إنشاء وتعيين المهام

المهام تشكل الوحدة الأساسية في وضع خدمة الحقل وهي لا يمكن تعطيلها.

تتيح لك المهام تعيين العمل إلى موظف واحد أو عدة موظفين، مع إرفاق قائمة مراجعة لإكمالها أثناء تنفيذ المهمة. تعتبر المهام محورية في عمليات خدمة الحقل وتُستخدم لجميع أنواع التعيينات والتخطيط وتتبع العمل.

ملاحظة: المهام ضرورية؛ كل شيء في خدمة الحقل يدور حولها. من المهم فهم المهام بالكامل لاستخدام النظام بفعالية.

الصفحات حيث يمكن إنشاء مهمة

يمكن إنشاء المهام من عدة أماكن في النظام، بناءً على سير العمل والتفضيل.

1. صفحة العملاءصفحة

قم بالانتقال إلى صفحة العملاء.
اعثر على العميل المطلوب في القائمة.
انقر على رمز القلم بجانب اسم العميل لفتح لوحة جانبية لملف العميل.
مرر لأسفل في اللوحة وانقر على إنشاء مهمة.

تفاصيل مهمة:

إذا كان لدى العميل عدة عناوين، يتوجب عليك اختيار عنوان واحد محدد للمهمة.
عند إنشاء مهمة عبر صفحة العملاء، يتم إضافة العميل تلقائيًا. أنت لا تحتاج إلى اختيار عميل يدويًا.
إذا كان هناك حاجة لتحرير تفاصيل العميل (مثل الاسم، معلومات الاتصال، العنوان)، اضغط على رمز القلم, قم بتحديث المعلومات في اللوحة الجانبية، واضغط على حفظ.
لإنشاء عميل جديد، اضغط على رمز + في قسم العميل، املأ الحقول الضرورية المخصصة لشركتك، واضغط على حفظ.

نصيحة: تحقق دائمًا من اختيار العميل والعنوان، خصوصًا إذا كان لدى العميل عناوين متعددة، لتجنب تخصيص المهمة بشكل غير صحيح.

2. صفحة المهام

توفر صفحة المهام نظرة عامة وأدوات إدارة مفصلة لجميع المهام.

يمكنك:

عرض المهام كقائمة.
تصفية المهام حسب الحالة: نشطة، مكتملة، ملغاة، وبدون تاريخ.
البحث في المهام باستخدام الكلمات المفتاحية.
- ملاحظة: يمكن البحث فقط في الحقول المُمَكَّنة للبحث أثناء إنشاء حقول المهام.
تصفية المهام بواسطة حالة أو أكثر من الحالات.
اختر نطاق زمني لعرض المهام.
عرض المهام المصفاة والمرتّبة على الخريطة.

تشمل الحقول المعروضة للمهمة:

العنوان والوصف – الحقول القياسية. إذا تم إجراء تخصيصات (إضافة/إزالة/إعادة ترتيب الحقول)، فإن العرض يعكس تلك الإعدادات.
العميل – العميل المرتبط بالمهمة.
العنوان – عنوان العميل المرتبط بالمهمة.
الموظف – الموظف أو الموظفون المعينون.
الوقت المجدول – الوقت المقرر لبدء المهمة.
الحالة – حالة المهمة الحالية.
مكتملة – تُعرض فقط للمهام المكتملة؛ تُظهر وقت الإنهاء من قبل الموظف.
إعدادات الوظائف المتكررة – دائرة برتقالية بخط تعني مهمة غير متكررة؛ دائرة خضراء بعلامة تحقق تعني مهمة متكررة.
الإجراءات – خيارات لحذف المهمة.

نصيحة: استخدم الفلاتر والترتيب لإدارة عدد كبير من المهام بكفاءة.

3. صفحة التقويم

يوفر التقويم نظرة عامة بصرية على المهام.

تظهر المهام المخصصة للموظفين ك خلايا في صف الموظف.
المهام التي لها تاريخ ولكن بدون موظف معين يظهر في قائمة المهام غير المعينة.
المهام بدون تاريخ مجدول تظهر في الجانب تحت المهام بدون تاريخ.

فلاتر التقويم:

تصفية حسب الموظف
تصفية حسب نوع المهمة
اختر العلامات
اختر الحالات
اختر مناطق الخدمة

تطبيق الفلاتر: اضغط على بحث. لإعادة تعيين الفلاتر، اضغط على مسح.
لتحسين عرض التقويم، أخفِ لوحة الفلتر بالنقر على أيقونة الفلتر فوق التقويم.

خيارات عرض التقويم:

عرض المهام لكل الموظفين أو فقط الموظفين الذين لديهم مهام معينة.
خيارات العرض: يوم واحد، 3 أيام، أسبوع واحد، شهر واحد.
تنقل بين الأيام أو الأشهر باستخدام السهام اليسار/اليمين أو اختر يومًا معينًا عبر أيقونة التقويم.
انقر على أيقونة الترس لإعدادات إضافية:
- عرض المهام – يتحكم في ظهور المهام في عرض اليوم الواحد.
- وضع العرض (اليوم) – يعرض ساعات العمل فقط (مثال: 8:00–17:00).
- خيارات الفرز للموظفين – اختر لعرض أرقام الموظفين.
- فرز – حسب الاسم أو الرقم الشخصي.

نصيحة: قم بتعديل هذه الإعدادات لتوضيح الأمور عند إدارة العديد من المهام في وقت واحد.

إنشاء مهمة

اضغط على إنشاء مهمة لبدء مهمة جديدة.

1. العميل (اختياري)

اختر عميلًا موجودًا أو أنشئ عميلًا جديدًا.
للتحديد، اكتب ما لا يقل عن 3 أحرف من اسم العميل للبحث.
اختر العنوان.
لتعديل تفاصيل العميل، انقر على أيقونة القلم → أجرِ التغييرات → حفظ.
لإنشاء عميل جديد، انقر على رمز + → املأ الحقول المطلوبة → حفظ.

ملاحظة: دائماً تحقق من اختيار العميل والعنوان. العناوين الخاطئة تؤدي إلى أخطاء في المهام.

2. المعلومات العامة

املأ حقول المعلومات العامة (الحقول المخصصة أو القياسية التي قامت شركتك بتكوينها).
الوقت المحدد – وقت بدء المهمة. إذا ترك فارغًا، ستظهر المهمة في المهام بدون تاريخ.
المدة المقدرة – الوقت المطلوب لإكمال المهمة، ويستخدم للتخطيط وتجنب التداخلات.
العلامات – علامات بصرية لأنواع المهام على التقويم.
المهارة – اختر المهارات المحددة مسبقًا لتصفية الموظفين أثناء التعيين.
قائمة التحقق – اختر قائمة تحقق ليكملها الموظف أثناء المهمة.

نصيحة: الإعداد الجيد للعلامات، المهارات، وقوائم التحقق يضمن التعيين الصحيح للموظفين وتتبع إكمال المهام.

3. الموظفون

يمكن تعيين المهام إلى موظف واحد أو عدة موظفين.
بعد تحديد الموظف الأول، الموظف إضافي يظهر حقل.
يحصل كل موظف إضافي على مهمة فرعية. يمكن أن تحتوي المهام الفرعية على:
- وقت بداية محدد بشكل منفصل
- مدة مقدرة منفصلة
لإزالة الموظفين الإضافيين، اضغط على إيقونة الحذف بجانبهم.

مثال: في الأحداث الخاصة بالطعام، يصل المزخرفون أولاً، يصل النادلون بعد ساعتين، والطاقم المسؤول عن التنظيف في المساء. تسمح المهام الفرعية بتحديد الجداول بدقة.

4. المهام المتكررة

الوظائف المتكررة متوفرة فقط للمهام المعينة لموظف واحد.
تمكين عبر إعدادات الوظائف المتكررة مربع الاختيار بعد تحديد الوقت المحدد.
اختر تاريخ الانتهاء و نوع التكرار:
- يوميًا – اختر أيام الأسبوع (الاثنين–الأحد).
- أسبوعيًا – نفس اليوم من الأسبوع، كل أسبوع حتى تاريخ الانتهاء.
- كل أسبوعين – نفس اليوم من الأسبوع، كل 14 يومًا حتى تاريخ الانتهاء.

ملاحظة: إضافة موظفين إضافيين تعطل التكرار للموظفين الإضافيين.
مهم: قبل بدء تنفيذ المهمة، يمكنك تعديل هذه المهمة أو جميع التكرارات المستقبلية، بما في ذلك: الموظف، قائمة التحقق، التاريخ/الوقت، العلامات، المهارات، إلخ.

5. المخططالأدوات (اختياري)

حدد الأدوات، والمعدات، أو المستهلكات اللازمة لإتمام المهمة (يتطلب وحدة المخزون).
يجب أن تكون الأدوات متوفرة بالكمية الصحيحة للموظف.
ملاحظة: قد تختلف الأدوات المخططة عن الأدوات المستخدمة بالفعل من حيث النوع أو الكمية.

6. الملفات

ارفع صور العملاء أو المستندات.
اختر ما إذا كنت تريد إظهار أو إخفاء الملفات من الموظف.

الأسئلة الشائعة – إنشاء وتعيين المهام

1. لماذا لا أستطيع اختيار عنوان العميل؟
يمتلك العميل عدة عناوين؛ يجب اختيار أحدها لتعيين المهمة بشكل صحيح.

2. ماذا لو لم يكن العميل موجودًا؟
استخدم رمز + لإنشاء عميل جديد وملء الحقول المطلوبة.

3. هل يمكنني إنشاء مهمة بدون عميل؟
نعم، حقل العميل اختياري. تظهر المهام بدون عميل في القوائم وعلى التقويم.

4. لماذا لا تظهر مهمتي على التقويم؟
المهام بدون وقت محدد تظهر في المهام بدون تاريخ. أضف وقتًا مجدولًا للعرض على التقويم.

5. كيف يمكنني تعيين عدة موظفين؟
حدد أول موظف → موظف إضافي حقل يظهر → أضف المزيد من الموظفين → يتم إنشاء مهام فرعية.

6. هل يمكن تخصيص المهام المتكررة لعدة موظفين؟
لا، التكرار متاح لموظف واحد فقط.

7. ما هي المهام الفرعية؟
المهام الفرعية مخصصة للموظفين الإضافيين بوقت بدء منفصل، ومدة، وقائمة فحص.

8. ماذا تعني الدوائر البرتقالية والخضراء؟

الدائرة البرتقالية – غير متكررة
الدائرة الخضراء مع علامة تحقق – متكررة

9. هل يمكنني تعديل قوائم الفحص بعد إنشاء المهام؟
نعم، قبل تنفيذ المهمة. يمكن أن تحتوي المهام الفرعية على قوائم فحص منفصلة.

10. لماذا لا يجد البحث بالكلمات المفتاحية مهمتي؟
يعمل البحث فقط على الحقول التي تم تمكينها للبحث.

11. كيف أعرض المهام على الخريطة؟
بعد التصفية والفرز في صفحة المهام، اضغط على عرض على الخريطة.

12. هل يمكنني رؤية المهام لجميع الموظفين على التقويم؟
نعم، عرض جميع الموظفين أو فقط أولئك الذين تم تخصيص مهام لهم.

13. كيف أقوم بتصفية المهام حسب العلامات أو الأنواع؟
استخدم الفلاتر → انقر على بحث.

14. كيف أغير الوقت المجدول لمهمة فرعية؟
يمكن لكل مهمة فرعية أن يكون لها وقت بدء ومدة خاصة بها.

15. ماذا يحدث إذا حذفت الموظف الرئيسي؟
يتم حذف المهمة الرئيسية. قد تفقد المهام الفرعية الربط. احذف المهام الفرعية أولاً إذا لزم الأمر.

16. كيف أقوم بتعيين مهام متكررة؟
حدد تاريخ البدء → تحقق من إعدادات المهام المتكررة → حدد تاريخ الانتهاء والنوع.

17. هل يمكن أن تبدأ المهام المتكررة في أيام مختلفة لموظفين مختلفين؟
لا. تتعلق التكرارية بموظف واحد وتاريخ البدء. يمكنك تعديل هذا أو جميع المهام المستقبلية قبل التنفيذ.

18. لماذا لا تتطابق الأدوات المخططة مع الاستخدام الفعلي؟
الأدوات المخططة هي توصيات؛ قد يختلف الاستخدام الفعلي.

19. كيف أرفق الملفات؟
قم بتحميل الملفات → اختر ما إذا كنت تريد إظهارها أو إخفاءها عن الموظف.

20. كيف يمكنني تعديل معلومات العميل بعد إنشاء المهمة؟
اضغط على أيقونة القلم → تحرير → حفظ.

21. كيف أحدد المدة المقدرة؟
استخدم حقل المدة المقدرة للتخطيط وتجنب التداخل.

22. كيف يمكنني عرض المهام المكتملة؟
قم بالتصفية حسب مكتمل؛ يظهر وقت الإكمال في عمود مكتمل.

23. هل يمكن للعديد من الموظفين أن يكون لديهم قوائم تحقق وأوقات مختلفة؟
نعم، عبر المهام الفرعية.

24. ماذا لو لم تكن المهمة مرئية بعد تصفية التقويم؟
تحقق من جميع الفلاتر. تظهر المهام بدون وقت مجدول في المهام بدون تاريخ.

25. كيف يمكنني جدولة عدة موظفين في نفس اليوم؟
استخدم المهام الفرعية مع أوقات بدء ومدد مختلفة.

26. هل يمكنني تعديل المهام المتكررة بعد إنشائها؟
نعم، قبل التنفيذ، يمكن تعديل أي حقل: الموظف، قائمة التحقق، التاريخ/الوقت، العلامات، المهارات.

27. هل يمكن أن تحتوي المهمة على قوائم مرجعية متعددة؟
نعم، يمكن أن تحتوي المهام الفرعية على قوائم مرجعية مختلفة.

28. ماذا يحدث إذا لم أقم بتعيين وقت محدد؟
ستظهر المهمة فيمهام بدون تاريخولا يتم عرضها في يوم محدد في التقويم.