रेनोवेशन शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर और ट्रेड का सही क्रम

रेनोवेशन एक क्रम है, और वह क्रम नाज़ुक है। ढाँचे का काम शुरू होने से पहले तोड़-फोड़ पूरी होनी चाहिए, कुछ भी बंद करने से पहले शुरुआती फिटिंग निरीक्षण में पास होनी चाहिए, और जो कमरा तैयार नहीं है उसमें खड़ा टाइल लगाने वाला एक ऐसा दिन है जो किसी के खाते में नहीं जाता। जब तीन साइट चालू हों और उनमें से एक हफ़्ता पिछड़ जाए, तब इस क्रम को जोड़े रखता है रेनोवेशन शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर।

नई इमारत के मुक़ाबले रेनोवेशन में लोग लगाना एक ख़ास वजह से मुश्किल है। आप किसी और के घर के भीतर, ऐसे नक़्शे पर काम करते हैं जो आपने नहीं बनाया, और हर दीवार के पीछे कोई हैरानी छिपी होती है। तारीखें लगातार खिसकती हैं। जिस साइट को गुरुवार को क्रू छोड़ देना था वह अगले मंगलवार छोड़ती है, और उसके पीछे दर्ज सब कुछ भी खिसकाना पड़ता है। इन सब खिसकावों को सोखने वाली लागत श्रम है, और यही शेड्यूल को दफ़्तरी झंझट की जगह नियंत्रण का बिंदु बनाता है।

रेनोवेशन शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर को क्या हल करना है

तीन समस्याएँ हैं और वे एक-दूसरे को खींचती हैं। सही ट्रेड को सही दिन सही साइट पर पहुँचाना। किसी को दो जगह दर्ज किए बिना क्रू के हर सदस्य को उपयोगी काम में लगाए रखना। और साइट बंद होने के बाद जानना कि उसने असल में कितने श्रम घंटे खींचे। जो रेनोवेशन ठेकेदार शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर सिर्फ़ एक सुंदर कैलेंडर बनाता है, वह पहले सवाल का जवाब देकर बाकी दो को वहीं छोड़ देता है, और इसी वजह से इतनी फ़र्म एक जगह कैलेंडर और दूसरी जगह घंटों की स्प्रेडशीट के साथ रह जाती हैं, जो कभी पूरी तरह मिलती ही नहीं। रेनोवेशन कर्मचारी शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर तभी काम का है जब दोनों एक ही सिस्टम में रहें।

एक ही साइट पर ट्रेड का क्रम

लिखे हुए क्रम की क़ीमत यह है कि सब उसी एक संस्करण पर काम करते हैं। Shifton में हर साइट एक प्रोजेक्ट है, और हर शिफ़्ट उस प्रोजेक्ट के सामने उन समयों के साथ दर्ज होती है जब आप लोगों को साइट पर चाहते हैं, इसलिए ट्रेड का क्रम साइट लीड के दिमाग़ में नहीं, ग्रिड में पढ़ा जाता है। निरीक्षण की तारीख खिसकने पर आप प्रभावित शिफ़्ट खींचकर दोबारा प्रकाशित करते हैं। तुरंत आने वाली सूचनाएँ बदलाव उन लोगों तक पहुँचाती हैं जिन्हें उसकी ज़रूरत है, और यही किसी क्रू को उस साइट पर जाने से रोकता है जो उनके लिए तैयार नहीं है। जो फ़र्म किचन रेनोवेशन शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर या बाथरूम रेनोवेशन क्रू शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर खोजती हैं, वे आम तौर पर एक ही नामों की सूची से दोनों तरह के काम साथ चलाती हैं, और यही वह हालत है जिसे हर साइट के अलग-अलग प्लान के मुक़ाबले एक साझा ग्रिड बेहतर संभालता है। रंगाई-पुताई इस क्रम के आख़िर में आती है और इसके लिए रंगाई-पुताई के दल की शेड्यूलिंग पर अलग पेज मौजूद है।

बार-बार दोहराए जाने वाले काम में टेम्पलेट अपनी क़ीमत निकाल देते हैं। बीस बार किए गए काम से बना रेनोवेशन शेड्यूल टेम्पलेट दोबारा बनाने की जगह अगली साइट पर लगाया जा सकता है, और स्प्रेडशीट में पहले से पड़ा मरम्मत शेड्यूल टेम्पलेट या घर के रेनोवेशन का शेड्यूल टेम्पलेट हाथ से टाइप करने की जगह आयात किया जा सकता है। साइट से साइट आम तौर पर नाम और तारीखें बदलती हैं, काम का ढाँचा नहीं।

एक साथ कई साइटों पर फैला क्रू

बहुत कम रेनोवेशन कंपनियाँ एक बार में एक ही साइट चलाती हैं, और चार चलाने पर जो गणित आता है वह किसी को पसंद नहीं। रेनोवेशन शिफ़्ट प्लानिंग सॉफ़्टवेयर को काम के सवाल से पहले लोगों के सवाल का जवाब देना होता है। अड़चन काम नहीं, लोग हैं: दो साइट एक ही मंगलवार को उसी फ़िनिशिंग बढ़ई को चाहती हैं, यही आम गड़बड़ है, और जब तक कोई ध्यान न दे यह दिखती ही नहीं। हर शिफ़्ट पर साइट का निशान होने से तीन दिन और हफ़्ते के व्यू किसी व्यक्ति की असली ज़िम्मेदारियाँ दिखाते हैं, हर साइट की अलग इच्छासूची नहीं, और हर नाम के आगे कुल घंटे बैठते हैं। जिस मुक़ाम पर यह सब दिमाग़ में रखना मुमकिन नहीं रहता, वहीं रेनोवेशन क्रू शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर अपने लाइसेंस की क़ीमत निकाल देता है, और ज़्यादातर फ़र्म के लिए वह मुक़ाम तीसरी समांतर साइट है। कुछ ठेकेदार इसकी जगह रेनोवेशन डिस्पैच सॉफ़्टवेयर खोजते हैं, लेकिन रेनोवेशन में डिस्पैच की समस्या असल में क्रम की समस्या है, और रेनोवेशन क्रू मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर उसे नक़्शे से नहीं, रोस्टर से हल करता है। जो फ़र्म रेनोवेशन कंपनियों के शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर की तुलना करती हैं वे आम तौर पर कैलेंडर व्यू से शुरू करती हैं; ज़्यादा काम की परख यह है कि वह एक ही सुबह एक व्यक्ति को दो साइटों पर वादा किए जाने से रोकता है या नहीं।

शुरू का समय, बसे हुए घर और ग्राहक की सुबह

बसे हुए घर के रेनोवेशन में ऐसी सामाजिक पाबंदियाँ होती हैं जो नई इमारत में नहीं होतीं। घर के मालिक से तय किया शुरू का समय लिखा न होने पर भी व्यवहार में अनुबंध का हिस्सा है, और चालीस मिनट पहले पहुँचा क्रू ऐसी सद्भावना ख़र्च करता है जिसे दोबारा बनाना महँगा है। शिफ़्ट का समय हर साइट के हिसाब से तय होता है और दिन शुरू होने से पहले क्रू उसे देख लेता है, और देर से आने की रिपोर्ट दिखाती है कि सुबहें कहाँ फिसल रही हैं, ताकि उसे बहस की जगह एक पैटर्न की तरह संभाला जाए। नई इमारत का काम अलग चलता है और निर्माण साइटों के क्रू पर उसका अपना पेज है, लेकिन रेनोवेशन में ग्राहक उसी कमरे में खड़ा होता है और शेड्यूल को इसका लिहाज़ करना पड़ता है।

खामियों की सूची और काम के आख़िरी दस प्रतिशत

रेनोवेशन की पूँछ वही जगह है जहाँ मुनाफ़ा चुपचाप ग़ायब होता है। खामियाँ ठीक करना छोटा, बिखरा काम है, ख़ास लोग चाहता है और कम ही पूरा दिन भरता है, इसलिए वह टलते-टलते आधे-आधे दिनों के दो हफ़्ते बन जाता है। कामों को शिफ़्ट से जोड़ा जा सकता है, जिससे खामियों की सूची फ़ोन पर लिखे नोट की जगह नाम और समय वाला शेड्यूल किया काम बन जाती है, और क्रू उसे मैसेज की लड़ी में नहीं, रेनोवेशन शेड्यूल ऐप में अपनी शिफ़्ट के साथ देखता है। हमारा टास्क मैनेजमेंट फ़ीचर बताता है कि यह रोस्टर के साथ कैसे चलता है। व्यावहारिक फ़ायदा यह है कि फ़िनिशिंग का काम अगली साइट की शुरुआत की तारीख से बराबरी की टक्कर लेना बंद कर देता है।

श्रम घंटे, चेंज ऑर्डर और साइट की असली लागत

जब तक घंटे याद रखे जाते हैं, दर्ज नहीं किए जाते, तब तक लागत निकालने में कुछ नहीं सुधरता। रेनोवेशन टाइम ट्रैकिंग सॉफ़्टवेयर को आना और जाना सिर्फ़ दिन के सामने नहीं, साइट के सामने दर्ज करना चाहिए, वरना उसके बाद का हर आँकड़ा दशमलव पहने अनुमान है। रोस्टर से अलग रहने वाला रेनोवेशन टाइमशीट सॉफ़्टवेयर हमेशा खिसक जाता है, क्योंकि दो सिस्टम का मतलब एक ही मंगलवार के दो संस्करण, इसलिए रेनोवेशन लेबर प्लानिंग सॉफ़्टवेयर और समय दर्ज करने को दो ख़रीद नहीं, एक ही काम मानें। यह जगह पर हो तो बाक़ी रिपोर्ट स्क्रीन कर देती है।

• कर्मचारियों के काम के घंटे, जिनमें काम किए और ओवरटाइम घंटे प्रति व्यक्ति अलग कॉलम हैं।
• ब्रेक, देर से शुरुआत और जल्दी छुट्टी, वेतन के दिन जोड़-तोड़ की जगह हर शिफ़्ट पर दर्ज।
• बजट और वेतन दर की रिपोर्ट, जो घंटों को दिए गए दाम से तुलना करने लायक श्रम लागत में बदलती हैं।
• साइट और तारीख की सीमा के फ़िल्टर, ताकि एक प्रोजेक्ट या एक वेतन अवधि अलग निकल आए।

सबसे ज़्यादा फ़ायदा चेंज ऑर्डर को होता है। समय और सामग्री पर लिया गया अतिरिक्त काम उतना ही टिकता है जितने उसके पीछे के घंटे टिकते हैं, और प्रति साइट निर्यात होने वाली रिपोर्ट याद के मुक़ाबले काफ़ी मज़बूत स्थिति है। QuickBooks और Zapier इंटीग्रेशन नतीजों को दोबारा टाइप किए बिना आगे भेज देते हैं।

सबकॉन्ट्रैक्टर, कर्मचारी और सॉफ़्टवेयर ईमानदारी से क्या कर सकता है

रेनोवेशन स्टाफ़ शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर को मिली-जुली टीम संभालनी पड़ती है। रेनोवेशन आपके अपने लोगों और अपने लिए काम करने वाले नियमित कारीगरों के भरोसे चलता है। टीम में जिसे आप जोड़ते हैं उसे पद, अधिकार का स्तर और ऐप का एक्सेस मिलता है, इसलिए जिस सबकॉन्ट्रैक्टर को आप हर महीने बुलाते हैं वह आपके कर्मचारियों के साथ एक ही रोस्टर में रह सकता है और वही सूचनाएँ पा सकता है। Shifton जो नहीं करता वह है उनके नाम बिल बनाना, काम की क़ीमत तय करना या सामग्री का अनुमान निकालना। यह रेनोवेशन वर्कफ़ोर्स मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर है: यह लोगों की योजना बनाता है, घंटे दर्ज करता है और दोनों पर रिपोर्ट देता है। ट्रायल से पहले इस सीमा को साफ़ कर लेना सबके दो हफ़्ते बचाता है, क्योंकि बाज़ार ऐसे विज्ञापनों से भरा है जो जताते हैं कि एक ही उत्पाद सब कर देता है। इसे रेनोवेशन क्रू शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर की तरह पढ़ें और किनारे साफ़ दिख जाएँगे।

रेनोवेशन कंपनी के लिए Shifton

हवा में सबसे अच्छा रेनोवेशन शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर कोई नहीं होता, और रेनोवेशन शेड्यूलिंग टूल उतना ही अच्छा है जितनी आपके साइट लीड की उसे हर सुबह खोलने की तैयारी। रेनोवेशन फ़र्म को और सॉफ़्टवेयर की ज़रूरत कम ही होती है। उसे ज़रूरत है कि शेड्यूल और घंटे एक ही सिस्टम हों, ताकि जो योजना आपने प्रकाशित की और जिन घंटों पर आप भुगतान करते हैं, वे अलग न हो सकें। 10 टीम सदस्यों तक Shifton समय की सीमा के बिना मुफ़्त है, और वह मुफ़्त प्लान शिफ़्ट शेड्यूलिंग, बुनियादी टाइम क्लॉक और उपस्थिति, मोबाइल ऐप और रिपोर्ट को कवर करता है, जो एक क्रू वाला रेनोवेशन कारोबार लगातार चलाने के लिए काफ़ी है। जैसे-जैसे आप क्रू जोड़ते हैं और समांतर में ज़्यादा साइट चलाते हैं, कीमतें प्रति कर्मचारी प्रति महीने चलती हैं, और पूर्वानुमान, स्वचालित वितरण और जियोलोकेशन सशुल्क मॉड्यूल के रूप में उपलब्ध हैं। इससे जो मिलता है वह सीमित है पर काम का है: सही क्रम में आते ट्रेड, अपनी साइट जानने वाले क्रू, और प्रति प्रोजेक्ट श्रम का ऐसा आँकड़ा जो सवाल उठने पर टिका रहे।