HVAC dispečeru izsūtīšanas programmatūra, kas uztur katru darbu kontrolē

Kad HVAC uzņēmums ir aizņemts, visgrūtākā daļa nav remontēšana. Tas ir organizēt katru zvanu. Viena lēna tehniķa ierašanās, viena nokavēta adrese vai viens dubultrezervēts laiks var labu dienu pārvērst par neapmierinātiem klientiem un saspringtiem darbiniekiem.

Tieši dispečervarstacija nosaka, vai visa diena norit gludi vai izjūk. Īpašnieki vēlas skaidru plānu, dispečeri vēlas mazāk telefona zvanu, un tehniķi vēlas darbus, kurus ir viegli saprast un pabeigt.

Tieši šajā vietā Shifton Field Service palīdz. Tas nodrošina vienu vietu, kur plānot, dispečēt, izsekot un ziņot par lauka darbiem, tāpēc jūsu komanda var strādāt ātrāk, nezaudējot kvalitāti. Ja ikdienā apkalpojat apkures un dzesēšanas klientus, šāda kontrole ātri pārvēršas mazākās kļūdās un vairāk paveiktos darbos.

Ko dispečeri un tehniķi nepiecieš katru dienu

HVAC komandas strādā ar plānoto vizīšu un steidzamu zvanu maisījumu. Daži darbi ir ātri, daži aizņem ilgāku laiku, un daži prasa atkārtotu vizīti ar detaļām. Turklāt ir sezonas pīki, kur grafiks mainās katru stundu. Dispečeram ir jāzina, kurš ir pieejams, kurš atrodas tuvumā, kādas prasmes ir katram tehniķim un kas jau ir solīts klientiem.

Tehniķiem ir nepieciešama pilnīga darba informācija jau pirmajā reizē. Adrese, kontakts, piekļuves piezīmes, modeļa informācija un precīzs problēmas apraksts. Kad trūkst detaļu, tehniķis zvana birojā. Birojs zvana klientam. Visi zaudē laiku.

Laba dispečēšanas sistēma nepiecieš arī atbildīgumu. Jūs vēlaties zināt, kad tehniķis ieradās, kas tika darīts, kas tika ieteikts un ko klients apstiprināja. Tas nedrīkst dzīvot izkliedētos ziņojumos vai nejaušās piezīmēs. Tam jābūt saistītam ar darba uzdevumu un viegli izsekojamam vēlāk.

hvac dispečēšanas programmatūra, kas samazina kavēšanos un neatbildētos zvanus

HVAC dispečēšanas programmatūra ir visnoderīgākā, kad tā ikdienas koordināciju pārvērš vienkāršā darba plūsmā. Shifton palīdz jums izveidot darbus, piešķirt tos pareizajiem cilvēkiem un izsekot progresu reāllaikā. Dispečeri var plānot dienu, reaģēt uz ārkārtas zvaniem un saglabāt klientu gaidas reālistiskas ar skaidriem laika logiem.

Tā vietā, lai uzminētu, jūs varat apskatīt aktīvos darbus, darba statusu un tehniķu pieejamību no viena paneļa. Kad kaut kas mainās, to atjaunināt tikai vienu reizi, un visa komanda redz vienu un to pašu patiesību. Tas nozīmē mazāk pārpratumu, mazāk atkārtotu zvanu uz biroju un mazāk pārsteigumu dienas beigās.

Ja jūsu uzņēmums nodrošina apkures remontus, AC apkopi, uzstādīšanu un diagnostiku, jūs varat arī izmantot to pašu sistēmu gan vienreizējiem, gan periodiskajiem darbiem. Tas novērš profilaktisko apkopju aizmāršīgumu, kad nāk ārkārtas zvani.

Laika plānošana un darba slodzes balansēšana, kas patiesi atbilst HVAC dispečeru

HVAC darba plānošana nav tikai vārdu izvietošanai kalendārā. Tā ir atbilstošu prasmju un laika piešķiršana konkrētam darbam. Dažiem darbiem nepieciešams vecākais tehniķis. Dažas uzstādīšanas prasa divus cilvēkus. Daži darbi jāveic šaura laika logā, jo klients mājās ir tikai pēc darba.

Ar Shifton jūs varat plānot grafikus, kas ņem vērā reālās iespējas. Dispečeri var piešķirt darbus atkarībā no pieejamības un slodzes, savukārt komandu vadītāji var izvairīties no sarežģītu darbu virknējuma. Kad grafiks ir reālistisks, tehniķi ierodas mierīgāk un klienti saņem labāku servisu.

Tas arī palīdz ar taisnīgumu un sniegumu. Ja viens tehniķis vienmēr ir pārslogots, kamēr citam ir brīvdienas, kvalitāte pazeminās un personāla mainība palielinās. Skaidrs grafiks palīdz līdzsvarot dienu un saglabāt produktivitāti, neizdegoties.

Maršruti, ceļošanas laiks un reālistiski ierašanās laiki klientiem

HVAC nozarē ceļošanas laiks ir neredzamas izmaksas. Ja neizvēlaties pareizo maršrutu, jūsu komanda pavadīs pārāk daudz laika braukšanai un pārāk maz laika remontam. Labāks maršruts arī uzlabo klientu uzticamību, jo varat sniegt precīzāku ierašanās laiku.

Shifton atbalsta maršrutu plānošanu un atrašanās vietas apzināšanu, lai dispečeri varētu samazināt nevajadzīgās jūdzes. Kad nāk steidzams zvans, jūs varat piešķirt tuvāko kvalificēto tehniķi, nevis sūtīt jebkuru nākamo no saraksta. Tas var samazināt reakcijas laiku pīķa sezona un palīdzēt iegūt atkārtotu biznesu.

HVAC dispečeru programmatūras izvēle steidzamiem vienas dienas zvaniem

Viena diena darbs ir, kur dispečēšanas lēmumi ir vissvarīgākie. Jums ātri jāpārredz visa situācija: kurš tehniķis drīz būs brīvs, kas ir tuvumā, un kam ir nepieciešamās prasmes problēmas risināšanai. Skaidrs dispečēšanas pārskats palīdz veikt pārliecinošu izvēli, nevis tikai minēt un cerēt uz labāko.

Kad jūs veicat dispečēšanu ar reāllaika redzamību, jūs arī izvairāties no klasiskās pārmērīgas solījumu lamatas. Klienti dzird reālistisku logu, un jūsu komandai ir elpošanas vieta, lai tiktu galā ar pārsteigumiem, piemēram, papildu diagnostiku vai detaļu kaušanu.

Lai uzzinātu, kā Shifton atbalsta HVAC komandas, apmeklējiet HVAC pakalpojumu nozares lapu un saskaņojiet darba plūsmu ar jūsu ikdienas darba veidiem.

Klientu atjauninājumi, darba apliecinājumi un tīras nodošanas

Daudzas HVAC sūdzības nav par remontu. Tās ir par komunikāciju. Klienti vēlas zināt, kad tehniķis ieradīsies, kas notika un kas ir nākamais. Ja birojs visu dienu meklē atjauninājumus, jūs zaudējat fokusu un laiku.

Shifton palīdz jums saglabāt tīru atjauninājumu plūsmu ar darba statusiem un digitālajām piezīmēm. Tehniķi var apstiprināt ierašanos, dokumentēt darbu un dalīties ar rezultātiem, neizmantojot garus telefona zvanus. Tas padara dispečeriem vieglāk atbildēt klientiem ātri, jo viņi var redzēt, kas notiek tieši tagad.

Darba apliecinājums ir svarīgs arī uzticībai un rēķiniem. Strukturēts darba ieraksts ar piezīmēm, fotogrāfijām, kontrolsarakstiem un klienta apstiprinājumu samazina strīdus. Tas arī atvieglo atkārtotas vizītes, jo nākamais tehniķis var redzēt, kas tika izdarīts iepriekšējā reizē un kādas daļas bija iesaistītas.

Ziņošana, kas parāda, kur jūs uzvarat un kur zaudējat naudu

HVAC uzņēmumi bieži aug ātrāk nekā to ziņošana. Jūs varat sajust, ka esat aizņemts, bet nevarat vienmēr redzēt, kuri darbi ir izdevīgi, kuriem tehniķiem nepieciešams atbalsts vai no kurienes nāk kavēšanās.

Ar skaidru atskaišu palīdzību jūs varat pamanīt paraugus: darbus, kas aizņem ilgāku laiku nekā gaidīts, maršrutus, kas tērē laiku, atkārtotus apmeklējumus dēļ trūkstošām detaļām vai klientu segmentus, kas rada pārāk daudz zema peļņas zvanu. Kad jums ir šie dati, jūs varat pielāgot grafikus, apmācības un pakalpojumu paketes.

Shifton nodrošina strukturētus datus no ikdienas operācijām, tāpēc atskaites nav atsevišķs projekts. Darbus, laiku, statusu izmaiņas un komandas aktivitātes tiek virzītas vienkāršā analītikā, ko varat izmantot lēmumu pieņemšanā.

Moduļi, kas ir svarīgi HVAC dispečeru un ikdienas darbībām

Zemāk redzami Shifton moduļi, kas ir īpaši noderīgi HVAC uzņēmumu īpašniekiem, dispečeriem un tehniķiem. Mērķis ir vienkāršs: mazāk manuālo darbību, mazāk kļūdu un plūstošāka diena ikvienam.

Uzdevumi

Izmantojiet uzdevumus, lai standartizētu darba uzdevumus un nodrošinātu, ka neviena svarīga darbība netiek izlaista. Dispečeri var piešķirt uzdevumus ar termiņiem, un tehniķi var sekot skaidriem kontrolsarakstiem uz vietas un pārliecinoši noslēgt darbu.

Grafiku pārvaldība

Veidojiet ikdienas un iknedēļas grafikus, kas atbilst reālajai kapacitātei. Tas palīdzēs tikt galā ar sezonas pieprasījumu, izvairīties no dubultajiem pierakstījumiem un uzturēt līdzsvarotu darba slodzi visā komandā.

Laika uzskaite un laika lapas

Vienotā veidā uzskaitiet laiku, kas pavadīts darbos un ceļojumos. Tas atbalsta algu precizitāti un palīdz izprast, cik ilgi patiesībā nepieciešami dažāda veida darbi.

Mobilā piekļuve

Nodrošiniet tehniķiem visu nepieciešamo uz vietas: darba detaļas, klientu piezīmes, statusa atjauninājumi un darba pabeigšanas process. Tas samazina zvanu uz biroju un uzlabo ātrumu.

Paziņojumi

Nosūtiet pareizos atgādinājumus, lai darbs ritētu. Dispečeri var samazināt manuālās sekojošās darbības, un tehniķi paliek saskaņā ar grafika izmaiņām.

Atskaites un analītika

Pārvērtiet ikdienas darba aktivitātes saprotamās atziņās. Izmantojiet atskaites, lai uzlabotu reakcijas laikus, samazinātu atkārtotus apmeklējumus un izprastu produktivitāti bez minējumiem.

Ja vēlaties pārbaudīt darba plūsmu ar savu komandu, Shifton piedāvā līdz 55 dienu bezmaksas izmēģinājumu, lai redzētu, vai dispečeri, grafiku plānošana un darba izsekošana kļūst vienkāršāka reālajās darbībās.

Kā sākt vienā pēcpusdienā

Sāciet mazi un attīstieties tālāk. Visātrākais veids ir izveidot vienkāršu dispečera plūsmu vispirms, tad pievienot vairāk detaļu, kad komanda jūtas ērti.

1. solis: Izveidojiet savu komandu un lomas

Pievienojiet dispečerus, tehniķus un vadītājus, lai katrs cilvēks redzētu, kas viņam nepieciešams.

2. solis: Iestatiet savu darbu tipus un pamata plūsmu

Definējiet parastus HVAC darbus, piemēram, apkopi, remontu un montāžu. Sākumā saglabājiet vienkāršu statusu.

3. solis: Sāciet dispečēt reālus darbus

Izveidojiet darba uzdevumus, piešķiriet tos un sekojiet statusa izmaiņām dienas laikā.

4. solis: Pievienojiet kontrolsarakstus un darba pierādījumus

Ieviesiet darba piezīmes, fotoattēlus un konsekventu pabeigšanas procesu, lai samazinātu kļūdas.

5. solis: Pārskatiet atskaites katru nedēļu

Izmantojiet reālos datus, lai uzlabotu grafikus, personālu un reakcijas stratēģiju.

Kad esat gatavs,izveidot kontu un sāciet veidot savu dispečeru plūsmu ar savu pašreizējo komandas lielumu.

BUJ

Kā HVAC dispečers atšķiras no parastās plānošanas?

Dispečers ir plānošanas dinamiska daļa. Plānošana ir sākotnējais plāns, bet dispečers ir lēmumi reālā laikā, kad mainās zvani, darbi aizkavējas vai parādās ārkārtas darbs. HVAC nepieciešams dispečers, kas spēj ātri pielāgoties.

Ko HVAC dispečers vajadzētu novērot dienas gaitā?

Minimālais: tehniķu pieejamību, darba statusu, ceļošanas laiku, prioritātes līmeni un klientu laika logus. Skaidra vadības panelis to atvieglo, nevis pa tālruni noskaidrojot atjauninājumus.

Vai dispečers var palīdzēt samazināt atkārtotas vizītes?

Jā, ja darba uzdevumi ietver pilnīgas detaļas, kontrolsarakstus un darba vēsturi. Kad tehniķi zina, kas agrāk noticis un kas ir nepieciešams tagad, viņi pieļauj mazāk kļūdu un atkārtotas vizītes samazinās.

Vai tehniķiem ir jābūt tehnoloģiski zinošiem, lai izmantotu dispečeru rīkus?

Nevajadzētu būt. Labākie rīki padara to vienkāršu: apskatīt uzdevumu, sekot soļiem, atjaunināt statusu un to pabeigt. Skaidra pieeja mobilajās ierīcēs novērš neskaidrības.

Vai nelieliem HVAC uzņēmumiem arī vajadzētu izmantot dispečeru rīkus?

Mazās komandas bieži gūst vislielāko labumu, jo īpašnieks dara visu. Vienkārša dispečeru plūsma samazina administratīvo darbu, palīdz izvairīties no nokavētiem zvaniem un uztur darba kārtību augot.

Kā izvēlēties pareizo iestatījumu manai HVAC komandai?

Sāciet ar pamatiem: darba uzdevumiem, plānošanu, dispečeru skatījumu un tehniķu atjauninājumiem. Pievienojiet pārskatus un vairāk struktūras, kad komanda jūtas ērti. Pareizais iestatījums ir tas, kuru komanda ikdienā patiešām izmantos.