সংস্কার কাজের শিডিউলিং সফটওয়্যার ও কারিগরদের সঠিক ক্রম

সংস্কার একটি ক্রম, আর সেই ক্রম ভঙ্গুর। কাঠামো তৈরি শুরুর আগে ভাঙার কাজ শেষ হতে হবে, কিছু ঢাকার আগে প্রাথমিক লাইনগুলো পরিদর্শনে পাস করতে হবে, আর প্রস্তুত নয় এমন ঘরে দাঁড়িয়ে থাকা টাইল মিস্ত্রি মানে এমন একটি দিন যা কারও নামে তোলা যায় না। তিনটি সাইট চলছে এবং একটি এক সপ্তাহ পিছিয়ে গেছে, এমন সময়ে এই ক্রমটিকে ধরে রাখে সংস্কার কাজের শিডিউলিং সফটওয়্যার।

নতুন নির্মাণের চেয়ে সংস্কারে লোক বসানো নির্দিষ্ট কারণেই কঠিন। আপনি অন্য কারও বাড়ির ভিতরে, নিজে তৈরি করেননি এমন নকশার উপরে কাজ করছেন, আর প্রতিটি দেয়ালের পিছনে অপ্রত্যাশিত কিছু থাকে। তারিখ সারাক্ষণ সরে। যে সাইট বৃহস্পতিবার দলটিকে ছেড়ে দেওয়ার কথা ছিল, সেটি ছাড়ে পরের মঙ্গলবারে, আর তার পিছনে বসানো সব কাজও সরাতে হয়। প্রতিটি এমন সরে যাওয়া যে খরচ শুষে নেয় তা হলো শ্রম, আর এ কারণেই শিডিউল প্রশাসনিক ঝামেলা নয়, নিয়ন্ত্রণের জায়গা।

সংস্কার কাজের শিডিউলিং সফটওয়্যারকে যা সমাধান করতে হবে

তিনটি সমস্যা, আর সেগুলো পরস্পরকে টানে। সঠিক কারিগরকে সঠিক দিনে সঠিক সাইটে পৌঁছে দেওয়া। কাউকে দুই জায়গায় না বসিয়ে দলের প্রত্যেককে কাজে লাগানো। এবং সাইট শেষ হওয়ার পরে জানা, আসলে কত শ্রমঘণ্টা সেটি টেনেছে। যে সংস্কার ঠিকাদারি শিডিউলিং সফটওয়্যার কেবল সুন্দর একটি ক্যালেন্ডার আঁকে, সেটি প্রথমটির উত্তর দিয়ে বাকি দুটিকে যেখানে ছিল সেখানেই রেখে দেয়, আর তাই এত ফার্ম শেষে এক জায়গায় ক্যালেন্ডার আর অন্য জায়গায় ঘণ্টার স্প্রেডশিট নিয়ে বসে থাকে, যেগুলো কখনও পুরোপুরি মেলে না। সংস্কারের কর্মী শিডিউলিং সফটওয়্যার মূল্যবান কেবল তখনই, যখন দুটোই একই সিস্টেমে থাকে।

এক সাইটে কারিগরদের ক্রম বসানো

লিখিত ক্রমের মূল্য হলো, সবাই তার একই সংস্করণ ধরে কাজ করে। Shifton এ প্রতিটি সাইট একটি প্রকল্প, আর প্রতিটি শিফট সেই প্রকল্পের বিপরীতে বসানো হয় সেই সময় সহ যখন আপনি লোক সাইটে চান, ফলে কারিগরদের ক্রম সাইট প্রধানের মাথায় নয়, গ্রিডেই পড়া যায়। পরিদর্শনের তারিখ সরলে আপনি প্রভাবিত শিফটগুলো টেনে সরিয়ে আবার প্রকাশ করেন। তাৎক্ষণিক নোটিফিকেশন পরিবর্তনটি যাদের দরকার তাদের কাছে নিয়ে যায়, আর এটাই একটি দলকে তার জন্য প্রস্তুত নয় এমন সাইটে যাওয়া থেকে থামায়। যে ফার্মগুলো রান্নাঘর সংস্কারের শিডিউলিং সফটওয়্যার বা বাথরুম সংস্কারের দল শিডিউলিং সফটওয়্যার খোঁজে, তারা সাধারণত একই নামের তালিকা থেকে দুই ধরনের কাজই একসঙ্গে চালায়, আর ঠিক এই পরিস্থিতিই প্রতি সাইটের আলাদা পরিকল্পনার চেয়ে একটি অভিন্ন গ্রিড ভালো সামলায়। রঙের কাজ এই ক্রমের একেবারে শেষে আসে এবং এর জন্য রঙমিস্ত্রির দলের শিডিউলিং নিয়ে আলাদা পাতা রয়েছে।

একই ধরনের কাজ বারবার এলে টেম্পলেট কাজে দেয়। বিশবার করা কাজ থেকে বানানো সংস্কার শিডিউল টেম্পলেট নতুন করে না এঁকে পরের সাইটে বসানো যায়, আর স্প্রেডশিটে আগেই পড়ে থাকা সংস্কার শিডিউল টেম্পলেট বা বাড়ি সংস্কারের শিডিউল টেম্পলেট হাতে না লিখে আমদানি করা যায়। সাইটে সাইটে সাধারণত নাম আর তারিখ বদলায়, কাজের আকার নয়।

একসঙ্গে কয়েক সাইটে ছড়ানো দল

খুব কম সংস্কার কোম্পানি একবারে একটি সাইট চালায়, আর চারটি চালানোর সঙ্গে যে হিসাব আসে তা কারও ভালো লাগে না। সংস্কারের শিফট পরিকল্পনার সফটওয়্যারকে কাজের প্রশ্নের আগে লোকের প্রশ্নের উত্তর দিতে হয়। সীমাবদ্ধতা কাজ নয়, লোক: দুই সাইট একই মঙ্গলবারে একই ফিনিশিং কাঠমিস্ত্রি চাইছে, এটাই স্বাভাবিক গোলমাল, আর কেউ চোখে না পড়া পর্যন্ত সেটি অদৃশ্য থাকে। প্রতিটি শিফটে সাইটের চিহ্ন থাকায় তিন দিনের ও সাপ্তাহিক ভিউ একজনের সত্যিকার দায়িত্ব দেখায়, প্রতি সাইটের আলাদা ইচ্ছেতালিকা নয়, আর প্রতিটি নামের পাশে মোট ঘণ্টা বসে থাকে। যে মুহূর্তে এত কিছু আর মাথায় রাখা যায় না, সেই মুহূর্তেই সংস্কার দলের শিডিউলিং সফটওয়্যার লাইসেন্সের দাম তুলে দেয়, আর বেশিরভাগ ফার্মের ক্ষেত্রে সেটি তৃতীয় সমান্তরাল সাইট। কিছু ঠিকাদার বদলে সংস্কারের ডিসপ্যাচ সফটওয়্যার খোঁজেন, কিন্তু সংস্কারে ডিসপ্যাচের সমস্যা আসলে ক্রমের সমস্যা, আর সংস্কার দল ব্যবস্থাপনার সফটওয়্যার সেটি মানচিত্র থেকে নয়, রোস্টার থেকে সমাধান করে। যারা সংস্কার ফার্মের শিডিউলিং সফটওয়্যার তুলনা করেন তারা সাধারণত ক্যালেন্ডার ভিউ থেকে শুরু করেন; আরও কাজের পরীক্ষা হলো, এটি একই সকালে একজনকে দুই সাইটে কথা দেওয়া থামায় কি না।

শুরুর সময়, বাসিন্দা থাকা বাড়ি আর গ্রাহকের সকাল

বাসিন্দা থাকা বাড়ির সংস্কারে এমন সামাজিক সীমা থাকে যা নতুন নির্মাণে নেই। বাড়ির মালিকের সঙ্গে ঠিক করা শুরুর সময় লেখা না থাকলেও বাস্তবে চুক্তিরই অংশ, আর চল্লিশ মিনিট আগে পৌঁছে যাওয়া দল এমন সদিচ্ছা খরচ করে যা ফিরিয়ে আনা দামি। শিফটের সময় সাইট অনুযায়ী ঠিক হয় এবং দিন শুরুর আগেই দল তা দেখে, আর দেরিতে আসার রিপোর্ট দেখায় সকালগুলো কোথায় পিছলে যাচ্ছে, যাতে সেটি ঝগড়া নয়, একটি ধারা হিসেবে সামলানো যায়। নতুন নির্মাণের ধরন আলাদা এবং নির্মাণ সাইটের দল নিয়ে তার নিজের পাতা আছে, কিন্তু সংস্কারে গ্রাহক ঘরেই দাঁড়িয়ে থাকেন এবং শিডিউলকে সেটা মানতে হয়।

ত্রুটির তালিকা আর কাজের শেষ দশ শতাংশ

সংস্কারের শেষ অংশেই মুনাফা চুপচাপ হারিয়ে যায়। ত্রুটি সারানোর কাজ ছোট, ছড়ানো, নির্দিষ্ট লোক লাগে এবং কমই পুরো দিন ভরায়, তাই তা পিছিয়ে যেতে যেতে অর্ধ দিনের দুই সপ্তাহে দাঁড়ায়। কাজগুলো শিফটের সঙ্গে জুড়ে দেওয়া যায়, ফলে ত্রুটির তালিকা ফোনের নোট না থেকে নাম ও সময়সহ শিডিউল করা কাজে পরিণত হয়, আর দল তা মেসেজের সারিতে নয়, সংস্কার শিডিউল অ্যাপে নিজের শিফটের পাশেই দেখে। আমাদের টাস্ক ম্যানেজমেন্ট সুবিধা রোস্টারের পাশে এটি কীভাবে কাজ করে তা দেখায়। বাস্তব লাভ হলো, ফিনিশিংয়ের কাজ পরের সাইটের শুরুর তারিখের সঙ্গে সমান শর্তে প্রতিযোগিতা করা বন্ধ করে।

শ্রমঘণ্টা, পরিবর্তন আদেশ আর কাজের আসল খরচ

ঘণ্টা মনে রাখার বদলে লিখে না রাখা পর্যন্ত কাজের খরচ হিসাবের কিছুই ভালো হয় না। সংস্কারের টাইম ট্র্যাকিং সফটওয়্যারকে কাজে ঢোকা ও বেরোনো শুধু দিনের নয়, সাইটের বিপরীতে লিখতে হয়, নইলে তার পরের প্রতিটি সংখ্যা দশমিক পরা অনুমান। রোস্টার থেকে আলাদা থাকা সংস্কার টাইমশিট সফটওয়্যার সবসময় সরে যায়, কারণ দুই সিস্টেম মানে একই মঙ্গলবারের দুই সংস্করণ, তাই সংস্কারের শ্রম পরিকল্পনার সফটওয়্যার আর সময় হিসাবকে দুটি কেনাকাটা নয়, একটিই কাজ ধরুন। সেটি জায়গায় থাকলে বাকিটা রিপোর্ট স্ক্রিনই করে দেয়।

• কর্মীদের কাজের ঘণ্টা, যেখানে কাজ করা ঘণ্টা ও ওভারটাইম প্রতি ব্যক্তির জন্য আলাদা কলাম।
• বিরতি, দেরিতে শুরু আর আগে শেষ, বেতনের দিনে জোড়াতালি নয়, শিফট ধরে ধরে নথিবদ্ধ।
• বাজেট ও বেতনের হারের রিপোর্ট, যা ঘণ্টাকে দেওয়া দরের সঙ্গে তুলনাযোগ্য শ্রম খরচে বদলে দেয়।
• সাইট ও তারিখের পরিসর ধরে ফিল্টার, যাতে একটি প্রকল্প বা একটি বেতন চক্র আলাদা করে বেরিয়ে আসে।

সবচেয়ে বেশি লাভ হয় পরিবর্তন আদেশে। সময় ও মালের হিসাবে করা অতিরিক্ত কাজ ততটাই দাঁড়ায় যতটা তার পিছনের ঘণ্টাগুলো দাঁড়ায়, আর প্রতি সাইটের রপ্তানিযোগ্য রিপোর্ট স্মৃতির চেয়ে অনেক শক্ত অবস্থান। QuickBooks ও Zapier ইন্টিগ্রেশন ফলাফল দ্বিতীয়বার টাইপ না করেই এগিয়ে দেয়।

সাবকন্ট্রাক্টর, কর্মী আর সফটওয়্যার সৎভাবে যা করতে পারে

সংস্কারের স্টাফ শিডিউলিং সফটওয়্যারকে মিশ্র কর্মীবহর সামলাতে হয়। সংস্কার চলে আপনার নিজের লোক এবং নিজের হিসাবে কাজ করা নিয়মিত কারিগরদের নিয়ে। দলে যাকে আপনি যোগ করবেন, তিনি পদ, অনুমতির স্তর ও অ্যাপে প্রবেশাধিকার পান, তাই যে সাবকন্ট্রাক্টরকে আপনি প্রতি মাসে নেন, তিনি আপনার কর্মীদের সঙ্গে একই রোস্টারে থেকে একই নোটিফিকেশন পেতে পারেন। Shifton যা করে না তা হলো তাদের নামে চালান করা, কাজের দাম ঠিক করা বা মাল-মশলার হিসাব বানানো। এটি সংস্কারের কর্মীবহর ব্যবস্থাপনার সফটওয়্যার: লোক পরিকল্পনা করে, ঘণ্টা লিখে রাখে এবং দুটো নিয়েই রিপোর্ট দেয়। ট্রায়ালের আগে এই সীমাটি পরিষ্কার থাকলে সবার দুই সপ্তাহ বাঁচে, কারণ বাজার এমন বিজ্ঞাপনে ভরা যা বোঝায় একটি পণ্যই সব করে। এটিকে সংস্কার দলের শিডিউলিং সফটওয়্যার হিসেবে পড়ুন, সীমা স্পষ্ট হয়ে যাবে।

সংস্কার কোম্পানির জন্য Shifton

বিমূর্তভাবে সেরা সংস্কার শিডিউলিং সফটওয়্যার কিছু নেই, আর সংস্কারের শিডিউলিং টুল ততটাই ভালো যতটা আপনার সাইট প্রধানরা প্রতি সকালে সেটি খুলতে রাজি। সংস্কার ফার্মের আরও সফটওয়্যার কমই দরকার হয়। দরকার হয় শিডিউল আর ঘণ্টা একই সিস্টেম হওয়া, যাতে প্রকাশ করা পরিকল্পনা আর যে ঘণ্টা ধরে আপনি টাকা দেন, সেগুলো আলাদা হয়ে যেতে না পারে। 10 জন দলের সদস্য পর্যন্ত Shifton সময়সীমা ছাড়াই বিনামূল্যে, আর সেই বিনামূল্যের প্ল্যানে থাকে শিফট শিডিউলিং, প্রাথমিক টাইম ক্লক ও উপস্থিতি, মোবাইল অ্যাপ ও রিপোর্ট, যা এক দলের সংস্কার ব্যবসা স্থায়ীভাবে চালানোর জন্য যথেষ্ট। দল বাড়ানোর সঙ্গে এবং সমান্তরালে আরও সাইট চালানোর সঙ্গে মূল্য প্রতি কর্মী প্রতি মাসে চলে, আর পূর্বাভাস, স্বয়ংক্রিয় বিতরণ ও জিওলোকেশন অর্থমূল্যের মডিউল হিসেবে পাওয়া যায়। এতে যা পান তা সংকীর্ণ কিন্তু কাজের: সঠিক ক্রমে আসা কারিগর, নিজের সাইট জানা দল, আর প্রশ্নের মুখে টিকে থাকা প্রকল্প অনুযায়ী শ্রমের হিসাব।