Töökorralduse tarkvara selgete taotluste, kiirete määramiste ja puhaste tulemuste saavutamiseks

Kui saabub päring, on teil kaks võimalust. Kas püüate selle selgelt kinni ja suunate õigesse kohta, või lasete sellel hõljuda sõnumites, arvutustabelites ja kleepuvates märkmetes, kuni keegi lõpuks sellega tegeleb. Enamik meeskondi ei vali segadust teadlikult. See juhtub, sest protsess pole kohandatud päriselu juhtimiseks.

Rajatise ja operatsioonide töö sisaldab palju liikuvaid osi. Ukselähedane puruneb, valgus kustub, ilmub leke, üürnik teatab probleemist, turvakontroll on vajalik või vajab lepinguosaline juurdepääsu. Iga päring tundub lihtne, kuni teil on neid kakskümmend ning kõik küsivad samal ajal uuendusi.

Sellepärast on töökorraldustarkvara oluline. See pakub ühtset kohta tööde taotluste kogumiseks, nende kinnitamiseks, tööde määramiseks, edenemise jälgimiseks ja töö tehtu tõendamiseks. Shifton Field Service toetab seda töövoogu meeskondadele, kes haldavad kohapealseid ülesandeid, mobiilsete tehnikutega ning korduvat hooldust.

Töökorraldustarkvara parem kui töökorralduse tarkvara

Hea töökorralduse voog algab selge algusega ja selge lõpuga. Algus on päring koos õige teabega. Lõpp on lõpetatud töö, koos märkmete, tõendite ja ülevaatatava arvestusega. Ilma selleta tulevad samad probleemid tagasi, sest detailid kaovad.

Shiftoniga ei ole töökorraldused ainult pealkirjad nimekirjas. Iga töö võib sisaldada asukohta, prioriteeti, kontaktisikut, ülesande samme ja oleku värskendusi. Kui päring on kinnitatud, muutub see tööks, mida saab määrata õigel töötajale või tehnikule. Sealt alates on edusammud kontorile nähtavad ilma pideva helistamise ja sõnumiteta.

See lähenemisviis kaitseb ka teie meeskonda. Kui keegi väidab, et ülesandega ei tegeletud, on teil olemas ajakava, märkmed ja lõpuleviimise üksikasjad. See vähendab vaidlusi ja aitab teil protsessi parandada, mitte ei korrata vanu probleeme.

Töötaotlused, mida on lihtne esitada ja võimatu kaotada

Enamik viivitusi algab päringu etapil. Inimesed teatavad probleemist puuduliku teabega, ebaselge asukohaga või ilma kiireloomulisuseta. Siis kulutab kontor aega täiendavate küsimuste esitamiseks ja tehnik jõuab kohale ilma õige kontekstita.

Töötaotluste vastuvõtt peaks olema lihtne inimesel, kes selle esitab, kuid struktureeritud inimesele, kes töö teeb. Shifton aitab teil hoida taotlused järjepidevana, kasutades selgeid töövaldkondi ja ülesande samme. Kui iga taotlus jõuab sarnases formaadis, muutub kolmnurgamine kiiremaks ja vead vähenevad.

See aitab ka korduva töö kontrolli all hoida. Kui samast üksusest, ruumist või seadmetest pidevalt taotlusi genereeritakse, saate selle avastada ja otsustada, kas see vajab põhjalikumat hooldust, osade vahetust või tarnija vahetust.

Kinnitused ja prioriteedid ilma aeglase edasi-tagasi saginata

Mitte iga päring ei peaks kohe tööks saama. Mõni vajab kinnitust, mõni eelarvekontrolli ja mõni on madala prioriteediga ning võib oodata. Probleem on selles, et paljud meeskonnad teevad kinnitused viisil, mis tekitab ummikuid.

Töökorraldussüsteemiga muutuvad kinnitused osaks töövoost. Juhataja saab päringut üle vaadata, seada prioriteedi ja määrata selle, säilitades konteksti. Pole vaja otsida üles viimast sõnumite ahelat. Kõik näevad sama olekut ja sama otsust.

See on ka koht, kus vähendate kiireloomulisi üllatusi. Kui prioriteedid on selged, lakkate kõike käsitlemast kui hädaolukorda. Tehnikud saavad oma päeva planeerida ja taotlejad saavad realistlikke ootusi.

Määrangud, mis vastavad oskustele, asukohale ja töökoormusele

Operatiivmeeskonnad määravad sageli tööle esimesena kättesaadava inimese. See toimib, kuni vale inimene kohale ilmub, töö võtab oodatust kauem aega või on vaja spetsialisti.

Shifton aitab teil määrata ülesandeid selgema vaatega töökoormusele ja ajakavale. Saate määrata, kes mille eest vastutab, ning planeerida määramisi viisil, mis austab ajaraame ja meeskonna suutlikkust. Kui õige inimene saab töö esimest korda, vähendate ümbertegemist ja hoiate oma ajakava stabiilsena.

Mobiilmeeskondadele vähendavad selged määrangud ka sõidu- ja tühikäigu aega. Dispatch ei seisne ainult kiiruses. See seisneb õigete tehnikute saatmises õigesse kohta koos õige teabega.

Mobiilmeeskondi toetab töökorralduse tarkvara lahendus

Kui tehnikud töötavad mitmel objektil, on kontoril vaja reaalajas nähtavust. Vastasel juhul muutub iga uuendus telefonikõneks. Hea süsteem näitab, mis on töös, mis on takistatud ja mis on tehtud, võimaldades dispetšeril teha paremaid otsuseid.

Mobiiligane acceso on samuti oluline. Tehnikud peaksid saama töö avada, näha ülesande samme, lisada märkmeid ja töö sulgeda otse kohapealt. See hoiab töökorralduse puhtana ja täielikuna ning väldib “päeva lõpu mälu” uuendusi, mis jätavad olulised detailid vahele.

Kui teie meeskond töötab hoonete haldamise ja hoolduse valdkonnas, saate uurida, kuidas Shifton sobitub sellesse töövoogu rajatise haldustööstuse leheküljel.

Olekumuudatused, mis hoiavad kõik ühel lainel

Töökorraldus ei ole kasulik, kui keegi ei usalda olekut. Tiimid kasutavad sageli ebamääraseid uuendusi nagu “töötame selle kallal” või “peaaegu valmis”, mis tekitavad rohkem küsimusi, mitte vähem.

Selge oleku voog lahendab selle. Shifton võimaldab meeskondadel jälgida tööde etappe nagu uus, määratud, töös ja lõpetatud. Konkreetsetel siltidel võib olla teie sisemine protsess, kuid idee jääb samaks. Kõik peaksid teadma, mis toimub, ilma ära arvamiseta.

See on eriti abiks, kui mitmed inimesed puutuvad sama tööga kokku. Näiteks, üks isik inspekteerib, teine parandab ja järelevaataja kinnitab lõpetamise. Selgete olekute ja märkmetega muutuvad tööülesannete üleandmised sujuvamaks.

Tõendid töö kohta, märkmed ja usaldusväärne ajalugu

Üks suurimaid probleeme operatsioonides on sama töö kordamine, kuna detailid puuduvad. Tehnik lõpetab töö, kuid järgmine inimene ei saa aru, mida tehti, milliseid osi kasutati või mis oli algpõhjus.

Töökorraldusajalugu aitab seda vältida. Kui hoiad märkmeid, fotosid, kontrollnimekirju ja lõpetamise üksikasju töö kirjes, õpib sinu meeskond ajas rohkem. Korduvad probleemid muutuvad diagnoosimiseks lihtsamaks. Ennetav hooldus muutub targemaks. Audits muutuvad vähem stressirohkeks.

See toetab ka paremat tarnijate kontrolli. Kui kasutad teatud ülesannete jaoks alltöövõtjaid, saad hoida sama dokumentatsiooni taset ja vaadata tulemusi reaalsete andmete, mitte mälestuste põhjal.

Raporteerimine, mis aitab planeerida, mitte ainult reageerida

Operatsioonimeeskonnad tunnevad end sageli igapäevaselt hõivatud, kuid ometi on raske näidata, mis on paranenud. Töökorralduse aruandlus muudab tulemused nähtavaks. Näed varasemate korduste suurust, keskmist lõpetamisaega, levinud probleemitüüpe ja millistes asukohtades luuakse kõige rohkem taotlusi.

Kui näed mustreid, saad teha muudatusi, mis vähendavad tööd selle asemel, et seda lihtsalt hallata. See võib tähendada ennetava hoolduse lisamist, meeskonna kohandamist, marsruutide muutmist või korduvate seadmeprobleemide parandamist.

Shifton aitab, muutes igapäevased tegevused struktureeritud andmeteks, mida saad iganädalaselt ja igakuiselt üle vaadata. Eesmärk on lihtne: vähem üllatusi, kiiremad otsused ja protsess, mis kasvab koos sinu kasvuga.

Moodulid, mis on olulised töökorralduste ja operatsioonide jaoks

Allpool on toodud Shiftoni moodulid, mis toetavad töökorralduste elutsüklit alates taotlusest kuni lõpetamiseni. Igaüks neist aitab vähendada manuaalseid samme ja parandada selgust.

Ülesanded

Loo standardiseeritud ülesande etapid iga töökorralduse tüübi jaoks. See aitab meeskondadel vältida vahelejätte ja teeb töö kvaliteedi ühtlasemaks kõikides asukohtades.

Graafikute haldamine

Planeeri meeskondade graafikud tõelise töökoormuse, ajapiirangute ja korduva hoolduse ümber. See aitab vältida ülekoormust ja hoiab ülesanded realistlikena.

Ajajälgimine ja töötunnilehed

Jälgi iga töökorralduse ja vahetuse peale kulunud aega. See toetab palgaarvestuse täpsust ja aitab mõista, millised ülesanded võtavad oodatust kauem aega.

Mobiilne juurdepääs

Anna väli-tiimidele lihtne viis näha töö üksikasju, uuendada staatust, lisada märkmeid ja lõpetada töökorraldusi kohapeal ilma, et peaks kontorisse naasma.

Teavitused

Saada meeldetuletusi ülesannete, uuenduste ja tähtaegade kohta. See vähendab manuaalseid järeltegevusi ja aitab vältida oluliste ülesannete unustamist.

Aruanded ja analüüs

Vaata jõudlust ja kitsaskohti, kasutades tõelisi töökorralduse andmeid. Kasuta arusaamu, et vähendada varasemaid kordusi, parandada reageerimiskiirust ja kavandada hooldust arukamalt.

Hinnakujundus põhineb tavaliselt sinu meeskonna suurusel ja valitud moodulitel, seega saad alustada põhifunktsioonidest ja lisada rohkem, kui protsess areneb. Shifton pakub ka kuni 55 päeva tasuta prooviperioodi, et saaksid töövoogu reaalsete taotlustega enne lõpliku otsuse tegemist testida.

Kuidas alustada lihtsa töökorralduse protsessiga

Sul ei pea esimesel päeval olema täiuslikku süsteemi. Alusta puhta vooga ja paranda seda, kui meeskond harjub.

Etapp 1: Määra oma töökorralduse etapid

Hoia seda alguses lihtsana, näiteks uus, määratud, teostamisel, lõpetatud.

Etapp 2: Määra taotluse üksikasjad

Otsusta, millised väljad tuleb lisada, nagu asukoht, prioriteet ja kontakt.

Etapp 3: Lisa oma meeskond ja rollid

Veendu, et juhtidel, dispetšeritel ja tehnikutel oleks ligipääs vajalikele andmetele.

Etapp 4: Alusta reaalsete töökorralduste määramist

Alustage oma kõige tavalisematest nõuetetüüpidest ja jälgige uuendusi igapäevaselt.

Samm 5: Lisage kontrollnimekirjad ja tõend töö kohta

Tutvustage ülesande samme, märkmeid ja lõpetamisstandardeid töö ümbertegemise vähendamiseks.

Samm 6: Vaadake aruanded kord nädalas üle

Kasutage andmeid, et täiustada prioriseerimist, meeskonna komplekteerimist ja korduvate hoolduskavade koostamist.

Kui olete valmis asendama hajutatud nõuded selge töövooga,looge konto ja hakake ülesande täitmise protsessi üles ehitama.

KKK

Milleks kasutatakse töökorraldustarkvara?

Seda kasutatakse töötaotluste jäädvustamiseks, nende kinnitamiseks, tööde määramiseks, edenemise jälgimiseks ja lõpetamise dokumenteerimiseks. Eesmärk on hoida töö korraldatuna ning teha tulemused kergesti tõendatavaks ja aruandluseks.

Kuidas erineb töökorraldus piletist?

Pilet on sageli vaid sõnum probleemist. Töökorraldus on struktureeritud ülesanne detailide, sammude, staatuse ja täitmisandmetega. Töökorraldused on loodud täitmise, mitte ainult suhtlemise jaoks.

Kas ma vajan oma töökorraldusprotsessis kinnitusi?

Mitte alati, kuid kinnitused on kasulikud, kui taotlused mõjutavad eelarvet, ohutust või prioriteeti. Lihtne kinnitusetapp võib ennetada madala väärtusega ülesannete takistamist kiireloomulisele tööle.

Kas töökorraldustarkvara aitab vähendada mahajäämust?

Jah. Kui taotlused on struktureeritud ja staatuse uuendused on selged, raiskab meeskond vähem aega teabe otsimisele ja töö dubleerimisele. Aruandlus aitab ka näha, millised probleemid põhjustavad viivitusi.

Mida peaks hea töökorraldus sisaldama?

Miinimum: asukoht, probleemi kirjeldus, prioriteet, kontaktisik, määratud tehnik ja täitmis märkmed. Paljud meeskonnad lisavad ka kontrollnimekirjad, fotod ja ajajälgimise parema vastutuse tagamiseks.

Kas töökorraldustarkvara on ainult rajatiste meeskondadele?

Ei. Iga meeskond, mis tegeleb korduvate ülesannete, kohapealse teeninduse, hoolduse või mobiilsete töödega, saab seda kasutada. Töövoog on kasulik kõikjal, kus on vaja selgeid taotlusi ja usaldusväärseid täitmisandmeid.

Kui kaua võtab töökorraldusprotsessi rakendamine aega?

Lihtsa töövoo saab kiiresti käivitada, kui hoiate esimest versiooni lihtsana. Oluline on alustada tegelike töökorraldustega ja seejärel täiustada välju, etappe ja kontrollnimekirju, kui meeskond õpib, mida vaja on.