HVAC iškvietimų valdymo programinė įranga, kuri užtikrina kiekvieno darbo kontrolę

Kai ŠVOK verslas yra užimtas, sunkiausia dalis nėra remontas. Sunkiausia yra tvarkingai organizuoti kiekvieną skambutį. Pavėluotas technikas, nepastebėtas adresas ar dviguba užsakymo įrašymas gali gerą dieną paversti į pyktį ir stresą klientams bei personalui.

Asistentų darbas yra lemiamas veiksnys, ar visa diena bus sklandi, ar sužlugs. Savininkai nori aiškaus plano, dispečeriai – mažiau skambučių, o technikai – darbai, kuriuos lengva suprasti ir užbaigti.

Būtent čia padeda Shifton Field Service. Tai suteikia vieną platformą, kurioje galima planuoti, koordinuoti, sekti ir pateikti lauko darbų ataskaitas, kad jūsų komanda galėtų dirbti greičiau neprarandant kokybės. Jei kasdien aptarnaujate šildymo ir vėsinimo klientus, tokia kontrolė greitai mažina klaidų skaičių ir padidina atliktų darbų kiekį.

Ko kasdien reikia dispečeriams ir technikams

ŠVOK komandos turi susidoroti su suplanuotais apsilankymais ir skubiais iškvietimais. Vieni darbai yra trumpi, kiti trunka ilgiau, o kai kuriems reikia grįžti su dalimis. Be to, įvyksta sezono pokyčiai, kai tvarkaraštis keičiasi kas valandą. Dispečeris turi žinoti, kas yra pasiekiamas, kas yra netoliese, kokius įgūdžius turi kiekvienas technikas ir kas jau yra pažadėta klientams.

Technikai turi gauti visas darbo detales pirmą kartą. Adresą, kontaktus, prieigos užrašus, modelio informaciją ir tikslią problemos aprašymą. Kai trūksta detalių, technikas skambina į biurą. Biuras skambina klientui. Visi praranda laiką.

Geras dispečerių procesas taip pat reikalauja atsakomybės. Norite žinoti, kada technikas atvyko, ką padarė, ką rekomendavo ir ką patvirtino klientas. Tai neturi likti atsitiktinėse žinutėse ar išsklaidytuose užrašuose. Tai turi būti susieta su darbo užsakymu ir lengvai pateikiama ataskaitai vėliau.

HVAC iškvietimų programinė įranga, mažinanti vėlavimus ir praleistus skambučius

ŠVOK dispečerių programinei įrangai labiausiai naudinga, kai kasdieninis koordinavimas tampa paprastu darbo srautu. Shifton padeda kurti darbus, priskirti juos teisingiems asmenims ir sekti pažangą realiu laiku. Dispečeriai gali planuoti dieną, reaguoti į skubius iškvietimus ir išlaikyti realistiškus klientų lūkesčius su aiškiais laiko intervalais.

Vietoj spėjimų, galite matyti aktyvius darbus, darbų statusą ir technikų pasiekiamumą viename prietaisų skydelyje. Kai kas nors pasikeičia, atnaujinate vieną kartą, ir visa komanda mato tą pačią tiesą. Tai reiškia mažiau nesusipratimų, mažiau pakartotinių skambučių į biurą ir mažiau netikėtumų dienos pabaigoje.

Jei jūsų verslas teikia šildymo remonto, kondicionierių priežiūros, montavimo ir diagnostikos paslaugas, galite naudoti tą pačią sistemą tiek vienkartiniams, tiek pasikartojantiems darbams. Tai užtikrina prevencinę priežiūrą, kad ji nebūtų pamiršta, kai ateina skubūs skambučiai.

Planas darbo ir darbo krūvio paskirstymas, tikrai atitinkantis ŠVOK darbą

ŠVOK tvarkaraščių sudarymas nėra tiesiog vardų užrašymas kalendoriuje. Tai įgūdžių ir laiko pritaikymas tinkamam darbui. Kai kuriems darbams reikia vyresnio techniko. Kai kuriems montavimams reikia dviejų žmonių. Kai kurie darbai turi būti atliekami per trumpą laiko diapazoną, nes klientas yra namuose tik po darbo.

Su Shifton galite planuoti grafikus, kurie atitinka realų pajėgumą. Dispečeriai gali priskirti darbus remiantis pasiekiamumu ir darbo krūviu, o komandos vadovai gali išvengti sudėtingų darbų sutelkimo vienas po kito. Kai grafikas yra realistiškas, technikai atvyksta ramiau, o klientai gauna geresnį aptarnavimą.

Tai taip pat padeda dėl sąžiningumo ir našumo. Jei vienas technikas visada yra per daug apkrautas, o kitas turi tuščias vietas, kokybė sumažėja, o darbuotojų kaita padidėja. Aiškus grafikas palengvina dienos pusiausvyravimą ir leidžia visiems dirbti produktyviai, neperdegti.

Maršrutai, kelionės laikas ir realūs klientų ETA

ŠVOK, kelionės laikas yra nematoma kaina. Jei nekontroliuojate maršrutų, jūsų komanda per daug laiko praleidžia važiuodama ir per mažai laiko taisydama. Geresnis maršrutų planavimas taip pat padidina klientų pasitikėjimą, nes galite pateikti tikslesnį atvykimo laiką.

Shifton palaiko maršrutų planavimą ir vietos supratimą, kad dispečeriai galėtų sumažinti nereikalingus kilometrus. Kai atvyksta skubus iškvietimas, galite paskirti artimiausią kvalifikuotą techniką vietoj to, kad siunčiate bet ką, kas yra kitoje eilės vietoje. Tai gali sumažinti reakcijos laiką piko sezono metu ir padėti jums laimėti pasikartojantį verslą.

HVAC iškvietimų programinės įrangos pasirinkimas skubūs skambučiams tą pačią dieną

Tos pačios dienos darbai, kur dispečeriniai sprendimai yra svarbiausi. Jūs turite greitai matyti visą vaizdą: kuris technikas netrukus bus laisvas, kas yra netoliese ir kas turi tinkamus įgūdžius šiai problemai. Aiškus dispečerių vaizdas padeda atlikti patikimą pasirinkimą, o ne spėlioti ir tikėtis, kad tai pavyks.

Kai valdomas realiu laiku, išvengiate klasikinio perviršio. Klientai išgirsta realistišką laiko langą, o jūsų komanda turi laiko netikėtumams, tokiems kaip papildomi diagnostiniai duomenų rinkimai ar dalies vežimai.

Norėdami sužinoti, kaip Shifton palaiko konkrečias ŠVOK komandas, apsilankykite ŠVOK pramonės puslapyje ir pritaikykite darbo srautą savo kasdieniams darbams.

Klientų atnaujinimai, darbo įrodymai ir švarios perdavimai

Daug skundų ŠVOK srityje nėra dėl remonto. Jie yra dėl komunikacijos. Klientai nori žinoti, kada atvyks technikas, kas nutiko ir kas bus toliau. Jei biuras visą dieną vejasi atnaujinimus, prarandate dėmesį ir laiką.

Shifton padeda palaikyti sklandų atnaujinimų srautą su darbo statusais ir skaitmeniniais užrašais. Technikai gali patvirtinti atvykimą, dokumentuoti darbus ir dalintis rezultatais be ilgų skambučių. Tai palengvina dispečeriams greitai atsakyti klientams, nes jie gali matyti, kas vyksta šiuo metu.

Darbo įrodymas taip pat svarbus pasitikėjimui ir sąskaitoms. Struktūruotas darbų įrašas su užrašais, nuotraukomis, kontroliniais sąrašais ir klientų parašais mažina ginčus. Tai taip pat palengvina grįžimus, nes kitas technikas gali pamatyti, kas buvo padaryta paskutinį kartą ir kokios dalys buvo reikalingos.

Ataskaitos, kurios parodo, kur laimite ir kur prarandate pinigus

ŠVOK verslai dažnai auga greičiau nei jų ataskaitos. Galite jaustis užimti, bet ne visada galite matyti, kurie darbai yra pelningi, kuriems technikams reikia paramos arba kur kyla vėlavimai.

Turėdami aiškias ataskaitas, galite pastebėti modelius: darbai, kurie trunka ilgiau nei tikėtasi, maršrutai, švaistantys laiką, pakartotiniai vizitai dėl trūkstamų dalių arba klientų segmentai, sukeliantys per daug mažos pelno maržos skambučių. Turėdami šiuos duomenis, galite koreguoti tvarkaraščių sudarymą, mokymus ir paslaugų paketus.

Shifton suteikia jums struktūrizuotus duomenis iš kasdienių operacijų, todėl ataskaitos nesudaro atskiro projekto. Darbai, laikas, būsenos pokyčiai ir komandos aktyvumas patenka į paprastą analitiką, kurią galite naudoti priimant sprendimus.

Moduliai, svarbūs ŠVOK dispečeriams ir kasdienėms operacijoms

Žemiau pateikiami Shifton moduliai, ypač naudingi ŠVOK įmonių savininkams, dispečeriams ir technikams. Tikslas paprastas: mažiau rankinio darbo, mažiau klaidų ir sklandesnė diena visiems.

Užduotys

Naudokite užduotis, kad standartizuotumėte darbo užsakymus ir užtikrintumėte, kad esminiai žingsniai nebūtų praleisti. Dispečeriai gali priskirti užduotis su atlikimo terminais, o technikai gali sekti aiškius kontrolinius sąrašus vietoje ir užbaigti darbą pasitikėdami.

Tvarkaraščio valdymas

Sudarykite kasdienius ir savaitinius tvarkaraščius, pritaikytus pagal tikrąjį pajėgumą. Tai padės susitvarkyti su piko sezono paklausa, išvengti dvigubo užsakymo ir subalansuoti darbo krūvį visoje komandoje.

Laiko stebėjimas ir laiko lapai

Nuosekliai sekite laiką, praleistą darbams ir kelionėms. Tai palaiko atlyginimų tikslumą ir padeda suprasti, kiek ilgai iš tikrųjų trunka darbai.

Mobilioji prieiga

Suteikite technikams viską, ko reikia vietoje: darbo detales, klientų užrašus, būsenos atnaujinimus ir darbo užbaigimo eigą. Tai sumažina skambučių į biurą skaičių ir pagreitina veiklą.

Pranešimai

Siųskite tinkamus priminimus darbui judėti. Dispečeriai gali sumažinti rankinius priminimus, o technikai laikytis tvarkaraščio pakeitimų.

Ataskaitos ir analitika

Paverskite kasdienę darbo veiklą į skaitomas įžvalgas. Naudokite ataskaitas, kad pagerintumėte reakcijos laiką, sumažintumėte pakartotinius vizitus ir suprastumėte produktyvumą be spėliojimų.

Jeigu norite išbandyti darbą su savo komanda, Shifton siūlo iki 55 dienų nemokamą bandomąjį laikotarpį, kad pamatytumėte, ar dispečeriai, tvarkaraščio sudarymas ir darbų sekimas tampa paprasčiau tikroje veikloje.

Kaip pradėti per vieną popietę

Pradėkite nuo mažo ir toliau plėskitės. Greičiausias būdas yra pirmiausia sukurti pagrindinį dispečerinės srautą, tada pridėti daugiau detalių, kai komanda jaučiasi patogiau.

1 žingsnis: Sukurkite savo komandą ir roles

Įtraukite dispečerius, technikus ir vadovus, kad kiekvienas žmogus matytų tai, ko reikia.

2 žingsnis: Nustatykite savo darbo tipus ir pagrindinį darbo srautą

Apibrėžkite įprastus ŠVOK darbus, tokius kaip techninė priežiūra, remontas ir montavimas. Iš pradžių laikykitės paprastų būsenų.

3 žingsnis: Pradėkite dispečerinę realius darbus

Sukurkite darbo užsakymus, priskirkite juos ir stebėkite būsenos pokyčius dienos metu.

4 žingsnis: Pridėkite kontrolinius sąrašus ir darbo įrodymus

Įveskite darbo užrašus, nuotraukas ir nuoseklią užbaigimo procesą, kad sumažintumėte klaidas.

5 žingsnis: Peržiūrėkite ataskaitas kas savaitę

Naudokite tikrus duomenis tvarkaraščių, personalo ir reakcijos strategijai tobulinti.

Kai būsite pasirengę,sukurkite paskyrą ir pradėkite kurti savo dispečerinės srautą su esama komandos dydžiu.

DUK

Kuo HVAC dispečerinis procesas skiriasi nuo įprasto planavimo?

Dispečerinis procesas yra gyvoji planavimo dalis. Planavimas – tai planas, o dispečerinis procesas – tai tiesioginiai sprendimai, kai keičiasi skambučiai, darbai užtrunka daugiau nei tikėtasi arba atsiranda skubus darbas. HVAC reikia dispečerio, kuris gali greitai prisitaikyti.

Ką HVAC dispečeris turėtų stebėti dienos metu?

Mažiausiai: techniko prieinamumą, darbo būklę, kelionės laiką, prioriteto lygį ir klientų laiko intervalus. Aiškus ataskaitų skydelis palengvina šią užduotį, nei bandymas pasivyti naujienas telefonu.

Ar dispečerinės procesas gali padėti sumažinti pakartotinių vizitų skaičių?

Taip, jei darbų užsakymai turi išsamias detales, kontrolinius sąrašus ir darbų istoriją. Kai technikai žino, kas nutiko anksčiau ir kas reikalinga dabar, jie daro mažiau klaidų ir sumažėja grįžtančių apsilankymų skaičius.

Ar technikai turi būti technologijų išmanūs, kad naudotųsi dispečerinėmis priemonėmis?

Jiem to nereikia. Geriausios priemonės yra paprastos: matyti darbą, sekti žingsnius, atnaujinti būseną ir užbaigti darbą. Aiški mobilioji prieiga pašalina painiavą.

Ar mažos HVAC įmonės taip pat turėtų naudoti dispečerines priemones?

Mažos komandos dažnai gauna teigiamus rezultatus greičiausiai, nes savininkas atlieka visus darbus. Paprastas dispečerinės srautas sumažina administracinius darbus, padeda išvengti praleistų skambučių ir palaiko darbų tvarką augant.

Kaip išsirinkti tinkamą sąranką savo HVAC komandai?

Pradėkite nuo pagrindų: darbų užsakymai, planavimas, dispečerinis vaizdas ir techniko atnaujinimai. Pridėkite ataskaitas ir daugiau struktūros, kai komanda jaučiasi patogiai. Tinkama sąranka yra ta, kurią jūsų komanda naudosis kasdien.