HVAC-dispetšeritarkvara, mis hoiab iga töö kontrolli all

Kui HVAC-i äri on tegus, ei ole kõige raskem osa remont. Kõige raskem on hoida iga kõne organiseerituna. Üks hiline tehnoloog, üks vahelejäänud aadress või üks topeltbroneeritud ajavahemik võib muuta hea päeva vihaste klientide ja stressis meeskonnaks.

Dispetš on koht, kus kogu päev kas sujub sujuvalt või laguneb. Omanikud soovivad selget plaani, dispetšerid vähem telefonikõnesid ning tehnikud tahavad töid, mis on hõlpsasti mõistetavad ja lihtsasti lõpetatavad.

Just siin aitabki Shifton Field Service. See annab teile ühe koha, kus ajastada, dispetšida, jälgida ja raporteerida välitöid, et teie meeskond saaks liikuda kiiremini ilma kvaliteeti kaotamata. Kui te teenindate iga päev küte ja jahutuse kliente, muutub selline kontroll kiiresti vähemateks vigadeks ja rohkemateks lõpetatud töödeks.

Mida dispetšerid ja tehnikud iga päev vajavad

HVAC meeskonnad tegelevad nii planeeritud külastuste kui ka kiireloomuliste kõnedega. Mõned tööd on kiired, mõned venivad pikaks ja mõned vajavad osadega tagasikülastust. Lisaks on hooajalised tipud, kus ajakava muutub tund-tunnilt. Dispetšer peab nägema, kes on kättesaadav, kes on lähedal, millised oskused igal tehnikul on ja mis on klientidele juba lubatud.

Tehnikud vajavad esmakordselt täielikke töö üksikasju. Aadress, kontakt, juurdepääsu märkmed, mudeli info ja täpne probleemikirjeldus. Kui andmed on puudu, helistab tehnik kontorisse. Kontor helistab kliendile. Kõik kaotavad aega.

Hea dispetšiprotsess vajab ka vastutust. Sa tahad teada, millal tehnik saabus, mida tehti, mida soovitati ja mida klient heaks kiitis. See kõik ei tohiks olla juhuslikes sõnumites või hajutatud märkmetes. See peaks olema seotud töökorraldusega ja hiljem lihtne raporteerida.

HVAC-dispetšeritarkvara, mis vähendab viivitusi ja vastamata kõnesid

HVAC dispetšitarkvara on kõige kasulikum, kui see muudab igapäevase koordineerimise lihtsaks töövooguks. Shifton aitab teil luua töid, määrata need õigetele inimestele ja jälgida edenemist reaalajas. Dispetšerid saavad planeerida päeva, reageerida hädaabikõnedele ja hoida klientide ootusi realistlikena, andes selged ajavahemikud.

Suvalise oletamise asemel saate vaadata aktiivseid töid, töö olukorda ja tehnikute kättesaadavust ühest juhtpaneelist. Kui midagi muutub, uuendate seda korra ja kogu meeskond näeb sama tõde. See tähendab vähem arusaamatusi, vähem korduvaid kõnesid kontorisse ja vähem üllatusi päeva lõpus.

Kui teie äri tegeleb kütte remondi, AC hoolduse, paigalduste ja diagnostikaga, saate kasutada sama süsteemi nii ühekordsete kui ka korduvate tööde jaoks. See hoiab ära ennetava hoolduse unustamise, kui hädaabikõned tulevad sisse.

Ajastamine ja töökoormuse tasakaalustamine, mis päriselt sobib HVAC tööga

HVAC ajastamine ei ole lihtsalt nimede kalenderisse paigutamine. See on oskuste ja aja sobitamine õigete töödega. Mõni töö nõuab vanemtehnikut. Mõned paigaldused vajavad kahte inimest. Mõned tööd peavad toimuma kitsas ajavahemikus, sest klient on kodus ainult pärast tööd.

Shiftoniga saate planeerida ajakavasid, mis arvestavad tegeliku mahutavusega. Dispetšerid saavad määrata töid kättesaadavuse ja töökoormuse alusel, samas kui meeskonna juhid saavad vältida keeruliste tööde ühtejärge kuhjumist. Kui ajakava on realistlik, saabuvad tehnikud rahulikumalt ja kliendid saavad paremat teenust.

See aitab ka õigluse ja soorituse tagamisel. Kui üks tehnik on alati ülekoormatud, samas kui teisel on vahed, siis kvaliteet langeb ja töötajate voolavus suureneb. Selge ajakava teeb päeva tasakaalustamise lihtsamaks ja hoiab kõik produktiivsed ilma läbi põlemata.

Marsruudid, sõiduaeg ja realistlikud ETA-d klientidele

HVAC-is on sõiduaeg nähtamatu kulu. Kui te ei juhi marsruute, veedab teie meeskond liiga palju aega sõites ja liiga vähe aega parandades. Parem marsruutimine parandab ka klientide usaldust, sest saate anda täpsema saabumisaja.

Shifton toetab marsruutide planeerimist ja asukohaga kursisolekut, et dispetšerid saaksid vähendada tarbetuid kilomeetreid. Kui tuleb sisse kiireloomuline kõne, saate määrata lähima kvalifitseeritud tehniku, mitte saata lihtsalt järgmist nimekirjas olijat. See võib vähendada reageerimisaegu tipphooajal ja aidata teil võita kordusäri.

HVAC-dispetšeritarkvara valik kiireloomuliste sama päeva kõnede jaoks

Sama päeva tööd on koht, kus dispetšiotsused on kõige olulisemad. Peate nägema tervet pilti kiirelt: milline tehnik on varsti vaba, kes on lähedal ja kellel on õiged oskused probleemiga tegelemiseks. Selge dispetšivaade aitab teha kindlaid otsuseid oletamise ja lootmise asemel.

Kui dispetšite reaalajas nähtavusega, väldite ka klassikalist üle lubamise lõksu. Kliendid kuulevad realistlikku ajavahemikku ja teie meeskonnal on hingamisruumi, et tegeleda üllatustega nagu lisadiagnostika või osade hankimine.

Et õppida, kuidas Shifton toetab spetsiaalselt HVAC meeskondi, külastage HVAC teenindustööstuse lehte ja kohandage töövoog oma igapäevaste tööde tüüpidega.

Kliendiuuendused, töö tõestus ja puhtad üleminekud

Paljud HVAC kaebused ei puuduta remonti. Need puudutavad suhtlust. Kliendid tahavad teada, millal tehnik tuleb, mis juhtus ja mis saab edasi. Kui kontor jälitab kogu päeva uuendusi, kaotade keskendumist ja aega.

Shifton aitab hoida uutetevusprotsessi puhtana tööde staatuste ja digitaalsete märkmete abil. Tehnikud saavad kinnitada saabumist, dokumenteerida töö ja jagada tulemusi pikkade telefonikõnedeta. See teeb dispetšeritele lihtsamaks anda klientidele kiireid vastuseid, sest nad näevad, mis parajasti toimub.

Töö tõestus on oluline ka usalduse ja arveldamise jaoks. Struktureeritud töö aruanne koos märkmete, fotode, toimeloendi ja kliendi allkirjaga vähendab vaidlusi. See muudab ka tagasikülastused lihtsamaks, sest järgmine tehnik näeb, mis eelmine kord tehti ja millised osad olid seotud.

Raporteerimine, mis näitab, kus võidad ja kus raha kaotad

HVAC ettevõtted kasvavad sageli kiiremini kui nende raporteerimine. Võid tunda, et oled hõivatud, aga sa ei näe alati, millised tööd on kasumlikud, millised tehnikud vajavad tuge või kust tulevad viivitused.

Selge aruandluse abil saate tuvastada mustreid: tööd, mis võtavad oodatust kauem aega, marsruudid, mis raiskavad aega, korduvkülastused puuduvate osade tõttu või kliendisegmendid, mis põhjustavad liiga palju madala kasumimarginaaliga kõnesid. Kui teil on need andmed, saate kohandada ajakava, koolitust ja teenusepakette.

Shifton pakub teile struktureeritud andmeid igapäevastest toimingutest, nii et aruandlus ei ole eraldi projekt. Töö, aeg, staatuse muutused ja meeskonna tegevus kantakse lihtsatesse analüüsidesse, mida saate kasutada otsuste tegemiseks.

Moodulid, mis on olulised HVAC-dispetšeri ja igapäevaste toimingute jaoks

Allpool on Shiftoni moodulid, mis on eriti kasulikud HVAC-ettevõtete omanikele, dispetšeritele ja tehnikutele. Eesmärk on lihtne: vähem käsitsi samme, vähem vigu ja sujuvam päev kõigile.

Ülesanded

Kasutage ülesandeid töökorralduste standardiseerimiseks ja veenduge, et võtmetähtsusega sammud ei jää kunagi vahele. Dispetšerid saavad määrata ülesandeid tähtajaga ning tehnikud saavad jälgida selgeid kontrollnimekirju kohapeal ja lõpetada töö enesekindlalt.

Ajakava haldamine

Ehitage igapäevaseid ja iganädalasi ajakavasid, mis vastavad tegelikule võimekusele. See aitab teil toime tulla hooajalisest nõudlusest, vältida topeltbroneeringuid ja hoida töökoormust meeskonnas tasakaalus.

Ajajälgimine ja tööaja arvestus

Jälgige tööl ja reisil kulutatud aega ühtlaselt. See toetab palgaarvestuse täpsust ja aitab teil mõista, kui kaua erinevat tüüpi töödeks tegelikult aega kulub.

Mobiilne juurdepääs

Andke tehnikutele kõik, mida nad vajavad kohapeal: töö üksikasjad, kliendi märkmed, staatuse värskendused ja töö lõpetamise voog. See vähendab kontorikõnede hulka ja kiirendab töövoogu.

Teavitused

Saatke õiged meeldetuletused töö jätkamiseks. Dispetšerid saavad vähendada käsitsi järelkõnesid ning tehnikud jäävad ajakava muutuste osas kursis.

Aruanded ja analüütika

Muutke igapäevane töötegevus loetavaks sisendiks. Kasutage aruandeid reageerimisaja parandamiseks, korduvkülastuste vähendamiseks ja tootlikkuse mõistmiseks ilma arvamata.

Kui soovite testi teha oma meeskonnaga, pakub Shifton kuni 55 päeva tasuta prooviperioodi, et saaksite näha, kas dispetšerimine, ajakava koostamine ja töö jälgimine tunnevad end reaalsetes tegevustes lihtsamana.

Kuidas alustada ühe pärastlõunaga

Alustage väikeste sammudega ja ehitage sealt edasi. Kiireim viis on esmalt üles seada põhiline dispetšeri voog, seejärel lisada rohkem üksikasju, kui meeskond on valmis.

Samm 1: Looge oma meeskond ja rollid

Lisage dispetšerid, tehnikud ja juhid, et iga inimene näeks, mida ta vajab.

Samm 2: Määrake oma töö tüübid ja põhitöövoog

Määratlege ühised HVAC-tööd nagu hooldus, remont ja paigaldus. Hoidke staatust alguses lihtsana.

Samm 3: Alustage reaalsete tööde dispetšerimist

Looge töökorraldused, määrake need ja jälgige staatuse muutusi päeva jooksul.

Samm 4: Lisage kontrollnimekirjad ja töö tõendid

Töömärkmete, fotode ja ühtlase lõpuleviimise protsessi sisseviimine, et vähendada vigu.

Samm 5: Korrigeerige aruandeid iganädalaselt

Kasutage tegelikke andmeid ajakava, personalivaliku ja reageerimisstrateegia täpsustamiseks.

Kui oled valmis,loo konto ja alusta oma saatmisvoo ülesehitamist oma praeguse meeskonna suurusega.

Korduma kippuvad küsimused

Kuidas erineb HVAC-saatmine tavalisest ajakavast?

Saatmine on ajakava elav osa. Ajakava on plaan, saatmine on hetkepõhised otsused, kui kõned muutuvad, tööde ajad venivad pikaks või tekib erakorraline töö. HVAC vajab saatmist, mis suudab kiiresti kohaneda.

Mida peaks HVAC-saatja päeva jooksul jälgima?

Vähemalt: tehniku saadavus, tööde staatus, sõiduaeg, prioriteeditase ja kliendi ajavahemikud. Selge juhtpaneel teeb selle lihtsamaks kui värskenduste telefoni teel jälitamine.

Kas saatmine aitab vähendada kordusvisiite?

Jah, kui töökorraldused sisaldavad kõiki üksikasju, kontrolle ja töö ajalugu. Kui tehnikud teavad, mis varem juhtus ja mida nüüd vaja on, teevad nad vähem vigu ja kordusvisiitide arv väheneb.

Kas tehnikud peavad saatmisvahendite kasutamiseks olema tehnoloogiateadlikud?

Ei peaks. Parimad tööriistad hoiavad asja lihtsana: vaata tööd, jälgi samme, uuenda staatust ja sulge see. Selge mobiiliga ligipääs eemaldab segaduse.

Kas väikesed HVAC-ettevõtted peaksid ka saatmisvahendeid kasutama?

Väikesed meeskonnad saavad sageli kõige kiiremini kasu, sest omanik teeb kõike ise. Lihtne saatmisvoog vähendab administreerimistööd, aitab vältida vastamata kõnesid ja hoiab tööd organiseerituna, kui kasvate.

Kuidas valida oma HVAC-meeskonna jaoks õige seadistus?

Alustage põhitõdedest: töökorraldused, ajakava, saatmise vaade ja tehniku uuendused. Lisa aruandlus ja rohkem struktuuri, kui meeskond on mugav. Õige seadistus on see, mida sinu meeskond iga päev tegelikult kasutab.