Kostenlose druckbare wöchentliche Mitarbeitereinsatzplan-Vorlage [Excel]

Wenn Sie Arbeitspläne immer noch manuell mit Stift und Papier erstellen, verbringen Sie wertvolle Zeit und Energie, die besser für die Schulung von Mitarbeitern, die Kundenbindung, die Verbesserung Ihrer Produkte und Dienstleistungen oder die Bewältigung anderer Aufgaben, die zum Wachstum und Erfolg Ihres Unternehmens beitragen, genutzt werden könnten.

Wie man diese Vorlage verwendet

SCHRITT 1

Mitarbeiterinformationen eingeben

In der grünen Registerkarte mit der Bezeichnung Mitarbeiter geben Sie die Namen aller Ihrer Mitarbeiter ein. Sie können auch zusätzliche Informationen wie Kontaktdetails oder Position hinzufügen.

SCHRITT 2

Schichten und Rollen erstellen

In der gelben Registerkarte mit der Bezeichnung Schichten geben Sie die Start- und Endzeiten für Schichten ein. Im Abschnitt Schichttypen listen Sie die Namen der jeweiligen Schichttypen auf (z.B. Manager, Kellner, Gastgeber, Teamleiter usw.).

SCHRITT 3

Planung starten

Sobald Mitarbeiter und Schichten eingerichtet sind, verwenden Sie die Dropdown-Menüs, um den Mitarbeitern die Schichten für jeden Tag zuzuweisen. Um die Woche anzupassen, aktualisieren Sie einfach das Startdatum oben im Zeitplan.

Zeitpläne für Mitarbeiter zu erstellen, kann eine herausfordernde Aufgabe sein. Um Verwirrung zu vermeiden und Zeit zu sparen, können Sie unsere kostenlosen Arbeitsschema-Vorlagen nutzen. Im folgenden Artikel erklären wir, wie Sie diese effektiver verwenden und erstellen können.

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Was ist eine Mitarbeiterschema-Vorlage?

Eine Mitarbeiterschichtplan-Vorlage ist ein Geschäftsinstrument, das die Schichtzuweisung unter Mitarbeitern vereinfacht. Eine typische Vorlage (sowohl kostenpflichtig als auch kostenlos) enthält einen wöchentlichen oder monatlichen Plan mit einer logischen Struktur und farbkodierten Highlights, die helfen sicherzustellen, dass keine wichtigen Informationen übersehen werden, sowie Funktionen (wie Formeln), die Situationen verhindern, in denen niemand einer Schicht zugewiesen ist oder eine Person für zu viele Schichten in Folge eingeplant wird. Sie können unsere kostenlosen Arbeitsschema-Vorlagen in Excel verwenden, um die Mühen der manuellen Planung zu vermeiden und Planungsfehler zu vermeiden, die Ihre Abläufe beeinflussen können.

Was sollte in Ihre Mitarbeiterschema-Vorlage aufgenommen werden

Beim Erstellen Ihrer Schema-Vorlage sollten Sie den Endnutzer im Auge behalten - die Mitarbeiter. Dies bedeutet, dass der Plan alle Schichtdetails enthalten sollte, die für Mitarbeiter notwendig sind:

Namen aller Mitarbeiter sowie Kontaktdaten des Managers, der Fragen beantworten oder bei schichtbezogenen Anfragen helfen kann
Klare Start- und Enddaten für den Zeitplan
Schichtbeginn- und Endzeiten
Pausen und Mahlzeiten
Spezifische Rollen oder Verantwortlichkeiten für jede Schicht

Wie man eine Mitarbeiterschema-Vorlage verwendet

Die Verwendung einer kostenlosen Mitarbeiterschema-Vorlage ist unkompliziert:

Mitarbeiterdaten eingeben: Geben Sie die Anzahl der Mitarbeiter, ihre Namen, Vorlieben und möglicherweise Kontaktdaten ein.
Schichten zuweisen: Schichten basierend auf Mitarbeiterverfügbarkeit, Unternehmensanforderungen und Arbeitsbelastung zuweisen.
Überprüfen und anpassen: Überprüfen Sie den Zeitplan auf mögliche Konflikte, wie doppelt gebuchte Mitarbeiter oder fehlende Schichten.
Sicherstellen, dass jeder es gesehen hat: Stellen Sie sicher, dass jeder den Zeitplan gesehen hat oder eine physische Kopie erhalten hat.

Wie erstelle ich einen Schichtplan in Excel?

Excel hat integrierte Tools, die es ideal für die Erstellung kostenloser Arbeitsschema-Vorlagen machen. Um zu beginnen:

Excel öffnen: Starten Sie Excel und erstellen Sie eine neue Arbeitsmappe.
Eine Vorlage auswählen: Suchen Sie nach einer kostenlosen Schichtplanvorlage, die Ihren geschäftlichen Anforderungen entspricht. Sie können mit einem leeren Blatt beginnen, wenn Sie keine geeignete Vorlage finden.
Notwendige Informationen eingeben: Geben Sie alle relevanten Details ein, wie Mitarbeitername, Schichten und Zeiten.
Formeln verwenden: Sie können die integrierten Formeln von Excel verwenden, um die Gesamtarbeitsstunden, die Verfügbarkeit der Mitarbeiter oder die Schichtlängen zu berechnen. Die Beherrschung von Formeln erfordert etwas Zeit, da nicht alle einfach sind.
Ihre Vorlage anpassen: Passen Sie die Spalten und das Layout an Ihre spezifischen Anforderungen an.
Speichern und drucken: Speichern Sie das Dokument und drucken Sie es bei Bedarf aus.

Testen Ihrer Mitarbeiterschema-Vorlage

Nachdem Ihr Plan fertig ist, vergessen Sie nicht, ihn auf Klarheit und Benutzerfreundlichkeit zu testen:

Stellen Sie sicher, dass alle Informationen korrekt angezeigt werden und die Formeln ordnungsgemäß funktionieren.
Bitten Sie einen Ihrer Mitarbeiter, den Zeitplan zu überprüfen und festzustellen, wie schnell er alle notwendigen Details – wie die Anzahl seiner Schichten und die Tage – versteht. Wenn das Auffinden der benötigten Informationen mehr als 30 Sekunden dauert, muss Ihr Plan vereinfacht werden.

Wir wünschen Ihnen eine reibungslose und effiziente Schichtverwaltung mit unserer kostenlosen Mitarbeiterschichtplan-Vorlage in Excel.