Užduočių kūrimas ir priskyrimas

Užduotys yra pagrindinis modulis Field Service režime ir negali būti išjungtos.

Užduotys leidžia priskirti darbą vienam arba keliems darbuotojams, prie kurios pridedamas kontrolinis sąrašas, kurį reikia užpildyti vykdant užduotį. Užduotys yra esminė Field Service operacijų dalis ir naudojamos visų tipų priskyrimams, planavimui ir darbų sekimui.

Pastaba: užduotys yra būtinos; visa Field Service sistema sukasi aplink jas. Visiškai suprasti užduotis yra būtina, norint efektyviai naudoti sistemą.

Puslapiai, Kur Galima Sukurti Užduotį

Užduotys gali būti sukurtos iš įvairių vietų sistemoje, priklausomai nuo darbo eigos ir pageidavimų.

1. Klientų puslapis

Eikite į Klientų puslapį.
Raskite norimą klientą sąraše.
Paspauskite pieštuko piktogramą šalia kliento vardo, kad atidarytumėte kliento profilio šoninį skydelį.
Slinkite žemyn skydelyje ir paspauskite Sukurti Užduotį.

Svarbūs aspektai:

Jei klientas turi kelis adresus, jūs privalote pasirinkti vieną konkretų adresą užduočiai.
Kuriant užduotį per Klientų puslapį, klientas yra automatiškai pridedamas. Jums nereikia pasirinkti kliento rankiniu būdu.nereikia rankiniu būdu pasirinkti kliento.
Jei reikia redaguoti kliento informaciją (pvz., vardas, kontaktiniai duomenys, adresas), spustelėkite pieštuko piktogramą, atnaujinkite informaciją šoninėje panelėje ir spustelėkite Išsaugoti.
Norėdami sukurti naują klientą, spustelėkite pliuso piktogramą klientų skiltyje, užpildykite jūsų įmonei sukonfigūruotus laukus ir spustelėkite Išsaugoti.

Patarimas: Visada patikrinkite pasirinktą klientą ir adresą, ypač jei klientas turi kelis adresus, kad išvengtumėte neteisingo užduoties priskyrimo.

2. Užduočių Puslapis

Užduočių puslapis teikia išsamų peržiūrą ir valdymo įrankius visoms užduotims.

Jūs galite:

Peržiūrėti užduotis sąrašo forma.
Filtruoti užduotis pagal statusą: Aktyvios, Baigtos, Atšauktos ir Be datos.
Ieškoti užduočių naudojant raktažodžius.
- Pastaba: Tik tie laukai, kurie buvo įgalinti paieškai užduoties laukų kūrimo metu, gali būti ieškomi.
Filtruoti užduotis pagal vieną ar daugiau statusų.
Pasirinkti datų intervalą, į kurį bus įtrauktos rodomos užduotys.
Rodyti filtruotas ir surūšiuotas užduotis ant žemėlapis.

Rodyklėje pateikiami užduočių laukeliai:

Pavadinimas ir aprašymas – standartiniai laukai. Jei buvo atlikti tinkinimai (pridėti/pašalinti/perdėlioti laukus), vaizdas atspindi tuos nustatymus.
Klientas – klientas, susietas su užduotimi.
Adresas – su užduotimi susijęs kliento adresas.
Darbuotojas – paskirtas darbuotojas (-ai).
Planuojamas laikas – planuojamas pradžios laikas.
Statusas – dabartinis užduoties statusas.
Užbaigta – rodoma tik užbaigtoms užduotims; nurodo užbaigimo laiką darbuotojo.
Pasikartojančių darbų nustatymai – oranžinis apskritimas su juosta = nepasikartojanti užduotis; žalias apskritimas su varnele = pasikartojanti užduotis.
Veiksmai – galimybės ištrinti užduotį.

Patarimas: Naudokite filtrus ir rūšiavimą, kad efektyviai tvarkytumėte didelius užduočių kiekius.

3. Kalendoriaus puslapis

„Kalendorius suteikia vizualinę užduočių apžvalgą.

Užduotys, priskirtos darbuotojams, yra rodomos kaip langeliai darbuotojo eilutėje..
Užduotys su data, bet be priskirto darbuotojo. pasirodo nepriskirtų užduočių sąraše.
Užduotys be suplanuotos datos rodomos šone po Užduotys be datos.

Kalendoriaus filtrai:

Filtruoti pagal darbuotoją
Filtruoti pagal užduočių tipą
Pasirinkite žymės
Pasirinkite statusai
Pasirinkite paslaugų sritį

Filtų taikymas: Spustelėkite Ieškoti. Norėdami atstatyti filtrus, spustelėkite Išvalyti.
Norėdami pagerinti kalendoriaus rodinį, paslėpkite filtro panelę spustelėdami filtro piktogramą virš kalendoriaus.

Kalendoriaus rodymo parinktys:

Rodyti užduotis visiems darbuotojams arba tik tiems darbuotojams, kuriems priskirtos užduotys.
Rodymo parinktys: 1 diena, 3 dienos, 1 savaitė, 1 mėnuo.
Naršyti dienas ar mėnesius naudojant kaires/dešinės rodykles arba pasirinkti konkrečią dieną per kalendoriaus piktograma.
Spustelėkite krumpliaračio piktogramą dėl papildomų nustatymų:
- Rodyti užduotis – kontroliuoja užduočių matomumą 1 dienos rodinyje.
- Rodymo režimas (diena) – rodyti tik darbo valandas (pvz., 8:00–17:00).
- Darbuotojų rūšiavimo parinktys – pasirinkite rodyti darbuotojų numerius.
- Rūšiuoti – pagal vardą arba asmens numerį.

Patarimas: Pritaikykite šiuos nustatymus aiškumui valdyti, kai vienu metu yra daug užduočių.

Užduoties kūrimas

Spustelėkite Sukurti užduotį norėdami pradėti naują užduotį.

1. Klientas (Pasirinktina)

Pasirinkite esamą klientą arba sukurkite naują.
Norėdami pasirinkti, įveskite mažiausiai 3 raides kliento pavadinimo paieškai.
Pasirinkite teisingą adresą.
Norėdami redaguoti kliento duomenis, spustelėkite pieštuko piktogramą → atlikite pakeitimus → Išsaugoti.
Norėdami sukurti naują klientą, spustelėkite + ikoną → užpildykite reikiamus laukus → Išsaugoti.

Pastaba: Visada patikrinkite kliento ir adreso pasirinkimą. Neteisingi adresai gali sukelti užduočių klaidas.

2. Bendroji informacija

Užpildykite bendros informacijos laukus (specialius ar standartinius laukus, kuriuos jūsų įmonė sukonfigūravo).
Suplanuotas laikas – užduoties pradžios laikas. Jei palikta tuščia, užduotis pasirodys Užduotys be datos.
Numatoma trukmė – laikas, reikalingas užduočiai atlikti, naudojamas planavimui ir sutapimų išvengimui.
Žymės – vizualiniai užduočių tipų žymekliai kalendoriuje.
Įgūdžiai – pasirinkite iš anksto apibrėžtus įgūdžius darbuotojų filtravimui paskirstymo metu.
Kontrolinis sąrašas – pasirinkite kontrolinį sąrašą, kurį darbuotojas turi užpildyti užduoties metu.

Patarimas: Tinkamai nustatant žymas, įgūdžius ir kontrolinius sąrašus, užtikrinamas teisingas darbuotojų paskirstymas ir užduočių įvykdymo sekimas.

3. Darbuotojai

Užduotis galima paskirti vienam ar keliems darbuotojams.
Po pirmo darbuotojo pasirinkimo, Papildomas darbuotojas laukas pasirodo.
Kiekvienas papildomas darbuotojas gauna papildomą užduotį. Papildomos užduotys gali turėti:
- Atskirą planuojamą pradžios laiką
- Atskirą numatomą trukmę
Norėdami pašalinti papildomus darbuotojus, spustelėkite šiukšliadėžės ikoną šalia jų.

Pavyzdys: Į organizuojamus renginius dekoratoriai atvyksta pirmi, padavėjai atvyksta po 2 valandų, valymo personalas atvyksta vakarop. Papildomos užduotys leidžia tiksliai suplanuoti laiką.

4. Pasikartojančios užduotys

Pasikartojančios užduotys galimos tik užduotims priskirtoms vienam darbuotojui.
Įjungti per Pasikartojančių darbų nustatymus žymėjus nustatytą laiką.
Pasirinkite pabaigos datą ir pasikartojimo tipą:
- Kasdien – pasirinkite savaitės dienas (pirmadienis–sekmadienis).
- Kas savaitę – ta pati savaitės diena kiekvieną savaitę iki pabaigos datos.
- Kas 2 savaites – ta pati savaitės diena kas 14 dienų iki pabaigos datos.

Pastaba: Pridėjus papildomus darbuotojus, papildomiems darbuotojams pasikartojantys darbai yra išjungti.
Svarbu: Prieš pradedant užduoties vykdymą, galite redaguoti šią užduotį arba visus būsimus įvykius, įskaitant: darbuotoją, kontrolinį sąrašą, datą/laiką, ženklus, įgūdžius ir pan.

5. Planuotos Priemonės (Pasirinktinai)

Nurodykite reikalingas priemones, įrangą ar vartojimo reikmenis užduoties vykdymui (reikalauja Atsargų modulio).
Priemonės turi būti prieinamos teisingu kiekiu darbuotojui.
Pastaba: Planuotos priemonės gali skirtis nuo faktiškai naudotų priemonių pagal tipą ar kiekį.

6. Failai

Įkelkite kliento nuotraukas arba dokumentus.
Pasirinkite, ar rodyti arba slėpti failus darbuotojui.

DUK – Užduočių kūrimas ir priskyrimas

1. Kodėl negaliu pasirinkti kliento adreso?
Klientas turi kelis adresus; reikia pasirinkti vieną, kad tinkamai priskirtumėte užduotį.

2. Ką daryti, jei kliento nėra?
Naudokite + ikonėlę naujam klientui sukurti ir užpildyti reikiamus laukus.

3. Ar galiu sukurti užduotį be kliento?
Taip, kliento laukas yra pasirinktinai. Užduotys be kliento rodomos sąrašuose ir kalendoriuje.

4. Kodėl mano užduotis nerodoma kalendoriuje?
Užduotys be suplanuoto laiko rodomos skyriuje Užduotys be datos. Pridėkite suplanuotą laiką, kad ji būtų rodoma kalendoriuje.

5. Kaip priskirti kelis darbuotojus?
Pasirinkite pirmą darbuotoją → Papildomas darbuotojas laukas atsiranda → pridėti daugiau darbuotojų → sukuriamos papildomos užduotys.

6. Ar pasikartojančios užduotys gali būti priskirtos keliems darbuotojams?
Ne, pasikartojimas galimas tik vienam darbuotojui.

7. Kas yra papildomos užduotys?
Papildomos užduotys skirtos papildomiems darbuotojams su atskiru pradžios laiku, trukme ir kontroliniu sąrašu.

8. Ką reiškia oranžiniai ir žali apskritimai?

Oranžinis apskritimas – ne pasikartojanti
Žalias apskritimas su varnele – pasikartojanti

9. Ar galiu redaguoti kontrolinius sąrašus po užduoties sukūrimo?
Taip, prieš užduoties vykdymą. Papildomos užduotys gali turėti atskirus kontrolinius sąrašus.

10. Kodėl raktinis žodis neatranda mano užduoties?
Paieška veikia tik su paieškai įjungtais laukais.

11. Kaip parodyti užduotis žemėlapyje?
Po filtravimo ir rūšiavimo Užduočių puslapyje paspauskite rodyti žemėlapyje.

12. Ar galiu matyti visų darbuotojų užduotis kalendoriuje?
Taip, rodyti visus darbuotojus arba tik tuos, kuriems priskirtos užduotys.

13. Kaip filtruoti užduotis pagal žymes ar tipus?
Naudokite filtrus → spustelėkite Paieška.

14. Kaip pakeisti užduoties pradžios laiką?
Kiekviena papildoma užduotis gali turėti savo pradžios laiką ir trukmę.

15. Kas nutinka, jei ištrinu pagrindinį darbuotoją?
Pagrindinė užduotis ištrinama. Papildomos užduotys gali prarasti ryšį. Jei reikia, pirmiausia ištrinkite papildomas užduotis.

16. Kaip nustatyti pasikartojančią užduotį?
Pasirinkite pradžios datą → patikrinkite Pasikartojančių darbų nustatymai → nustatyti pabaigos datą ir tipą.

17. Ar pasikartojančios užduotys gali prasidėti skirtingomis dienomis skirtingiems darbuotojams?
Ne. Pasikartojimas yra susietas su vienu darbuotoju ir pradžios data. Prieš vykdymą galite redaguoti šią arba visas būsimąsias užduotis.

18. Kodėl planuoti įrankiai nesutampa su faktiniu naudojimu?
Planavimo įrankiai yra rekomendacijos; faktinis naudojimas gali skirtis.

19. Kaip pridėti failus?
Įkelkite failus → pasirinkite, ar juos rodyti/slėpti nuo darbuotojo.

20. Kaip redaguoti kliento informaciją po užduoties sukūrimo?
Spustelėkite pieštuko ikoną → redaguoti → Išsaugoti.

21. Kaip nurodyti numatomą trukmę?
Naudokite Numatoma trukmė lauką planavimui ir persidengimų išvengimui.

22. Kaip galiu peržiūrėti užbaigtas užduotis?
Filtruokite pagal Užbaigta; užbaigimo laikas atsiranda Užbaigta stulpelyje.

23. Ar keli darbuotojai gali turėti skirtingus kontrolinius sąrašus ir laikus?
Taip, naudojant pogrupius.

24. Ką daryti, jei užduotis nėra matoma po kalendoriaus filtro?
Patikrinkite visus filtrus. Užduotys be suplanuoto laiko rodomos Užduotys be datos.

25. Kaip suplanuoti kelis darbuotojus tą pačią dieną?
Naudokite pogrupius su skirtingomis pradžios laikais ir trukmėmis.

26. Ar galiu redaguoti pasikartojančias užduotis po sukūrimo?
Taip, prieš vykdymą galite redaguoti bet kurį lauką: darbuotoją, kontrolinį sąrašą, datą/laiką, įvertinimus, įgūdžius.

27. Ar užduotis gali turėti kelis kontrolinius sąrašus?
Taip, subtasks gali turėti skirtingus kontrolinius sąrašus.

28. Kas nutinka, jei nenustatau numatyto laiko?
Užduotis pasirodo Užduotys be datos ir nėra rodomos kalendoriuje konkrečią dieną.