Tạo và phân công nhiệm vụ

Nhiệm vụ là mô-đun cốt lõi trong chế độ Dịch vụ thực địa và không thể bị vô hiệu hóa.

Nhiệm vụ cho phép bạn giao việc cho một hoặc nhiều nhân viên, với một danh sách kiểm tra được đính kèm để hoàn thành trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Nhiệm vụ là trung tâm của các hoạt động Dịch vụ thực địa và được sử dụng cho tất cả các loại phân công, lập kế hoạch và theo dõi công việc.

Lưu ý: Nhiệm vụ là thiết yếu; mọi thứ trong Dịch vụ thực địa xoay quanh chúng. Hiểu đầy đủ về nhiệm vụ là rất quan trọng để sử dụng hệ thống một cách hiệu quả.

Các trang nơi bạn có thể tạo một nhiệm vụ

Nhiệm vụ có thể được tạo từ nhiều nơi trong hệ thống, tùy thuộc vào quy trình làm việc và sở thích.

1. Trang Khách hàng

1. Điều hướng đến trang Khách hàng.

2. Xác định vị trí khách hàng mong muốn trong danh sách.

3. Nhấp vào biểu tượng bút chì bên cạnh tên khách hàng để mở bảng điều khiển phụ hồ sơ khách hàng.
   

4. Cuộn xuống trong bảng và nhấp vào Tạo Nhiệm vụ.
   

Các chi tiết quan trọng:

• Nếu khách hàng có nhiều địa chỉ, bạn phải chọn một địa chỉ cụ thể cho nhiệm vụ.

• Khi tạo một nhiệm vụ thông qua trang Khách hàng, khách hàng được tự động thêm vào. Bạn không cầnphải chọn khách hàng một cách thủ công.

• Nếu cần chỉnh sửa chi tiết khách hàng (ví dụ: tên, thông tin liên lạc, địa chỉ), nhấp vào biểu tượng bút chì, cập nhật thông tin trong bảng bên và nhấn vào Lưu.

• Để tạo một khách hàng mới, nhấp vào biểu tượng + trong phần khách hàng, điền vào các trường cần thiết được cấu hình cho công ty của bạn và nhấn Lưu.

Mẹo: Luôn kiểm tra lại khách hàng và địa chỉ đã chọn, đặc biệt là nếu khách hàng có nhiều địa chỉ, để tránh phân công nhiệm vụ không chính xác.

2. Trang Nhiệm Vụ

Trang Nhiệm Vụ cung cấp cái nhìn tổng quan chi tiết và công cụ quản lý tất cả các nhiệm vụ.

Bạn có thể:

• Xem nhiệm vụ dưới dạng danh sách.

• Lọc nhiệm vụ theo trạng thái: Đang Hoạt Động, Hoàn Thành, Hủy Bỏ, và Không Có Ngày.
  

• Tìm kiếm nhiệm vụ bằng từ khóa.

  • Lưu ý: Chỉ những trường được kích hoạt tìm kiếm trong khi tạo trường nhiệm vụ mới có thể được tìm kiếm.

• Lọc nhiệm vụ theo một hoặc nhiều trạng thái.
  

• Chọn một phạm vi ngày để hiển thị các nhiệm vụ.

  

• Hiển thị các nhiệm vụ đã lọc và sắp xếp trên một bản đồ.
  

Các trường nhiệm vụ hiển thị bao gồm:

• Tiêu đề và Mô tả– các trường tiêu chuẩn. Nếu có tùy chỉnh (thêm/xóa/sắp xếp lại các trường), hiển thị sẽ phản ánh những thiết lập đó.

• Khách hàng– khách hàng liên kết với nhiệm vụ.

• Địa chỉ– địa chỉ của khách hàng liên quan đến nhiệm vụ.

• Nhân viên– nhân viên được chỉ định.

• Thời gian dự kiến– thời gian bắt đầu dự kiến.

• Trạng thái– trạng thái hiện tại của nhiệm vụ.

• Hoàn thành– chỉ hiển thị cho các nhiệm vụ đã hoàn thành; hiển thị thời gian hoàn thành bởi nhân viên.

• Cài đặt cho công việc định kỳ– vòng tròn màu cam có sọc = nhiệm vụ không định kỳ; vòng tròn màu xanh lá có dấu kiểm = nhiệm vụ định kỳ.

• Hành động– tùy chọn để xóa nhiệm vụ.

Gợi ý: Sử dụng bộ lọc và sắp xếp để quản lý số lượng lớn nhiệm vụ một cách hiệu quả.

3. Trang Lịch

Trang Lịch cung cấp cái nhìn tổng quan trực quan về các nhiệm vụ.

• Nhiệm vụ được giao cho nhân viên xuất hiện dưới dạng các ô trên hàng nhân viên.

• Nhiệm vụ có ngày nhưng không có nhân viên được chỉ định xuất hiện trong danh sách công việc chưa được giao.

• Các công việc không có ngày dự kiến sẽ xuất hiện ở bên dưới mục Công việc không có Ngày.

  

Bộ lọc lịch:

• Lọc theo nhân viên

• Lọc theo loại công việc

• Chọn đánh dấu

• Chọn trạng thái

• Chọn khu vực dịch vụ
  

Áp dụng bộ lọc: Nhấn Tìm kiếm. Để đặt lại bộ lọc, nhấn Xóa.
Để cải thiện giao diện lịch, ẩn bảng lọc bằng cách nhấp vào biểu tượng lọc phía trên lịch.

Tùy chọn hiển thị lịch:

• Hiển thị công việc cho tất cả nhân viên hoặc chỉ nhân viên có công việc được giao.
  

• Tùy chọn hiển thị: 1 ngày, 3 ngày, 1 tuần, 1 tháng.
  

• Điều hướng ngày hoặc tháng bằng mũi tên trái/phải hoặc chọn một ngày cụ thể qua biểu tượng lịch.

• Nhấp vào biểu tượng bánh răng để có thêm cài đặt:

  • Hiển thị nhiệm vụ – kiểm soát khả năng hiển thị nhiệm vụ trong chế độ xem 1 ngày.

  • Chế độ hiển thị (ngày) – chỉ hiển thị giờ làm việc (ví dụ, 8:00–17:00).

  • Tùy chọn sắp xếp cho nhân viên – chọn để hiển thị số lượng nhân viên.

  • Sắp xếp – theo tên hoặc số cá nhân.

Mẹo: Điều chỉnh các cài đặt này để rõ ràng khi quản lý nhiều nhiệm vụ cùng một lúc.

Tạo một Nhiệm Vụ

Nhấp vào Tạo Nhiệm Vụ để bắt đầu một nhiệm vụ mới.

1. Khách hàng (Không bắt buộc)

• Chọn một khách hàng sẵn có hoặc tạo một khách hàng mới.

• Để chọn, nhập ít nhất 3 chữ cái của tên khách hàng để tìm kiếm.
  

• Chọn đúng địa chỉ.
  

• Để chỉnh sửa chi tiết khách hàng, nhấp vào biểu tượng cây bút → thực hiện thay đổi → Lưu.
  

• Để tạo một khách hàng mới, bấm vào biểu tượng + → điền vào các trường bắt buộc → Lưu.

Lưu ý: Luôn xác minh lựa chọn khách hàng và địa chỉ. Địa chỉ sai dẫn đến lỗi nhiệm vụ.

2. Thông Tin Chung

• Điền vào các trường thông tin chung (trường tùy chỉnh hoặc tiêu chuẩn mà công ty của bạn đã cấu hình).
  

• Thời gian dự kiến – thời gian bắt đầu của nhiệm vụ. Nếu để trống, nhiệm vụ sẽ xuất hiện trong Nhiệm vụ không có ngày.

• Thời gian ước tính – thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ, dùng để lập kế hoạch và tránh trùng lặp.
  

• Dấu hiệu – đánh dấu trực quan cho các loại nhiệm vụ trên lịch.

• Kỹ năng – chọn các kỹ năng được định nghĩa trước để lọc nhân viên khi phân công.
  

• Danh sách kiểm tra – chọn một danh sách kiểm tra cho nhân viên hoàn thành trong nhiệm vụ.
  

Mẹo: Thiết lập đúng các dấu hiệu, kỹ năng và danh sách kiểm tra đảm bảo nhân viên được phân công đúng và theo dõi hoàn thành nhiệm vụ.

3. Nhân viên

• Nhiệm vụ có thể phân công cho một hoặc nhiều nhân viên.
  

• Sau khi chọn nhân viên đầu tiên, Nhân viên bổ sung trường xuất hiện.
  

• Mỗi nhân viên bổ sung nhận một phần việc phụ. Phần việc phụ có thể có:

  • Thời gian bắt đầu riêng biệt được lên lịch

  • Thời lượng ước tính riêng biệt

• Để loại bỏ nhân viên bổ sung, nhấp vào biểu tượng thùng rác bên cạnh họ.

Ví dụ: Đối với sự kiện phục vụ, đội trang trí đến trước, bồi bàn đến sau 2 giờ, nhân viên vệ sinh đến vào buổi tối. Các phần việc phụ cho phép lên lịch chi tiết hơn.

4. Công việc định kỳ

• Công việc định kỳ có sẵn chỉ khi giao cho một nhân viên duy nhất.

• Kích hoạt qua Cài đặt công việc định kỳ ô sau khi thiết lập thời gian dự kiến.
  

• Chọn ngày kết thúc và loại hình định kỳ:

  • Hàng ngày – chọn ngày trong tuần (Thứ Hai–Chủ Nhật).

  • Hàng tuần – cùng ngày trong tuần, mỗi tuần cho đến ngày kết thúc.

  • Mỗi 2 tuần – cùng ngày trong tuần, mỗi 14 ngày cho đến ngày kết thúc.
    

Lưu ý: Thêm nhân viên bổ sung sẽ vô hiệu hóa tính định kỳ cho các nhân viên phụ thêm.
Quan trọng: Trước khi bắt đầu thực hiện nhiệm vụ, bạn có thể chỉnh sửa nhiệm vụ này hoặc tất cả các lần thực hiện sau, bao gồm: nhân viên, danh sách kiểm tra, ngày/giờ, điểm, kỹ năng, v.v.

5. Dụng cụ theo kế hoạch Dụng cụ (Tùy chọn)

• Xác định các dụng cụ, thiết bị hoặc hàng tiêu dùng cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ (yêu cầu mô-đun Kho).

• Dụng cụ phải sẵn có với số lượng đúng cho nhân viên.
  

• Lưu ý: Dụng cụ theo kế hoạch có thể khác với dụng cụ thực sự sử dụng về loại hoặc số lượng.

6. Tập tin

• Tải lên ảnh hoặc tài liệu của khách hàng.

• Chọn có hiển thị hoặc ẩn tập tin khỏi nhân viên.
  

Câu hỏi thường gặp – Tạo và gán nhiệm vụ

1. Tại sao tôi không thể chọn địa chỉ của khách hàng?
Một khách hàng có nhiều địa chỉ; cần chọn một để gắn nhiệm vụ đúng cách.

2. Nếu khách hàng không tồn tại thì sao?
Sử dụng biểu tượng + để tạo mới một khách hàng và điền vào các trường bắt buộc.

3. Tôi có thể tạo nhiệm vụ mà không có khách hàng không?
Có, trường khách hàng là tùy chọn. Nhiệm vụ không có khách hàng sẽ xuất hiện trong danh sách và trên lịch.

4. Tại sao nhiệm vụ của tôi không hiển thị trên lịch?
Nhiệm vụ không có thời gian đã định sẽ xuất hiện trong Nhiệm vụ không có Ngày. Thêm thời gian đã định để hiển thị trên lịch.

5. Làm thế nào để tôi gán nhiều nhân viên?
Chọn nhân viên đầu tiên → Nhân Viên Bổ Sung trường xuất hiện → thêm nhiều nhân viên hơn → các công việc con được tạo.

6. Các công việc định kỳ có thể được giao cho nhiều nhân viên không?
Không, chức năng định kỳ chỉ có sẵn cho một nhân viên duy nhất.

7. Công việc con là gì?
Công việc con dành cho những nhân viên bổ sung với thời gian bắt đầu, thời lượng và bảng danh sách riêng.

8. Các vòng tròn cam và xanh lá có ý nghĩa gì?

• Vòng tròn cam – không định kỳ

• Vòng tròn xanh lá với dấu kiểm – định kỳ

9. Tôi có thể chỉnh sửa bảng danh sách sau khi tạo công việc không?
Có, trước khi thực hiện công việc. Công việc con có thể có bảng danh sách riêng.

10. Tại sao tìm kiếm bằng từ khoá không thể tìm thấy công việc của tôi?
Chức năng tìm kiếm chỉ hoạt động trên những trường được kích hoạt tìm kiếm.

11. Làm thế nào để hiển thị công việc trên bản đồ?
Sau khi lọc và sắp xếp trên trang Công Việc, nhấp vào hiển thị trên bản đồ.

12. Tôi có thể xem công việc của tất cả nhân viên trên lịch không?
Có, hiển thị tất cả nhân viên hoặc chỉ những người có công việc được giao.

13. Làm thế nào để lọc công việc theo đánh dấu hoặc loại?
Sử dụng bộ lọc → nhấp Tìm kiếm.

14. Làm thế nào để thay đổi thời gian đã lên lịch cho công việc con?
Mỗi công việc con có thể có thời gian bắt đầu và thời lượng riêng.

15. Điều gì xảy ra nếu tôi xoá nhân viên chính?
Công việc chính sẽ bị xoá. Các công việc con có thể mất liên kết. Hãy xoá các công việc con trước nếu cần.

16. Làm thế nào để đặt một công việc định kỳ?
Chọn ngày bắt đầu → kiểm tra Cài Đặt Công Việc Định Kỳ → cài đặt ngày kết thúc và loại.

17. Công việc định kỳ có thể bắt đầu vào các ngày khác nhau cho các nhân viên khác nhau không?
Không. Lặp lại được liên kết với một nhân viên và ngày bắt đầu. Trước khi thực hiện, bạn có thể chỉnh sửa công việc này hoặc tất cả công việc trong tương lai.

18. Tại sao công cụ được lập kế hoạch không khớp với việc sử dụng thực tế?
Các công cụ được lập kế hoạch là gợi ý; việc sử dụng thực tế có thể khác.

19. Làm cách nào để đính kèm tệp?
Tải lên tệp → chọn hiển thị/ẩn chúng khỏi nhân viên.

20. Làm cách nào để chỉnh sửa thông tin khách hàng sau khi tạo công việc?
Nhấn vào biểu tượng bút chì → chỉnh sửa → Lưu.

21. Làm cách nào để chỉ định thời gian ước tính?
Sử dụng trường Thời gian ước tính để lập kế hoạch và tránh chồng chéo.

22. Làm cách nào để xem công việc đã hoàn thành?
Lọc theo Đã hoàn thành; thời gian hoàn thành hiển thị trong cột Đã hoàn thành.

23. Nhiều nhân viên có thể có danh sách kiểm tra và thời gian khác nhau không?
Có, thông qua công việc nhỏ.

24. Nếu một công việc không hiển thị sau khi lọc lịch thì sao?
Kiểm tra tất cả các bộ lọc. Những công việc không có thời gian lên lịch xuất hiện trong mục Công việc chưa có Ngày.

25. Làm cách nào để lên lịch cho nhiều nhân viên vào cùng một ngày?
Sử dụng công việc nhỏ với thời gian bắt đầu và thời lượng khác nhau.

26. Tôi có thể chỉnh sửa công việc định kỳ sau khi tạo không?
Có, trước khi thực hiện, bất kỳ trường nào cũng có thể chỉnh sửa: nhân viên, danh sách kiểm tra, ngày/thời gian, dấu hiệu, kỹ năng.

27. Một nhiệm vụ có thể có nhiều danh sách kiểm tra không?
Vâng, các công việc phụ có thể có các danh sách kiểm tra khác nhau.

28. Điều gì xảy ra nếu tôi không đặt thời gian dự kiến?
Nhiệm vụ xuất hiện trong Nhiệm vụ không có Ngày và không được hiển thị vào một ngày cụ thể trong lịch.