Tehtävän tilat: Vakiotyönkulku ja Edistynyt Mukauttaminen

Tehtävän tilat auttavat seuraamaan jokaisen työn vaihetta – siitä hetkestä, kun se ilmestyy järjestelmään, aina sen onnistuneeseen valmistumiseen asti.
Shifton sisältää oletustilat työnkulun, jota useimmat yritykset käyttävät, mutta mahdollistaa myös yksityiskohtaisemman tilaprosessin määrittämisen, jos toimintasi sitä vaativat.

✅ Oletustilat Työnkulku

Oletuksena jokainen tehtävä seuraa kolmea keskeistä vaihetta:

Vakiotyönkulku

Tämä työnkulku on ihanteellinen yksinkertaiseen prosessiin:
tehtävän alku → tehtävän suoritus → siirtyminen seuraavaan.

✨ Edistynyt Tilatyönkulku (Valinnainen)

Jos prosessisi sisältävät:

• työn hyväksyntä,

• matkustaminen asiakkaan luo,

• hyväksynnät ja vahvistukset,

• väliaikaiset tauot,

• palautuskäynnit tai takuutyöt,

saatat haluta laajentaa työnkulun lisätilojen avulla.

Esimerkki laajennetusta prosessista

🧩 TEHTÄVÄT — Sisäinen piilotettu tila

Vaikka kehittyneissä työnkuluissa TEHTÄVÄT pysyy piilotettuna ja sitä käytetään vain ensimmäisten näkyvien tilojen määrittelyyn.

Mahdolliset valinnat TEHTÄVÄSTÄ:

• Hyväksy — teknikko ottaa työn käsittelyyn

• Hylkää — teknikko hylkää työn

❌ Hylkää on lopputila — jatkotoimenpiteitä ei ole käytettävissä.

🔄 Päätäytön kulku

Kun työ hyväksytään:

• Tehdään = teknikko työskentelee aktiivisesti

Seuraava vaihe on yksi valinta käytettävissä olevista siirtymistä:

⏸ Tauko — väliaikainen keskeytys

Käytetään, kun teknikon on keskeytettävä tehtävä tietyksi ajaksi:

• odotettaessa osia,

• asiakas ei ole tavoitettavissa,

• palautuskäyntiä ajoitetaan.

Sallitut siirtymät Tauko:

• Aloitettu — valmistautuminen suorituksen jatkamiseen

• Valmis — tehtävä voidaan sulkea tässä vaiheessa

🏁 Valmis / Uloskirjautuminen — Lopullinen tila

Työ on täysin suoritettu tekniikon toimesta.

Vaihtoehtoisesti tehtävä voidaan avata uudelleen ylläpitäjän toimesta, jos lisätyö on tarpeen (esim. takuusäädöt).

Erityisten tilojen luominen uusintakäynneille on suositeltavaa:

• Takuutyö

• Toinen käynti

• Seuranta vaaditaan

📊 Laajennettu työnkulun esimerkkikaavio




🎯 Oikean työnkulun valinta

🛠 Miten määritellä edistyneet tilat

1️⃣ Siirry Tehtäväasetuksiin → Tilat
2️⃣ Lisää mukautetut tilat
3️⃣ Määrittele sallitut siirtymät jokaiselle tilalle
4️⃣ Varmista, että jokainen tila johtaa loogiseen seuraavaan vaiheeseen (paitsi lopulliset tilat)

✅ Hyvin Konfiguroidun Työnkulun Hyödyt

• Teknikot tietävät aina mitä toimia seuraavaksi tehdä

• Lähettäjät seuraavat edistymistä reaaliajassa

• Johtajat saavat käsityksen tehtävien suorituksesta ja kenttätoiminnoista

• Työnkulut tulevat jäsennellyiksi, automatisoiduiksi ja ennakoitaviksi

Usein Kysytyt Kysymykset (UKK)

K: Mitä ovat tehtävän tilat Shiftonissa?
V: Tehtävän tilat auttavat seuraamaan jokaisen työn vaihetta — siitä hetkestä, kun se ilmestyy järjestelmään, aina sen onnistuneeseen suorittamiseen asti.

K: Mikä on oletustyönkulku?
V: Oletustilojen työnkulku sisältää kolme päävaihetta:

• TEHTÄVÄSSÄ (sisäinen aloituspiste),

• Check In (kun teknikko aloittaa työn),

• Check Out (kun teknikko suorittaa työn loppuun).

K: Mitä tarkoittaa TEHTÄVÄSSÄ-tila?
V: “TEHTÄVÄSSÄ” on sisäinen, piilotettu tila, jota käytetään määrittämään ensimmäiset näkyvät tilat, joista teknikot voivat valita.

K: Voidaanko oletustyönkulkua laajentaa?
V: Kyllä — jos prosessisi vaatii vaiheita, kuten työn hyväksyntää, matkustusta, hyväksyntöjä, taukoja, seurantaa tai takuukäyntejä, voit konfiguroida laajennetun tilatyönkulun mukautettujen tilojen kanssa.

K: Mikä on kehittynyt työnkulun esimerkki?
V: Yksi laajennettu työnkulun esimerkki voisi olla:
TO DO → Accept → Doing → (Pause) → Finish, joka heijastaa hyväksyntää, suoritusta, väliaikaisia pysähtymisiä ja valmistumista.

K: Mitä Hyväksy-tila tarkoittaa?
V: ”Hyväksy” tarkoittaa, että teknikko on ottanut tehtävän työn alle. Se siirtyy TO DO -tilasta ja on osa laajennettua työnkulkua.

K: Mitä Tekemässä tarkoittaa?
V: ”Tekemässä” tarkoittaa, että teknikko työskentelee aktiivisesti tehtävän parissa hyväksynnän jälkeen.

K: Milloin Tauko-tilaa tulisi käyttää?
V: ”Tauko” käytetään, kun teknikon on tilapäisesti lopetettava työskentely — esimerkiksi odotettaessa osia, asiakkaan ollessa tavoittamattomissa tai suunniteltaessa uutta käyntiä.

K: Mitä tapahtuu, kun tehtävä saavuttaa Lähtö / Valmis?
V: Kun tehtävä siirretään tilaan Lähtö / Valmis, teknikko on suorittanut sen täysin. Jotkut työnkulut sallivat myös ylläpitäjien avata uudelleen päättynyt tehtävä, jos lisätyötä tarvitaan.

K: Voinko mukauttaa tehtävätiloja?
V: Kyllä — voit määrittää kehittyneitä työnkulkuja luomalla mukautettuja tiloja ja määrittämällä sallitut siirtymät, jotka heijastavat yrityksesi todellista prosessia.

K: Miksi minun pitäisi käyttää kehittynyttä työnkulkua?
V: Kehittyneet tehtävien työnkulut auttavat esittämään todellisia kenttäprosesseja välivaiheineen (esim. hyväksy, tauko, seuranta), mikä tekee hallinnasta ja toteutuksesta joustavampaa ja tarkempaa.