Erstellen und Zuweisen von Aufgaben

Aufgaben sind das Kernmodul im Field Service-Modus und können nicht deaktiviert werden.

Aufgaben ermöglichen es Ihnen, Arbeit an einen oder mehrere Mitarbeiter zuzuweisen, mit einer angehängten Checkliste zur Erledigung während der Aufgabenausführung. Aufgaben sind zentral für den Field Service-Betrieb und werden für alle Arten von Zuweisungen, Planungen und Arbeitsverfolgungen verwendet.

Hinweis: Aufgaben sind essentiell; alles im Field Service dreht sich um sie. Ein vollständiges Verständnis der Aufgaben ist entscheidend für die effektive Nutzung des Systems.

Seiten, auf denen Sie eine Aufgabe erstellen können

Aufgaben können von mehreren Stellen im System erstellt werden, abhängig vom Arbeitsablauf und den Vorlieben.

1. Kunden Seite

Navigieren Sie zur Kunden-Seite.
Suchen Sie den gewünschten Kunden in der Liste.
Klicken Sie auf das Stiftsymbol neben dem Kundennamen, um das Seitenfenster des Kundenprofils zu öffnen.
Scrollen Sie im Fenster nach unten und klicken Sie auf Aufgabe erstellen.

Wichtige Details:

Wenn ein Kunde mehrere Adressen hat, müssen Sie eine spezifische Adresse auswählen für die Aufgabe.
Beim Erstellen einer Aufgabe über die Kundenseite wird der Kunde automatisch hinzugefügt. Sie müssen nicht manuell einen Kunden auswählen.
Wenn Kundendaten bearbeitet werden müssen (z.B. Name, Kontaktdaten, Adresse), klicken Sie auf das Stiftsymbol, aktualisieren Sie die Informationen im Seitenbereich und klicken Sie auf Speichern.
Um einen neuen Kunden zu erstellen, klicken Sie auf das + Symbol im Kundenbereich, füllen Sie die notwendigen, für Ihr Unternehmen konfigurierten Felder aus und klicken Sie auf Speichern.

Tipp: Überprüfen Sie immer den ausgewählten Kunden und die Adresse, besonders wenn der Kunde mehrere Adressen hat, um zu vermeiden, dass die Aufgabe falsch zugewiesen wird.

2. Aufgaben-Seite

Die Aufgaben-Seite bietet eine detaillierte Übersicht und Verwaltungstools für alle Aufgaben.

Sie können:

Aufgaben als Liste anzeigen.
Aufgaben nach Status filtern: Aktiv, Abgeschlossen, Abgebrochen und Ohne Datum.
Aufgaben mit Stichwörtern suchen.
- Hinweis: Nur Felder, die bei der Erstellung des Aufgabenfelds für die Suche aktiviert wurden, können durchsucht werden.
Aufgaben nach einem oder mehreren Status filtern.
Einen Datumsbereich auswählen, um Aufgaben anzuzeigen.
Gefilterte und sortierte Aufgaben auf einem Karte.

Angezeigte Aufgabenfelder umfassen:

Titel und Beschreibung – Standardfelder. Falls Anpassungen vorgenommen wurden (hinzugefügte/entfernte/neu geordnete Felder), spiegelt die Anzeige diese Einstellungen wider.
Kunde – der Kunde, der mit der Aufgabe verknüpft ist.
Adresse – die Adresse des Kunden, die mit der Aufgabe verbunden ist.
Mitarbeiter – zugewiesene(r) Mitarbeiter.
Geplante Zeit – geplante Startzeit.
Status – aktueller Aufgabenstatus.
Abgeschlossen – wird nur für abgeschlossene Aufgaben angezeigt; zeigt die Abschlusszeit durch den Mitarbeiter an.
Einstellungen für wiederkehrende Aufgaben – orangefarbener Kreis mit Streifen = nicht wiederkehrende Aufgabe; grüner Kreis mit Häkchen = wiederkehrende Aufgabe.
Aktionen – Optionen zum Löschen der Aufgabe.

Tipp: Verwenden Sie Filter und Sortieren, um eine große Anzahl von Aufgaben effizient zu verwalten.

3. Kalenderseite

Der Kalender bietet eine visuelle Übersicht über die Aufgaben.

Aufgaben, die Mitarbeitern zugewiesen sind, erscheinen als Zellen in der Mitarbeiterzeile.
Aufgaben mit einem Datum, aber ohne zugewiesenen Mitarbeiter erscheinen in der Liste der nicht zugewiesenen Aufgaben.
Aufgaben ohne festgelegtes Datum erscheinen seitlich unter Aufgaben ohne Datum.

Kalenderfilter:

Filtern nach Mitarbeiter
Filtern nach Aufgabentyp
Wählen Markierungen
Wählen Status
Wählen Dienstgebiete

Filter anwenden: Klicken Sie auf Suchen. Um Filter zurückzusetzen, klicken Sie auf Löschen.
Um die Kalenderansicht zu verbessern, blenden Sie das Filterpanel aus, indem Sie auf das Filtersymbol über dem Kalender klicken.

Kalenderanzeigeoptionen:

Aufgaben anzeigen für alle Mitarbeiter oder nur Mitarbeiter mit zugewiesenen Aufgaben.
Anzeigemöglichkeiten: 1 Tag, 3 Tage, 1 Woche, 1 Monat.
Tage oder Monate mit den Pfeilen links/rechts navigieren oder einen bestimmten Tag über das auswählen.Kalendersymbol.
Klicken Sie auf das Zahnradsymbol für zusätzliche Einstellungen:
- Aufgaben anzeigen – steuert die Sichtbarkeit der Aufgaben in der 1-Tages-Ansicht.
- Anzeigemodus (Tag) – zeigt nur Arbeitszeiten an (z. B. 8:00–17:00).
- Sortieroptionen für Mitarbeiter – wählen Sie die Anzeige der Mitarbeiternummern.
- Sortieren – nach Name oder Personalnummer.

Tipp: Passen Sie diese Einstellungen an, um die Übersicht zu behalten, wenn gleichzeitig viele Aufgaben verwaltet werden.

Eine Aufgabe erstellen

Klicken Sie auf Aufgabe erstellen um eine neue Aufgabe zu beginnen.

1. Kunde (Optional)

Wählen Sie einen bestehenden Kunden aus oder erstellen Sie einen neuen.
Zum Auswählen geben Sie mindestens 3 Buchstaben des Kundennamens zum Suchen ein.
Wählen Sie die korrekte Adresse.
Um Kundendaten zu bearbeiten, klicken Sie auf das Bleistiftsymbol → Änderungen vornehmen → Speichern.
Um einen neuen Kunden zu erstellen, klicken Sie auf das + Symbol → erforderliche Felder ausfüllen → Speichern.

Hinweis: Überprüfen Sie immer die Auswahl von Kunde und Adresse. Falsche Adressen führen zu Aufgabenfehlern.

2. Allgemeine Informationen

Füllen Sie allgemeine Informationsfelder (benutzerdefinierte oder standardisierte Felder aus, die Ihr Unternehmen konfiguriert hat).
Geplante Zeit – Startzeit der Aufgabe. Wenn dieses Feld leer bleibt, erscheint die Aufgabe bei Aufgaben ohne Datum.
Geschätzte Dauer – die benötigte Zeit zur Erfüllung der Aufgabe, die zur Planung und Vermeidung von Überschneidungen dient.
Markierungen – visuelle Kennzeichen für Aufgabentypen im Kalender.
Fähigkeit – wählen Sie vordefinierte Fähigkeiten aus, um Mitarbeiter während der Zuweisung zu filtern.
Checkliste – wählen Sie eine Checkliste aus, die der Mitarbeiter während der Aufgabe ausfüllen soll.

Tipp: Das richtige Setzen von Markierungen, Fähigkeiten und Checklisten gewährleistet eine korrekte Mitarbeiterauswahl und Aufgabenverfolgung.

3. Mitarbeiter

Aufgaben können einem oder mehreren Mitarbeitern zugewiesen werden.
Nach der Auswahl des ersten Mitarbeiters, das Zusätzlicher Mitarbeiter Feld erscheint.
Jeder zusätzliche Mitarbeiter erhält eine Unteraufgabe. Unteraufgaben können haben:
- Separate geplante Startzeit
- Separate geschätzte Dauer
Um zusätzliche Mitarbeiter zu entfernen, klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol neben ihnen.

Beispiel: Für Catering-Veranstaltungen kommen Dekorateure zuerst, das Bedienungspersonal nach 2 Stunden, das Reinigungspersonal am Abend. Unteraufgaben ermöglichen eine präzise Planung.

4. Wiederkehrende Aufgaben

Wiederkehrende Aufgaben sind verfügbar nur für eine Aufgabe, die einem einzelnen Mitarbeiter zugewiesen ist.
Aktivieren Sie über die Einstellungen für wiederkehrende Aufgaben Checkbox, nachdem die geplante Zeit eingestellt wurde.
Wählen Sie Enddatum und Art der Wiederholung:
- Täglich – wählen Sie Wochentage (Montag–Sonntag).
- Wöchentlich – derselbe Wochentag jede Woche bis zum Enddatum.
- Alle 2 Wochen – derselbe Wochentag alle 14 Tage bis zum Enddatum.

Hinweis: Zusätzliche Mitarbeiter deaktivieren die Wiederholung für die zusätzlichen Mitarbeiter.
Wichtig: Bevor die Aufgabenbearbeitung beginnt, können Sie diese Aufgabe oder alle zukünftigen Vorkommen bearbeiten, einschließlich: Mitarbeiter, Checkliste, Datum/Zeit, Markierungen, Fähigkeiten usw.

5. GeplantWerkzeuge (Optional)

Geben Sie notwendige Werkzeuge, Ausrüstungen oder Verbrauchsmaterialien für die Aufgabenbewältigung an (erfordert das Inventar-Modul).
Werkzeuge müssen in der korrekten Menge für den Mitarbeiter verfügbar sein.
Hinweis: Geplante Werkzeuge können sich in Typ oder Menge von tatsächlich verwendeten Werkzeugen unterscheiden.

6. Dateien

Kundendaten oder Dokumente hochladen.
Wählen Sie, ob Sie die Dateien anzeigen oder verbergen für den Mitarbeiter.

FAQ – Erstellen und Zuweisen von Aufgaben

1. Warum kann ich keine Kundenadresse auswählen?
Ein Kunde hat mehrere Adressen; eine muss ausgewählt werden, um die Aufgabe korrekt zuzuweisen.

2. Was, wenn der Kunde nicht existiert?
Verwenden Sie das + Symbol um einen neuen Kunden zu erstellen und die erforderlichen Felder auszufüllen.

3. Kann ich eine Aufgabe ohne Kunden erstellen?
Ja, das Kundenfeld ist optional. Aufgaben ohne Kunden erscheinen in Listen und im Kalender.

4. Warum wird meine Aufgabe nicht im Kalender angezeigt?
Aufgaben ohne geplante Zeit erscheinen unter Aufgaben ohne Datum. Fügen Sie eine geplante Zeit hinzu, um sie im Kalender anzuzeigen.

5. Wie weise ich mehrere Mitarbeiter zu?
Wählen Sie den ersten Mitarbeiter aus → Zusätzlicher Mitarbeiter Feld erscheint → weitere Mitarbeiter hinzufügen → Unteraufgaben werden erstellt.

6. Können wiederkehrende Aufgaben mehreren Mitarbeitern zugewiesen werden?
Nein, Wiederholung ist nur für einen einzelnen Mitarbeiter verfügbar.

7. Was sind Unteraufgaben?
Unteraufgaben sind für zusätzliche Mitarbeiter mit separater Startzeit, Dauer und Checkliste.

8. Was bedeuten orange und grüne Kreise?

Oranger Kreis – nicht wiederkehrend
Grüner Kreis mit Haken – wiederkehrend

9. Kann ich Checklisten nach Erstellung der Aufgabe bearbeiten?
Ja, vor der Ausführung der Aufgabe. Unteraufgaben können separate Checklisten haben.

10. Warum findet die Stichwortsuche meine Aufgabe nicht?
Die Suche funktioniert nur in Feldern, die für die Suche aktiviert sind.

11. Wie zeige ich Aufgaben auf der Karte an?
Nach dem Filtern und Sortieren auf der Aufgaben-Seite, klicken Sie auf auf Karte anzeigen.

12. Kann ich die Aufgaben aller Mitarbeiter im Kalender sehen?
Ja, zeigen Sie alle Mitarbeiter an oder nur diejenigen mit zugewiesenen Aufgaben.

13. Wie filtere ich Aufgaben nach Markierungen oder Typen?
Verwenden Sie Filter → klicken Sie auf Suche.

14. Wie ändere ich die geplante Zeit für eine Unteraufgabe?
Jede Unteraufgabe kann eine eigene Startzeit und Dauer haben.

15. Was passiert, wenn ich den Hauptmitarbeiter lösche?
Die Hauptaufgabe wird gelöscht. Unteraufgaben können die Verknüpfung verlieren. Löschen Sie bei Bedarf zuerst die Unteraufgaben.

16. Wie setze ich eine wiederkehrende Aufgabe?
Startdatum auswählen → überprüfen Sie Einstellungen für wiederkehrende Aufgaben → Enddatum und Typ einstellen.

17. Können wiederkehrende Aufgaben an unterschiedlichen Tagen für verschiedene Mitarbeiter beginnen?
Nein. Die Wiederholung ist mit einem Mitarbeiter und einem Startdatum verknüpft. Vor der Ausführung können Sie diese oder alle zukünftigen Aufgaben bearbeiten.

18. Warum stimmen geplante Werkzeuge nicht mit der tatsächlichen Nutzung überein?
Geplante Werkzeuge sind Empfehlungen; die tatsächliche Nutzung kann abweichen.

19. Wie füge ich Dateien an?
Dateien hochladen → wählen, ob sie dem Mitarbeiter angezeigt oder verborgen werden sollen.

20. Wie bearbeite ich Kundendaten nach der Aufgabenerstellung?
Klicken Sie auf das Stiftsymbol → bearbeiten → Speichern.

21. Wie gebe ich die geschätzte Dauer an?
Verwenden Sie das Feld Geschätzte Dauer zur Planung und Vermeidung von Überschneidungen.

22. Wie kann ich abgeschlossene Aufgaben anzeigen?
Filtern Sie nach Abgeschlossen; die Abschlusszeit erscheint in der Abgeschlossen-Spalte.

23. Können mehrere Mitarbeiter unterschiedliche Checklisten und Zeiten haben?
Ja, über Unteraufgaben.

24. Was, wenn eine Aufgabe nach dem Kalenderfilter nicht sichtbar ist?
Überprüfen Sie alle Filter. Aufgaben ohne geplante Zeit erscheinen in Aufgaben ohne Datum.

25. Wie plane ich mehrere Mitarbeiter am selben Tag ein?
Verwenden Sie Unteraufgaben mit unterschiedlichen Startzeiten und Dauern.

26. Kann ich wiederkehrende Aufgaben nach der Erstellung bearbeiten?
Ja, vor der Ausführung kann jedes Feld bearbeitet werden: Mitarbeiter, Checkliste, Datum/Zeit, Markierungen, Fähigkeiten.

27. Kann eine Aufgabe mehrere Checklisten haben?
Ja, Unteraufgaben können verschiedene Checklisten haben.

28. Was passiert, wenn ich keine geplante Zeit festlege?
Die Aufgabe erscheint in Aufgaben ohne Datum und wird an keinem bestimmten Tag im Kalender angezeigt.