Työntekijöiden oikeasti käyttämä järjestelmä moderniin poissaolohallinta

Loman ei pitäisi tuntua taistelulta. Mutta monissa tiimeissä niin käy. Joku pyytää lomaa chat-viestillä. Esimies vastaa tunteja myöhemmin. HR päivittää taulukkoa. Palkanlaskenta saa tiedon liian myöhään. Aikataulu rikkoutuu, ja koko tiimi on lopulta stressaantunut.

A lomanhallintajärjestelmä ratkaisee tämän antamalla kaikille selkeän polun: pyydä, hyväksy, seuraa ja suunnittele. Se korvaa sekavat viestit yksinkertaisella loman hyväksymisprosessilla, jotta esimiehet voivat varmistaa kattavuuden ja työntekijät voivat suunnitella elämäänsä ilman arvailua.

Jos haluat yksinkertaisen lähtökohdan työnkuluille työntekijöiden vapaiden lisäksi, voit katsoa ydinjärjestelmää täällä: katso, miten Shifton toimii

Mitä hyvä poissaolohallinta järjestelmältä vaatii

Hyvä järjestelmä ei ole pelkkä lomake. Se on prosessi, joka vähentää virheitä ja tekee päätöksistä ennustettavia.

Sen tulisi käsitellä loma-anomuksia tavalla, joka tuntuu työntekijöille luonnolliselta, mukaan lukien mobiilikäyttö. Sen tulisi näyttää tilanne selvästi, jotta kukaan ei kysy "hyväksyitkö sen" viittä kertaa. Sen pitäisi tukea työntekijöiden lomanseurantaa selkeällä historialla siitä, kuka pyysi, kuka hyväksyi ja mitä päivämääriä asia koski.

Sen tulisi myös auttaa esimiehiä suunnittelemaan, ei vain hyväksymään. Tämä tarkoittaa selkeää lomakalenteria, näkyvyyttä päällekkäisiin pyyntöihin ja tapaa välttää henkilöstövajetta ennen niiden syntymistä.

HR:lle sen tulisi tukea lomaohjesääntöjen hallintaa säännöillä, jotka pysyvät johdonmukaisina. Palkanlaskennalle sen tulisi tukea palkallisen loman seurantaa ja selkeitä summia, jotka eivät vaadi manuaalisia korjauksia kuun lopussa.

Lomahallinnan ei pitäisi olla vaikeampaa kuin pyytää vapaapäivää. Sairauspoissaolojen seurannan tulisi olla nopeaa, sillä sairauspäivät eivät usein tule viikon varoitusajalla.

Miksi taulukot epäonnistuvat ilman selkeää poissaolohallinta

Taulukot rikkoutuvat, koska ne riippuvat täydellisistä ihmisistä. Joku unohtaa päivittää solun. Toinen muokkaa väärää riviä. Esimies hyväksyy jotain suullisesti eikä kukaan kirjaa sitä ylös. Pian sinulla on kaksi totuutta ja ei lainkaan luottamusta.

Chat-hyväksynnät tuntuvat nopeilta, mutta ne aiheuttavat sekaannusta. Viestit katoavat uusien keskustelujen alle. Uusi esimies ei näe, mitä tapahtui viimeisellä vuosineljänneksellä. HR ei voi vastata peruskysymyksiin ilman, että kaivaa läpi kuvakaappauksia.

Asianmukainen poissaolohallintaprosessi tarvitsee yhden totuuden lähteen, joka on helppokäyttöinen, ei erilaisten työkalujen tilkkutäkki.

Sotkuisen lomaseurannan todelliset kustannukset

Huono lomanhallinta ei ole vain ärsyttävää. Se on kallista.

Kun esimiehet eivät näe lomia selkeästi, he ylitäyttävät vain tunteakseen olonsa turvalliseksi. Tai he alitäyttävät ja väsyttävät tiimin. Kun työntekijät eivät luota prosessiin, he lakkaavat suunnittelemasta etukäteen. He ottavat viime hetken vapaita, ja liiketoiminta toimii paniikkitilassa.

Se luo myös epäreiluutta. Jotkut saavat hyväksynnät nopeasti, koska tietävät, kenelle lähettää viesti. Toiset odottavat pidempään, koska noudattavat sääntöjä. Ajan myötä se tuntuu henkilökohtaiselta, vaikka se ei sitä olekaan.

Hyvä lomanhallintajärjestelmä tekee prosessista näkyvän ja johdonmukaisen, jotta päätökset tuntuvat reiluilta ja helppotajuisilta.

Miten perustaa toimiva lomanhallinta päivittäiseen käyttöön

Et tarvitse monimutkaisia sääntöjä. Tarvitset selkeät säännöt, joita kaikkien on helppo noudattaa.

Määritä lomatyypit, jotka vastaavat todellista elämää

Aloita pienellä listalla, jota ihmiset oikeasti käyttävät. Useimmat tiimit tarvitsevat vain lomaa, sairauslomaa, henkilökohtaista lomaa ja palkatonta lomaa. Pidä nimet yksinkertaisina. Jos ihmiset eivät pysty erottamaan kahta samankaltaista vaihtoehtoa, he valitsevat väärän.

Tämä auttaa pitämään HR-lomaohjelmiston siistinä ja estää raportoinnin muuttumasta arvailuksi.

Tee hyväksynnöistä nopeita ja ennakoitavia

Hitaat hyväksynnät tuhoavat luottamuksen. Paras lähestymistapa on yleensä suoran esimiehen hyväksyntä suurimmalle osalle pyynnöistä, ja toinen vaihe vain erityistapauksissa.

Määritä, mitä nopea tarkoittaa tiimissäsi. Esimiehet vastaavat yhden työpäivän sisällä. Jos esimies on poissa, pyyntö reititetään varahyväksyjälle. Näin estät juuttuneet pyynnöt ja vähennät viime hetken aikataulumuutoksia.

Käytä lomakalenteria kattavuuden varmistamiseksi

Lomakalenteri on paikka, jossa suunnittelu muuttuu todelliseksi.

Esimiehen tulisi pystyä havaitsemaan päällekkäisyydet yhdellä silmäyksellä. Työntekijöiden tulisi nähdä, jos viikko on jo täynnä, jotta he välttävät ristiriidat ennen kuin edes tekevät pyyntöjä. Tämä vähentää hylkäysprosentteja ja vähentää ristiriitoja.

Kun kalenterisi on luotettava, ihmiset lopettavat elämän tuplabuukkauksen, ja sinä lopetat henkilökunnan tuplabuukkauksen.

Yhdistä lomat aikataulutukseen ja läsnäoloon

Vapaan tulisi muuttaa saatavuutta. Jos jollekin hyväksytään loma, hänen ei pitäisi näkyä saatavissa olevana vuoroille kyseisinä päivinä. Tämä on ero järjestelmän, joka vain tallentaa pyynnöt, ja järjestelmän, joka suojaa toimintoja, välillä.

Jos hallitset vuoropohjaisia tiimejä, vapaan yhdistäminen aikataulutukseen tekee suuren eron. Shifton tukee tällaista työnkulkua täällä: vapaan pyyntö- ja hyväksymistyökalut

Kun tarvitset myös selkeät kokonaisluvut läsnäololle ja palkanlaskennalle, yhdistä loma-ajat tunnistuskuukausien kanssa täällä: seuraa työtunteja ilman manuaalisia tuntilehtiä

Lomien hallinta tiimeille, joilla on vuorot ja peittoriskit

Jotkin tiimit voivat selvitä sekavasta lomaseurannasta pitempään kuin toiset. Toimistotiimi saattaa tuntea vaikeuksia, mutta vuorotiimi kokee katastrofin.

Terveysalalla yksi puuttuva henkilö voi ylikuormittaa koko yksikön. Vähittäiskaupassa huippuaikoina oleva aukko heikentää tuloja ja asiakaskokemusta. Kiinteistötyössä yksi puuttuva teknikko voi viivästyttää kriittisiä tehtäviä.

Jos työsi riippuu peitosta, lomien hallintajärjestelmä ei ole vain HR-hygieniaa. Se on toiminnan turvallisuutta.

Kiinteistötiimit ovat hyvä esimerkki, sillä he tarvitsevat luotettavaa peittoa joka päivä. Tämä sivu näyttää ajattelemisen, joka on tärkeintä: kuinka kiinteistötiimit pysyvät peitossa

Parhaat käytännöt, jotka saavat työntekijät luottamaan prosessiin

Järjestelmä toimii vain, jos työntekijät uskovat sen olevan reilu. Luottamus tulee selkeydestä, ei tiukkuudesta.

Näytä saldot selkeästi. Jos ihmiset eivät tiedä kuinka paljon PTO-seurantaa on käytettävissä, he kysyvät jatkuvasti HR:ltä tai he lopettavat asianmukaisten pyyntöjen tekemisen.

Tee säännöt näkyväksi ennen kuin joku lähettää pyynnön. Jos on mustapäiviä, vähimmäisilmoitusaikasääntöjä tai rajoituksia päällekkäisille lomille, näytä ne ajoissa. Älä odota pyynnön lähettämisen jälkeen.

Pidä päätökset selitettävinä. Kun esimies hylkää pyynnön, syyn tulisi olla yksinkertainen ja johdonmukainen, kuten peittorajoitukset tai päällekkäisyys.

Pidä historia tallessa. Kun kysymyksiä tulee myöhemmin, haluat faktoja, et mielipiteitä.

Yhdysvalloissa toimiville tiimeille on hyödyllistä viitata luotettavaan ohjaukseen palkka- ja työaikaperusteista: viralliset palkka- ja työaikaperusteet

Käyttöönotto, joka ei ärsytä tiimiä

Useimmat käyttöönotot epäonnistuvat, koska ne tuntuvat vain lisäävän työtä. Hyvä käyttöönotto tuntuu vähemmän työltä heti alusta alkaen.

Aloita määrittelemällä lomatyypit ja säännöt tavalla, joka vastaa ihmisten nykyistä puhettapaa. Kouluta sitten esimiehet yhdelle tavoille: hyväksy nopeasti ja tarkista peitto. Sen jälkeen siirrä pyynnöt järjestelmään ja lopeta hyväksyntöjen vastaanottaminen chatin kautta. Jos pidät kaksi kanavaa auki, ihmiset valitsevat aina sotkuisemman.

Lopuksi tarkista, mitä tapahtuu ensimmäisten kahden viikon aikana. Jos työntekijät valitsevat edelleen väärän lomatyypin, nimeä se uudelleen. Jos hyväksynnät ovat hitaita, aseta varahyväksyjä. Jatka prosessin parantamista, kunnes se tuntuu vaivattomalta.

Jos haluat nopeimman tavan testata työnkulkua oman tiimisi kanssa, aloita tästä: luo Shifton-työtila

UKK

Mikä on lomien hallintajärjestelmä?

Lomahallintajärjestelmä on ohjelmisto, joka auttaa työntekijöitä jättämään vapaa-aikapyyntöjä ja auttaa esimiehiä hyväksymään ne samalla säilyttäen tarkat kirjanpidot, saldot ja yhteisen lomakalenterin.

Miltä hyvän lomanhyväksymisprosessin tulisi näyttää?

Sen tulisi ohjata pyynnöt oikealle esimiehelle, näyttää tila selkeästi, säilyttää päätösten historia ja estää pyyntöjä juuttumasta, kun joku on poissa.

Kuinka tämä auttaa poissaolohallinnassa?

Se tarjoaa luotettavan totuuden lähteen siitä, kuka on poissa ja milloin, jotta voit suunnitella resurssit ajoissa ja välttää viime hetken henkilöstövajeet.

Voiko se käsitellä PTO-seurantaa ja maksettujen lomapäivien seurantaa?

Kyllä. Kunnollinen järjestelmä seuraa saldoja ja lomayhteensä, jotta työntekijät tietävät, mitä on käytettävissä, ja palkanlaskenta voi käsitellä vapaata ilman manuaalisia korjauksia.

Kuinka meidän tulisi käsitellä sairauslomakirjanpitoa?

Tee siitä nopeaa ja yksinkertaista. Sairauslomat tapahtuvat usein ilman ennakkoilmoitusta, joten järjestelmän tulisi mahdollistaa nopeat pyynnöt ja selkeä dokumentaatio ilman lisävaiheita.

Mikä on suurin syy siihen, miksi tiimit eivät ota käyttöön HR-lomanhallinto-ohjelmistoa?

He jatkavat vapaiden hyväksymistä chatissa ja samalla pyytävät ihmisiä käyttämään järjestelmää. Valitse yksi kanava, kouluta esimiehet vastaamaan nopeasti, ja tapa vakiintuu.

Kuinka vähennämme konflikteja lomien hallinnassa?

Käytä lomakalenteria, joka näyttää päällekkäisyydet ja henkilöstörajat ajoissa. Kun työntekijät näkevät ristiriidat ennen kuin he tekevät pyynnön, pyynnöt muuttuvat järkevämmiksi ja hyväksynnät nopeutuvat.