Најдобри апликации за следење работно време за изведувачи

Работната сила сочинува 40-60% од вкупните проектни трошоци во градежништвото. Кога евиденцијата за работно време е неточна - а Американската асоцијација за плати ја проценува стапката на грешки при рачно следење на 1-8% - тоа директно се преведува во загуба на профит. При буџет за работна сила од $4 милиони, дури и 5% грешка значи $200,000 во неевидентирани или погрешно распределени трошоци.

Затоа постојат апликации за следење работно време за изведувачи. Тие ги заменуваат хартиените евиденции, го елиминираат пријателското регистрирање и даваат GPS-верификувани записи за тоа кој работел каде и колку долго. Но не сите се направени за начинот на кој градежните екипи всушност работат - на повеќе градилишта, во подрачја со слаб сигнал, со работници кои не седат на маса.

Тестиравме пет апликации за следење работно време конкретно за тоа колку добро ги обработуваат работните процеси на изведувачите и градежништвото. Критериумите: GPS точност, доверливост на geofencing, длабочина на калкулација на трошоци за работа, интеграција на плати, мобилна употребливост на терен и реално ценообразување за екипи од 10 до 100+ луѓе.

Што да барате во апликација за следење работно време за изведувачи

Не секој следач на работно време работи на градилиште. Апликациите насочени кон малопродажба и канцеларии обично претпоставуваат стабилен Wi-Fi, фиксни локации и една работна адреса. Градежништвото е различно. Вашата екипа се движи меѓу градилишта, смените се менуваат секојдневно, а половина од времето некој се регистрира од паркинг со два бара сигнал.

Апликација за следење работно време за изведувачи треба добро да ги обработува неколку работи:

• GPS регистрација со geofencing - за работниците да можат да се пријават само кога физички се на градилиштето, а не од дома или автоперилницата
• Распределба на време по работи - можност за доделување часови на конкретни проекти, задачи или кодови на трошоци. Без ова знаете колку часови се одработени, но не и каде отишле парите
• Автоматизација на прекувремена работа и паузи - рачното пресметување на прекувремена работа по различни државни правила е каде што се натрупуваат грешки во платите. Апликацијата треба автоматски да ги обработува федералните барања на FLSA и правилата на поединечни држави
• Извоз подготвен за плати - ако вашите евиденции за работно време не се синхронизираат со QuickBooks, ADP, Xero или со што и да го водите платниот список, некој сепак повторно внесува податоци секоја недела
• Работи офлајн или со слаб сигнал - градилиштата не се канцелариски згради. Ако апликацијата бара целосен LTE за регистрација, не го поминува основниот тест

Со овој контролен список на ум, еве ги петте апликации што навистина функционираат за градежни екипи и изведувачки тимови.

5 најдобри апликации за следење работно време за изведувачи

1. Shifton: најдобар целосен избор за тимови на изведувачи

Shifton е платформа за управување со работна сила која го обработува следењето на работно време, планирањето на смени и известувањето за трошоци на работна сила во еден систем. За изведувачите, клучната предност е модуларниот модел на ценообразување - почнувате со бесплатен план (до 10 корисници, без временско ограничување), потоа додавате само модули кои вашето работење навистина ги бара. GPS следење, плати, усогласеност, управување со задачи - секој е посебен додаток со 30-дневен бесплатен пробен период пред да се обврзете.

Ова е важно за изведувачките бизниси бидејќи големините на екипите варираат. Може да имате 15 работници на станбен проект и 60 на комерцијален. Повеќето апликации за следење работно време наплаќаат паушална цена по корисник без оглед на тоа кои функции ги користите. Shifton ви дозволува да го скалирате сетот на функции, а не само бројот на вработени.

GPS и geofencing: Работниците се регистрираат преку мобилната апликација, а Shifton ги бележи нивните GPS координати. Можете да поставите geofencing работни локации за да се прифаќаат регистрации само во дефиниран радиус на градилиштето. Модулот за GPS следење на рути ја покажува целата патека што вработениот ја поминал за време на смената - корисно за екипи кои се движат меѓу градилишта во текот на денот.

Прекувремена работа и усогласеност: Модулот за усогласеност ги следи барањата за паузи, максимални часови и прагови за прекувремена работа врз основа на локалните работни закони. За изведувачи кои работат во повеќе држави, ова го елиминира рачното пресметување што предизвикува спорови за плати.

Видливост на трошоци за работна сила: Модулот за плати ја пресметува бруто платата врз основа на редовни часови, прекувремена работа и празнична работа. Можете точно да видите колку чини секој проект во работна сила пред да излезе фактурата - не две недели подоцна кога се обработуваат платите.

Повеќејазичен интерфејс: Shifton поддржува 40+ јазици во целата апликација. Ако вашата екипа вклучува шпански говорители или подизведувачи од различни земји, сите го користат системот на свој јазик. Без заобиколувања, без апликации за преведување.

Планирање и управување со отсуства: За разлика од повеќето следачи само на работно време на оваа листа, Shifton вклучува целосно планирање на смени. Можете да правите неделни распореди, да доделувате екипи на проекти, да управувате со замени на смени и да ги обработувате барањата за годишен одмор и боледување - сето тоа на иста платформа. Тоа значи една претплата помалку и една апликација помалку што вашата екипа треба да ја научи.

Известување: Модулот за известување ги раздвојува одработените часови, прекувремената работа и трошоците за работна сила по вработен, проект или временски период. За изведувачи кои треба да им покажат на клиентите како се распределени часовите на работна сила - или кои сакаат да ги споредат проценетите наспроти реалните часови на работа - овие извештаи се извезуваат чисто без потреба од повторно градење табела.

Што би можело да биде подобро: Shifton не вклучува длабоки хиерархии на кодови на трошоци или директни интеграции со софтвер за градежни проценки како Procore или PlanGrid. Ако вашиот работен процес бара повеќенивоско следење на кодови на трошоци поврзано со конкретни ставки на понудата, ќе треба да го решите тоа мапирање надвор од платформата. За повеќето мали и средни изведувачи кои ја следат работната сила по проект, а не по детален код на трошоци, ова не е ограничување.

Ценообразување: Бесплатен план за до 10 вработени со основно планирање. Платени модули од $0,50/корисник/месец. Секој модул вклучува 30-дневен бесплатен пробен период. Годишно плаќање заштедува 20%.

Најдобро за: Тимови на изведувачи од секоја големина кои сакаат да почнат бесплатно, да додаваат функции додека растат и да избегнат плаќање за пакетен план полн со алатки кои не ги користат.

2. ClockShark: најдобар за калкулација на трошоци по проект и задача

ClockShark е направен конкретно за градежни и теренски сервисни компании. Најсилната точка е калкулацијата на трошоци за работа - секој пат кога работник се регистрира, избира работа и задача, а часовите автоматски се доделуваат на правиот проект. За изведувачи кои наплаќаат по работа или ја следат работната сила наспроти проценки, ова заштедува часови на рачно усогласување секоја недела.

GPS следењето работи добро. Добивате карта во реално време што покажува каде е секој член на екипата, а geofencing е доволно доверлив што повеќето корисници пријавуваат малку лажни регистрации. Режимот на киоск со препознавање лица е корисен за споделени таблети на градилиштето, иако бара специфичен хардвер.

Каде ClockShark заостанува е известувањето. Вградените извештаи ги покриваат основите - часови по работа, прекувремена работа, резимеа на плати - но прилагоденото известување е ограничено. Ако ви треба анализа на трошоци за работна сила по кодови на трошоци со повеќенивоски хиерархии, веројатно ќе ги извезете податоците и сами ќе ги направите извештаите. Интерфејсот исто така изгледа застарено во споредба со поновите конкуренти.

Што велат корисниците: Рецензентите на Capterra постојано го фалат GPS прегледот на карта и следењето по работи. Најчестите поплаки се за ограничувањата на известувањето и повременото забавување на мобилната апликација на Android уреди.

Ценообразување: Стандарден план $40/месец основа + $9/корисник/месец. Pro план $60/месец основа + $11/корисник/месец. 14-дневен бесплатен пробен период.

Најдобро за: Градежни фирми кои имаат потреба од прецизно следење на работно време по работи и наплаќаат на клиентите врз основа на работни часови по проект.

3. Workyard: најдобар за GPS-верификувано следење работно време

GPS следењето на Workyard е најдеталното во оваа група. Користи логирање на локација во стилот на трошки - ја бележи позицијата на работникот во редовни интервали низ целата смена, не само при регистрирање и одјавување. Тоа значи дека добивате целосна карта на рутата за секој вработен, секој ден. За изведувачи кои управуваат со мобилни екипи или се занимаваат со усогласеност на важечки плати, ова ниво на локациска документација е тешко да се најде на друго место.

Апликацијата исто така автоматски го детектира возењето и може да го раздвои времето на патување од времето на работа на локацијата. Geofencing може да се прилагоди по градилиште, а регистрирањето е ограничено на дефинирани зони. Следењето на паузи е солидно - можете да конфигурирате автоматски одбитоци за ручек и да поставите правила за усогласеност по држава, иако политиката за прекувремена работа треба да се додели за секој вработен одделно, што кај поголемите екипи додава административна работа.

Најголемиот јаз е планирањето. Workyard е примарно алатка за следење работно време и верификација на локација. Ако исто така треба да правите неделни распореди на смени, да доделувате екипи на проекти или да управувате со барања за отсуство, ќе ви треба втора платформа за тоа. За изведувачи кои само треба да одговорат на „каде беа моите луѓе и колку долго" - го прави тоа исклучително добро.

Што велат корисниците: Рецензентите на G2 ја истакнуваат GPS точноста и функцијата за трошки. Најчестите поплаки се за месечната основна такса од $50 (која изгледа висока за многу мали тимови) и недостатокот на функционалност за планирање.

Ценообразување: Од $6/корисник/месец + $50/месец основна такса. 14-дневен бесплатен пробен период.

Најдобро за: Изведувачи и подизведувачи кои имаат потреба од GPS-ниво доказ за локацијата на работникот за усогласеност, документација на важечки плати или верификација на фактурирање на клиенти.

4. Connecteam: најдобар за изведувачи кои имаат потреба од повеќе од следење работно време

Connecteam е сеопфатна оперативна платформа која исто така вклучува следење работно време. Ако вашиот изведувачки бизнис има потреба од дигитални форми (безбедносни контролни листи, дневни извештаи, евиденции за инциденти), модули за обука на вработени и тимска комуникација покрај часовникот за работно време, ги обединува сите тие во една апликација. За генерални изведувачи кои управуваат со документација за усогласеност на повеќе градилишта, оваа интеграција ја отстранува потребата за три или четири одделни алатки.

Самото следење работно време е компетентно. GPS регистрација, geofencing, автоматски пресметки на прекувремена работа и работни процеси за одобрување на евиденции функционираат според очекувањата. Режимот на киоск поддржува препознавање лица за споделени уреди. Евиденциите се извезуваат во QuickBooks, Xero и ADP.

Компромисот е комплексноста. Connecteam има три одделни продуктни „центри" (Операции, Комуникации, HR), секој со свое ценовно ниво. Ако ви требаат функции од сите три, трошоците брзо растат - Basic за сите центри чини $87/месец пред таксите по корисник. И бидејќи е направен за сите индустрии со мобилни работници (чистење, обезбедување, логистика), градежно-специфичната длабочина е потенка од наменски направените алатки како ClockShark. Нема изворна калкулација на трошоци за работа со хиерархии на кодови, нема интеграција со проценки и нема следење на важечки плати.

Што велат корисниците: Рецензиите на Capterra ја фалат широчината на функции и квалитетот на мобилната апликација. Најчестите поплаки се за збунувачката ценовна структура и кривата на учење при поставување на сите три центри.

Ценообразување: Бесплатно за до 10 корисници. Оперативен центар од $29/месец за до 30 корисници. Дополнителни центри се наплаќаат одделно.

Најдобро за: Генерални изведувачи кои имаат потреба од следење работно време, дигитални безбедносни форми, тимска комуникација и вклучување на вработени на една платформа - и се спремни да посветат време на конфигурација.

5. QuickBooks Time: најдобар за изведувачи во екосистемот на Intuit

Ако вашето сметководство работи на QuickBooks Online, ова е патот со најмал отпор. Претходно познат како TSheets, алатката сега седи во екосистемот на Intuit. Синхронизацијата на плати е вградена - часовите течат директно во QuickBooks Payroll без извоз, увоз или CSV датотеки. За изведувачи чиј сметководител веќе работи во тој екосистем, ова ја елиминира најголемата точка на триење во ланецот од евиденција до плата.

GPS следењето и geofencing функционираат, иако geofencing е повеќе систем за предупредување отколку цврсто ограничување - работниците можат да се регистрираат надвор од geofence зоната, а менаџерите добиваат известување наместо да се блокира регистрацијата. Следењето на километража со патеки на трошки е убав бонус за изведувачи кои ги надоместуваат патните трошоци или треба да ја документираат употребата на возила.

Но проблемите се реални. Повеќе кориснички рецензии на G2 и Capterra пријавуваат замрзнување на мобилната апликација и бавно вчитување, особено на Android. Моторот за пресметување на прекувремена работа има познати проблеми со точноста - неколку рецензенти документирале случаи каде пресметаната прекувремена работа не одговарала на рачна верификација. За $20/месец основа плус $8/корисник, исто така не е евтино. Екипа од 30 луѓе плаќа $260/месец за Premium планот, а Elite планот ($40 основа + $10/корисник) го зголемува на $340.

Што велат корисниците: Интеграцијата со QuickBooks е универзално пофалена. Поплаките се фокусираат на стабилноста на мобилната апликација, односот цена-функции и грешките во пресметувањето на прекувремена работа кои бараат рачни корекции.

Ценообразување: Time Premium $20/месец + $8/корисник/месец. Time Elite $40/месец + $10/корисник/месец. 30-дневен бесплатен пробен период. Бара претплата на QuickBooks Online.

Најдобро за: Изведувачи чии плати веќе се обработуваат преку QuickBooks и кои сакаат синхронизација на евиденции без триење, дури и ако тоа значи прифаќање на недостатоците на апликацијата.

Како овие апликации се споредуваат по цена

Ценообразувањето во оваа категорија е многу различно, а цената на етикетата ретко ја раскажува целата приказна. Основни такси, такси по корисник и нивоа на функции го отежнуваат директното споредување. Еве колку 25-члена изведувачка екипа навистина плаќа месечно на секоја платформа:

• Shifton: Бесплатно за до 10 корисници. За 25 корисници со модули за следење време и GPS, приближно $25-75/месец во зависност од избраните модули. Без основна такса
• ClockShark Standard: $40 основа + ($9 x 25) = $265/месец
• Workyard: $50 основа + ($6 x 25) = $200/месец
• Connecteam Operations Basic: $29/месец (покрива до 30 корисници). Но додајте центар за Комуникации или HR и трошоците скокаат
• QuickBooks Time Premium: $20 основа + ($8 x 25) = $220/месец, плус претплата на QuickBooks Online

Модуларниот модел на Shifton тука се истакнува. Не плаќате $200+/месец за функции кои не ги користите. Екипа на која и треба само GPS регистрација и евиденции плаќа значително помалку од онаа на која и треба и следење на усогласеност и извештаи за плати - а можете да додавате модули како што проектите го бараат.

Која апликација одговара на вашиот изведувачки бизнис

Правиот избор зависи од тоа што навистина ве чини време и пари во моментов.

Ако сте мал до среден изведувач кому му треба достапно, флексибилно следење работно време кое расте со вашата екипа - почнете со Shifton. Бесплатниот план покрива 10 корисници со основно планирање, а GPS, плати и модули за усогласеност се додаваат само кога проектот го бара тоа. Без годишни договори, без вишок функции.

Ако вашиот бизнис зависи од калкулацијата на трошоци за работа и ви треба секој час да биде врзан за конкретен проект и задача - ClockShark е направен токму за тој работен процес. Распределбата по работи е најдобра во оваа група.

Ако усогласеноста со важечки плати или верификацијата на фактурирање на клиенти бара GPS-ниво доказ за локацијата на работникот - следењето со трошки на Workyard ви ја дава документацијата што другите апликации ја немаат.

Ако ви требаат дигитални безбедносни контролни листи, форми за инциденти и тимска комуникација покрај часовникот за работно време - Connecteam ги обединува оперативните алатки кои инаку би барале одделни претплати.

Ако вашиот сметководител веќе сè раководи преку екосистемот на Intuit и приоритетот е синхронизација на плати без триење - QuickBooks Time се поврзува вградено и го елиминира чекорот на извоз.

Како следењето работно време во градежништвото навистина функционира

Концептот е едноставен, но деталите се важни кога го водите на повеќе градилишта со екипи кои ротираат неделно.

Работник пристигнува на градилиштето и ја отвора апликацијата на телефонот. Ја притиска регистрацијата, апликацијата ја бележи неговата GPS локација, а системот проверува дали е во рамките на geofence границата што сте ја поставиле за тој проект. Ако да, регистрацијата поминува. Ако не, или е блокирана или означена за преглед од менаџерот, во зависност од вашата конфигурација.

За време на смената, работникот може да ги бележи паузите (апликацијата го следи траењето и усогласеноста со државните правила), да менува меѓу задачи или проекти ако се премести на друг дел од работата, и да се одјави на крајот на денот. Некои апликации - како Workyard и Shifton - континуирано го следат GPS во текот на целата смена, правејќи карта на рутата. Други ја бележат локацијата само при регистрирање и одјавување.

На крајот од платниот период, супервизорот ги прегледува евиденциите на административната контролна табла. Часовите се веќе пресметани, прекувремената работа е означена, а податоците се подготвени за извоз во платниот систем. Целиот циклус - од регистрација до плата - останува дигитален, и токму оттаму доаѓаат придобивките во точноста. Никој не пополнува хартиен формулар од меморија во петок попладне.

Според Здружението на генерални изведувачи на Америка, управувањето со трошоци за работна сила е еден од најголемите оперативни предизвици во индустријата. Дигиталното следење работно време директно го адресира ова со елиминирање на слојот на рачно внесување податоци каде настануваат повеќето грешки.

Грешки што изведувачите ги прават при избор на апликација за следење работно време

Откако разгледавме како овие пет платформи навистина функционираат, се појавуваат неколку обрасци за тоа како изведувачите завршуваат со погрешна алатка.

Избор само врз основа на цена на етикетата. Најниската цена по корисник не значи најниски вкупни трошоци. Основни такси, задолжителни додатоци и цената на функциите кои ќе ви требаат за шест месеци - сето тоа е важно. Модуларниот пристап на Shifton ја избегнува оваа замка - никогаш не плаќате за неактивиран капацитет. Но апликација за $6/корисник со $50 основна такса и задолжителни додатоци може тивко да ја надмине апликација за $9/корисник која вклучува сè.

Игнорирање на прифаќањето од екипата. Најдобриот сет на функции на светот е неважен ако вашата екипа нема да го користи. Апликации со комплицирани постапки за поставување или интерфејси насочени кон десктоп не функционираат на терен. Вашите работници треба да се регистрираат со два притискања, а не да навигираат повеќечекорно мени. Shifton и ClockShark двата ова го решаваат добро - едноставни мобилни интерфејси кои не бараат сесии за обука.

Купување канцелариска алатка за теренски проблем. Општите апликации за следење работно време дизајнирани за далечински канцелариски работници технички можат да ги бележат градежните часови. Но нема да ги обработат geofence градилиштата, распределбата на повеќе проекти или правилата за прекувремена работа по држави. На крајот ќе правите заобиколувања во табели, што го поразува целиот смисол на дигитализацијата.

Заборавање на скалирањето. Алатка што работи за 10-члена екипа може да не работи за 60. Проверете дали моделот на ценообразување го казнува растот (високи такси по корисник) или го наградува (количински попусти, бесплатни нивоа за мали тимови). Бесплатниот план на Shifton за до 10 корисници значи дека можете да тестирате со една екипа пред да ја обврзете целата компанија - а модуларното ценообразување ги одржува трошоците пропорционални додека растете.

Најчесто поставувани прашања

Може ли апликација за следење работно време да го спречи пријателското регистрирање на градилишта?

Да. GPS geofencing обезбедува регистрациите да се случуваат само на градилиштето, а апликации како Shifton и Workyard бележат GPS координати со секоја регистрација. Некои апликации нудат и фото верификација или препознавање лица на киоск станици. Меѓу geofencing и GPS логирањето, пријателското регистрирање станува речиси невозможно без физичко присуство на локацијата.

Дали овие апликации работат без мобилен сигнал на оддалечени градилишта?

Зависи од апликацијата. Workyard и Connecteam поддржуваат офлајн регистрации кои се синхронизираат кога ќе се врати поврзаноста. Мобилната апликација на Shifton работи со ограничена поврзаност за основна регистрација. ClockShark и QuickBooks Time бараат барем минимална податочна врска за повеќето функции. Ако вашите екипи работат на навистина оддалечени локации - рурална градба, работа на цевководи, планински терен - офлајн можноста треба да биде главен критериум за избор.

Колку време е потребно за преминување од хартиени евиденции на апликација?

Повеќето изведувачи го завршуваат преминувањето за еден до два платни периоди. Техничкото поставување - креирање сметки, додавање вработени, конфигурирање градилишта - трае помалку од еден час на повеќето платформи. Реалниот рок зависи од прифаќањето на екипата. Теренски работници кои се удобни со паметни телефони се прилагодуваат за ден-два. За екипи помалку запознаени со апликации, очекувајте една недела паралелно следење (хартиено и дигитално) пред целосно да преминете на дигитално. Бесплатниот план на Shifton ви овозможува да го тестирате системот со мала екипа пред да го воведете во целата компанија.

Колку навистина чини задржувањето на хартиени евиденции?

Американската асоцијација за плати проценува 1-8% стапки на грешки кај рачни евиденции. При годишен буџет за работна сила од $500,000, тоа е $5,000 до $40,000 во грешки во платите годишно - без да ги сметате административните часови потрошени за собирање, верификување и повторно внесување податоци секоја недела. Дигиталното следење работно време не ја елиминира секоја грешка, но GPS-верификуваните регистрации и автоматизираните пресметки на прекувремена работа значително го намалуваат јазот.