouvez utiliser les formules intégrées d'Excel pour calculer les heures totales travaillées, la disponibilité des employés ou la longueur des quarts. Maîtriser les formules prendra un peu de temps car elles ne sont pas toutes simples.
Personnalisez votre modèle : Ajustez les colonnes et la disposition pour répondre à vos besoins spécifiques.
Enregistrez et imprimez : Enregistrez le document et imprimez-le si nécessaire.

Tester votre modèle d'horaire d'employé

Après que votre horaire soit prêt, n'oubliez pas de le tester pour sa clarté et sa convivialité :

Assurez-vous que toutes les informations sont correctement affichées, et que les formules fonctionnent correctement.
Demandez à l'un de vos employés de réviser l'horaire et de vérifier la rapidité avec laquelle ils peuvent comprendre tous les détails nécessaires, tels que le nombre de leurs quarts de travail et les jours. Si trouver les informations nécessaires prend plus de 30 secondes, votre horaire doit être simplifié.

Nous vous souhaitons une gestion des quarts fluide et efficace avec notre modèle d'horaire de travail gratuit pour employés dans Excel.