Modèle d'emploi du temps hebdomadaire imprimable gratuit pour les employés [Excel]

Si vous créez encore des emplois du temps manuellement avec un crayon et du papier, vous passez un temps et une énergie précieux qui pourraient être mieux utilisés pour former les employés, interagir avec les clients, améliorer vos produits et services ou vous attaquer à d'autres tâches qui contribuent à la croissance et au succès de votre entreprise.

Comment utiliser ce modèle

ÉTAPE 1

Saisir les informations des employés

Sur l'onglet vert intitulé Employés, entrez les noms de tous vos membres du personnel. Vous pouvez également inclure des informations supplémentaires telles que des coordonnées ou des postes.

ÉTAPE 2

Créer des horaires et des rôles

Sur l'onglet jaune intitulé Horaires, entrez les heures de début et de fin des quarts de travail. Dans la section Types de quarts, listez les noms de chaque type de quart (par exemple, manager, serveur, hôte, chef d'équipe, etc.).

ÉTAPE 3

Commencer la planification

Une fois les employés et les quarts de travail configurés, utilisez les menus déroulants pour attribuer les quarts aux employés pour chaque jour. Pour ajuster la semaine, mettez simplement à jour la date de début en haut du planning.

Créer des plannings pour les employés peut être une tâche ardue. Pour réduire la confusion et gagner du temps, vous pouvez utiliser nos modèles de plannings de travail gratuits. Dans l'article ci-dessous, nous expliquerons comment les utiliser et les créer plus efficacement.

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Qu'est-ce qu'un modèle de planning d'employé ?

Un modèle de planning de travail pour employés est un outil commercial qui simplifie l'allocation des quarts entre les employés. Un modèle typique (gratuit ou payant) comprend un planning hebdomadaire ou mensuel avec une structure logique et des surlignages en couleur qui aident à s'assurer qu'aucune information importante n'est manquée, ainsi que des fonctionnalités (comme des formules) qui préviennent les situations où personne n'est affecté à un quart ou où une personne est programmée pour trop de quarts d'affilée. Vous pouvez utiliser nos modèles de plannings de travail gratuits dans Excel pour éviter les tracas de la planification manuelle et prévenir les erreurs de planification qui peuvent affecter vos opérations.

Que faut-il inclure dans votre modèle de planning d'employé

Lors de la création de votre modèle de planning, gardez à l'esprit l'utilisateur final—les employés. Cela signifie que le planning doit inclure tous les détails des quarts nécessaires pour les employés :

Noms de tous les employés, ainsi que les coordonnées du responsable qui peut répondre aux questions ou aider avec des demandes liées aux horaires de travail.
Dates de début et de fin claires pour le planning.
Heures de début et de fin des rotations
Pauses et période de repas
Rôles ou responsabilités spécifiques pour chaque rotation

Comment utiliser un modèle de planning d'employé

Utiliser un modèle de planning d'employé gratuit est simple :

Saisir les données des employés : Entrez le nombre d'employés, leurs noms, leurs préférences et éventuellement leurs coordonnées.
Attribuez les rotations : Assignez des rotations basées sur la disponibilité des employés, les exigences de l'entreprise et la charge de travail.
Vérifiez et ajustez : Vérifiez le planning pour tout conflit potentiel, comme les employés surbookés ou les absences de rotations.
Assurez-vous que tout le monde l'a vu : Assurez-vous que tout le monde a vu le planning ou reçu une copie physique.

Comment créer un planning de quarts dans Excel ?

Excel dispose d'outils intégrés qui le rendent idéal pour créer des modèles de plannings de travail gratuits. Pour commencer :

Ouvrir Excel : Lancez Excel et créez un nouveau classeur.
Choisir un modèle : Recherchez un modèle gratuit de planning de rotation qui répond aux besoins de votre entreprise. Vous pouvez commencer avec une feuille vierge si vous ne trouvez pas de modèle adéquat.
Saisir les informations nécessaires : Entrez tous les détails pertinents, tels que les noms des employés, les rotations et les horaires.
Utiliser des formules : Vous pouvez utiliser les formules intégrées d'Excel pour calculer le total des heures travaillées, la disponibilité des employés ou la durée des rotations. Maîtriser les formules prendra du temps car elles ne sont pas toutes simples.
Personnaliser votre modèle : Ajustez les colonnes et la disposition pour répondre à vos besoins spécifiques.
Enregistrer et imprimer : Enregistrez le document et imprimez-le si nécessaire.

Tester votre modèle de planning d'employé

Une fois votre planning prêt, n'oubliez pas de le tester pour sa clarté et son utilité :

Assurez-vous que toutes les informations sont affichées correctement et que les formules fonctionnent correctement.
Demandez à l'un de vos employés de revoir le planning et de vérifier à quelle vitesse ils peuvent comprendre tous les détails nécessaires, tels que le nombre de leurs rotations et les jours. Si trouver l'information nécessaire prend plus de 30 secondes, votre planning doit être simplifié.

Nous vous souhaitons une gestion des quarts fluide et efficace avec notre modèle de planning de travail pour employés gratuit dans Excel.