Remonttialan työvuorosuunnittelu ryhmille ja työvaiheille

Remontti on sarja työvaiheita, ja se sarja on hauras. Purkutyön on oltava valmis ennen kuin runkotyöt alkavat, putki- ja sähkötöiden on läpäistävä tarkastus ennen kuin mitään suljetaan, ja laattamies keskeneräisessä huoneessa on päivä joka laskutetaan tyhjästä. Remonttialan työvuorosuunnittelu pitää tämän sarjan koossa silloin kun kolme kohdetta on käynnissä ja yksi niistä myöhästyy viikolla.

Remontti on vaikeampi miehittää kuin uudisrakentaminen aivan tietystä syystä. Työtä tehdään jonkun kodissa, pohjaratkaisussa jota et itse luonut, ja yllätyksiä on jokaisen seinän takana. Päivämäärät liikkuvat jatkuvasti. Kohde joka olisi vapauttanut ryhmän torstaina vapauttaa sen vasta seuraavana tiistaina, ja kaikki sen taakse varattu joutuu siirtymään mukana. Työvoimakulu on se erä joka imee jokaisen tällaisen liikahduksen, ja juuri siksi työvuorolista on ohjauspiste eikä hallinnollinen rutiini.

Mitä remonttialan työvuorosuunnittelun on ratkaistava

Kolme ongelmaa, ja ne vetävät eri suuntiin. Saada oikea ammattiryhmä oikeaan kohteeseen oikeana päivänä. Pitää jokainen työntekijä hyödyllisesti työllistettynä ilman että kukaan on varattu kahteen paikkaan. Ja tietää kohteen valmistuttua kuinka monta työtuntia se todella nieli. Remonttiyrityksen työvuorosuunnittelu joka vain piirtää siistin kalenterin vastaa ensimmäiseen ja jättää kaksi muuta täsmälleen ennalleen. Siksi niin monella yrityksellä on kalenteri yhdessä paikassa ja tuntitaulukko toisessa, eivätkä ne koskaan aivan täsmää. Remonttialan henkilöstösuunnittelu kannattaa vain jos molemmat asuvat samassa järjestelmässä.

Työvaiheiden järjestäminen yhdessä kohteessa

Kirjatun järjestyksen arvo on siinä että kaikki työskentelevät saman version mukaan. Shiftonissa jokainen kohde on projekti, ja jokainen vuoro varataan sille projektille niine kellonaikoineen joina odotat väkeä paikalle, joten työvaiheiden järjestys on luettavissa ruudukosta eikä työnjohtajan muistista. Kun tarkastuspäivä siirtyy, vedät kyseiset vuorot uuteen kohtaan ja julkaiset listan uudelleen. Push-ilmoitukset vievät muutoksen niille joita se koskee, ja juuri se estää ryhmää ajamasta kohteeseen joka ei ole heille valmis. Yritykset jotka etsivät keittiöremonttien työvuorosuunnittelua tai kylpyhuoneremonttien ryhmäsuunnittelua pyörittävät yleensä molempia kohdetyyppejä yhtä aikaa samalta nimilistalta, ja juuri sen tilanteen yksi ruudukko hoitaa paremmin kuin erilliset suunnitelmat kohteittain. Maalaustyöt osuvat tuon järjestyksen loppuun ja niillä on oma sivunsa maalausliikkeiden työvuorosuunnittelusta.

Toistuvat kohdetyypit ovat se paikka jossa pohjat maksavat itsensä takaisin. Remonttiaikataulun pohja joka on rakennettu kaksikymmentä kertaa tehdystä työstä voidaan ottaa käyttöön seuraavassa kohteessa sen sijaan että se piirrettäisiin uudelleen, ja taulukkolaskennassa jo valmiina oleva kodin remontin aikataulupohja tuodaan sisään eikä kirjoiteta uusiksi. Kohteiden välillä vaihtuvat yleensä nimet ja päivämäärät, ei työn muoto.

Ryhmät hajallaan useassa kohteessa yhtä aikaa

Harva remonttiyritys tekee yhtä kohdetta kerrallaan, eikä yksikään nauti laskutoimituksesta joka seuraa neljästä. Remonttialan vuorosuunnittelun on vastattava ihmiskysymykseen ennen työkysymystä. Rajoite on väki eikä työ: kaksi kohdetta haluaa saman viimeistelykirvesmiehen samana tiistaina, se on tavallisin epäonnistuminen ja se on näkymätön kunnes joku sattuu huomaamaan sen. Koska jokainen vuoro kantaa kohdemerkintää, kolmen päivän ja viikon näkymät esittävät henkilön todelliset sitoumukset eivätkä kohdekohtaista toivelistaa, ja juokseva tuntisumma on jokaisen nimen rinnalla. Remonttiryhmien työvuorosuunnittelu on lisenssin arvoinen siinä kohdassa jossa kaikkea tuota ei enää pysty pitämään päässään, ja useimmilla yrityksillä se on kolmas samanaikainen kohde. Osa urakoitsijoista etsii sen sijaan remonttialan työnohjausjärjestelmää, mutta remontissa ohjausongelma on todellisuudessa järjestysongelma, ja remonttiryhmien hallinta ratkaisee sen työvuorolistasta eikä kartalta. Yritykset jotka vertailevat remontoijien suunnitteluohjelmia aloittavat yleensä kalenterinäkymästä; hyödyllisempi testi on estääkö se lupaamasta samaa ihmistä kahteen kohteeseen samana aamuna.

Aloitusajat, asutut kodit ja asiakkaan aamu

Asutussa remontissa on sosiaalisia reunaehtoja joita uudiskohteessa ei ole. Asukkaan kanssa sovittu aloitusaika on käytännössä osa sopimusta silloinkin kun sitä ei ole kirjattu, ja neljäkymmentä minuuttia etuajassa saapuva ryhmä maksaa hyvää tahtoa jonka rakentaminen takaisin on kallista. Vuoroajat asetetaan kohdekohtaisesti ja ne näkyvät ryhmälle ennen päivän alkua, ja myöhästymisraportti näyttää missä aamut valuvat, jotta asiaan voidaan puuttua toistuvana ilmiönä eikä riitana. Uudisrakentaminen käyttäytyy toisin ja sillä on oma sivunsa rakennustyömaiden ryhmille, mutta remonttikohteessa asiakas seisoo samassa huoneessa ja aikataulun on kunnioitettava sitä.

Puutelistat ja kohteen viimeinen kymmenen prosenttia

Remontin häntäpää on se kohta jossa kate katoaa hiljaa. Viimeistely on lyhyttä, hajallaan, vaatii tiettyjä ihmisiä ja täyttää harvoin koko päivän, joten se lykkääntyy kunnes siitä tulee kahden viikon mittainen puolikkaiden päivien sarja. Tehtäviä voi liittää vuoroon, jolloin puutelistasta tulee aikataulutettua työtä jolla on nimi ja kellonaika eikä muistiinpano puhelimessa, ja ryhmä näkee sen remonttiaikataulusovelluksessa omien vuorojensa vierellä eikä viestiketjussa. Tehtävienhallintaominaisuutemme kertoo miten se toimii työvuorolistan rinnalla. Käytännön hyöty on se että viimeistelytyöt lakkaavat kilpailemasta seuraavan kohteen aloituspäivän kanssa tasavertaisina.

Työtunnit, muutostyöt ja kohteen todellinen kustannus

Kohdekohtainen kustannuslaskenta ei parane ennen kuin tunnit kirjataan eikä muistella. Remonttialan työajanseurannan on kirjattava sisään- ja uloskirjaus kohteelle eikä pelkälle päivälle, tai jokainen sen jälkeinen luku on arvio jolla on desimaalipilkku. Työvuorolistasta erillään elävä tuntikirjanpito ajautuu aina erilleen, koska kaksi järjestelmää tarkoittaa kahta versiota tiistaista, joten käsittele remonttialan työvoimasuunnittelua ja työajanseurantaa yhtenä asiana eikä kahtena hankintana. Kun se on kunnossa, raporttinäkymä hoitaa loput.

• Työntekijöiden työtunnit, joissa tehdyt tunnit ja ylityöt ovat omina sarakkeinaan henkilöä kohden.
• Tauot, myöhäiset aloitukset ja aikaiset lähdöt kirjattuina vuorokohtaisesti eikä palkkapäivänä jälkikäteen koottuina.
• Budjetti- ja tuntipalkkaraportit jotka muuttavat tunnit työvoimakuluksi jota voi verrata tarjoukseen.
• Suodatus kohteen ja aikavälin mukaan, jolloin yksi projekti tai yksi palkkajakso saadaan erikseen ulos.

Muutostyöt hyötyvät eniten. Tuntiveloituksella laskutettu lisätyö on vain niin puolustettavissa kuin sen takana olevat tunnit, ja kohdekohtainen vietävä raportti on huomattavasti vahvempi asema kuin muistikuva. QuickBooks- ja Zapier-integraatiot vievät tulokset eteenpäin ilman toista kirjauskierrosta.

Aliurakoitsijat, työntekijät ja se mitä ohjelmisto rehellisesti tekee

Remonttialan henkilöstön työvuorosuunnittelun on kestettävä sekalainen työvoima. Remontti pyörii omalla väellä ja vakituisilla ammattilaisilla jotka työskentelevät itselleen. Kuka tahansa jonka lisäät tiimiin saa tehtävänimikkeen, käyttöoikeustason ja pääsyn sovellukseen, joten joka kuukausi käyttämäsi aliurakoitsija voi olla samassa työvuorolistassa työntekijöidesi kanssa ja saada samat ilmoitukset. Mitä Shifton ei tee: se ei laskuta heitä, hinnoittele kohdetta eikä tuota määrälaskelmaa. Kyseessä on remonttialan työvoiman hallintajärjestelmä: se suunnittelee ihmiset, kirjaa tunnit ja raportoi molemmista. Tämän rajan selvittäminen ennen kokeilujaksoa säästää kaikilta kaksi viikkoa, koska markkinat ovat täynnä listauksia jotka vihjaavat yhden tuotteen tekevän kaiken. Kun sen lukee remonttiryhmien työvuorosuunnitteluna, reunat ovat ilmeiset.

Shifton remonttiyritykselle

Parasta remonttialan työvuorosuunnittelua ei ole olemassa abstraktisti, ja suunnittelutyökalu on vain niin hyvä kuin työnjohtajiesi halu avata se joka aamu. Remonttiyritys tarvitsee harvoin lisää ohjelmistoja. Se tarvitsee työvuorolistan ja tunnit samaan järjestelmään, jotta julkaisemasi suunnitelma ja tunnit joiden mukaan maksat eivät voi ajautua erilleen. Alle 10 tiimin jäsenellä Shifton on maksuton ilman aikarajaa, ja tuo maksuton taso kattaa vuorosuunnittelun, perustason kellokortin ja läsnäolon, mobiilisovelluksen ja raportit, mikä riittää pyörittämään yhden ryhmän remonttiyritystä pysyvästi. Kun ryhmiä tulee lisää ja kohteita pyörii rinnakkain, hinnoittelu etenee työntekijää ja kuukautta kohden, ja ennustaminen, automaattinen jako sekä paikannus ovat saatavilla maksullisina moduuleina. Se mitä tästä saa on kapeaa ja arvokasta: työvaiheet jotka saapuvat oikeassa järjestyksessä, ryhmät jotka tietävät missä kohteessa ovat, ja kohdekohtainen työvoimaluku joka kestää kyseenalaistamisen.