Oprettelse og Tildeling af Opgaver

Opgaver er kernefunktionen i feltservicetilstand og kan ikke deaktiveres.

Opgaver giver dig mulighed for at tildele arbejde til én eller flere medarbejdere, med en vedhæftet tjekliste til at fuldføre under opgaveudførelsen. Opgaver er centrale i feltserviceoperationer og bruges til alle typer af opgaver, planlægning og opfølgning af arbejde.

Bemærk: Opgaver er essentielle; alt i feltservice drejer sig om dem. Det er afgørende at forstå opgaver for at bruge systemet effektivt.

Sider, hvor du kan oprette en opgave

Opgaver kan oprettes fra flere steder i systemet, afhængigt af arbejdsgang og præference.

1. Kunder side

Gå til kunde siden.
Find den ønskede kunde i listen.
Klik på blyantsikonet ved siden af kundenavnet for at åbne kundeprofilens sidepanel.
Rul ned i panelet og klik på Opret opgave.

Vigtige detaljer:

Hvis en kunde har flere adresser, skal du vælge én specifik adresse til opgaven.
Når du opretter en opgave via Klientsiden, tilføjes klienten automatisk. Du behøver ikke at vælge en klient manuelt.
Hvis der er behov for at redigere klientoplysninger (f.eks. navn, kontaktinfo, adresse), klik på blyantsikonet, opdatér oplysningerne i sidepanelet, og klik på Gem.
For at oprette en ny klient, klik på + ikonet i klientsektionen, udfyld de nødvendige felter, der er konfigureret til din virksomhed, og klik på Gem.

Tip: Dobbeltkontrollér altid den valgte klient og adresse, især hvis klienten har flere adresser, for at undgå at tildele opgaven forkert.

2. Opgaveside

Opgave siden tilbyder et detaljeret overblik og værktøjer til håndtering af alle opgaver.Du kan:

Se opgaver som en liste.

Filtrere opgaver efter status:
Aktiv, Fuldført, Annulleret, og Uden Dato Søge opgaver ved hjælp af nøgleord..
Bemærk:
- Kun felter, der er aktiveret til søgning under oprettelsen af opgavefelt, kan søges i. Filtrere opgaver efter en eller flere
statuser Vælg en .
daterække for at vise opgaver. Vis filtrerede og sorterede opgaver på et
kort.

Viste opgavefelter inkluderer:

Titel og Beskrivelse – standardfelter. Hvis tilpasninger blev lavet (tilføjet/fjernet/omarrangeret felter), vil visningen afspejle disse indstillinger.
Klient – klienten knyttet til opgaven.
Adresse – klientens adresse forbundet med opgaven.
Medarbejder – tildelte medarbejdere.
Planlagt tid – planlagt starttidspunkt.
Status – aktuel opgavestatus.
Fuldført – vises kun for afsluttede opgaver; viser afslutningstidspunktet af medarbejderen.
Indstillinger for tilbagevendende opgaver – orange cirkel med stribe = ikke-tilbagevendende opgave; grøn cirkel med flueben = tilbagevendende opgave.
Handlinger – muligheder for at slette opgaven.

Tip: Brug filtre og sortering til at håndtere store mængder af opgaver effektivt.

3. Kalender Side

Kalenderen giver et visuelt overblik over opgaver.

Opgaver tildelt medarbejdere vises som celler i medarbejderrækken.
Opgaver med en dato men uden en tildelt medarbejder vises i listen over uopdelte opgaver.
Opgaver uden en planlagt dato vises i siden under Opgaver uden dato.

Kalenderfiltre:

Filter efter medarbejder
Filter efter opgavetype
Vælg mærker
Vælg statuser
Vælg serviceområder

Anvendelse af filtre: Klik på Søg. For at nulstille filtre, klik på Ryd.
For at forbedre kalendervisningen, skjul filterpanelet ved at klikke på filterikonet over kalenderen.

Kalenderens visningsmuligheder:

Vis opgaver for alle medarbejdere eller kun medarbejdere med tildelte opgaver.
Visningsmuligheder: 1 dag, 3 dage, 1 uge, 1 måned.
Naviger gennem dage eller måneder ved hjælp af venstre/højre pile eller vælg en specifik dag via kalenderikon.
Klik på gearikonet for yderligere indstillinger:
- Vis opgaver – kontroller synlighed af opgaver i 1-dags visning.
- Visningstilstand (dag) – vis kun arbejdstimer (f.eks. 8:00–17:00).
- Sorteringsmuligheder for medarbejdere – vælg at vise medarbejdernummre.
- Sorter – efter navn eller personnummer.

Tip: Juster disse indstillinger for klarhed, når du håndterer mange opgaver samtidig.

Opret En Opgave

Klik på Opret Opgave for at starte en ny opgave.

1. Kunde (Valgfri)

Vælg en eksisterende kunde eller opret en ny.
For at vælge, skriv mindst 3 bogstaver af kundenavnet for at søge.
Vælg den korrekte adresse.
For at redigere kundedetaljer, klik på blyantikonet → foretag ændringer → Gem.
For at oprette en ny kunde, klik på+ ikonet → udfyld de krævede felter → Gem.

Bemærk: Sørg altid for at verificere kunde- og adressevalg. Forkerte adresser fører til opgavefejl.

2. Generel Information

Udfyld de generelle informationsfelter (tilpassede eller standardfelter, som din virksomhed har konfigureret).
Planlagt tid – starttidspunkt for opgaven. Hvis det er tomt, vises opgaven i Opgaver uden dato.
Estimeret varighed – tid nødvendigt for at fuldføre opgaven, brugt til planlægning og for at undgå overlapninger.
Mærker – visuelle markører for opgavetyper i kalenderen.
Kompetencer – vælg foruddefinerede kompetencer til at filtrere medarbejdere under tildeling.
Tjekliste – vælg en tjekliste, som medarbejderen skal færdiggøre under opgaven.

Tip: Korrekt indstilling af mærker, kompetencer og tjeklister sikrer korrekt medarbejdertildeling og opgavesporing.

3. Medarbejdere

Opgaver kan tildeles til en eller flere medarbejdere.
Efter valg af den første medarbejder, kan du Yderligere medarbejder felt vises.
Hver yderligere medarbejder modtager en underopgave. Underopgaver kan have:
- Separat planlagt starttidspunkt
- Separat estimeret varighed
For at fjerne yderligere medarbejdere, klik på papirkurv-ikonet ved siden af dem.

Eksempel: For catering-oplevelser, ankommer dekoratører først, tjenere ankommer 2 timer senere, rengøringspersonale kommer om aftenen. Underopgaver muliggør præcis planlægning.

4. Tilbagevendende Opgaver

Tilbagevendende opgaver er tilgængelige kun for en opgave tildelt én medarbejder.
Aktiver via Indstillinger for Tilbagevendende Opgaver afkrydsningsfeltet efter at have angivet den planlagte tid.
Vælg slutdato og type af gentagelse:
- Daglig – vælg ugedage (mandag–søndag).
- Ugentlig – samme ugedag hver uge indtil slutdato.
- Hver 2. Uge – samme ugedag hver 14. dag indtil slutdatoen.

Bemærk: Tilføjelse af yderligere medarbejdere deaktiverer gentagelse for de ekstra medarbejdere.
Vigtigt: Før opgaven påbegyndes, kan du redigere denne opgave eller alle fremtidige forekomster, inklusive: medarbejder, tjekliste, dato/tid, markeringer, færdigheder osv.

5. Planlagte Værktøjer (Valgfrit)

Specificer nødvendige værktøjer, udstyr eller forbrugsmaterialer for at fuldføre opgaven (kræver Lager modul).
Værktøjer skal være tilgængelige i korrekt antal til medarbejderen.
Bemærk: Planlagte værktøjer kan variere fra de faktisk brugte værktøjer i type eller mængde.

6. Filer

Upload klientfotos eller dokumenter.
Vælg om du vil vise eller skjule filer for medarbejderen.

FAQ – Oprettelse og tildeling af opgaver

1. Hvorfor kan jeg ikke vælge en klientadresse?
En klient har flere adresser; en skal vælges for at tildele opgaven korrekt.

2. Hvad hvis klienten ikke eksisterer?
Brug + ikonet til at oprette en ny klient og udfyld de nødvendige felter.

3. Kan jeg oprette en opgave uden en klient?
Ja, klientfeltet er valgfrit. Opgaver uden en klient vises i lister og på kalenderen.

4. Hvorfor vises min opgave ikke på kalenderen?
Opgaver uden planlagt tid vises i Opgaver uden Dato. Tilføj en planlagt tid for at vise på kalenderen.

5. Hvordan tildeler jeg flere medarbejdere?
Vælg første medarbejder → Yderligere medarbejder felt vises → tilføj flere medarbejdere → underopgaver oprettes.

6. Kan tilbagevendende opgaver tildeles til flere medarbejdere?
Nej, tilbagevendende opgaver er kun tilgængelige for en enkelt medarbejder.

7. Hvad er underopgaver?
Underopgaver er til yderligere medarbejdere med separat starttidspunkt, varighed og tjekliste.

8. Hvad betyder de orange og grønne cirkler?

Orange cirkel – ikke-tilbagevendende
Grøn cirkel med flueben – tilbagevendende

9. Kan jeg redigere tjeklister efter opgaveoprettelse?
Ja, før opgaven udføres. Underopgaver kan have separate tjeklister.

10. Hvorfor finder søgeordssøgning ikke min opgave?
Søgning fungerer kun på felter, der er aktiveret til søgning.

11. Hvordan viser jeg opgaver på kortet?
Efter filtrering og sortering på opgavesiden, klik vis på kortet.

12. Kan jeg se opgaver for alle medarbejdere i kalenderen?
Ja, vis alle medarbejdere eller kun dem med tildelte opgaver.

13. Hvordan filtrerer jeg opgaver efter mærker eller typer?
Brug filtre → klik Søg.

14. Hvordan ændrer jeg det planlagte tidspunkt for en underopgave?
Hver underopgave kan have eget starttidspunkt og varighed.

15. Hvad sker der, hvis jeg sletter hovedmedarbejderen?
Hovedopgave slettes. Underopgaver kan miste tilknytning. Slet underopgaver først om nødvendigt.

16. Hvordan sætter jeg en tilbagevendende opgave?
Vælg startdato → tjek Indstillinger for tilbagevendende opgaver → sæt slutdato og type.

17. Kan tilbagevendende opgaver starte på forskellige dage for forskellige medarbejdere?
Nej. Gentagelse er knyttet til én medarbejder og startdato. Før udførelse kan du redigere dette eller alle fremtidige opgaver.

18. Hvorfor matcher de planlagte værktøjer ikke det faktiske brug?
Planlagte værktøjer er anbefalinger; det faktiske brug kan variere.

19. Hvordan vedhæfter jeg filer?
Upload filer → vælg om de skal vises/skjules for medarbejderen.

20. Hvordan redigerer jeg klientinformation efter opgaveoprettelse?
Klik på blyant-ikonet → rediger → Gem.

21. Hvordan angiver jeg estimeret varighed?
Brug Estimeret varighed feltet for at planlægge og undgå overlap.

22. Hvordan kan jeg se afsluttede opgaver?
Filtrér efter Afsluttede; afslutningstiden vises i Afsluttede kolonnen.

23. Kan flere medarbejdere have forskellige tjeklister og tider?
Ja, via delopgaver.

24. Hvad hvis en opgave ikke er synlig efter kalenderfiltrering?
Tjek alle filtre. Opgaver uden planlagt tid vises i Opgaver uden Dato.

25. Hvordan planlægger jeg flere medarbejdere på samme dag?
Brug delopgaver med forskellige starttider og varigheder.

26. Kan jeg redigere tilbagevendende opgaver efter oprettelse?
Ja, før udførelse kan ethvert felt redigeres: medarbejder, tjekliste, dato/tid, markeringer, færdigheder.

27. Kan en opgave have flere tjeklister?
Ja, underopgaver kan have forskellige tjeklister.

28. Hvad sker der, hvis jeg ikke indstiller et planlagt tidspunkt?
Opgaven vises i Opgaver uden dato og bliver ikke vist på en specifik dag i kalenderen.