Mẫu lịch làm việc hàng tuần cho nhân viên có thể in miễn phí [Excel]

Nếu bạn vẫn đang tạo lịch trình công việc thủ công bằng bút chì và giấy, bạn đang dành thời gian và năng lượng quý giá có thể được sử dụng tốt hơn cho việc đào tạo nhân viên, tương tác với khách hàng, nâng cao sản phẩm và dịch vụ của bạn, hoặc giải quyết các nhiệm vụ khác đóng góp vào sự tăng trưởng và thành công của doanh nghiệp của bạn.

Cách Sử Dụng Mẫu Này

BƯỚC 1

Nhập Thông Tin Nhân Viên

Trên tab màu xanh lá có nhãn Nhân Viên, nhập tên của tất cả các thành viên trong nhóm của bạn. Bạn cũng có thể thêm thông tin bổ sung như chi tiết liên lạc hoặc vị trí.

BƯỚC 2

Tạo Ca và Vai Trò

Trên tab màu vàng có nhãn Ca, hãy nhập thời gian bắt đầu và kết thúc cho các ca. Trong phần Các Loại Ca, liệt kê tên của từng loại ca (ví dụ: quản lý, phục vụ, lễ tân, trưởng nhóm, v.v.).

BƯỚC 3

Bắt Đầu Lên Lịch

Khi đã thiết lập xong nhân viên và ca, sử dụng menu thả xuống để phân công ca cho nhân viên mỗi ngày. Để điều chỉnh tuần, chỉ cần cập nhật ngày bắt đầu ở đầu lịch.

Tạo lịch cho nhân viên có thể là một nhiệm vụ khó khăn. Để giảm bớt sự nhầm lẫn và tiết kiệm thời gian, bạn có thể sử dụng các mẫu lịch làm việc miễn phí của chúng tôi. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ giải thích cách sử dụng và tạo chúng hiệu quả hơn.

Bắt đầu thay đổi ngay hôm nay!

Tối ưu quy trình, cải thiện quản lý đội ngũ và tăng cường hiệu quả.

Bắt đầu miễn phí

Mẫu Lịch Trình Nhân Viên Là Gì?

Mẫu lịch làm việc cho nhân viên là một công cụ kinh doanh giúp đơn giản hóa việc phân bổ ca làm cho nhân viên. Mẫu thông thường (cả trả phí và miễn phí) bao gồm một lịch trình hàng tuần hoặc hàng tháng với cấu trúc hợp lý và mã màu nổi bật giúp đảm bảo không bỏ sót thông tin quan trọng, cũng như các tính năng (chẳng hạn như công thức) ngăn chặn các tình huống như không ai được phân công ca hoặc một người được lên lịch quá nhiều ca liên tiếp. Bạn có thể sử dụng các mẫu lịch làm việc miễn phí của chúng tôi trong Excel để tránh phiền toái khi lập lịch thủ công và tránh các lỗi lập lịch có thể ảnh hưởng đến hoạt động của bạn.

Những Nội Dung Cần Bao Gồm Trong Mẫu Lịch Trình Nhân Viên của Bạn

Khi tạo mẫu lịch trình của bạn, hãy nhớ đến người sử dụng cuối cùng—các nhân viên. Điều này có nghĩa là lịch trình nên bao gồm tất cả các chi tiết ca làm cần thiết cho nhân viên:

Tên của tất cả nhân viên, cũng như thông tin liên hệ của người quản lý có thể trả lời câu hỏi hoặc hỗ trợ các yêu cầu liên quan đến ca làm việc
Ngày bắt đầu và kết thúc rõ ràng cho lịch trình
Thời gian bắt đầu và kết thúc ca làm việc
Giờ nghỉ và thời gian ăn uống
Các vai trò hoặc trách nhiệm cụ thể cho từng ca làm việc

Cách Sử Dụng Mẫu Lịch Trình Nhân Viên

Sử dụng mẫu lịch làm việc cho nhân viên miễn phí rất đơn giản:

Nhập Dữ Liệu Nhân Viên: Nhập số lượng nhân viên, tên, sở thích và có thể cả thông tin liên hệ của họ.
Phân Bổ Ca Làm Việc: Gán ca làm việc dựa trên sự sẵn sàng của nhân viên, yêu cầu công ty và khối lượng công việc.
Xem Lại và Điều Chỉnh: Kiểm tra lại lịch trình để xác định các xung đột tiềm ẩn, chẳng hạn như nhân viên bị trùng lịch hoặc thiếu các ca làm việc.
Đảm Bảo Mọi Người Đã Xem: Đảm bảo mọi người đã xem lịch trình hoặc nhận một bản sao vật lý.

Làm Thế Nào Để Tạo Lịch Ca Làm Trong Excel?

Excel có các công cụ tích hợp làm cho nó lý tưởng để tạo các mẫu lịch làm việc miễn phí. Để bắt đầu:

Mở Excel: Khởi chạy Excel và tạo một sổ làm việc mới.
Chọn một Mẫu: Tìm kiếm một mẫu lịch làm việc ca miễn phí phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn. Bạn có thể bắt đầu với một trang trống nếu không tìm thấy mẫu phù hợp.
Nhập Thông Tin Cần Thiết: Nhập tất cả chi tiết liên quan như tên nhân viên, ca làm việc và giờ.
Sử Dụng Công Thức: Bạn có thể sử dụng các công thức tích hợp sẵn của Excel để tính toán tổng số giờ làm việc, sự sẵn có của nhân viên hoặc thời gian ca làm việc. Làm chủ công thức sẽ mất một thời gian vì không phải tất cả đều đơn giản.
Tùy Chỉnh Mẫu Của Bạn: Điều chỉnh các cột và bố cục để phù hợp với các yêu cầu cụ thể của bạn.
Lưu và In: Lưu tài liệu và in nếu cần.

Kiểm Tra Mẫu Lịch Trình Nhân Viên của Bạn

Sau khi lịch trình của bạn đã sẵn sàng, đừng quên kiểm tra nó để rõ ràng và khả năng sử dụng:

Đảm bảo tất cả thông tin được hiển thị chính xác và các công thức đang hoạt động đúng.
Hỏi một trong những nhân viên của bạn kiểm tra lịch trình và xem họ có thể hiểu thông tin cần thiết nhanh chóng như thế nào - chẳng hạn như số ca làm việc của họ và các ngày. Nếu việc tìm kiếm thông tin cần thiết mất hơn 30 giây, lịch trình của bạn cần được đơn giản hóa.

Chúc bạn quản lý ca làm việc trôi chảy và hiệu quả với mẫu lịch làm việc miễn phí của chúng tôi trong Excel.