প্রদর্শনী কেন্দ্রের দলের জন্য শিফট সময়সূচি সফটওয়্যার

প্রদর্শনী কেন্দ্রের স্থিতিশীল কর্মীবাহিনী থাকে না। থাকে সংক্ষিপ্ত ও তীব্র কর্মী চূড়ার এক সারি, যাদের মাঝে থাকে শান্ত সপ্তাহ, আর প্রতিটি চূড়া আসে তিন ভাগে: দরজা খোলার কয়েক দিন আগে আসা স্থাপন দল, অনুষ্ঠান চলাকালে হলে কাজ করা প্রদর্শনীর দিনের কর্মী, এবং শেষ দর্শনার্থী চলে যাওয়ার পর মেঝে খালি করা অপসারণ দল। বাণিজ্য মেলার শিফট সময়সূচি সফটওয়্যার আছে এই তিনটিকেই তিনটি স্প্রেডশিট, একটি ছাপা কাগজ ও একটি গ্রুপ চ্যাটের বদলে এক পরিকল্পনায় রাখার জন্য।

সমস্যা দলের আকার নয়। সমস্যা পরিবর্তনের গতি। একটি কেন্দ্র দশ দিনের মধ্যে সাইটে বিশ জন থেকে দুইশ জনে গিয়ে আবার ফিরে আসতে পারে, ত্রৈমাসিকে কয়েকবার, স্থায়ী কর্মী, অস্থায়ী কর্মী ও এজেন্সি মানুষের মিশ্রণে, যাঁদের অনেকে পরপর দুটি অনুষ্ঠানে কখনোই কাজ করেন না।

বাণিজ্য মেলার সূচি সফটওয়্যার আসলে কী কভার করে

শব্দটি ঢিলেঢালাভাবে ব্যবহৃত হয়, তাই এমন ব্যবস্থা ঠিক কী করে তা স্পষ্ট বলা দরকার। এটি পরিকল্পনা করে কে দায়িত্বে থাকবে, কোন হলে, কোন ঘণ্টায়, অনুষ্ঠানের প্রতিটি পর্যায়ে। এটি এমন শিফট প্রকাশ করে যেগুলোতে এখনো কাউকে দেওয়া হয়নি, অস্থায়ী কর্মীদলের কাছ থেকে লভ্যতা সংগ্রহ করে, মানুষ আসলে কখন শুরু ও শেষ করল তা নথিভুক্ত করে, এবং অনুষ্ঠান ও ব্যক্তি অনুযায়ী ঘণ্টার হিসাব ফেরত দেয়। এটাই এর পুরো কাজ, এবং বেশিরভাগ কেন্দ্রে বাণিজ্যিক সব দিক আধুনিক হওয়ার অনেক পরেও এই অংশটিই হাতে চালানো হয়।

যা এটি করে না তা হলো মেঝের জায়গা বিক্রি বা প্রদর্শকদের সামলানো। সেটি আলাদা শ্রেণি, এবং খোঁজার সময় বেশিরভাগ মানুষ প্রথমে সেটিই পান। দুটিকে আলাদা রাখলে কেনার সিদ্ধান্ত অনেক সহজ হয়, কারণ কেন্দ্রের প্রায় সবসময়ই দুটোই দরকার হয় এবং কোনো পণ্যই অন্যটির কাজ ভালোভাবে করে না।

স্থাপন, প্রদর্শনীর দিন ও অপসারণ তিনটি আলাদা সূচি

অনুষ্ঠানকে একটিমাত্র কর্মী ব্লক ধরাই কেন্দ্রের সূচি নষ্ট করে। স্থাপন হলো ছোট, দক্ষ একটি দল যারা দীর্ঘ দিন কাজ করে এবং প্রায়ই ভবনের সবার আগে শুরু করে। প্রদর্শনীর দিনে সবচেয়ে বেশি কর্মী লাগে, যাঁরা হল, প্রবেশপথ, স্টল ও পেছনের অংশে ছড়িয়ে থাকেন, সঙ্গে বিরতির কভার যা দৈবের ওপর ছেড়ে দেওয়া যায় না। অপসারণ তিনটির মধ্যে সবচেয়ে চাপা এবং প্রায়ই সবচেয়ে ব্যয়বহুল, কারণ পরবর্তী ভাড়ার নির্ধারিত কঠিন সময়সীমার বিপরীতে এটি রাতভর চলে।

একই ছকে আলাদা শিফটের সেট হিসেবে পরিকল্পনা করলে প্রতিটি পর্যায় নিজের প্রয়োজন নিয়ে সৎ থাকে। এতে ওভারল্যাপও দৃশ্যমান হয়: যে মুহূর্তে স্থাপনের কর্মীরা এখনো সাইটে আছেন আর প্রদর্শনীর দিনের কর্মীরা চলে এসেছেন, ঠিক সেখানেই কেন্দ্রগুলো হয় দ্বিগুণ কর্মী রাখে, নয়তো ফাঁক রেখে দেয়। আমাদের শিফট পরিকল্পনার দৃশ্যগুলো ঠিক এই ধরনের পাশাপাশি পাঠের জন্যই তৈরি।

অনুষ্ঠানের মাঝে কর্মীসংখ্যার ওঠানামা

খুব কম খাতই কর্মীসংখ্যা এত তীব্রভাবে বদলায়। একটি শান্ত সপ্তাহ আর একটি প্রদর্শনীর সপ্তাহের মধ্যে পার্থক্য দশ গুণও হতে পারে, আর সূচিকে দুটোই দেখাতে হবে অপাঠ্য না হয়ে। মানে চূড়ার সময় পরিকল্পককে পুরো দল একসঙ্গে দেখতে হবে, তারপর শান্ত মঙ্গলবারে কাজ করা কয়েকজনে নেমে আসতে হবে, দুটি আলাদা ব্যবস্থা না চালিয়েই।

এর মানে সূচি দ্রুত তৈরি হতেও হবে। বড় অনুষ্ঠান সাজাতে যদি কয়েক দিনের হাতের কাজ লাগে, পরিকল্পনা সবসময় দেরিতে আসে, আর দেরিতে আসা পরিকল্পনাই শেষ মুহূর্তে চড়া দামে এজেন্সি বুকিং করায়। প্রদর্শনী কেন্দ্রের সূচি সফটওয়্যার নিজের জায়গা অর্জন করে মূলত অনুষ্ঠানের চাহিদা ঠিক করা আর মানুষকে আসতে বলার মাঝের সময় কমিয়ে।

কয়েক দিন কাজ করা অস্থায়ী ও এজেন্সি কর্মী

প্রদর্শনী কেন্দ্রের সূচির বড় অংশ এমন মানুষ যাঁরা এই ত্রৈমাসিকে তিন দিন কাজ করেন আর পরেরটিতে হয়তো একদিনও নয়। তাঁরা জটিল ব্যবস্থা শিখবেন না, ডেস্কে বসেন না, আর নিজের শিফটের সময় জানতে অফিসের পেছনে ছুটবেন না। কেন্দ্র যা-ই ব্যবহার করুক, তা প্রশিক্ষণ ছাড়াই প্রথমবারেই ফোনে কাজ করতে হবে।

বাস্তবে এর মানে প্রকাশিত শিফট আসে বিজ্ঞপ্তি হিসেবে, খুঁজে বের করার মতো বার্তা হিসেবে নয়, লভ্যতা সমন্বয়কারী সংগ্রহ করার বদলে কর্মী নিজেই জমা দেন, আর খালি শিফট একটি একটি ফোনে বণ্টনের বদলে তুলে নেওয়া যায়। যে কেন্দ্র অনুষ্ঠানের সূচি প্রকাশ করে অস্থায়ী কর্মীদলকে নিজেই ফাঁক পূরণ করতে দেয়, সে আগে একজন অতিরিক্ত চাপে থাকা মানুষের ওপর পড়া সমন্বয়ের বেশিরভাগ কাজ সরিয়ে ফেলেছে।

এক কেন্দ্র, কয়েকটি হল, এক সূচি

বড় কেন্দ্রগুলো নিয়মিতই একসঙ্গে একাধিক অনুষ্ঠান চালায়, আর একই দিনে হলগুলোর চাহিদা আলাদা হয়: একটিতে স্থাপন চলছে, একটি দর্শনার্থীদের জন্য খোলা, একটি খালি করা হচ্ছে। সূচি যদি এগুলো আলাদা করতে না পারে, যোগফলগুলো অর্থহীন হয়ে যায় এবং কোন অনুষ্ঠানে আসলে মানুষ কম তা কেউ বলতে পারে না।

শিফটকে তার হল বা প্রকল্পের সঙ্গে চিহ্নিত করলে এটি দুই দিক থেকেই সমাধান হয়। পরিকল্পনা হয় হল ধরে ধরে, পর্যালোচনা হয় পুরো কেন্দ্র জুড়ে, আর ঘণ্টা পরে অনুষ্ঠান অনুযায়ী রিপোর্ট হয়, যা কর্মী পরিকল্পনাকে এমন সংখ্যায় বদলে দেয় যা বাণিজ্যিক দল ব্যবহার করতে পারে। যেসব কেন্দ্র প্রদর্শনীর পাশাপাশি সম্মেলন ও আতিথেয়তাও চালায়, তারা আরও বেশি ধরনের কক্ষে একই কাঠামোর মুখোমুখি হয়, আর আমাদের অনুষ্ঠান কর্মীর সূচি পাতাটি সেই দিকটি আরও বিস্তারিত দেখায়।

দৈনিক মজুরির কর্মীদের ঘণ্টা নির্ভুল রাখা

অস্থায়ী ও এজেন্সি কাজের মজুরি সাধারণত ঘণ্টা বা দিনের হারে দেওয়া হয়, আর ভুল সঙ্গে সঙ্গেই সবার চোখে পড়ে। রাতের অপসারণের জন্য কম মজুরি পাওয়া কর্মী পরের প্রদর্শনীতে ফোন ধরবেন না, আর কেন্দ্রের নিজের নথির সঙ্গে না মেলা এজেন্সি চালান নিয়ে ঘণ্টার পর ঘণ্টা তর্ক চলে।

এখানেই সময় ঘড়ি আর প্রশাসনিক খুঁটিনাটি থাকে না। নির্ধারিত শিফটের বিপরীতে নথিভুক্ত শুরু ও শেষ এমন একটি সংখ্যা দেয় যা দুই পক্ষই ব্যবহার করতে পারে, বিরতি অনুমান না করে লগ হয়, আর দেরি কারও স্মৃতিতে নয়, রিপোর্টে ওঠে। এরপর ঘণ্টা মজুরির হার অনুযায়ী ভাগ হয় এবং বেতনের জন্য রপ্তানি হয়, ফলে প্রদর্শনী কেন্দ্রের সময় ট্র্যাকিং সপ্তাহ পুনর্গঠনের বদলে রিপোর্ট পড়ার বিষয় হয়ে দাঁড়ায়। কাজের ঘণ্টা, দেরি ও মজুরির হারের রিপোর্ট সবই একই নথি থেকে আসে।

কর্মী সূচি কোথায় শেষ, অনুষ্ঠান প্ল্যাটফর্ম কোথায় শুরু

এই সীমাটি স্পষ্ট বলা দরকার, কারণ তাতে অনেক অপচয় হওয়া মূল্যায়ন বাঁচে। বাণিজ্য মেলা ব্যবস্থাপনার সফটওয়্যার, কনভেনশন কেন্দ্র ব্যবস্থাপনার ব্যবস্থা ও টিকিট প্ল্যাটফর্ম ধরে রাখে প্রদর্শক, স্টল বণ্টন, মেঝের নকশা ও দর্শনার্থী নিবন্ধন। Shifton এসবের কিছুই ধরে রাখে না। এটি ধরে রাখে কর্মীবাহিনী: সূচি ও টেমপ্লেট, খালি শিফট, লভ্যতা ও ছুটির অনুরোধ, সময় ঘড়ি, কাজের ও অতিরিক্ত ঘণ্টা, বিরতি, কাজ বণ্টন, ঘণ্টার রিপোর্ট ও রপ্তানি, এবং এই সেবাগুলোর সঙ্গে সংযোগ: Usedesk, Zapier, Intercom, QuickBooks।

যেসব কেন্দ্র প্রদর্শনী কেন্দ্রের সূচি ব্যবস্থার সঙ্গে পূর্ণ অনুষ্ঠান প্ল্যাটফর্মের তুলনা করে, তারা সাধারণত এমন দুটি জিনিসের তুলনা করে যা শেষ পর্যন্ত আলাদাভাবেই রাখতে হবে। প্রশ্ন কে জেতে তা নয়, প্রশ্ন দুটির কোনটিতে এখন বেশি হাতের কাজ যাচ্ছে, আর বেশিরভাগ কেন্দ্রে সেটি হলো সূচি।

প্রদর্শনী কেন্দ্রের সূচি ব্যবস্থা কীভাবে বাছবেন

যেকোনো প্ল্যাটফর্ম পরীক্ষা করুন আপনার শান্ত সপ্তাহ নয়, সবচেয়ে ব্যস্ত সপ্তাহের বিপরীতে। রাতের অপসারণসহ একটি পূর্ণ অনুষ্ঠান গড়ে তুলুন এবং দেখুন কত সময় লাগে ও যোগফলগুলো কেমন পড়া যায়। তারপর প্রদর্শনীর দিনের সূচি থেকে দুজনকে সরিয়ে দিন আর দেখুন ফাঁকটি কত দ্রুত আবার প্রকাশ করে পূরণ করা যায়, কারণ এই পরিস্থিতিই আসলে টাকা খরচ করায়। যত পুরনো ফোন পান তাতে খুলে দেখুন, কারণ অস্থায়ী কর্মী তেমন ফোনই ব্যবহার করবেন।

Shifton সর্বোচ্চ ১০ জন দলের সদস্যের জন্য সময়সীমা ছাড়াই বিনামূল্যে, যা কেন্দ্রের ছোট স্থায়ী দলের জন্য উপযুক্ত, আর তার চারপাশে অস্থায়ী কর্মীদল বাড়লে পেইড প্ল্যান প্রতি কর্মী প্রতি মাসে হিসাব হয়। আপনার অনুষ্ঠানের কর্মী পরিকল্পনা যদি এখন একজন সমন্বয়কারীর রাখা স্প্রেডশিটে আর পুরো সপ্তাহান্ত বাজতে থাকা ফোনে থাকে, তবে প্রথমে ঠিক করার মতো বিষয় হলো সূচির পরিবর্তন কত দ্রুত হল পর্যন্ত পৌঁছায়।