Užsakymų valdymo programinė įranga su darbo užsakymų programinė įranga

Kai gaunamas užklausimas, turite du pasirinkimus. Arba ją aiškiai užfiksuojate ir nukreipiate tinkamam asmeniui, arba leidžiate jai pasiklysti žinutėse, skaičiuoklėse ir lipnaus lapeliuose, kol galiausiai kažkas ją sutvarko. Dauguma komandų nepasirenka netvarkingo varianto sąmoningai. Taip atsitinka, nes procesas nėra sukurtas realiam gyvenimui.

Įrenginių ir operacijų darbe yra daug judančių dalių. Sugenda durų uždarytuvas, išsijungia šviesa, atsiranda nuotėkis, nuomininkas praneša apie problemą, artėja saugos patikrinimas, ar rangovui reikia prieigos. Kiekviena užklausa skamba paprastai, kol jų nesusikaupia dvidešimt, ir visi nori atnaujinimo tuo pačiu metu.

Štai kodėl užsakymų sistema yra svarbi. Ji suteikia vieną vietą, kur galima rinkti darbo užklausas, jas patvirtinti, priskirti darbus, sekti eigą ir įrodyti, kad darbas buvo atliktas. Shifton Field Service palaiko šią darbo eigą komandoms, kurios valdo vietoje atliekamas užduotis, mobiliuosius technikus ir pasikartojančią priežiūrą.

Užsakymų sistema paremta darbo užsakymų programinė įranga

Gera užsakymų eiga turi aiškią pradžią ir aiškią pabaigą. Pradžia yra užklausa, su tinkama informacija. Pabaiga – užbaigtas darbas, su pastabomis, įrodymu ir įrašu, kurį galima peržiūrėti vėliau. Be to, tos pačios problemos grįžta, nes informacija pasimeta.

Su Shifton, užsakymai nėra tik pavadinimai sąraše. Kiekvienas darbas gali apimti vietą, prioritetą, kontaktinį asmenį, užduočių žingsnius ir būsenos atnaujinimus. Kai užklausa yra patvirtinama, ji tampa darbu, kuris gali būti priskirtas tinkamam darbuotojui ar technikui. Nuo tada, eiga yra matoma biurui be nuolatinių skambučių ir žinučių.

Šis požiūris taip pat apsaugo jūsų komandą. Jei kas nors teigia, kad užduotis niekada nebuvo atlikta, turite laiko grafiką, pastabas ir užbaigimo detales. Tai sumažina ginčus ir padeda patobulinti procesą, o ne kartoti senas problemas.

Darbo užklausos, kurias lengva pateikti ir neįmanoma pamesti

Daugiausia delsos prasideda užklausos etape. Žmonės praneša apie problemą trūkstant detalių, neaiškioje vietoje arba nenurodant skubos lygio. Tada biuras praleidžia laiko klausiant papildomų klausimų, o technikas atvyksta neturėdamas tinkamo konteksto.

Darbo užklausų pateikimas turėtų būti paprastas pateikiančiam asmeniui, bet struktūrizuotas taip, kad būtų aiškus ją vykdančiam. Shifton padeda palaikyti užklausų nuoseklumą naudojant aiškius darbo laukus ir užduočių žingsnius. Kai kiekviena užklausa atvyksta panašiu formatu, prioritetų nustatymas tampa greitesnis ir klaidų sumažėja.

Taip pat tai padeda kontroliuoti pasikartojantį darbą. Jei tas pats įrenginys, kambarys ar įranga nuolat generuoja užklausas, galite pastebėti ir nuspręsti, ar reikia gilesnės priežiūros, dalių keitimo ar tiekėjo keitimo.

Patvirtinimai ir prioritetų nustatymas be lėto pirmyn-atgal

Ne kiekviena užklausa turėtų virsti darbu iš karto. Kai kurios reikalauja patvirtinimo, kai kurios reikalauja biudžeto patikrinimo, o kai kurios yra žemos reikšmės ir gali palaukti. Problema yra ta, kad dauguma komandų patvirtinimus atlieka taip, kad sukelia kamštį.

Su užsakymų sistema, patvirtinimai tampa darbo eigos dalimi. Vadovas gali peržiūrėti užklausą, nustatyti prioritetą ir priskirti ją neprarandant konteksto. Jums nereikia ieškoti paskutinės žinutės srauto. Visi mato tą pačią būseną ir tą pačią sprendimą.

Taip pat šioje vietoje sumažinate skubias staigmenas. Kai prioritetų nustatymas yra aiškus, nustojate viską laikyti ekstremalios situacijos. Technikai gali planuoti savo dieną, o užsakytojai gauna realistiškus lūkesčius.

Priskyrimai, atitinkantys įgūdžius, vietą ir darbo krūvį

Veiklos komandos dažnai skiria darbus remiantis tuo, kas pirmas yra prieinamas. Tai veikia iki tol, kol pasirodo netinkamas asmuo, darbas užtrunka ilgiau nei tikėtasi, arba reikia specialisto.

Shifton padeda priskirti užduotis su aiškesniu požiūriu į darbo krūvį ir grafiką. Galite nustatyti, kas yra atsakingas už ką, ir planuoti priskyrimus taip, kad būtų atsižvelgiama į laiko langus ir komandos pajėgumus. Kai tinkamas asmuo gauna darbą iš karto, sumažinate pakartotinį darbą ir palaikote stabilų grafiką.

Mobiliosioms komandoms aiškūs priskyrimai taip pat sumažina vairavimo ir laukimo laiką. Nuotolis nėra tik greitis. Tai yra apie tai, kaip siųsti tinkamą techniką į tinkamą vietą su tinkama informacija.

Kaip užsakymų sistema palaiko mobilias komandas ir vietoje atliekamą darbą

Kai technikai dirba keliose vietose, biurui reikia tiesioginio matomumo. Priešingu atveju, kiekvienas atnaujinimas tampa skambučiu. Gera sistema rodo, kas yra vykdoma, kas yra užblokuota ir kas yra padaryta, kad dispečeris galėtų priimti geresnius sprendimus.

Svarbu ir mobilusis prieinamumas. Technikai turėtų galėti atidaryti užduotį, matyti užduočių žingsnius, pridėti pastabas ir užbaigti darbą tiesiog iš lauko. Tai palaiko užklausos švarumą ir užbaigtumą bei užkerta kelią „dienos pabaigos prisiminimų” atnaujinimams, kurie praleidžia svarbias detales.

Jei jūsų komanda dirba pastatų valdyme ir priežiūroje, galite ištirti, kaip Shifton tinka šiam darbo srautui objektų valdymo pramonės puslapyje.

Būsenos atnaujinimai, kad visi būtų suderinti

Užsakymas nėra naudingas, jei niekas nepasitiki būsena. Komandos dažnai naudoja neaiškius atnaujinimus, pvz., „dirbama“ arba „beveik padaryta“, kurie sukelia daugiau klausimų, o ne mažiau.

Aiški būsenos eiga tai išsprendžia. Shifton leidžia komandoms sekti darbus per etapus, tokius kaip naujas, priskirtas, vykdomas ir užbaigtas. Konkretūs etiketės gali sekti jūsų vidinį procesą, bet mintis lieka ta pati. Kiekvienas turi žinoti, kas vyksta, be spėlionių.

Tai ypač naudinga, kai ta pati užduotis užima kelis žmones. Pavyzdžiui, vienas asmuo tikrina, kitas taiso, o vadovas patvirtina užbaigimą. Su aiškiomis būsenomis ir pastabomis, perduotuvės tampa sklandesnės.

Darbo įrodymas, pastabos ir istorija, kuria galite pasitikėti

Vienas didžiausių operacijų iššūkių yra kartoti tą patį darbą, nes trūksta detalių. Technikui užbaigus darbą, kitas asmuo negali pasakyti, kas buvo padaryta, kokios dalys buvo naudojamos arba kas buvo pagrindinė priežastis.

Darbo užsakymų istorija tai apsaugo. Kai prie darbo įrašų pridedate pastabas, nuotraukas, kontrolinius sąrašus ir užbaigimo detales, jūsų komanda laikui bėgant mokosi. Pasikartojančias problemas tampa lengviau diagnozuoti. Prevencinė priežiūra tampa protingesnė. Auditas tampa mažiau įtemptas.

Tai taip pat padeda geriau kontroliuoti tiekėjus. Jei tam tikras užduotis vykdo rangovai, galite palaikyti tą pačią dokumentacijos lygį ir peržiūrėti rezultatus remiantis tikrais įrašais, o ne atmintimis.

Ataskaitos, kurios padeda jums planuoti, o ne tik reaguoti

Operacijų komandos dažnai jaučiasi užimtos kiekvieną dieną, tačiau vis tiek sunkiai parodo, kas pagerėjo. Darbo užsakymų ataskaitos padaro rezultatus matomus. Galite pamatyti likučių dydį, vidutinį užbaigimo laiką, dažniausiai pasitaikančių problemų tipus ir kurios vietos sukuria daugiausia užklausų.

Kai pamatysite šablonus, galėsite padaryti pakeitimus, kurie sumažina darbą, o ne tik jį valdo. Tai gali reikšti prevencinės priežiūros pridėjimą, personalo koregavimą, maršrutavimo keitimą arba pasikartojančių įrangos problemų taisymą.

Shifton padeda, versdama kasdienes veiklas į struktūrizuotus duomenis, kurie gali būti peržiūrimi kas savaitę ir kas mėnesį. Tikslas paprastas: mažiau netikėtumų, greitesni sprendimai ir procesas, kuris auga kartu su jūsų įmone.

Moduliai, kurie svarbūs darbo užsakymams ir operacijoms

Žemiau pateikti Shifton moduliai palaiko darbo užsakymo ciklą nuo užklausos iki užbaigimo. Kiekvienas iš jų padeda sumažinti rankinius veiksmus ir pagerinti aiškumą.

Užduotys

Sukurkite standartizuotus užduočių veiksmus kiekvienam darbo užsakymo tipui. Tai padeda komandoms išvengti praleistų patikrų ir užtikrina darbo kokybę įvairiose vietose.

Tvarkaraščio valdymas

Planuokite komandos tvarkaraščius pagal realų darbo krūvį, laiko langus ir pasikartojančią priežiūrą. Tai padeda išvengti perkrovos ir palaiko realistiškus paskyrimus.

Laiko stebėjimas ir darbo laiko lapai

Sekite laiką, praleidžiamą kiekvienam darbo užsakymui ir pamainoms. Tai padeda užtikrinti darbo užmokesčio tikslumą ir suprasti, kurios užduotys užtrunka ilgiau nei tikėtasi.

Mobilus prieinamumas

Suteikite lauko komandoms paprastą būdą peržiūrėti darbo detales, atnaujinti būseną, pridėti pastabas ir uždaryti darbo užsakymus vietoje, nelaukiant grįžimo į biurą.

Pranešimai

Siųskite priminimus apie paskyrimus, atnaujinimus ir terminus. Tai sumažina rankinių veiksmų poreikį ir padeda nepamiršti skubių užduočių.

Ataskaitos ir analizė

Atsiliepimai apie našumą ir siaurąsias vietas naudojant tikrus darbo užsakymų duomenis. Naudokite įžvalgas, kad sumažintumėte likučius, pagerintumėte reagavimo laiką ir protingiau planuotumėte priežiūrą.

Kainos paprastai grindžiamos jūsų komandos dydžiu ir pasirinktais moduliais, todėl galite pradėti nuo esminių dalykų ir pridėti daugiau, kai jūsų procesas tobulėja. Shifton taip pat siūlo iki 55 dienų nemokamą bandomąjį laikotarpį, kad galėtumėte išbandyti darbo srautą su realiomis užklausomis prieš įsipareigodami.

Kaip pradėti paprastą darbo užsakymo procesą

Jums nereikia tobulo sistemos pirmąją dieną. Pradėkite nuo aiškaus srauto ir tobulinkite jį, kai komanda taps labiau įpratusi.

1 žingsnis: Apibrėžkite darbo užsakymo etapus

Iš pradžių laikykitės paprastumo, pavyzdžiui, nauji, priskirti, vykdomi, užbaigti.

2 žingsnis: Nustatykite užklausos detales

Nuspręskite, kuriuos laukus būtina įtraukti, pavyzdžiui, vietą, prioritetą ir kontaktą.

3 žingsnis: Pridėkite savo komandą ir roles

Užtikrinkite, kad vadovai, dispečeriai ir technikai turėtų prieigą prie to, ko jiems reikia.

4 žingsnis: Pradėkite priskirti realius darbo užsakymus

Pradėkite nuo dažniausiai pateikiamų užklausų tipų ir kasdien sekite atnaujinimus.

5 žingsnis: Pridėkite kontrolinius sąrašus ir darbo įrodymus

Įtraukite užduočių žingsnius, pastabas ir užbaigimo standartus, kad sumažintumėte pakartotinį darbą.

6 žingsnis: Peržiūrėkite ataskaitas kas savaitę

Naudokite duomenis prioritizavimui, darbuotojų skirstymui ir pasikartojančių priežiūros planų tobulinimui.

Kai būsite pasirengę pakeisti išsibarsčiusias užklausas aiškiu darbo srautu, susikurkite paskyrą ir pradėkite kurti darbo užsakymų procesą.

DUK

Kam naudojama darbo užsakymų programinė įranga?

Ji naudojama siekiant užfiksuoti darbo užklausas, jas patvirtinti, paskirti darbus, sekti pažangą ir dokumentuoti užbaigimą. Tikslas yra tvarkingai organizuoti darbą ir padaryti rezultatus lengvai įrodytinus bei atitinkamus.

Kuo darbo užsakymas skiriasi nuo bilieto?

Bilietas dažnai yra tik pranešimas apie problemą. Darbo užsakymas yra struktūruotas darbas su detalėmis, žingsniais, būsena ir užbaigimo įrašais. Darbo užsakymai skirti vykdymui, o ne vien komunikacijai.

Ar man reikia patvirtinimų darbo užsakymų procese?

Ne visada, bet patvirtinimai yra naudingi, kai užklausos turi įtakos biudžetui, saugumui ar pokyčių prioritetui. Paprasta patvirtinimo procedūra gali apsaugoti nuo mažaverčių darbų, stabdančių skubius darbus.

Ar darbo užsakymų programinė įranga gali padėti sumažinti susidariusias užsakomųjų darbų atsargas?

Taip. Kai užklausos yra struktūrizuotos ir būsenos atnaujinimai aiškūs, komandos mažiau laiko švaisto ieškodamos informacijos ir dubliuodamos darbus. Ataskaitos taip pat padeda matyti, kurios problemos sukelia vėlavimus.

Ką turėtų apimti geras darbo užsakymas?

Minimaliai: vieta, problemos aprašymas, prioritetas, kontaktinis asmuo, paskirtas technikas ir užbaigimo pastabos. Daugelis komandų taip pat prideda kontrolinius sąrašus, nuotraukas ir laiko sekimą, kad būtų užtikrinta geresnė atskaitomybė.

Ar darbo užsakymų programinė įranga skirta tik objektų priežiūros komandoms?

Ne. Bet kuri komanda, kuri dirba su pasikartojančiomis užduotimis, vietoje teikiama paslauga, priežiūra ar mobiliaisiais darbais, gali tai naudoti. Darbo srautas yra naudingas visur, kur reikia aiškių užklausų ir patikimų vykdymo įrašų.

Kiek laiko užtrunka įgyvendinti darbo užsakymų procesą?

Paprastas darbo srautas gali būti pradėtas greitai, jei pirmoji versija išlieka paprasta. Svarbiausia pradėti su realiais darbo užsakymais, tada tobulinti laukus, etapus ir kontrolinius sąrašus, kai komanda supranta, ko jai reikia.