Безплатен шаблон за седмичен график на служителите [Excel]

Ако все още създавате работни графици ръчно с молив и хартия, губите ценно време и енергия, които биха могли да се използват по-добре за обучение на служители, ангажиране с клиенти, подобряване на вашите продукти и услуги или справяне с други задачи, които допринасят за растежа и успеха на вашия бизнес.

Как да използвате този шаблон

СТЪПКА 1

Въведете информацията за служителите

В зеления раздел, отбелязан като Служители, въведете имената на всички ваши служители. Можете да включите и допълнителна информация като данни за контакт или позиция.

СТЪПКА 2

Създаване на смени и роли

В жълтия раздел, отбелязан като Смени, въведете началните и крайните часове за смените. В секцията Видове смени, избройте имената на всеки тип смяна (напр. мениджър, сервитьор, хост, лидер на екип и др.).

СТЪПКА 3

Започнете планиране

След като служителите и смените са настроени, използвайте падащите менюта, за да назначите смени на служителите за всеки ден. За да коригирате седмицата, просто актуализирайте началната дата в горната част на графика.

Създаването на графици за служители може да е тежка задача. За да намалите объркванията и да спестите време, можете да използвате нашите безплатни шаблони за работни графици. В статията по-долу ще обясним как да ги използвате и създавате по-ефективно.

Започнете да правите промени днес!

Оптимизирайте процесите, подобрете управлението на екипа и увеличете ефективността.

Започнете безплатно

Какво е шаблон за график на служителите?

Шаблонът за работен график на служителите е бизнес инструмент, който улеснява разпределението на смените между служителите. Типичният шаблон (платен или безплатен) включва седмичен или месечен график с логична структура и цветно кодирани акценти, които помагат да се гарантира, че никаква важна информация не се пропуска, както и функции (като формули), които предотвратяват ситуации, в които никой не е назначен на смяна или на един човек са планирани твърде много смени подред. Можете да използвате нашите безплатни шаблони за работен график в Excel, за да избегнете трудностите при ръчното планиране и да предотвратите грешки в графика, които могат да повлияят на вашите операции.

Какво да включите в шаблона за график на служителите

При създаването на вашия шаблон за график, имайте предвид крайните потребители—служителите. Това означава, че графикът трябва да включва всички подробности за смените, необходими на служителите:

Имена на всички служители, както и информация за връзка с мениджъра, който може да отговори на въпроси или да помогне с въпроси, свързани със смените
Ясни начални и крайни дати за графика
Начални и крайни часове на смените
Почивки и периоди за хранене
Специфични роли или отговорности за всяка смяна

Как да използвате шаблон за график на служителите

Използването на безплатен шаблон за график на служителите е лесно:

Въведете данни за служителите: Въведете броя на служителите, техните имена, предпочитания и възможно контактна информация.
Разпределете смените: Присвоите смени въз основа на наличието на служителите, изискванията на компанията и натовареността.
Прегледайте и коригирайте: Проверете двойно графика за потенциални конфликти, като например дублиране на служители или липсващи смени.
Уверете се, че всички са го видели: Уверете се, че всички са видели графика или са получили физическо копие.

Как да създам график на смените в Excel?

Excel разполага с вградени инструменти, които го правят идеален за създаване на безплатни шаблони за работно планиране. За да започнете:

Отворете Excel: Стартирайте Excel и създайте нова работна книга.
Изберете шаблон: Търсете безплатен шаблон за график на работните смени, който отговаря на вашите нужди за бизнеса. Можете да започнете с празен лист, ако не намерите подходящ шаблон.
Въведете необходимата информация: Въведете всички релевантни детайли като имената на служителите, смените и времето.
Използвайте формули: Можете да използвате вградените формули на Excel, за да изчислявате общо работно време, наличност на служители или дължина на смени. Усвояването на формулите ще отнеме време, тъй като не всички от тях са прости.
Персонализирайте вашия шаблон: Регулирайте колоните и разположението, за да отговарят на вашите специфични изисквания.
Запазете и отпечатайте: Запазете документа и го отпечатайте, ако е необходимо.

Тестване на шаблона за график на служителите

След като вашият график е готов, не забравяйте да го тествате за яснота и използваемост:

Уверете се, че цялата информация е показана правилно и формулите работят правилно.
Помолете един от вашите служители да прегледа графика и да провери колко бързо може да разбере всички необходими детайли – като броя на смените си и дните. Ако намирането на необходимата информация отнема повече от 30 секунди, вашият график се нуждае от опростяване.

Желаем ви гладко и ефективно управление на смените с нашия безплатен шаблон за работен график на служителите в Excel.