Trạng Thái Nhiệm Vụ

Trạng Thái Nhiệm Vụ: Quy Trình Tiêu Chuẩn & Tùy Chỉnh Cao Cấp

Trạng thái nhiệm vụ giúp bạn theo dõi từng bước của một công việc — từ lúc nó xuất hiện trong hệ thống cho đến khi hoàn thành thành công.
Shifton bao gồm một quy trình trạng thái mặc định được hầu hết các công ty sử dụng, đồng thời cho phép bạn cấu hình một quy trình trạng thái chi tiết hơn nếu hoạt động của bạn yêu cầu.

✅ Quy Trình Trạng Thái Mặc Định

Theo mặc định, mỗi nhiệm vụ trải qua ba giai đoạn chính:

Trạng Thái	Hiển Thị	Mục Đích
CẦN LÀM	ẩn từ kỹ thuật viên	Điểm khởi đầu bên trong hệ thống xác định các trạng thái có thể chọn đầu tiên
Đánh Dấu Bắt Đầu	hiển thị	Kỹ thuật viên đã bắt đầu công việc
Đánh Dấu Kết Thúc	hiển thị	Kỹ thuật viên đã hoàn thành công việc

Quy Trình Tiêu Chuẩn

Quy trình này lý tưởng cho một quy trình đơn giản:
bắt đầu nhiệm vụ → hoàn thành nhiệm vụ → chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo.

✨ Quy Trình Trạng Thái Nâng Cao (Tùy Chọn)

Nếu quy trình của bạn bao gồm:

chấp nhận công việc,
di chuyển đến khách hàng,
phê duyệt và xác nhận,
tạm dừng tạm thời,
việc quay lại hoặc công việc bảo hành,

bạn có thể muốnmở rộng quy trình làm việcvới các trạng thái bổ sung.

Ví dụ về một quy trình mở rộng

🧩 CẦN LÀM — Trạng thái ẩn nội bộ

Ngay cả trong các luồng công việc nâng cao,CẦN LÀM vẫn bị ẩnvà chỉ được sử dụng để xác định các trạng thái hiển thị đầu tiên.

Các lựa chọn có sẵn từ CẦN LÀM:

Chấp nhận — kỹ thuật viên nhận công việc để thực hiện
Từ chối — kỹ thuật viên từ chối công việc

❌ Từ chối làtrạng thái cuối cùng — không có hành động nào khác có sẵn.

🔄 Luồng thực hiện chính

Khi công việc được Chấp nhận:

Đang làm = kỹ thuật viên đang làm việc tích cực

Bước tiếp theo là lựa chọn duy nhấttừ các chuyển tiếp có sẵn:

⏸ Tạm dừng — Tạm ngưng

Được sử dụng khi kỹ thuật viên phải dừng nhiệm vụ trong một khoảng thời gian:

chờ phụ tùng,
khách hàng không có mặt,
lên lịch cho việc quay lại.

Các chuyển tiếp cho phép từTạm dừng:

Bắt đầu — đang chuẩn bị để tiếp tục thực hiện
Hoàn thành — tác vụ có thể được đóng lại ở giai đoạn này

🏁 Hoàn thành / Kiểm tra — Trạng thái cuối cùng

Công việc đã được kỹ thuật viên hoàn thành đầy đủ.

Tùy chọn, tác vụ có thể được mở lại bởi quản trị viên nếu cần thực hiện công việc thêm (ví dụ: điều chỉnh bảo hành).

Khuyến khích tạo trạng thái đặc biệt cho các lần quay lại:

Công việc bảo hành
Lần thăm thứ hai
Cần theo dõi

📊 Sơ đồ Ví dụ Quy Trình Làm Việc Mở Rộng

🎯 Chọn Quy Trình Làm Việc Đúng

Sử dụng Quy Trình Mặc Định Khi	Sử dụng Quy Trình Nâng Cao Khi
Tác vụ đơn giản và tuyến tính	Tác vụ có nhiều bước thực hiện
Công việc tại văn phòng	Dịch vụ hiện trường có công tác di chuyển
Mỗi tác vụ có thể hoàn thành trong một lần thăm	Có trì hoãn, trả lại, và phê duyệt xảy ra
Không cần xác nhận tác vụ	Có người xác nhận hoặc người điều phối tham gia

🛠 Cách Cấu Hình Trạng Thái Nâng Cao

1️⃣ Đi đến Cài Đặt Tác Vụ → Trạng Thái
2️⃣ Thêm trạng thái tùy chỉnh
3️⃣ Xác địnhcác chuyển tiếp được phépcho mỗi trạng thái
4️⃣ Đảm bảo mỗi trạng thái dẫn đến một bước tiếp theo hợp lý (ngoại trừ các trạng thái cuối cùng)

✅ Lợi ích của một Quy trình Công việc Được Cấu hình Tốt

Kỹ thuật viên luôn biếtphải thực hiện hành động tiếp theo nào
Trình điều phối giám sát tiến trình trong thời gian thực
Quản lý có cái nhìn sâu sắc về hiệu suất công việc và hoạt động hiện trường
Quy trình công việc trở nên có cấu trúc, tự động hóa và dễ đoán trước

Câu hỏi Thường gặp (FAQ)

Hỏi: Trạng thái công việc trong Shifton là gì?
Đáp: Trạng thái công việc giúp theo dõi từng bước của một công việc — từ lúc nó xuất hiện trong hệ thống cho đến khi hoàn thành thành công.

Hỏi: Quy trình công việc mặc định là gì?
Đáp: Quy trình trạng thái mặc định bao gồm ba giai đoạn chính:

TO DO (điểm khởi đầu nội bộ),
Check In (khi kỹ thuật viên bắt đầu công việc),
Check Out (khi kỹ thuật viên hoàn thành công việc).

Hỏi: Trạng thái TO DO có nghĩa là gì?
Đáp: “TO DO” là trạng thái nội bộ, ẩn được sử dụng để xác định các trạng thái đầu tiên mà kỹ thuật viên có thể chọn.

Hỏi: Quy trình làm việc mặc định có thể mở rộng không?
Đáp: Có — nếu quy trình của bạn yêu cầu các bước như chấp nhận công việc, di chuyển, phê duyệt, tạm dừng, theo dõi hoặc thăm bảo hành, bạn có thể cấu hình quy trình trạng thái nâng cao với các trạng thái tùy chỉnh.

Hỏi: Ví dụ về quy trình công việc nâng cao là gì?
Trả lời: Một ví dụ về quy trình công việc mở rộng có thể là:
TO DO → Accept → Doing → (Pause) → Finish, phản ánh việc chấp nhận, thực hiện, tạm dừng và hoàn thành.

Hỏi: Trạng thái Chấp nhận có nghĩa là gì?
Trả lời: “Chấp nhận” có nghĩa là kỹ thuật viên đã nhận công việc để làm. Nó chuyển từ trạng thái CẦN LÀM và là một phần của quy trình công việc mở rộng.

Hỏi: Trạng thái Đang Làm chỉ ra điều gì?
Trả lời: “Đang Làm” có nghĩa là kỹ thuật viên đang làm việc tích cực trên nhiệm vụ sau khi chấp nhận.

Hỏi: Khi nào nên sử dụng trạng thái Tạm Dừng?
Trả lời: “Tạm Dừng” được sử dụng khi kỹ thuật viên phải tạm dừng công việc — ví dụ, trong khi chờ đợi bộ phận, khách hàng không có mặt, hoặc lên kế hoạch cho một lần thăm lại.

Hỏi: Điều gì xảy ra khi một nhiệm vụ đạt đến Trả Hàng / Hoàn Thành?
Trả lời: Khi một nhiệm vụ được chuyển đến Trả Hàng / Hoàn Thành, nó đã được hoàn thành đầy đủ bởi kỹ thuật viên. Một số quy trình công việc cũng cho phép quản trị viên mở lại một nhiệm vụ đã hoàn thành nếu cần làm thêm việc.

Hỏi: Tôi có thể tùy chỉnh các trạng thái nhiệm vụ không?
Trả lời: Có — bạn có thể cấu hình quy trình công việc nâng cao bằng cách tạo trạng thái tùy chỉnh và định nghĩa các chuyển đổi được phép để phản ánh quy trình thực tế của công ty bạn.

Hỏi: Tại sao tôi nên sử dụng một quy trình công việc nâng cao?
Trả lời: Các quy trình công việc nhiệm vụ nâng cao giúp đại diện cho các quy trình thực tế với các bước trung gian (ví dụ, chấp nhận, tạm dừng, theo dõi), làm cho việc giám sát và thực hiện linh hoạt và chính xác hơn.