Ustvarjanje in dodeljevanje nalog

Naloge so osrednji modul v načinu Terenskih storitev in jih ni mogoče onemogočiti.

Naloge omogočajo dodeljevanje dela enemu ali več zaposlenim, s priloženim kontrolnim seznamom za izpolnitev med izvajanjem naloge. Naloge so ključne za delovanje terenskih storitev in se uporabljajo za vse vrste dodelitev, načrtovanje in sledenje delu.

Opomba: Naloge so bistvene; vse v terenskih storitvah se vrti okoli njih. Popolno razumevanje nalog je ključno za učinkovito uporabo sistema.

Strani, kjer lahko ustvarite nalogo

Naloge je mogoče ustvariti na več mestih v sistemu, odvisno od delovnega toka in preferenc.

1. Stran Stranke

Navigirajte na stran Stranke.
Poiščite želeno stranko na seznamu.
Kliknite na ikonico svinčnika poleg imena stranke, da odprete bočni panel profila stranke.
Pomikajte se navzdol v panelu in kliknite Ustvari nalogo.

Pomembne podrobnosti:

Če ima stranka več naslovov, morate izbrati enega specifičnega za nalogo.
Ko ustvarjate nalogo prek strani s strankami, se stranka samodejno doda. Ni vam treba ročno izbirati stranke.
Če je treba urediti podrobnosti stranke (npr. ime, kontaktni podatki, naslov), kliknite ikono svinčnika, posodobite podatke v stranskem panelu in kliknite Shrani.
Za ustvarjanje nove stranke kliknite ikono + v razdelku za stranke, izpolnite potrebna polja, ki so konfigurirana za vaše podjetje, in kliknite Shrani.

Nasvet: Vedno dvakrat preverite izbrano stranko in naslov, še posebej, če ima stranka več naslovov, da se izognete napačnemu dodeljevanju naloge.

2. Stran Naloge

Stran z nalogami ponuja podroben pregled in orodja za upravljanje vseh nalog.

Lahko:

ogledate naloge kot seznam.
Filtrirate naloge po statusu: Aktivne, Dokončane, Preklicane in Brez datuma.
Poiščete naloge z uporabo ključnih besed.
- Opomba: Le polja, omogočena za iskanje med ustvarjanjem polja naloge, se lahko iščejo.
Filtrirate naloge po enem ali več statusih..
Izberete datum za prikaz nalog.
Prikazujete filtrirane in razvrščene naloge na zemljevid.

Prikazana polja naloge vključujejo:

Naslov in opis – standardna polja. Če so bile narejene prilagoditve (dodana/odstranjena/preurejena polja), bo prikaz odražal te nastavitve.
Stranka – stranka, povezana z nalogo.
Naslov – naslov stranke, povezan z nalogo.
Zaposleni – dodeljeni zaposleni.
Načrtovan čas – predvideni čas začetka.
Status – trenutni status naloge.
Dokončano – prikazano le za dokončane naloge; prikaže čas dokončanja s strani zaposlenega.
Nastavitve za ponavljajoče naloge – oranžen krog s črto = naloga se ne ponavlja; zelen krog s kljukico = ponavljajoča se naloga.
Dejanja – možnosti za brisanje naloge.

Nasvet: Uporabite filtre in razvrščanje za učinkovito upravljanje velikega števila nalog.

3. Stran koledarja

⟨1⟩Koledar⟨/1⟩ zagotavlja vizualni pregled nad nalogami.⟨1⟩Koledar⟨/1⟩⟨1⟩ zagotavlja vizualni pregled nad nalogami.

Naloge, dodeljene zaposlenim, se pojavijo kot ⟨1⟩celice v vrstici zaposlenega⟨/1⟩⟨1⟩celice v vrstici zaposlenega⟨/1⟩.
Naloge z datumom, a brez dodeljenega zaposlenega se pojavijo v seznamu nenaloženih nalog.
Naloge brez načrtovanega datuma se pojavijo na strani pod Naloge brez datuma.

Filtri koledarja:

Filtriraj po zaposlenem
Filtriraj po vrsti naloge
Izberi oznake
Izberi stanja
Izberi območja storitev

Uporaba filtrov: Klikni Išči. Za ponastavitev filtrov klikni Počisti.
Za izboljšanje pogleda koledarja skrij filter panel s klikom na ikono filtra nad koledarjem.

Možnosti prikaza koledarja:

Prikaži naloge za vse zaposlene ali samo zaposlene z dodeljenimi nalogami.
Možnosti prikaza: 1 dan, 3 dni, 1 teden, 1 mesec.
Premikaj dni ali mesece z uporabo levo/desno puščic ali izberi določen dan preko ikona koledarja.
Kliknite ikono zobnika za dodatne nastavitve:
- Prikaz opravil – upravlja vidljivost opravil v 1-dnevnem pogledu.
- Način prikaza (dan) – prikaži samo delovne ure (npr. 8:00–17:00).
- Možnosti razvrščanja zaposlenih – izberite prikaz številk zaposlenih.
- Razvrsti – po imenu ali osebni številki.

Nasvet: Prilagodite te nastavitve za jasnost pri upravljanju mnogih opravil hkrati.

Ustvarjanje opravila

Kliknite Ustvari opravilo za začetek novega opravila.

1. Stranka (neobvezno)

Izberite obstoječo stranko ali ustvarite novo.
Za izbiro vtipkajte vsaj 3 črke imena stranke za iskanje.
Izberite pravilen naslov.
Za urejanje podatkov stranke kliknite ikono svinčnika → naredite spremembe → Shrani.
Za ustvarjanje nove stranke kliknite na + ikono → izpolnite zahtevana polja → Shrani.

Opomba: Vedno preverite izbiro strank in naslovov. Napačni naslovi vodijo do napak pri nalogah.

2. Splošne informacije

Izpolnite polja za splošne informacije (prilagojena ali standardna polja, ki jih je nastavilo vaše podjetje).
Predviden čas – začetek naloge. Če ostane prazno, se naloga pojavi med Naloge brez datuma.
Ocena trajanja – čas potreben za dokončanje naloge, uporablja se za načrtovanje in izogibanje prekrivanju.
Oznake – vizualni označevalci za vrste nalog na koledarju.
Spretnost – izberite vnaprej določene spretnosti za filtriranje zaposlenih med dodeljevanjem.
Kontrolni seznam – izberite kontrolni seznam, ki ga mora zaposleni izpolniti med nalogo.

Nasvet: Pravilna nastavitev oznak, spretnosti in kontrolnih seznamov zagotavlja pravilno dodelitev zaposlenih in sledenje dokončanju nalog.

3. Zaposleni

Naloge je mogoče dodeliti enem ali več zaposlenim.
Po izbiri prvega zaposlenega, je Dodatni zaposleni polje se prikaže.
Vsak dodaten zaposleni prejme podnalogo. Podnaloge lahko imajo:
- Ločen načrtovan začetek
- Ločeno ocenjeno trajanje
Za odstranitev dodatnih zaposlenih kliknite ikono koša poleg njih.

Primer: Za gostinske dogodke dekoraterji pridejo najprej, natakarji prispejo 2 uri kasneje, čistilno osebje zvečer. Podnaloge omogočajo natančno načrtovanje.

4. Ponavljajoče se naloge

Ponavljajoče se naloge so na voljo samo za naloge, dodeljene enemu zaposlenemu.
Omogočite jih preko Ponavljajoče se nastavitve nalog potrditveno polje po nastavitvi načrtovanega časa.
Izberite končni datum in vrsto ponovitve:
- Dnevno – izberite dneve v tednu (ponedeljek–nedelja).
- Tedensko – isti dan v tednu vsako teden do končnega datuma.
- Vsaka 2 tedna – isti dan v tednu na vsakih 14 dni do končnega datuma.

Opomba: Dodajanje dodatnih zaposlenih onemogoči ponovitve za dodatne zaposlene.
Pomembno: Preden začnete z izvajanjem naloge, lahko uredite to nalogo ali vse prihodnje primere, vključno z: zaposlenim, kontrolnim seznamom, datumom/uro, ocenami, veščinami itd.

5. NačrtovanoOrodja (Neobvezno)

Določite potrebna orodja, opremo ali potrošni material za izvedbo naloge (zahteva modul Inventar).
Orodja morajo biti na voljo v pravilni količini za zaposlenega.
Opomba: Načrtovana orodja se lahko razlikujejo od dejansko uporabljenih po vrsti ali količini.

6. Datoteke

Nalaganje fotografij strank ali dokumentov.
Izberite, ali želite prikazati ali skriti datoteke pred zaposlenim.

Pogosta vprašanja – Ustvarjanje in dodeljevanje nalog

1. Zakaj ne morem izbrati naslova stranke?
Stranka ima več naslovov; enega je treba izbrati, da pravilno dodelite nalogo.

2. Kaj storiti, če stranka ne obstaja?
Uporabite + ikono za ustvarjanje nove stranke in izpolnite zahtevana polja.

3. Ali lahko ustvarim nalogo brez stranke?
Da, polje stranka je neobvezno. Naloge brez stranke se pojavijo v seznamih in na koledarju.

4. Zakaj moja naloga ni prikazana na koledarju?
Naloge brez načrtovanega časa se pojavijo v Naloge brez datuma. Dodajte načrtovan čas za prikaz na koledarju.

5. Kako dodelim več zaposlenih?
Izberite prvega zaposlenega → Dodatni zaposleni polje se prikaže → dodajte več zaposlenih → ustvarijo se podnaloge.

6. Ali je mogoče ponavljajoče se naloge dodeliti več zaposlenim?
Ne, ponovitve so na voljo le za enega zaposlenega.

7. Kaj so podnaloge?
Podnaloge so namenjene dodatnim zaposlenim z ločenim začetnim časom, trajanjem in seznamom opravil.

8. Kaj pomenita oranžen in zelen krog?

Oranžen krog – neponavljajoče se
Zelen krog s kljukico – ponavljajoče se

9. Ali lahko uredim sezname opravil po ustvarjanju nalog?
Da, pred izvedbo naloge. Podnaloge lahko imajo ločene sezname opravil.

10. Zakaj iskalnik po ključnih besedah ne najde moje naloge?
Iskanje deluje le na poljih omogočenih za iskanje.

11. Kako prikažem naloge na zemljevidu?
Po filtriranju in urejanju na strani Naloge, kliknite prikaz na zemljevidu.

12. Ali lahko vidim naloge vseh zaposlenih na koledarju?
Da, prikaz vseh zaposlenih ali samo tistih z dodeljenimi nalogami.

13. Kako filtriram naloge po oznakah ali vrstah?
Uporabite filtre → kliknite Iskanje.

14. Kako spremenim načrtovan čas za podnalogo?
Vsaka podnaloga lahko ima svoj začetni čas in trajanje.

15. Kaj se zgodi, če izbrišem glavnega zaposlenega?
Glavna naloga se izbriše. Podnaloge lahko izgubijo povezavo. Najprej izbrišite podnaloge, če je potrebno.

16. Kako nastavim ponavljajočo se nalogo?
Izberite začetni datum → preverite Nastavitve ponavljajočih se nalog → nastavite končni datum in tip.

17. Ali lahko ponavljajoče se naloge za različne zaposlene začnejo na različne dni?
Ne. Ponavljanje je povezano z enim zaposlenim in začetnim datumom. Pred izvajanjem lahko uredite to ali vse prihodnje naloge.

18. Zakaj načrtovana orodja ne ustrezajo dejanski uporabi?
Načrtovana orodja so priporočila; dejanska uporaba se lahko razlikuje.

19. Kako priložim datoteke?
Naložite datoteke → odločite se, ali jih boste prikazali/skrili pred zaposlenim.

20. Kako uredim podatke o strankah po ustvarjanju naloge?
Kliknite ikono svinčnika → uredite → Shrani.

21. Kako navedem ocenjeni čas trajanja?
Uporabite polje Ocenjeni čas trajanja za načrtovanje in izogibanje prekrivanju.

22. Kako si ogledam dokončane naloge?
Filtrirajte po Dokončano; čas dokončanja se prikaže v stolpcu Dokončano.

23. Ali lahko več zaposlenih ima različne kontrolne sezname in čase?
Da, preko podnalog.

24. Kaj če naloga ni vidna po filtriranju koledarja?
Preverite vse filtre. Naloge brez določenega časa se prikažejo v Naloge brez datuma.

25. Kako načrtujem več zaposlenih na isti dan?
Uporabite podnaloge z različnimi časovnimi začetki in trajanji.

26. Ali lahko uredim ponavljajoče se naloge po ustvarjanju?
Da, pred izvajanjem lahko uredite katerokoli polje: zaposlenega, kontrolni seznam, datum/čas, oznake, veščine.

27. Ali lahko naloga ima več kontrolnih seznamov?
Da, podnaloge lahko imajo različne kontrolne sezname.

28. Kaj se zgodi, če ne nastavim določenega časa?
Naloga se prikaže vNaloge brez datumain ni prikazana na določen dan v koledarju.