Membuat dan Menugaskan Tugas

Tugas adalah modul inti dalam mode Layanan Lapangan dan tidak dapat dinonaktifkan.

Tugas memungkinkan Anda untuk menugaskan pekerjaan kepada satu atau beberapa karyawan, dengan daftar periksa terlampir yang harus diselesaikan selama pelaksanaan tugas. Tugas sangat penting untuk operasi Layanan Lapangan dan digunakan untuk semua jenis penugasan, perencanaan, dan pelacakan kerja.

Catatan: Tugas sangat penting; segala sesuatu dalam Layanan Lapangan berpusat pada tugas-tugas ini. Memahami tugas dengan sepenuhnya sangat penting untuk menggunakan sistem secara efektif.

Halaman Tempat Anda Dapat Membuat Tugas

Tugas dapat dibuat dari berbagai tempat di dalam sistem, bergantung pada alur kerja dan preferensi.

1. Halaman Klien

Navigasikan ke halaman Klien.
Temukan klien yang diinginkan dalam daftar.
Klik ikon pensil di sebelah nama klien untuk membuka panel samping profil klien.
Gulir ke bawah dalam panel dan klik Buat Tugas.

Detail penting:

Jika klien memiliki beberapa alamat, Anda harus memilih satu alamat spesifik untuk tugas tersebut.
Saat membuat tugas melalui halaman Klien, klien otomatis ditambahkan. Anda tidakperlu memilih klien secara manual.
Jika ada detail klien yang perlu diedit (misalnya, nama, info kontak, alamat), klik ikon pensil, perbarui informasi di panel samping, dan klik Simpan..
Untuk membuat klien baru, klik ikon + di bagian klien, isi bidang yang diperlukan yang dikonfigurasi untuk perusahaan Anda, dan klik Simpan..

Tip: Selalu periksa dua kali klien dan alamat yang dipilih, terutama jika klien memiliki beberapa alamat, untuk menghindari menetapkan tugas secara salah.

2. Halaman Tugas

Halaman Tugas menyediakan gambaran rinci dan alat manajemen untuk semua tugas.

Anda dapat:

Melihat tugas sebagai daftar.
Menyaring tugas berdasarkan status: Aktif, Selesai, Dibatalkan, dan Tanpa Tanggal..
Mencari tugas menggunakan kata kunci.
- Catatan: Hanya bidang yang diaktifkan untuk pencarian selama pembuatan bidang tugas yang dapat dicari.
Menyaring tugas berdasarkan satu atau lebih status..
Pilih rentang tanggal untuk menampilkan tugas.
Menampilkan tugas yang difilter dan diurutkan di peta.

Bidang tugas yang ditampilkan meliputi:

Judul dan Deskripsi – bidang standar. Jika ada kustomisasi yang dilakukan (bidang ditambah/dihapus/diatur ulang), tampilan akan mencerminkan pengaturan tersebut.
Klien – klien yang terhubung dengan tugas tersebut.
Alamat – alamat klien yang terkait dengan tugas tersebut.
Karyawan – karyawan yang ditugaskan.
Waktu yang Dijadwalkan – waktu mulai yang direncanakan.
Status – status tugas saat ini.
Selesai – hanya ditampilkan untuk tugas yang telah selesai; menampilkan waktu penyelesaian oleh karyawan.
Pengaturan untuk pekerjaan berulang – lingkaran oranye dengan garis = tugas tidak berulang; lingkaran hijau dengan tanda centang = tugas berulang.
Tindakan – opsi untuk menghapus tugas.

Tips: Gunakan filter dan pengurutan untuk mengelola sejumlah besar tugas secara efisien.

3. Halaman Kalender

Halaman Kalender menyediakan gambaran visual dari tugas-tugas.

Tugas ditugaskan kepada karyawan muncul sebagai sel pada baris karyawan.
Tugas dengan tanggal tetapi tanpa karyawan yang ditugaskan muncul di dalam daftar tugas yang tidak ditugaskan.
Tugas tanpa tanggal terjadwal muncul di sisi bawah Tugas tanpa Tanggal.

Filter kalender:

Filter berdasarkan karyawan
Filter berdasarkan jenis tugas
Pilih tanda
Pilih status
Pilih area layanan

Menerapkan filter: Klik Cari. Untuk mengatur ulang filter, klik Bersihkan.
Untuk meningkatkan tampilan kalender, sembunyikan panel filter dengan mengklik ikon filter di atas kalender.

Opsi tampilan kalender:

Tampilkan tugas untuk semua karyawan atau hanya karyawan dengan tugas yang ditugaskan.
Opsi tampilan: 1 hari, 3 hari, 1 minggu, 1 bulan.
Navigasikan hari atau bulan menggunakan panah kiri/kanan atau pilih hari tertentu melalui ikon kalender.
Klik ikon gerigi untuk pengaturan tambahan:
- Tampilkan tugas – mengontrol visibilitas tugas dalam tampilan 1 hari.
- Mode tampilan (hari) – tampilkan hanya jam kerja (contoh, 8:00–17:00).
- Opsi pengurutan untuk karyawan – pilih untuk menampilkan nomor karyawan.
- Urutkan – berdasarkan nama atau nomor personal.

Tips: Sesuaikan pengaturan ini untuk kejelasan saat mengelola banyak tugas secara bersamaan.

Membuat Tugas

Klik Buat Tugas untuk memulai tugas baru.

1. Klien (Opsional)

Pilih klien yang ada atau buat yang baru.
Untuk memilih, ketikkan minimal 3 huruf dari nama klien untuk mencari.
Pilih alamat.
Untuk mengedit detail klien, klikikon pensil → lakukan perubahan → Simpan.
Untuk membuat klien baru, klik ikon + → isi kolom yang diperlukan →Simpan.

Catatan: Selalu verifikasi pemilihan klien dan alamat. Alamat yang salah dapat menyebabkan kesalahan tugas.

2. Informasi Umum

Isi kolom informasi umum (yang telah dikonfigurasi oleh perusahaan anda, baik itu kolom khusus atau standar).
Waktu yang Dijadwalkan – waktu mulai tugas. Jika dibiarkan kosong, tugas muncul di Tugas tanpa Tanggal.
Perkiraan durasi – waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas, digunakan untuk perencanaan dan menghindari tumpang tindih.
Tanda – penanda visual untuk jenis tugas pada kalender.
Keahlian – pilih keahlian yang telah ditentukan untuk menyaring karyawan saat penugasan.
Daftar Periksa – pilih daftar periksa yang harus diselesaikan oleh karyawan selama tugas.

Tip: Menetapkan tanda, keahlian, dan daftar periksa dengan benar memastikan penugasan karyawan dan pelacakan penyelesaian tugas yang tepat.

3. Karyawan

Tugas dapat diberikan kepada satu atau beberapa karyawan.
Setelah memilih karyawan pertama, Karyawan Tambahan bidang muncul.
Setiap karyawan tambahan menerima subtugas. Subtugas dapat memiliki:
- Waktu mulai terjadwal yang terpisah
- Durasi estimasi terpisah
Untuk menghapus karyawan tambahan, klik ikon tempat sampah di sebelah mereka.

Contoh: Untuk acara katering, dekorator datang lebih dulu, pelayan datang 2 jam kemudian, staf kebersihan di malam hari. Subtugas memungkinkan penjadwalan yang tepat.

4. Tugas Berulang

Tugas berulang tersedia hanya untuk tugas yang ditugaskan ke satu karyawan.
Aktifkan melalui Pengaturan Pekerjaan Berulang kotak centang setelah menetapkan waktu terjadwal.
Pilih tanggal akhir dan jenis pengulangan:
- Harian – pilih hari kerja (Senin–Minggu).
- Mingguan – hari kerja yang sama setiap minggu sampai tanggal akhir.
- Setiap 2 Minggu – hari kerja yang sama setiap 14 hari sampai tanggal akhir.

Catatan: Menambahkan karyawan tambahan menonaktifkan pengulangan untuk karyawan tambahan.
Penting: Sebelum pelaksanaan tugas dimulai, Anda dapat mengedit tugas ini atau semua kejadian di masa depan, termasuk: karyawan, daftar periksa, tanggal/waktu, tanda, keterampilan, dll.

5. Direncanakan Alat (Opsional)

Tentukan alat, peralatan, atau bahan habis pakai yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas (memerlukan modul Inventaris).
Alat harus tersedia dalam jumlah yang tepat untuk karyawan.
Catatan: Alat yang direncanakan mungkin berbeda dari alat yang sebenarnya digunakan, baik dalam jenis atau jumlah.

6. File

Unggah foto atau dokumen klien.
Pilih apakah ingin menampilkan atau menyembunyikan file dari karyawan.

FAQ – Membuat dan Menugaskan Tugas

1. Mengapa saya tidak bisa memilih alamat klien?
Seorang klien memiliki beberapa alamat; salah satu harus dipilih untuk menetapkan tugas dengan benar.

2. Bagaimana jika klien tidak ada?
Gunakan + ikon untuk membuat klien baru dan isi bidang yang diperlukan.

3. Bisakah saya membuat tugas tanpa klien?
Ya, bidang klien bersifat opsional. Tugas tanpa klien akan muncul dalam daftar dan di kalender.

4. Mengapa tugas saya tidak muncul di kalender?
Tugas tanpa waktu yang dijadwalkan akan muncul di Tugas tanpa Tanggal. Tambahkan jadwal waktu agar tampil di kalender.

5. Bagaimana cara menugaskan beberapa karyawan?
Pilih karyawan pertama → Karyawan Tambahan kolom muncul → tambahkan lebih banyak karyawan → subtask dibuat.

6. Bisakah tugas berulang ditugaskan ke beberapa karyawan?
Tidak, pengulangan hanya tersedia untuk satu karyawan.

7. Apa itu subtask?
Subtask adalah untuk karyawan tambahan dengan waktu mulai, durasi, dan daftar periksa yang terpisah.

8. Apa arti lingkaran oranye dan hijau?

Lingkaran oranye – tidak berulang
Lingkaran hijau dengan tanda centang – berulang

9. Bisakah saya mengedit daftar periksa setelah pembuatan tugas?
Ya, sebelum pelaksanaan tugas. Subtask dapat memiliki daftar periksa yang terpisah.

10. Mengapa pencarian kata kunci tidak menemukan tugas saya?
Pencarian hanya berfungsi pada kolom yang diaktifkan untuk pencarian.

11. Bagaimana cara menampilkan tugas di peta?
Setelah memfilter dan menyortir di halaman Tugas, klik tampilkan di peta.

12. Bisakah saya melihat tugas untuk semua karyawan di kalender?
Ya, tampilkan semua karyawan atau hanya yang memiliki tugas ditugaskan.

13. Bagaimana cara memfilter tugas berdasarkan tanda atau jenis?
Gunakan filter → klik Cari.

14. Bagaimana cara mengubah waktu yang dijadwalkan untuk subtask?
Setiap subtask dapat memiliki waktu mulai dan durasinya sendiri.

15. Apa yang terjadi jika saya menghapus karyawan utama?
Tugas utama dihapus. Subtask mungkin kehilangan hubungan. Hapus subtask terlebih dahulu jika diperlukan.

16. Bagaimana cara mengatur tugas berulang?
Pilih tanggal mulai → centang Pengaturan Pekerjaan Berulang → atur tanggal akhir dan tipe.

17. Bisakah tugas berulang dimulai pada hari yang berbeda untuk karyawan yang berbeda?
Tidak. Pengulangan terkait dengan satu karyawan dan tanggal mulai. Sebelum dilaksanakan, Anda dapat mengedit ini atau semua tugas di masa depan.

18. Mengapa alat yang direncanakan tidak sesuai dengan penggunaan sebenarnya?
Alat yang direncanakan adalah rekomendasi; penggunaan sebenarnya mungkin berbeda.

19. Bagaimana cara melampirkan file?
Unggah file → pilih apakah ingin menampilkan/menyembunyikannya dari karyawan.

20. Bagaimana cara mengedit info klien setelah pembuatan tugas?
Klik ikon pensil → edit → Simpan.

21. Bagaimana cara menentukan durasi estimasi?
Gunakan kolom Durasi Estimasi untuk merencanakan dan menghindari tumpang tindih.

22. Bagaimana saya bisa melihat tugas yang telah diselesaikan?
Filter berdasarkan Diselesaikan; waktu penyelesaian muncul di kolom Diselesaikan.

23. Bisakah beberapa karyawan memiliki daftar periksa dan waktu yang berbeda?
Ya, melalui sub-tugas.

24. Bagaimana jika tugas tidak terlihat setelah pemfilteran kalender?
Periksa semua filter. Tugas tanpa waktu terjadwal muncul di Tugas Tanpa Tanggal.

25. Bagaimana cara menjadwalkan beberapa karyawan pada hari yang sama?
Gunakan sub-tugas dengan waktu mulai dan durasi yang berbeda.

26. Bisakah saya mengedit tugas berulang setelah dibuat?
Ya, sebelum dilaksanakan, bidang apa pun dapat diedit: karyawan, daftar periksa, tanggal/waktu, tanda, keterampilan.

27. Apakah sebuah tugas bisa memiliki beberapa daftar periksa?
Ya, sub-tugas dapat memiliki daftar periksa yang berbeda.

28. Apa yang terjadi jika saya tidak menetapkan waktu terjadwal?
Tugas tersebut akan muncul dalam Tugas tanpa Tanggal dan tidak ditampilkan pada hari tertentu di kalender.