Aufgabenstatus: Standard Workflow & Erweiterte Anpassung

Aufgabenstatus helfen Ihnen, jeden Schritt eines Auftrags zu verfolgen – vom Moment seines Auftauchens im System bis zu seinem erfolgreichen Abschluss.
Shifton beinhaltet einen Standard-Status-Workflow der von den meisten Unternehmen genutzt wird, während Sie zugleich einen detaillierteren Statusprozess konfigurieren können, wenn Ihre Abläufe dies erfordern.

✅ Standard-Status-Workflow

Standardmäßig durchläuft jede Aufgabe drei Hauptphasen:

Standard-Workflow

Dieser Workflow ist ideal für einen einfachen Prozess:
Aufgabe starten → Aufgabe abschließen → zur nächsten übergehen.

✨ Erweiterter Status-Workflow (Optional)

Falls Ihre Prozesse Folgendes umfassen:

• Auftragsannahme,

• Reise zum Kunden,

• Genehmigungen und Bestätigungen,

• vorübergehende Pausen,

• Rückbesuche oder Garantieleistungen,

möchten Sie vielleicht den Arbeitsablauf erweitern mit zusätzlichen Statusmeldungen.

Beispiel eines erweiterten Prozesses

🧩 ZU TUN — Interner Verborgener Status

Selbst in fortgeschrittenen Arbeitsabläufen bleibt ZU TUN verborgen und wird nur verwendet, um die ersten sichtbaren Status zu definieren.

Verfügbare Optionen von ZU TUN:

• Akzeptieren — der Techniker nimmt den Auftrag an

• Ablehnen — der Techniker lehnt den Auftrag ab

❌ Ablehnen ist ein Endstatus — keine weiteren Aktionen sind möglich.

🔄 Hauptausführungsfluss

Sobald der Auftrag angenommen wurde:

• In Bearbeitung = der Techniker arbeitet aktiv

Der nächste Schritt ist eine Einzelwahl aus den verfügbaren Übergängen:

⏸ Pause — Vorübergehende Unterbrechung

Verwendet, wenn der Techniker die Aufgabe für eine gewisse Zeit unterbrechen muss:

• Warten auf Teile,

• Kunde nicht verfügbar,

• Termin für einen Rückbesuch planen.

Zulässige Übergänge von Pause:

• Gestartet — Vorbereitung zur Fortsetzung der Ausführung

• Abschluss — Aufgabe kann in diesem Stadium geschlossen werden

🏁 Abschluss / Abmeldung — Endstatus

Der Auftrag wurde vollständig vom Techniker abgeschlossen.

Optional kann die Aufgabe wieder geöffnet werden, wenn weitere Arbeiten nötig sind (z. B. Garantieanpassungen).

Es wird empfohlen, spezielle Status für Rückbesuche zu erstellen:

• Garantiearbeiten

• Zweiter Besuch

• Nachverfolgung erforderlich

📊 Erweiterter Workflow-Beispieldiagramm




🎯 Den richtigen Workflow wählen

🛠 Wie man erweiterte Status konfiguriert

1️⃣ Gehen Sie zu Aufgabeneinstellungen → Status
2️⃣ Benutzerdefinierte Status hinzufügen
3️⃣ Definieren Sie erlaubte Übergänge für jeden Status
4️⃣ Stellen Sie sicher, dass jeder Status zu einem logischen nächsten Schritt führt (außer den Endstatussen)

✅ Vorteile eines gut konfigurierten Workflows

• Techniker wissen immer welche Aktion als nächstes durchzuführen ist

• Disponenten überwachen den Fortschritt in Echtzeit

• Manager gewinnen Einblicke in die Aufgabenleistung und die Außeneinsätze

• Workflows werden strukturiert, automatisiert und vorhersagbar

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

F: Was sind Aufgabenstatus in Shifton?
A: Aufgabenstatus helfen, jeden Schritt eines Auftrags nachzuverfolgen — vom Moment, in dem er im System erscheint, bis zu seinem erfolgreichen Abschluss.

F: Was ist der Standard-Arbeitsablauf für Aufgaben?
A: Der Standard-Arbeitsablauf umfasst drei Hauptstufen:

• ZU ERLEDIGEN (interner Ausgangspunkt),

• Check In (wenn der Techniker die Arbeit beginnt),

• Check Out (wenn der Techniker die Arbeit abschließt).

F: Was bedeutet der Status ZU ERLEDIGEN?
A: „ZU ERLEDIGEN“ ist ein interner, versteckter Status, der verwendet wird, um die ersten sichtbaren Status zu definieren, aus denen die Techniker wählen können.

F: Kann der Standard-Arbeitsablauf erweitert werden?
A: Ja — wenn Ihr Prozess Schritte wie Auftragsannahme, Reisen, Genehmigungen, Unterbrechungen, Nachverfolgungen oder Garantieeinsätze erfordert, können Sie einen erweiterten Status-Workflow mit benutzerdefinierten Status.

F: Was ist das erweiterte Workflow-Beispiel?
A: Ein erweitertes Workflow-Beispiel könnte sein:
TO DO → Accept → Doing → (Pause) → Finish, das Akzeptanz, Ausführung, temporäre Stopps und Abschluss widerspiegelt.

F: Was bedeutet der Status “Akzeptieren”?
A: “Akzeptieren” bedeutet, dass der Techniker die Aufgabe übernommen hat. Es wechselt von TO DO und ist Teil eines erweiterten Workflows.

F: Was zeigt “In Bearbeitung” an?
A: “In Bearbeitung” bedeutet, dass der Techniker aktiv an der Aufgabe arbeitet, nachdem sie akzeptiert wurde.

F: Wann sollte der Status “Pause” verwendet werden?
A: “Pause” wird verwendet, wenn ein Techniker die Arbeit vorübergehend unterbrechen muss — zum Beispiel, während er auf Teile wartet, die Kunden nicht verfügbar sind oder eine Rückkehr geplant wird.

F: Was passiert, wenn eine Aufgabe den Status “Ausloggen / Fertigstellen” erreicht?
A: Wenn eine Aufgabe zu Ausloggen / Fertigstellen wechselt, ist sie vollständig durch den Techniker abgeschlossen. Einige Workflows ermöglichen es auch Administratoren, eine abgeschlossene Aufgabe erneut zu öffnen, wenn weitere Arbeiten erforderlich sind.

F: Kann ich Aufgabenstatus anpassen?
A: Ja — Sie können erweiterte Workflows konfigurieren, indem Sie benutzerdefinierte Status erstellen und zulässige Übergänge definieren, um den tatsächlichen Prozess Ihres Unternehmens widerzuspiegeln.

F: Warum sollte ich einen erweiterten Workflow verwenden?
A: Erweiterte Aufgaben-Workflows helfen dabei, reale Prozesse im Außendienst mit Zwischenschritten (z. B. Akzeptanz, Pausen, Nachverfolgungen) darzustellen, was die Überwachung und Ausführung flexibler und genauer macht.