יצירה והקצאת משימות

משימות הן המודול המרכזי ב מצב שירות שטח ולא ניתן להשבית.

משימות מאפשרות להקצות עבודה ל עובד אחד או מספר עובדים, עם רשימת תיוג לצורך השלמה במהלך ביצוע המשימה. משימות הן מרכזיות לפעולות שירות שטח ומשמשות לכל סוגי המשימות, תכנון ומעקב אחר העבודה.

הערה: משימות הן חיוניות; הכל בשירות שטח מסתובב סביבן. הבנת המשימות בצורה מלאה קריטית לשימוש מערכת יעיל.

דפים בהם ניתן ליצור משימה

ניתן ליצור משימות ממקומות שונים במערכת, תלוי במהלך העבודה והעדפה.

1. עמוד לקוחות עבור לעמוד

לקוחות.אתר את הלקוח הרצוי ברשימה.
לחץ על
סמל עיפרון ליד שם הלקוח כדי לפתוח את צד הפרופיל של הלקוח.
גלול למטה בפאנל ולחץ על
צור משימה פרטים חשובים:.

אם ללקוח יש מספר כתובות, אתה

חייב לבחור כתובת ספציפית אחת עבור המשימה.
כאשר יוצרים משימה דרך עמוד הלקוחות, הלקוח נוסף באופן אוטומטי. אתה לא צריך לבחור לקוח באופן ידני.
אם צריך לערוך פרטים כלשהם של הלקוח (לדוגמה, שם, פרטי התקשרות, כתובת), לחצו על סמל העיפרון, עדכנו את המידע בפאנל הצד ולחצו על שמור.
כדי ליצור לקוח חדש, לחצו על סמל ה-+ באזור הלקוח, מלאו את השדות הנדרשים המוגדרים עבור החברה שלכם ולחצו על שמור.

טיפ: תמיד בדקו היטב את הלקוח והכתובת שנבחרו, במיוחד אם ללקוח יש מספר כתובות, כדי למנוע הקצאת המשימה בצורה שגויה.

2. עמוד המשימות

עמוד המשימות מספק סקירה מפורטת וכלי ניהול לכל המשימות.

ניתן:

לצפות במשימות כרשימה.
לסנן משימות לפי מצב: פעיל, הושלם, בוטל, וללא תאריך.
לחפש משימות באמצעות מילות מפתח.
- הערה: ניתן לחפש רק בשדות שמופעלים לחיפוש בזמן יצירת שדה המשימה.
לסנן משימות לפי מצב אחד או יותרמצבים.
לבחור טווח תאריכים להצגת המשימות.
להציג משימות מסוננות וממוינות על מפה.

השדות המוצגים למשימות כוללים:

כותרת ותיאור – שדות סטנדרטיים. אם בוצעו התאמות אישיות (הוספה/הסרה/שינוי סדר שדות), התצוגה משקפת את ההגדרות האלה.
לקוח – הלקוח המקושר למשימה.
כתובת – הכתובת של הלקוח המשויך למשימה.
עובד – עובד(ים) מוקצה(ים).
זמן מתוכנן – זמן התחלה מתוכנן.
סטטוס – סטטוס נוכחי של המשימה.
הושלמה – מוצג רק עבור משימות שהושלמו; מציג את זמן ההשלמה על ידי העובד.
הגדרות למשימות חוזרות – עיגול כתום עם פס = משימה לא חוזרת; עיגול ירוק עם סימן אישור = משימה חוזרת.
פעולות – אפשרויות למחיקת המשימה.

עצה: השתמש במסננים ומיון כדי לנהל כמות גדולה של משימות בצורה יעילה.

3. דף לוח שנה

ה לוח שנה מספק סקירה חזותית של המשימות.

משימות שהוקצו לעובדים מופיעות כ תאים בשורת העובד.
משימות עם תאריך אך ללא עובד מוקצה להופיע ב רשימת המשימות הלא מוקצות.
משימות ללא תאריך קבוע מופיעות בצד תחת משימות ללא תאריך.

מסננים בלוח השנה:

סינון לפי עובד
סינון לפי סוג משימה
בחר סימונים
בחר סטטוסים
בחר אזורים שירות

יישום מסננים: לחץ על חיפוש. כדי לאפס את המסננים, לחץ על נקה.
לשיפור תצוגת היומן, הסתר את פאנל המסננים על ידי לחיצה על אייקון המסנן מעל היומן.

אפשרויות תצוגה ליומן:

הצגת משימות עבור כל העובדים או רק לעובדים עם משימות מוקצות.
אפשרויות תצוגה: יום אחד, 3 ימים, שבוע אחד, חודש אחד.
נווט בימים או חודשים באמצעות החצים שמאלה/ימינה או בחר יום מסוים דרך ה אייקון של לוח שנה.
לחץ על אייקון גלגל השיניים לקבלת הגדרות נוספות:
- הצגת משימות – שולט על נראות המשימות בתצוגת יום אחד.
- מצב תצוגה (יום) – מציג רק שעות עבודה (לדוגמה, 8:00–17:00).
- אפשרויות מיון עבור עובדים – לבחור להציג מספרי עובדים.
- מיון – לפי שם או מספר אישי.

טיפ: התאם את ההגדרות הללו לשם בהירות כאשר מנהלים משימות רבות בו זמנית.

יצירת משימה

לחץ על יצירת משימה כדי להתחיל משימה חדשה.

1. לקוח (אופציונלי)

בחר לקוח קיים או צור חדש.
כדי לבחור, הקלד לפחות 3 אותיות משם הלקוח לחיפוש.
בחר את ה כתובת.
כדי לערוך פרטי לקוח, לחץ על ה אייקון עיפרון → ערוך שינויים → שמור.
כדי ליצור לקוח חדש, לחץ על אייקון → מלא את השדות הנדרשים → שמור.

הערה: תמיד וודא את בחירת הלקוח והכתובת. כתובות שגויות מובילות לטעויות בביצוע משימות.

2. מידע כללי

מלא את שדות המידע הכלליים (שדות מותאמים או סטנדרטיים שחברתך הגדירה).
זמן מתוכנן – זמן תחילת המשימה. אם נשאר ריק, המשימה תופיע ב משימות ללא תאריך.
משך מוערך – הזמן הנדרש להשלמת המשימה, משמש לתכנון והימנעות מחפיפות.
סימונים – סימונים ויזואליים לסוגי משימות בלוח השנה.
מיומנות – בחר מיומנויות מוגדרות מראש כדי לסנן עובדים במהלך השיבוץ.
רשימת בדיקה – בחר רשימת בדיקה שהעובד צריך להשלים במהלך המשימה.

טיפ: הגדרת סימונים, מיומנויות ורשימות בדיקה בצורה נכונה מבטיחה שיבוץ נכון של עובדים ומעקב אחר השלמת משימות.

3. עובדים

ניתן לשבץ משימות ל עובד אחד או מספר עובדים.
לאחר בחירת העובד הראשון, ה עובד נוסף מופיע השדה.
כל עובד נוסף מקבל תת משימה. תת משימות יכולות לכלול:
- זמן התחלה מתוזמן נפרד
- משך מוערך נפרד
להסרת עובדים נוספים, לחץ על אייקון האשפה לידם.

דוגמה: באירועים עם קייטרינג, המעצבים מגיעים תחילה, המלצרים מגיעים שעתיים מאוחר יותר, וצוות הניקיון בערב. תת משימות מאפשרות תכנון מדויק.

4. משימות חוזרות

משימות חוזרות זמינות רק עבור משימה המוקצית לעובד יחיד.
הפעל דרך הגדרות משימות חוזרות תיבת הסימון לאחר הגדרת השעה המתוזמנת.
בחר תאריך סיום וסוג הישנות:
- יומי – בחר ימי השבוע (ראשון–שבת).
- שבועי – אותו יום בשבוע כל שבוע עד תאריך הסיום.
- כל 2 שבועות – אותו יום בשבוע כל 14 ימים עד תאריך הסיום.

הערה: הוספת עובדים נוספים מבטלת את ההישנות עבור העובדים הנוספים.
חשוב: לפני תחילת ביצוע המשימה, תוכל לערוך את המשימה הזו או את כל המופעים העתידיים, כולל: עובד, רשימת תיוג, תאריך/שעה, ציונים, מיומנויות וכו'.

5. מתוכנן כלים (לא חובה)

ציין את הכלים, הציוד או החומרים הנחוצים להשלמת המשימה (דורש מודול מלאי).
הכלים חייבים להיות זמינים בכמות הנכונה עבור העובד.
הערה: הכלים המתוכננים עשויים להיות שונים מהכלים בהם נעשה שימוש בפועל, בסוג או בכמות.

6. קבצים

העלה תמונות או מסמכים של לקוח.
בחר אם להציג או להסתיר קבצים מהעובד.

שאלות נפוצות – יצירה והקצאת משימות

1. למה אני לא יכול לבחור כתובת לקוח?
ללקוח יש מספר כתובות; אחת מהן חייבת להיבחר כדי להקצות את המשימה כראוי.

2. מה אם הלקוח לא קיים?
השתמש ב אייקון + ליצירת לקוח חדש ומילוי שדות נדרשים.

3. האם אני יכול ליצור משימה ללא לקוח?
כן, שדה הלקוח אינו חובה. משימות ללא לקוח מופיעות ברשימות ועל הלוח שנה.

4. למה המשימה שלי לא מופיעה על הלוח שנה?
משימות ללא זמן מתוזמן מופיעות ב משימות ללא תאריך. הוסף זמן מתוזמן כדי להציג בלוח השנה.

5. איך אני מקצה מספר עובדים?
בחר עובד ראשון → עובד נוסף השדה מופיע → הוסף עוד עובדים → תת-משימות נוצרות.

6. האם ניתן להקצות משימות חוזרות למספר עובדים?
לא, חזרה זמינה רק לעובד אחד.

7. מהן תת-משימות?
תת-משימות מיועדות לעובדים נוספים עם זמן התחלה, משך ורשימת בדיקה נפרדים.

8. מה המשמעות של עיגולים כתומים וירוקים?

עיגול כתום – לא חוזר
עיגול ירוק עם סימון – משימה חוזרת

9. האם אני יכול לערוך רשימות בדיקה לאחר יצירת משימה?
כן, לפני ביצוע המשימה. תת-משימות יכולות לכלול רשימות בדיקה נפרדות.

10. מדוע חיפוש לפי מילות מפתח לא מוצא את המשימה שלי?
החיפוש פועל רק על שדות המאפשרים חיפוש.

11. כיצד אני מציג משימות על המפה?
לאחר סינון ומיון בדף משימות, לחץ הצג על המפה.

12. האם אני יכול לראות את המשימות של כל העובדים בלוח השנה?
כן, הצג את כל העובדים או רק את אלו עם משימות מוקצות.

13. כיצד אני מסנן משימות לפי סימנים או סוגים?
השתמש במסננים → לחץ חיפוש.

14. כיצד אני משנה את הזמן המתוכנן לתת-משימה?
לכל תת-משימה זמן התחלה ומשך משלה.

15. מה קורה אם אני מוחק את העובד הראשי?
המשימה הראשית נמחקת. תת-משימות עשויות לאבד קשר. מחק תת-משימות תחילה אם נחוץ.

16. כיצד אני מגדיר משימה חוזרת?
בחר תאריך התחלה → סמן הגדרות משימות חוזרות → הגדר תאריך סיום וסוג.

17. האם משימות חוזרות יכולות להתחיל בימים שונים עבור עובדים שונים?
לא. החזרה מקושרת לעובד אחד ולתאריך התחלה. לפני הביצוע, ניתן לערוך זאת או את כל המשימות העתידיות.

18. מדוע הכלים המתוכננים לא תואמים לשימוש בפועל?
הכלים המתוכננים הם המלצות; השימוש בפועל עשוי להשתנות.

19. כיצד מצרפים קבצים?
העלו קבצים → בחרו האם להציגם/להסתירם מהעובד.

20. כיצד עורכים מידע של לקוח לאחר יצירת המשימה?
לחצו על אייקון העיפרון → עריכה → שמור.

21. כיצד מגדירים זמן משוער?
השתמשו בשדה הזמן המשוער לתכנן ולהימנע מחפיפות.

22. כיצד ניתן לצפות במשימות שהושלמו?
סננו לפי הושלמו; זמן ההשלמה מופיע בעמודת הושלמו.

23. האם מספר עובדים יכולים שיהיו להם רשימות ובזמנים שונים?
כן, באמצעות תתי-משימות.

24. מה עושים אם משימה אינה נראית לאחר סינון ביומן?
בדקו את כל המסננים. משימות ללא זמן מתוכנן מופיעות במשימות ללא תאריך.

25. כיצד מתזמנים מספר עובדים באותו יום?
השתמשו בתתי-משימות עם זמני התחלה ומשך שונים.

26. האם ניתן לערוך משימות חוזרות לאחר יצירתן?
כן, לפני הביצוע, ניתן לערוך כל שדה: עובד, רשימה, תאריך/שעה, סימונים, כישורים.

27. האם משימה יכולה לכלול מספר רשימות ביקורת?
כן, תתי משימות יכולות לכלול רשימות ביקורת שונות.

28. מה קורה אם אני לא מגדיר זמן מתוזמן?
המשימה מופיעה במשימות ללא תאריך ואינה מוצגת ביום מסוים בלוח השנה.