Λογισμικό προγραμματισμού συνεργείων ανακαίνισης και ειδικοτήτων

Η ανακαίνιση είναι μια αλληλουχία, και η αλληλουχία αυτή είναι εύθραυστη. Οι καθαιρέσεις πρέπει να τελειώσουν πριν αρχίσει η κατασκευή, οι αφανείς εγκαταστάσεις πρέπει να περάσουν έλεγχο πριν κλείσει οτιδήποτε, και ένας πλακάς που στέκεται σε χώρο που δεν είναι έτοιμος είναι μια μέρα που δεν χρεώνεται πουθενά. Το λογισμικό προγραμματισμού ανακαινίσεων είναι αυτό που κρατά την αλληλουχία όταν τρέχουν τρία έργα και ένα από αυτά καθυστερεί μια εβδομάδα.

Η ανακαίνιση στελεχώνεται δυσκολότερα από την καινούργια κατασκευή, για έναν πολύ συγκεκριμένο λόγο. Δουλεύετε μέσα στο σπίτι κάποιου, σε κάτοψη που δεν φτιάξατε εσείς, με εκπλήξεις πίσω από κάθε τοίχο. Οι ημερομηνίες κινούνται συνεχώς. Ένα έργο που θα ελευθέρωνε ένα συνεργείο την Πέμπτη το ελευθερώνει την επόμενη Τρίτη, και όσα έχουν κλειδωθεί μετά από αυτό πρέπει να μετακινηθούν επίσης. Το εργατικό κόστος είναι αυτό που απορροφά κάθε τέτοια ολίσθηση, και γι' αυτό το πρόγραμμα είναι σημείο ελέγχου και όχι διοικητική αγγαρεία.

Τι πρέπει να λύνει ένα λογισμικό προγραμματισμού ανακαινίσεων

Τρία προβλήματα, και τραβούν το ένα εναντίον του άλλου. Να φέρει τη σωστή ειδικότητα στο σωστό έργο τη σωστή μέρα. Να κρατά κάθε άτομο του συνεργείου χρήσιμα απασχολημένο χωρίς να είναι κανείς δεσμευμένος δύο φορές. Και να ξέρετε, όταν κλείσει το έργο, πόσες ώρες εργασίας κατάπιε στην πραγματικότητα. Ένα λογισμικό προγραμματισμού για εργολάβους ανακαινίσεων που απλώς σχεδιάζει ένα όμορφο ημερολόγιο απαντά στο πρώτο και αφήνει τα άλλα δύο εκεί που ήταν, και γι' αυτό τόσες εταιρείες καταλήγουν με το ημερολόγιο σε ένα σημείο και το φύλλο ωρών σε άλλο, χωρίς τα δύο να συμφωνούν ποτέ πλήρως. Ένα λογισμικό προγραμματισμού εργαζομένων για ανακαινίσεις αξίζει μόνο αν και τα δύο ζουν στο ίδιο σύστημα.

Η σειρά των ειδικοτήτων σε ένα έργο

Η αξία μιας γραμμένης σειράς είναι ότι όλοι δουλεύουν με την ίδια έκδοση. Στο Shifton κάθε έργο είναι ένα project, και κάθε βάρδια καταχωρείται σε αυτό το project με τις ώρες που περιμένετε κόσμο στο εργοτάξιο, ώστε η σειρά των ειδικοτήτων να διαβάζεται από το πλέγμα και να μη μένει στο κεφάλι του επικεφαλής. Όταν μια ημερομηνία ελέγχου μετακινείται, σύρετε τις βάρδιες που επηρεάζονται και δημοσιεύετε ξανά. Οι ειδοποιήσεις push μεταφέρουν την αλλαγή σε όσους τη χρειάζονται, και αυτό εμποδίζει ένα συνεργείο να ξεκινήσει για έργο που δεν είναι έτοιμο για αυτό. Οι εταιρείες που ψάχνουν λογισμικό προγραμματισμού για ανακαίνιση κουζίνας ή λογισμικό προγραμματισμού συνεργείων για ανακαίνιση μπάνιου συνήθως τρέχουν και τους δύο τύπους έργων μαζί από την ίδια λίστα ονομάτων, και αυτή είναι ακριβώς η περίπτωση που ένα ενιαίο πλέγμα χειρίζεται καλύτερα από χωριστά σχέδια ανά έργο. Οι βαφές έρχονται στο τέλος αυτής της σειράς και έχουν δική τους σελίδα για τον προγραμματισμό συνεργείων βαφής.

Στους τύπους έργων που επαναλαμβάνονται, τα πρότυπα αποδίδουν. Ένα πρότυπο χρονοδιαγράμματος ανακαίνισης χτισμένο από δουλειά που έχετε κάνει είκοσι φορές μπορεί να εφαρμοστεί στο επόμενο έργο αντί να σχεδιαστεί ξανά, και ένα πρότυπο χρονοδιαγράμματος ανακαίνισης κατοικίας που βρίσκεται ήδη σε υπολογιστικό φύλλο εισάγεται αντί να ξαναγραφτεί. Ανάμεσα στα έργα αλλάζουν συνήθως τα ονόματα και οι ημερομηνίες, όχι το σχήμα της δουλειάς.

Συνεργεία μοιρασμένα σε πολλά έργα ταυτόχρονα

Πολύ λίγες εταιρείες ανακαινίσεων τρέχουν ένα έργο τη φορά, και καμία δεν απολαμβάνει την αριθμητική που φέρνουν τα τέσσερα. Ένα λογισμικό σχεδιασμού βαρδιών για ανακαινίσεις πρέπει να απαντήσει στο ερώτημα των ανθρώπων πριν από το ερώτημα της δουλειάς. Ο περιορισμός είναι οι άνθρωποι και όχι ο φόρτος: δύο έργα που θέλουν τον ίδιο ξυλουργό φινιρίσματος την ίδια Τρίτη είναι η συνηθισμένη αποτυχία, και μένει αόρατη ώσπου να το προσέξει κάποιος. Επειδή κάθε βάρδια κρατά ετικέτα έργου, η τριήμερη και η εβδομαδιαία προβολή δείχνουν τις πραγματικές δεσμεύσεις ενός ατόμου και όχι μια λίστα επιθυμιών ανά έργο, ενώ μια στήλη με το τρέχον σύνολο ωρών συνοδεύει κάθε όνομα. Ένα λογισμικό προγραμματισμού συνεργείων ανακαίνισης αξίζει τη συνδρομή από τη στιγμή που δεν μπορείτε πια να τα κρατάτε όλα αυτά στο κεφάλι σας, που για τις περισσότερες εταιρείες είναι το τρίτο ταυτόχρονο έργο. Ορισμένοι εργολάβοι ψάχνουν αντ' αυτού λογισμικό δρομολόγησης εργασιών για ανακαινίσεις, αλλά σε μια ανακαίνιση το ζήτημα της δρομολόγησης είναι στην ουσία ζήτημα σειράς, και ένα λογισμικό διαχείρισης συνεργείων ανακαίνισης το λύνει από το πρόγραμμα και όχι από τον χάρτη. Οι εταιρείες που συγκρίνουν εργαλεία προγραμματισμού ανακαινίσεων ξεκινούν συνήθως από την προβολή ημερολογίου, όμως η πιο χρήσιμη δοκιμή είναι αν εμποδίζουν να υποσχεθεί κανείς το ίδιο άτομο σε δύο έργα το ίδιο πρωί.

Ώρες έναρξης, κατοικημένα σπίτια και το πρωινό του πελάτη

Μια ανακαίνιση σε κατοικημένο σπίτι έχει κοινωνικούς περιορισμούς που η καινούργια κατασκευή δεν έχει. Η ώρα έναρξης που συμφωνήθηκε με τον ιδιοκτήτη είναι στην πράξη μέρος της σύμβασης ακόμη κι όταν δεν είναι γραμμένη, και ένα συνεργείο που φτάνει σαράντα λεπτά νωρίτερα ξοδεύει καλή διάθεση που ξαναχτίζεται ακριβά. Οι ώρες των βαρδιών ορίζονται ανά έργο και είναι ορατές στο συνεργείο πριν ξεκινήσει η μέρα, και η αναφορά καθυστερήσεων δείχνει πού ξεφεύγουν τα πρωινά, ώστε να αντιμετωπίζεται ως μοτίβο και όχι ως καβγάς. Τα έργα νέας κατασκευής λειτουργούν αλλιώς και έχουν δική τους σελίδα για συνεργεία σε εργοτάξια, αλλά σε μια ανακαίνιση ο πελάτης στέκεται στον ίδιο χώρο, και το πρόγραμμα πρέπει να το σέβεται.

Λίστες εκκρεμοτήτων και το τελευταίο δέκα τοις εκατό ενός έργου

Η ουρά μιας ανακαίνισης είναι εκεί που το κέρδος χάνεται αθόρυβα. Οι εκκρεμότητες είναι σύντομες, σκόρπιες, θέλουν συγκεκριμένα άτομα και σπάνια γεμίζουν μια ολόκληρη μέρα, οπότε αναβάλλονται ώσπου να γίνουν δεκαπέντε μέρες μισές. Οι εργασίες μπορούν να συνδεθούν με μια βάρδια, κι έτσι η λίστα εκκρεμοτήτων γίνεται προγραμματισμένη δουλειά με όνομα και ώρα αντί για σημείωση στο κινητό, και το συνεργείο τη βλέπει στην εφαρμογή του προγράμματος ανακαίνισης μαζί με τις βάρδιές του και όχι σε μια αλληλουχία μηνυμάτων. Η λειτουργία διαχείρισης εργασιών εξηγεί πώς δουλεύει αυτό μαζί με το πρόγραμμα. Το πρακτικό κέρδος είναι ότι τα τελειώματα σταματούν να ανταγωνίζονται ισότιμα την ημερομηνία έναρξης του επόμενου έργου.

Ώρες εργασίας, πρόσθετες εργασίες και το πραγματικό κόστος ενός έργου

Τίποτα στην κοστολόγηση έργου δεν βελτιώνεται ώσπου οι ώρες να καταγράφονται αντί να θυμούνται. Ένα λογισμικό καταγραφής χρόνου για ανακαινίσεις πρέπει να καταγράφει προσέλευση και αποχώρηση στο έργο και όχι μόνο στην ημέρα, αλλιώς κάθε αριθμός που βγαίνει από εκεί είναι εκτίμηση με υποδιαστολή. Ένα λογισμικό φύλλων ωρών για ανακαινίσεις που ζει χωριστά από το πρόγραμμα πάντα ξεφεύγει, γιατί δύο συστήματα σημαίνουν δύο εκδόσεις της ίδιας Τρίτης, οπότε δείτε τον προγραμματισμό εργατικού δυναμικού στις ανακαινίσεις και την καταγραφή χρόνου ως μία δουλειά και όχι ως δύο αγορές. Με αυτό στη θέση του, τα υπόλοιπα τα κάνει η οθόνη αναφορών.

• Ώρες εργασίας εργαζομένων, με δεδουλευμένες και υπερωριακές ώρες σε ξεχωριστές στήλες δεδομένων ανά άτομο.
• Διαλείμματα, καθυστερημένες προσελεύσεις και πρόωρες αποχωρήσεις που καταγράφονται ανά βάρδια αντί να ανασυντίθενται την ημέρα της πληρωμής.
• Αναφορές προϋπολογισμού και ωριαίας χρέωσης που μετατρέπουν τις ώρες σε εργατικό κόστος συγκρίσιμο με την προσφορά.
• Φίλτρα ανά έργο και ανά διάστημα ημερομηνιών, ώστε να βγαίνει ξεχωριστά ένα έργο ή μία μισθοδοτική περίοδος.

Το μεγαλύτερο όφελος το έχουν οι πρόσθετες εργασίες. Η επιπλέον δουλειά που χρεώνεται με ώρες και υλικά στέκει τόσο όσο στέκουν οι ώρες πίσω της, και μια αναφορά ανά έργο που εξάγεται είναι σαφώς ισχυρότερη θέση από μια ανάμνηση. Οι συνδέσεις με QuickBooks και Zapier περνούν τα αποτελέσματα παρακάτω χωρίς δεύτερο γύρο πληκτρολόγησης.

Υπεργολάβοι, υπάλληλοι και τι κάνει ειλικρινά το λογισμικό

Ένα λογισμικό προγραμματισμού προσωπικού για ανακαινίσεις πρέπει να αντέχει μικτό εργατικό δυναμικό. Η ανακαίνιση τρέχει με τους δικούς σας ανθρώπους συν σταθερούς τεχνίτες που δουλεύουν για τον εαυτό τους. Όποιον προσθέτετε στην ομάδα παίρνει θέση, επίπεδο δικαιωμάτων και πρόσβαση στην εφαρμογή, ώστε ένας υπεργολάβος που χρησιμοποιείτε κάθε μήνα να βρίσκεται στο ίδιο πρόγραμμα με τους υπαλλήλους σας και να λαμβάνει τις ίδιες ειδοποιήσεις. Αυτό που δεν κάνει το Shifton είναι να τους εκδίδει παραστατικά, να τιμολογεί το έργο ή να βγάζει προμετρήσεις. Είναι λογισμικό διαχείρισης εργατικού δυναμικού για ανακαινίσεις: προγραμματίζει ανθρώπους, καταγράφει ώρες και αναφέρει και τα δύο. Το να ξεκαθαρίσει αυτό το όριο πριν από μια δοκιμή γλιτώνει από όλους δεκαπέντε μέρες, γιατί η αγορά είναι γεμάτη καταχωρίσεις που υπονοούν ότι ένα προϊόν τα κάνει όλα. Διαβάστε το ως λογισμικό προγραμματισμού συνεργείων ανακαίνισης και τα όρια γίνονται προφανή.

Το Shifton για μια εταιρεία ανακαινίσεων

Δεν υπάρχει καλύτερο λογισμικό προγραμματισμού ανακαινίσεων στο αφηρημένο, και ένα εργαλείο προγραμματισμού ανακαινίσεων αξίζει όσο η διάθεση των επικεφαλής των έργων να το ανοίγουν κάθε πρωί. Μια εταιρεία ανακαινίσεων σπάνια χρειάζεται περισσότερο λογισμικό. Χρειάζεται το πρόγραμμα και οι ώρες να είναι το ίδιο σύστημα, ώστε το σχέδιο που δημοσιεύσατε και οι ώρες με βάση τις οποίες πληρώνετε να μην μπορούν να αποκλίνουν. Κάτω από 10 μέλη ομάδας το Shifton είναι δωρεάν χωρίς χρονικό περιορισμό, και αυτό το δωρεάν πλάνο καλύπτει προγραμματισμό βαρδιών, βασική καταγραφή ωρών και παρουσιών, εφαρμογή για κινητά και αναφορές, που αρκούν για να λειτουργεί μόνιμα μια εταιρεία ανακαινίσεων με ένα συνεργείο. Καθώς προσθέτετε συνεργεία και τρέχετε περισσότερα έργα παράλληλα, η τιμολόγηση προχωρά ανά εργαζόμενο τον μήνα, με πρόβλεψη, αυτόματη κατανομή και γεωεντοπισμό διαθέσιμα ως επί πληρωμή στοιχεία. Αυτό που βγάζετε από εδώ είναι στενό και αξίζει: ειδικότητες που φτάνουν με τη σωστή σειρά, συνεργεία που ξέρουν σε ποιο έργο βρίσκονται, και ένα νούμερο εργατικού κόστους ανά έργο που στέκει όταν αμφισβητηθεί.