Tehtävien luominen ja osoittaminen

Tehtävät ovat ydintoiminto Field Service -tilassa ja eivät voi olla kytketty pois päältä.

Tehtävät mahdollistavat työn osoittamisen yhdelle tai useammalle työntekijälle, mukana olevan tarkistuslistan avulla, joka täytetään tehtävän suorittamisen aikana. Tehtävät ovat keskeisiä Field Service -toiminnoissa, ja niitä käytetään kaikentyyppisiin toimeksiantoihin, suunnitteluun ja työn seurantaan.

Huomio: Tehtävät ovat välttämättömiä; kaikki Field Service -toiminnassa pyörii niiden ympärillä. Tehtävien täysi ymmärtäminen on kriittistä järjestelmän tehokkaaseen käyttöön.

Sivut, joilla voit luoda tehtävän

Tehtäviä voidaan luoda useista paikoista järjestelmässä, riippuen työnkulusta ja mieltymyksistä.

1. Asiakkaat -sivu

Siirry Asiakkaat -sivulle.
Etsi haluttu asiakas luettelosta.
Klikkaa kynäkuvaketta asiakkaan nimen vieressä avataksesi asiakastilin sivupaneelin.
Selaa alas paneelissa ja klikkaa Luo tehtävä.

Tärkeitä yksityiskohtia:

Jos asiakkaalla on useita osoitteita, sinun on valittava yksi tietty osoite tehtävää varten.
Kun luot tehtävän Asiakkaat-sivulla, asiakas lisätään automaattisesti.Sinun ei tarvitse valita asiakasta manuaalisesti.
Jos asiakastiedot on tarpeen muokata (esim. nimi, yhteystiedot, osoite), napsauta kynäikonia, päivitä tiedot sivupaneelissa ja napsauta Tallenna..
Luo uusi asiakas napsauttamalla + -ikonia asiakasosiossa, täytä yrityksesi määrittelemät tarpeelliset kentät ja napsauta Tallenna..

Vinkki: Tarkista aina valittu asiakas ja osoite erityisesti, jos asiakkaalla on useampi osoite, välttääksesi tehtävän osoittamisen väärin.

2. Tehtävät-sivu

Tehtävät sivu tarjoaa yksityiskohtaisen yleiskuvan ja hallintatyökalut kaikille tehtäville.Voit:

Tarkastella tehtäviä luettelona.

Suodattaa tehtäviä tilan mukaan:
Aktiivinen, Suoritettu, Peruutettu ja Ilman Päivämäärää.Etsiä tehtäviä avainsanoilla..
Huom:
- Vain kentät, jotka on otettu käyttöön haussa tehtävän kenttien luonnin aikana, ovat haettavissa.Suodattaa tehtäviä yhden tai useamman
tilan mukaan.Valita .
päivämääräväli näyttääksesi tehtävät.Näytä suodatetut ja lajitellut tehtävät
asiakirjassa.kartta.

Näytetyt tehtäväkentät sisältävät:

Otsikko ja kuvaus – vakiokentät. Jos mukautuksia on tehty (lisätyt/poistetut/uudelleen järjestetyt kentät), näyttö heijastaa näitä asetuksia.
Asiakas – tehtävään liittyvä asiakas.
Osoite – tehtävään liittyvän asiakkaan osoite.
Työntekijä – osoitetut työntekijät.
Aikataulutettu aika – suunniteltu aloitusaika.
Tila – tehtävän nykyinen tila.
Valmistunut – näytetään vain valmiille tehtäville; näyttää työntekijän suorittaman valmistumisajan.
Toistuvien tehtävien asetukset – oranssi ympyrä viivalla = kertaluonteinen tehtävä; vihreä ympyrä valintamerkillä = toistuva tehtävä.
Toimenpiteet – vaihtoehdot tehtävän poistamiseen.

Vinkki: Käytä suodattimia ja lajittelua hallitaksesi suuria tehtävämääriä tehokkaasti.

3. Kalenterisivu

”Kalenteri antaa visuaalisen yleiskatsauksen tehtävistä.

Työntekijöille osoitetut tehtävät näkyvät soluina työntekijärivillä.
Tehtävät, joilla on päivämäärä mutta ilman osoitettua työntekijää näkyvät muodostamattomassa tehtäväluettelossa.
Tehtävät ilman aikataulutettua päivämäärää näkyvät sivussa kohdassa Tehtävät ilman päivämäärää.

Kalenterisuodattimet:

Suodata työntekijän mukaan
Suodata tehtävätyypin mukaan
Valitse tunnukset
Valitse tilat
Valitse palvelualueet

Suodattimien käyttö: Klikkaa Etsi. Nollaa suodattimet klikkaamalla Tyhjennä.
Parantaaksesi kalenterinäkymää, piilota suodatinpaneeli klikkaamalla suodatinikoni kalenterin yläpuolella.

Kalenterin näyttöasetukset:

Näytä tehtävät kaikille työntekijöille tai vain niille työntekijöille, joille on annettu tehtäviä.
Näyttöasetukset: 1 päivä, 3 päivää, 1 viikko, 1 kuukausi.
Selaa päiviä tai kuukausia käyttämällä vasen/oikea nuolia tai valitse tietty päivä kalenterikuvake.
Napsauta hammasratasikonia saadaksesi lisäasetukset:
- Näytä tehtävät – hallitsee tehtävien näkyvyyttä 1 päivän näkymässä.
- Näyttötila (päivä) – näytä vain työajat (esim. 8:00–17:00).
- Järjestelyvaihtoehdot työntekijöille – valitse näyttääksesi työntekijänumerot.
- Järjestä – nimen tai henkilönumeron mukaan.

Vinkki: Säädä näitä asetuksia selkeyden vuoksi, kun hallitset useita tehtäviä samanaikaisesti.

Tehtävän Luominen

Napsauta Luo Tehtävä aloittaaksesi uuden tehtävän.

1. Asiakas (Valinnainen)

Valitse olemassa oleva asiakas tai luo uusi.
Valitaksesi kirjoita vähintään 3 kirjainta asiakkaan nimestä etsintään.
Valitse oikea osoite.
Muokataksesi asiakastietoja, napsauta kynäikonia → tee muutokset → Tallenna.
Uuden asiakkaan luomiseksi napsauta + -kuvaketta → täytä vaaditut kentät → Tallenna.

Huom: Varmista aina asiakkaan ja osoitteen valinta. Virheelliset osoitteet johtavat tehtävävirheisiin.

2. Yleiset tiedot

Täytä yleiset tietokentät (yrityksesi määrittämät mukautetut tai vakiokentät).
Aikataulutettu aika – tehtävän alkamisaika. Jos jätetään tyhjäksi, tehtävä näkyy osiossa Tehtävät ilman päivämäärää.
Arvioitu kesto – tehtävän suorittamiseen tarvittava aika, jota käytetään suunnittelussa ja päällekkäisyyksien välttämiseksi.
Merkit – kalenterissa olevien tehtävätyyppien visuaaliset merkit.
Taito – valitse valmiiksi määritellyt taidot työntekijöiden suodattamiseen tehtävänjaon aikana.
Tarkistuslista – valitse tarkistuslista, jonka työntekijän tulee suorittaa tehtävän aikana.

Vinkki: Merkkien, taitojen ja tarkistuslistojen asianmukainen asettaminen varmistaa työntekijöiden oikean jakamisen ja tehtävien suorittamisen seurantaa.

3. Työntekijät

Tehtävät voidaan jakaa yhdelle tai useammalle työntekijälle.
Kun ensimmäinen työntekijä on valittu, Lisää työntekijä kenttä ilmestyy.
Jokainen lisätyöntekijä saa alihankkeen. Alihankkeilla voi olla:
- Erillinen aikataulutettu aloitusaika
- Erillinen arvioitu kestoaika
Poistaaksesi lisätyöntekijöitä, klikkaa roskakorikuvaketta heidän vierestään.

Esimerkki: Kattauksen tapahtumissa koristeiden asettajat saapuvat ensin, tarjoilijat saapuvat 2 tuntia myöhemmin, siivoushenkilökunta illalla. Alihankkeet mahdollistavat tarkan aikataulutuksen.

4. Toistuvat Tehtävät

Toistuvat tehtävät ovat käytettävissä vain tehtävälle, joka on osoitettu yhdelle työntekijälle.
Ota käyttöön Toistuvien Tehtävien Asetuksista valintaruudusta sen jälkeen, kun aikataulutettu aika on asetettu.
Valitse päättymispäivä ja toistotyypin:
- Päivittäin – valitse viikonpäivät (maanantai–sunnuntai).
- Viikoittain – sama viikonpäivä joka viikko päättymispäivään asti.
- Kahden viikon välein – sama viikonpäivä joka 14. päivä päättymispäivään asti.

Huomautus: Lisätyöntekijöiden lisääminen poistaa toiston lisätyöntekijöiltä.
Tärkeää: Ennen tehtävän suorittamisen aloittamista voit muokata tätä tehtävää tai kaikkia tulevia tapahtumia, mukaan lukien: työntekijän, tarkistuslistan, päivämääräajan, merkit, taidot jne.

5. Suunnitellut Työkalut (Valinnainen)

Määritä tarvittavat työkalut, laitteet tai kulutustarvikkeet tehtävän suorittamiseen (vaatii varastomoduulin).
Työkalujen on oltava työntekijän saatavilla oikeassa määrä.
Huomautus: Suunnitellut työkalut saattavat poiketa käytetyistä työkaluista lajiltaan tai määrältään.

6. Tiedostot

Lähetä asiakkaan valokuvia tai asiakirjoja.
Valitse, haluatko näyttää tai piilottaa tiedostot työntekijältä.

UKK – Tehtävien luominen ja määrittäminen

1. Miksi en voi valita asiakkaan osoitetta?
Asiakkaalla on useita osoitteita; yksi on valittava, jotta tehtävä voidaan määrittää oikein.

2. Mitä jos asiakasta ei ole olemassa?
Käytä + kuvaketta luodaksesi uuden asiakkaan ja täyttääksesi vaaditut kentät.

3. Voinko luoda tehtävän ilman asiakasta?
Kyllä, asiakas-kenttä on valinnainen. Tehtävät ilman asiakasta näkyvät listoissa ja kalenterissa.

4. Miksi tehtäväni ei näy kalenterissa?
Tehtävät ilman aikataulutettua aikaa näkyvät kohdassa Tehtävät ilman päivämäärää. Lisää aikataulutettu aika, jotta se näkyy kalenterissa.

5. Kuinka voin määrittää useita työntekijöitä?
Valitse ensimmäinen työntekijä → Lisätyöntekijä kenttä ilmestyy → lisää lisää työntekijöitä → luodaan alakohteita.

6. Voidaanko toistuvia tehtäviä jakaa useille työntekijöille?
Ei, toisto on käytettävissä vain yhdelle työntekijälle.

7. Mitä ovat alatehtävät?
Alatehtävät ovat lisätyöntekijöille, joilla on erillinen aloitusaika, kesto ja tarkistuslista.

8. Mitä oranssit ja vihreät ympyrät tarkoittavat?

Oranssi ympyrä – ei-toistuva
Vihreä ympyrä, jossa on hyväksyntämerkki – toistuva

9. Voinko muokata tarkistuslistoja tehtävän luomisen jälkeen?
Kyllä, ennen tehtävän toteutusta. Alatehtävillä voi olla erilliset tarkistuslistat.

10. Miksi avainsanahaku ei löydä tehtävääni?
Haku toimii vain kentissä, jotka on otettu käyttöön hakua varten.

11. Kuinka voin näyttää tehtävät kartalla?
Suodattamisen ja lajittelun jälkeen Tehtävät-sivulla, klikkaa näytä kartalla.

12. Voinko nähdä kaikkien työntekijöiden tehtävät kalenterissa?
Kyllä, näytä kaikki työntekijät tai vain ne, joille on osoitettu tehtäviä.

13. Kuinka suodatan tehtävät merkkien tai tyyppien mukaan?
Käytä suodattimia → klikkaa Haku.

14. Kuinka muutan alatehtävän aikataulun?
Kullakin alatehtävällä voi olla oma aloitusaika ja kesto.

15. Mitä tapahtuu, jos poistan päätyöntekijän?
Päätehtävä poistetaan. Alatehtävien linkitys voi kadota. Poista alatehtävät ensin tarvittaessa.

16. Kuinka asetan toistuvan tehtävän?
Valitse aloituspäivä → tarkista Toistuvien töiden asetukset → aseta päättymispäivä ja tyyppi.

17. Voivatko toistuvat tehtävät alkaa eri päivinä eri työntekijöille?
Ei. Toistuvuus on sidottu yhteen työntekijään ja aloituspäivään. Ennen toteutusta voit muokata tätä tai kaikkia tulevia tehtäviä.

18. Miksi suunnitellut työkalut eivät vastaa todellista käyttöä?
Suunnitellut työkalut ovat suosituksia; todellinen käyttö voi erota.

19. Kuinka liitän tiedostoja?
Lataa tiedostot → valitse näytetäänkö/piilotetaanko ne työntekijältä.

20. Kuinka muokkaan asiakastietoja tehtävän luomisen jälkeen?
Napsauta kynäkuvaketta → muokkaa → Tallenna.

21. Kuinka määritän arvioidun keston?
Käytä Arvioitu kesto -kenttää suunnittelussa ja päällekkäisyyksien välttämisessä.

22. Kuinka näen suoritetut tehtävät?
Suodata Suoritetut avulla; valmistumisaika näkyy Suoritetut -sarakkeessa.

23. Voiko useilla työntekijöillä olla eri tarkistuslistat ja ajat?
Kyllä, ala-tehtävien kautta.

24. Entä jos tehtävä ei näy kalenterisuodatuksen jälkeen?
Tarkista kaikki suodattimet. Tehtävät ilman aikataulua näkyvät kohdassa Tehtävät ilman päivämäärää.

25. Kuinka aikataulutan useita työntekijöitä samalle päivälle?
Käytä ala-tehtäviä eri aloitusaikoilla ja kestolla.

26. Voinko muokata toistuvia tehtäviä niiden luomisen jälkeen?
Kyllä, ennen toteutusta kaikkia kenttiä voidaan muokata: työntekijää, tarkistuslistaa, päivämäärää/aikaa, merkkejä, taitoja.

27. Voiko tehtävällä olla useita tarkistuslistoja?
Kyllä, alitehtävillä voi olla erilaisia tarkistuslistoja.

28. Mitä tapahtuu, jos en aseta aikataulutettua aikaa?
Tehtävä näkyy Tehtävät ilman päivämäärää eikä se näy kalenterissa tiettynä päivänä.