Phần mềm điều phối Hvac giữ mọi công việc dưới sự kiểm soát

Khi một doanh nghiệp HVAC bận rộn, phần khó khăn nhất không phải là sửa chữa. Đó là việc giữ mọi cuộc gọi được tổ chức. Một kỹ thuật viên đến muộn, một địa chỉ bị bỏ lỡ, hoặc một khung giờ đặt lại có thể biến một ngày tốt lành thành khách hàng giận dữ và nhân viên căng thẳng.

Việc điều phối là nơi cả ngày diễn ra suôn sẻ hoặc đổ vỡ. Chủ sở hữu muốn có một kế hoạch rõ ràng, những người điều phối muốn ít cuộc gọi hơn, và các kỹ thuật viên muốn công việc dễ hiểu và dễ hoàn thành.

Đây chính là nơi Shifton Field Service hỗ trợ. Nó cung cấp cho bạn một nơi để lên lịch, điều phối, theo dõi và báo cáo công việc hiện trường để đội ngũ của bạn có thể di chuyển nhanh hơn mà không làm giảm chất lượng. Nếu bạn phục vụ khách hàng về sưởi ấm và làm mát mỗi ngày, loại kiểm soát này nhanh chóng biến thành ít sai sót hơn và nhiều công việc hoàn thành hơn.

Những điều mà những người điều phối và kỹ thuật viên cần hàng ngày

Các đội HVAC đối phó với sự kết hợp của các lần thăm được lên kế hoạch và cuộc gọi khẩn cấp. Một số công việc nhanh chóng, một số lâu dài, và một số yêu cầu quay lại với các bộ phận. Ngoài ra, bạn có những đỉnh điểm mùa vụ mà lịch trình thay đổi từng giờ. Người điều phối cần nhìn thấy ai có sẵn, ai ở gần, kỹ năng của mỗi kỹ thuật viên là gì và điều gì đã hứa với khách hàng.

Các kỹ thuật viên cần chi tiết công việc đầy đủ ngay từ lần đầu. Địa chỉ, liên hệ, ghi chú truy cập, thông tin mô hình, và mô tả vấn đề cụ thể. Khi thiếu chi tiết, kỹ thuật viên sẽ gọi cho văn phòng. Văn phòng gọi cho khách hàng. Mọi người đều mất thời gian.

Một quy trình điều phối tốt cũng cần sự trách nhiệm. Bạn muốn biết khi nào kỹ thuật viên tới, đã làm gì, đã đề xuất gì, và khách hàng đã phê duyệt gì. Những thông tin đó không nên nằm trong các tin nhắn ngẫu nhiên hoặc ghi chú phân tán. Nó nên được kết nối với lệnh công việc và dễ dàng báo cáo sau này.

phần mềm điều phối hvac giảm thiểu trì hoãn và cuộc gọi bị lỡ

Phần mềm điều phối HVAC hữu ích nhất khi biến việc phối hợp hàng ngày thành một quy trình đơn giản. Shifton giúp bạn tạo công việc, gán chúng cho đúng người, và theo dõi tiến độ trong thời gian thực. Người điều phối có thể lập kế hoạch trong ngày, phản ứng với các cuộc gọi khẩn cấp và giữ kỳ vọng của khách hàng thực tế với khung thời gian rõ ràng.

Thay vì đoán, bạn có thể xem công việc đang hoạt động, trạng thái công việc, và tình trạng sẵn có của kỹ thuật viên từ một bảng điều khiển. Khi có điều gì đó thay đổi, bạn cập nhật một lần và cả đội nhìn thấy sự thật giống nhau. Điều đó có nghĩa là ít hiểu lầm hơn, ít cuộc gọi lặp lại đến văn phòng hơn, và ít bất ngờ vào cuối ngày.

Nếu doanh nghiệp của bạn phục vụ sửa chữa sưởi ấm, bảo trì điều hòa không khí, lắp đặt và chẩn đoán, bạn cũng có thể sử dụng cùng một hệ thống cho cả công việc một lần và công việc định kỳ. Điều đó giữ việc bảo trì ngăn ngừa không bị quên khi các cuộc gọi khẩn cấp xảy ra.

Lên lịch và cân bằng khối lượng công việc thực sự phù hợp với công việc HVAC

Lên lịch HVAC không chỉ đơn giản là đặt tên lên lịch. Nó là việc kết hợp kỹ năng và thời gian với công việc phù hợp. Một số công việc cần kỹ thuật viên cao cấp. Một số lắp đặt cần hai người. Một số công việc phải diễn ra trong một khung thời gian hẹp vì khách hàng chỉ ở nhà sau giờ làm việc.

Với Shifton, bạn có thể lên kế hoạch cho các lịch trình mà tính đến khả năng thực tế. Người điều phối có thể giao việc dựa trên sự sẵn có và khối lượng công việc, trong khi các trưởng nhóm có thể tránh xếp chồng các công việc phức tạp kế tiếp nhau. Khi lịch trình thực tế, kỹ thuật viên đến nơi bình tĩnh hơn và khách hàng nhận được dịch vụ tốt hơn.

Điều này cũng giúp cân bằng sự công bằng và hiệu suất. Nếu một kỹ thuật viên luôn quá tải trong khi người khác lại có những khoảng trống, chất lượng giảm và tỷ lệ luân chuyển tăng. Một lịch trình rõ ràng làm điều này dễ dàng hơn để cân bằng ngày làm việc và giữ cho mọi người làm việc hiệu quả mà không bị kiệt sức.

Đường đi, thời gian di chuyển, và thời gian ETA thực tế cho khách hàng

Trong HVAC, thời gian di chuyển là một chi phí vô hình. Nếu bạn không kiểm soát lộ trình, đội ngũ của bạn dành quá nhiều thời gian cho việc lái xe và quá ít thời gian để sửa chữa. Lỗi lộ trình cũng cải thiện lòng tin của khách hàng vì bạn có thể đưa ra thời gian đến chính xác hơn.

Shifton hỗ trợ lập kế hoạch lộ trình và nhận thức về vị trí để những người điều phối có thể giảm quãng đường không cần thiết. Khi một cuộc gọi khẩn cấp đến, bạn có thể giao công việc cho kỹ thuật viên đủ điều kiện gần nhất thay vì gửi bất cứ ai tiếp theo trong danh sách. Điều đó có thể cắt giảm thời gian phản hồi trong mùa cao điểm và giúp bạn giành được khách hàng quay lại.

Chọn phần mềm điều phối hvac cho các cuộc gọi khẩn cấp trong ngày

Công việc trong ngày là nơi quyết định điều phối quan trọng nhất. Bạn cần nhìn thấy toàn cảnh nhanh chóng: kỹ thuật viên nào sắp rảnh, ai ở gần, và ai có kỹ năng phù hợp cho vấn đề. Một cái nhìn rõ ràng về việc điều phối giúp bạn thực hiện một lựa chọn tự tin thay vì đoán và hy vọng nó sẽ hoạt động.

Khi bạn điều phối với khả năng nhìn thấy thời gian thực, bạn cũng tránh được bẫy cổ điển của việc hứa quá mức. Khách hàng nghe thấy một khung thời gian thực tế, và đội ngũ của bạn có không gian để xử lý các bất ngờ như chẩn đoán thêm hoặc các lần chạy bộ phận.

Để tìm hiểu cách mà Shifton hỗ trợ các đội HVAC cụ thể, hãy truy cập trang ngành công nghiệp dịch vụ HVAC và kết hợp quy trình làm việc với các loại công việc hàng ngày của bạn.

Cập nhật khách hàng, chứng minh công việc, và bàn giao gọn gàng

Nhiều khiếu nại về HVAC không phải là về sửa chữa. Chúng là về giao tiếp. Khách hàng muốn biết khi nào kỹ thuật viên sẽ đến, điều gì đã xảy ra, và điều gì sẽ tiếp theo. Nếu văn phòng luôn chạy theo cập nhật cả ngày, bạn sẽ mất tập trung và thời gian.

Shifton giúp bạn duy trì luồng thông tin cập nhật sạch sẽ với trạng thái công việc và ghi chú kỹ thuật số. Kỹ thuật viên có thể xác nhận đến nơi, ghi nhận công việc, và chia sẻ kết quả mà không cần cuộc gọi điện thoại dài. Điều đó giúp người điều phối trả lời khách hàng nhanh chóng vì họ có thể thấy những gì đang diễn ra ngay bây giờ.

Chứng minh công việc cũng quan trọng đối với lòng tin và hóa đơn. Một hồ sơ công việc có cấu trúc với ghi chú, ảnh, danh sách kiểm tra, và phê duyệt của khách hàng giảm bớt các tranh chấp. Nó cũng làm các lượt thăm lại dễ dàng hơn vì kỹ thuật viên kế tiếp có thể thấy những gì đã được làm lần trước và các bộ phận nào đã tham gia.

Báo cáo hiển thị nơi bạn thắng và nơi bạn mất tiền

Doanh nghiệp HVAC thường phát triển nhanh hơn báo cáo của họ. Bạn có thể cảm thấy rằng công việc của bạn bận rộn, nhưng bạn không thể luôn thấy công việc nào có lợi nhuận, kỹ thuật viên nào cần hỗ trợ, hoặc nơi xuất phát sự chậm trễ.

Với báo cáo rõ ràng, bạn có thể phát hiện các mẫu: công việc mất nhiều thời gian hơn dự kiến, các tuyến đường lãng phí thời gian, các lần ghé thăm lặp lại do thiếu phụ tùng, hoặc các phân khúc khách hàng mang lại quá nhiều cuộc gọi có lợi nhuận thấp. Khi bạn có dữ liệu đó, bạn có thể điều chỉnh lập lịch, đào tạo và các gói dịch vụ.

Shifton cung cấp cho bạn dữ liệu có cấu trúc từ hoạt động hàng ngày để việc báo cáo không phải là một dự án riêng biệt. Công việc, thời gian, thay đổi trạng thái và hoạt động nhóm được nhập vào các phân tích đơn giản mà bạn có thể sử dụng để đưa ra quyết định.

Các mô-đun quan trọng cho điều phối HVAC và hoạt động hàng ngày

Dưới đây là các mô-đun Shifton đặc biệt hữu ích cho các chủ công ty HVAC, các điều phối viên và kỹ thuật viên. Mục tiêu rất đơn giản: giảm bớt các bước thủ công, ít sai sót hơn và một ngày làm việc trơn tru cho tất cả mọi người.

Nhiệm vụ

Sử dụng các nhiệm vụ để chuẩn hóa các đơn đặt hàng công việc và đảm bảo các bước quan trọng không bao giờ bị bỏ sót. Các điều phối viên có thể giao nhiệm vụ với thời hạn, và các kỹ thuật viên có thể theo dõi từng danh sách kiểm tra rõ ràng tại chỗ và kết thúc công việc một cách tự tin.

Quản lý Lịch trình

Xây dựng lịch trình hàng ngày và hàng tuần phù hợp với khả năng thực tế. Điều này giúp bạn xử lý nhu cầu trong mùa cao điểm, tránh việc đặt lịch kép và duy trì cân bằng khối lượng công việc trong toàn bộ nhóm.

Theo dõi Thời gian và Bảng công

Theo dõi thời gian dành cho công việc và di chuyển một cách nhất quán. Điều này hỗ trợ độ chính xác của bảng lương và giúp bạn hiểu rõ hơn thời gian thực sự mà công việc cần.

Truy cập Di động

Cung cấp cho các kỹ thuật viên mọi thứ họ cần tại chỗ: thông tin chi tiết về công việc, ghi chú khách hàng, cập nhật trạng thái và quy trình hoàn thành công việc. Điều này giảm các cuộc gọi văn phòng và cải thiện tốc độ.

Thông báo

Gửi các lời nhắc đúng để giữ cho công việc tiếp diễn. Các điều phối viên có thể giảm bớt theo dõi bằng tay và các kỹ thuật viên sẽ điều chỉnh theo những thay đổi lịch trình.

Báo cáo và Phân tích

Biến hoạt động công việc hàng ngày thành thông tin chi tiết dễ đọc. Sử dụng báo cáo để cải thiện thời gian phản hồi, giảm các lần ghé thăm lại và hiểu năng suất mà không cần phỏng đoán.

Nếu bạn muốn thử nghiệm quy trình làm việc với nhóm của mình, Shifton cung cấp thời gian thử nghiệm miễn phí lên tới 55 ngày để bạn có thể xem liệu việc điều phối, lập lịch và theo dõi công việc có đơn giản hơn trong hoạt động thực tế không.

Cách bắt đầu chỉ trong một buổi chiều

Bắt đầu từ nhỏ và xây dựng dần từ đó. Cách nhanh nhất là thiết lập một quy trình điều phối cơ bản trước, sau đó thêm chi tiết một khi nhóm đã quen.

Bước 1: Tạo nhóm và vai trò

Thêm các điều phối viên, kỹ thuật viên và quản lý để mỗi người thấy những gì họ cần.

Bước 2: Thiết lập kiểu công việc và quy trình cơ bản

Xác định các công việc HVAC phổ biến như bảo trì, sửa chữa và lắp đặt. Giữ trạng thái đơn giản lúc đầu.

Bước 3: Bắt đầu điều phối các công việc thực tế

Tạo đơn đặt hàng công việc, giao chúng, và theo dõi thay đổi trạng thái trong ngày.

Bước 4: Thêm danh sách kiểm tra và bằng chứng công việc

Giới thiệu ghi chú công việc, ảnh và quy trình hoàn thành công việc nhất quán để giảm sai sót.

Bước 5: Xem lại báo cáo hàng tuần

Sử dụng dữ liệu thực tế để tinh chỉnh lịch trình, nhân sự và chiến lược phản hồi.

Khi bạn đã sẵn sàng, tạo một tài khoảnvà bắt đầu xây dựng luồng điều phối của bạn với quy mô hiện tại của đội ngũ.

Câu hỏi thường gặp

Điều phối HVAC khác gì so với lịch trình thông thường?

Điều phối là phần thực thi của lịch trình. Lịch trình là kế hoạch, còn điều phối là quyết định từng phút khi cuộc gọi thay đổi, công việc kéo dài hoặc có việc khẩn cấp. HVAC cần điều phối có khả năng thích ứng nhanh.

Người điều phối HVAC nên theo dõi gì trong ngày?

Ít nhất: tình trạng sẵn sàng của kỹ thuật viên, trạng thái công việc, thời gian di chuyển, mức độ ưu tiên và thời gian theo lịch của khách hàng. Một bản điều khiển rõ ràng sẽ làm việc này dễ dàng hơn là chạy theo cập nhật qua điện thoại.

Điều phối có thể giúp giảm số lần ghé thăm lại không?

Có, nếu lệnh công việc bao gồm đầy đủ chi tiết, danh sách kiểm tra và lịch sử công việc. Khi kỹ thuật viên biết điều gì đã xảy ra trước đó và những gì cần thực hiện hiện tại, họ sẽ phạm ít sai lầm hơn và số lần phải quay lại sẽ giảm.

Kỹ thuật viên có cần am hiểu công nghệ để sử dụng công cụ điều phối không?

Họ không nên cần phải như vậy. Những công cụ tốt nhất làm cho nó trở nên đơn giản: xem công việc, làm theo các bước, cập nhật trạng thái và hoàn tất. Truy cập di động rõ ràng loại bỏ sự nhầm lẫn.

Các công ty HVAC nhỏ có nên sử dụng công cụ điều phối không?

Các đội ngũ nhỏ thường có lợi nhanh nhất vì chủ sở hữu đang làm mọi thứ. Một luồng điều phối đơn giản giảm bớt công việc hành chính, giúp tránh các cuộc gọi bị bỏ lỡ và giữ công việc được tổ chức khi bạn phát triển.

Làm thế nào để chọn cấu hình phù hợp cho đội ngũ HVAC của tôi?

Bắt đầu với những điều cơ bản: lệnh công việc, lịch trình, chế độ xem điều phối và cập nhật kỹ thuật viên. Thêm báo cáo và cấu trúc thêm một khi đội ngũ đã quen. Cấu hình đúng là cấu hình mà đội ngũ của bạn thực sự sử dụng hàng ngày.