Software de escalas para equipas de remodelação e sequência de obra

Uma remodelação é uma sequência, e a sequência é frágil. As demolições têm de acabar antes de arrancarem as estruturas, as infraestruturas têm de passar na verificação antes de se fechar seja o que for, e um ladrilhador parado numa divisão que não está pronta é um dia pago a ninguém. Um software de escalas para remodelação é o que segura essa sequência quando há três obras a decorrer e uma delas perde uma semana.

A remodelação é mais difícil de dotar de pessoal do que a construção nova, por uma razão concreta. Está a trabalhar dentro da casa de alguém, numa planta que não desenhou, com surpresas atrás de cada parede. As datas mexem-se constantemente. Uma obra que ia libertar uma equipa na quinta-feira liberta-a na terça seguinte, e tudo o que estava marcado a seguir tem de mexer também. A mão de obra é o custo que absorve cada um desses deslizes, e é isso que faz da escala o ponto de controlo e não uma tarefa administrativa.

O que um software de escalas para remodelação tem de resolver

São três problemas, e puxam uns contra os outros. Pôr a especialidade certa na obra certa no dia certo. Manter cada pessoa utilmente ocupada sem duplicar ninguém. E saber, quando a obra fecha, quantas horas de mão de obra absorveu de facto. Um software de planeamento para empresas de remodelação que apenas desenha um calendário bonito resolve o primeiro ponto e deixa os outros dois exatamente onde estavam, e é assim que se acaba com o calendário num sítio e a folha de horas noutro, que nunca batem certo. Um software de gestão de escalas dos colaboradores só vale a pena se ambos viverem no mesmo sistema.

Sequenciar especialidades numa única obra

O valor de uma sequência escrita é que toda a gente trabalha sobre a mesma versão. No Shifton cada obra é um projeto, e cada turno é marcado contra esse projeto com as horas a que espera as pessoas no local, por isso a ordem das especialidades lê-se na grelha em vez de ficar na cabeça do encarregado. Quando uma data de vistoria muda, arrasta os turnos afetados e volta a publicar. As notificações push levam a alteração a quem precisa dela, e é isso que evita que uma equipa siga para uma obra que não está pronta para ela. As empresas que procuram um software de escalas para remodelação de cozinhas ou de casas de banho costumam levar os dois tipos de obra ao mesmo tempo e a partir da mesma lista de nomes, e esse é precisamente o caso que uma grelha única resolve melhor do que planos separados por obra. A pintura chega no fim dessa sequência e tem uma página própria sobre escalas para empresas de pintura.

Os tipos de obra que se repetem são onde os modelos compensam. Um modelo de plano de trabalhos construído a partir de uma obra que já fez vinte vezes aplica-se à seguinte em vez de ser desenhado de novo, e um modelo de cronograma que já tem numa folha de cálculo importa-se em vez de ser escrito outra vez. O que muda entre obras são normalmente os nomes e as datas, não a forma do trabalho.

Equipas espalhadas por várias obras ao mesmo tempo

Muito poucas empresas de remodelação levam uma obra de cada vez, e nenhuma gosta da aritmética que chega com quatro. Um software de planeamento de turnos tem de responder primeiro à pergunta sobre as pessoas e só depois à pergunta sobre o trabalho. A restrição são as pessoas e não os trabalhos: duas obras a quererem o mesmo carpinteiro de acabamentos na mesma terça-feira é a falha normal, e fica invisível até alguém dar por ela. Como cada turno leva a identificação da obra, as vistas de três dias e de semana mostram os compromissos reais de uma pessoa em vez de uma lista de desejos por obra, e o total acumulado de horas fica ao lado de cada nome. Um software de escalas para equipas de remodelação paga-se no ponto em que já não consegue guardar tudo isso de cabeça, o que para a maioria das empresas é a terceira obra em simultâneo. Há quem procure antes um software de despacho, mas numa remodelação o problema do despacho é na verdade um problema de sequência, e um software de gestão de equipas resolve-o a partir da escala e não a partir de um mapa. Quem compara estas soluções começa pela vista de calendário; o teste mais útil é saber se impede que uma pessoa seja prometida a duas obras na mesma manhã.

Horas de início, casas habitadas e a manhã do cliente

Uma remodelação em casa habitada tem condicionantes sociais que a construção nova não tem. Uma hora de início combinada com o dono da casa faz parte do contrato na prática, mesmo quando não está escrita, e uma equipa que chega quarenta minutos mais cedo gasta uma boa vontade que é cara de reconstruir. Os horários de turno são definidos por obra e ficam visíveis para a equipa antes de o dia começar, e o relatório de atrasos mostra onde as manhãs estão a escorregar, para que o assunto seja tratado como um padrão e não como uma discussão. A construção nova funciona de outra forma e tem uma página própria sobre equipas em obra de construção, mas numa remodelação o cliente está de pé na divisão, e a escala tem de respeitar isso.

Retoques e os últimos dez por cento da obra

A cauda de uma remodelação é onde o lucro desaparece em silêncio. Os retoques finais são curtos, dispersos, precisam de pessoas específicas e raramente enchem um dia inteiro, por isso vão sendo adiados até se transformarem em duas semanas de meios dias. As tarefas podem ser associadas a um turno, o que transforma uma lista de retoques em trabalho planeado com um nome e uma hora à frente em vez de uma nota no telemóvel, e a equipa vê-a na aplicação ao lado dos seus turnos e não num fio de mensagens. A nossa gestão de tarefas explica como isso funciona ao lado da escala. O ganho prático é que os acabamentos deixam de competir em pé de igualdade com a data de início da obra seguinte.

Horas, trabalhos a mais e o custo real de uma obra

Nada no apuramento de custos melhora enquanto as horas forem lembradas em vez de registadas. Um software de registo de tempos para remodelação tem de lançar a entrada e a saída contra a obra e não apenas contra o dia, ou todos os números seguintes são estimativas com casas decimais. Um sistema de folhas de horas que vive separado da escala acaba sempre por divergir, porque dois sistemas significam duas versões da mesma terça-feira, por isso trate escala e registo de tempos como um único assunto e não como duas compras. Feito isso, o ecrã de relatórios faz o resto.

• Horas de trabalho dos colaboradores, com horas trabalhadas e horas extra em colunas separadas por pessoa.
• Pausas, entradas tardias e saídas antecipadas registadas no turno em vez de reconstruídas no dia do salário.
• Relatórios de orçamento e valor-hora que transformam horas num custo de mão de obra comparável com o valor orçamentado.
• Filtros por obra e intervalo de datas, para tirar um projeto ou um período de processamento em separado.

Os trabalhos a mais são os que mais ganham. Trabalho extra faturado por administração direta vale o que valerem as horas que o sustentam, e um relatório exportável por obra é uma posição bastante mais forte do que uma recordação. As integrações com o QuickBooks e o Zapier passam os resultados adiante sem uma segunda ronda de digitação.

Subcontratados, colaboradores e o que o software faz honestamente

Um software de gestão de escalas de pessoal para remodelação tem de lidar com uma equipa mista. A remodelação funciona com gente da casa mais os profissionais habituais que trabalham por conta própria. Qualquer pessoa que adicione à equipa recebe uma função, um nível de permissões e acesso à aplicação, por isso um subcontratado que chama todos os meses fica na mesma escala que os seus colaboradores e recebe as mesmas notificações. O que o Shifton não faz é faturá-lo, orçamentar a obra ou produzir medições. É um software de gestão de pessoas para remodelação: planeia pessoas, regista horas e reporta as duas coisas. Ter esta fronteira clara antes de um teste poupa duas semanas a toda a gente, porque o mercado está cheio de listagens que sugerem que um produto faz tudo. Leia-o como software de escalas para equipas de remodelação e os limites tornam-se óbvios.

O Shifton para uma empresa de remodelações

Não existe o melhor software de escalas para remodelação em abstrato, e uma ferramenta de planeamento vale o que valer a vontade dos seus encarregados de a abrir todas as manhãs. Uma empresa de remodelações raramente precisa de mais software. Precisa que a escala e as horas sejam o mesmo sistema, para que o plano que publicou e as horas que paga não possam divergir. Abaixo de 10 membros na equipa o Shifton é gratuito sem limite de tempo, e esse plano gratuito cobre a marcação de turnos, o registo de ponto e assiduidade básicos, a aplicação móvel e os relatórios, o que chega para manter permanentemente uma empresa com uma só equipa. À medida que acrescenta equipas e leva mais obras em paralelo, os preços passam a ser por colaborador por mês, com previsão, distribuição automática e geolocalização disponíveis como módulos pagos. O que retira daqui é estreito e vale a pena: especialidades que chegam pela ordem certa, equipas que sabem em que obra estão e um número de horas por projeto que aguenta ser questionado.