Kohtaamme usein suunnittelun käsitteen päivittäisessä elämässämme. Kerran vuodessa suunnittelemme matkojamme huolellisesti, harvemmin mietimme työpaikan vaihtoa tai vuosipäivien ja hääpäivien juhlimista. Tietenkin lähes kaikki meistä suunnittelevat kuinka kuukausibudjetti tulisi käyttää ja miten perheen varat jaetaan. Valitettavasti monet yrityksen omistajat ja johtavassa asemassa olevat työntekijät unohtavat työvoimatarpeen ennakoinnin välttämättömyyden. Vielä mielenkiintoisempaa on se, että on toimitusjohtajia, jotka eivät hyödynnä ammattimaisia henkilöstöpäälliköitä. He pitävät työhaastattelut ja johtavat työntekijöitä itse. Tämä artikkeli yrittää selittää, mitä työvoimatarpeen ennakointi on ja osoittaa, että se on välttämätön ja ratkaiseva osa minkä tahansa yrityksen pyörittämistä.
Ymmärrämme kaikki, että on vaikeampi saavuttaa menestystä ilman pätevää henkilöstöä kuin asiantuntijatiimin kanssa. Siksi toimitusjohtajan tai henkilöstöpäällikön on osattava arvioida työvoimatarve oikein, valita tehokkaimmat laskentamenetelmät ja löytää lähteitä tämän tarpeen kattamiseksi ennen uusien työntekijöiden etsimistä. Mutta ennen kuin pääsemme siihen, meidän on aloitettava perusteista ja ymmärrettävä, mitä työvoimatarpeen ennakointi tarkoittaa.
Työvoimatarpeen ennakointi on osa suurempaa työvoiman suunnitteluprosessia. Sen päätavoitteena on laatia luettelo välttämättömistä asemista ja asiantuntijoista, jotka voivat tulla elintärkeiksi yrityksen liiketoiminnan kasvattamiseksi, tavoitteiden ja merkkipaalujen saavuttamiseksi lähitulevaisuudessa.
Työvoiman suunnittelun tavoitteet:
-
Tarjota yritykselle tarvittavat työntekijät pitäen ajan ja taloudelliset kustannukset alhaisina;
-
Pitää liiketoiminta varustettuna oikeilla, ammattitaitoisilla työntekijöillä mahdollisimman lyhyessä ajassa;
-
Työvoimatarpeen ennakointi mahdollistaa tarpeettomien työvoimasegmenttien poistamisen tai optimoi niiden työpanosta
-
Oikea suunnittelu ja työntekijöiden sijoittaminen ylläpitävät asianmukaista ja erittäin tehokasta minkä tahansa työntekijän resurssien käyttöä heidän taitojensa, tietojensa ja kykyjensä perusteella.
Tekijät, jotka tulisi ottaa huomioon asianmukaisessa työvoiman suunnittelussa:
-
Millainen on yrityksesi taloudellinen tilanne ja mikä on talouden yleinen tila tällä hetkellä?;
-
Työvoiman uudelleenjärjestely (suunnitelmat työntekijöiden vähentämisestä, irtisanomisesta tai siirtämisestä uusiin tehtäviin. On myös huomioitava eläkkeelle siirtymiset ja äitiyslomat);
-
Tilanteen analysointi ja ymmärtäminen työmarkkinoilla ja kilpailijoiden keskuudessa on toinen ratkaiseva tekijä;
-
Palkkataso yrityksessä;
-
Ehkä yksi tärkeimmistä tekijöistä on yrityksen strategiset suunnitelmat ja tavoitteet.
Tietäminen, mikä on yrityksesi kehitysvaihe, on yksi niistä tekijöistä, jotka sinun tulisi huomioida ennakoidessasi työvoimatarvetta. Useimmissa tapauksissa tehokas suunnittelu voidaan saavuttaa aktiivisen kasvun aikana ja yrityksen perustamisvaiheessa.
Ennen kuin ryhdyt työvoimatarpeen ennakointiin, on myös tärkeää ymmärtää, että se on johdonmukaisten, harkittujen toimien ja päätösten prosessi, jolla on selvät tavoitteet edessään. Suunnittelun pääasiallinen tavoite perustuu ajatukseen siitä, että minkä tahansa yrityksen tai menestyvän yrityksen hakemiston on palkattava ja työllistettävä kohtuullisen pätevää henkilöstöä kaikilla asemilla, jotta työ saadaan tehtyä korkealaatuisesti ja tehokkaasti.
Työvoimatarpeen ennakoinnin tyypit:
-
Strateginen tai pitkäaikainen suunnittelu;
-
Taktinen (tilannesidonnainen) suunnittelu.
Strategisia suunnitelmia laatiessa on tärkeää kehittää ohjelma, joka tähtää potentiaalisten työntekijöiden löytämiseen, joita yritys voi tarvita tulevaisuudessa. Tämä prosessi vaatii myös strategisen henkilöstön kehittämisohjelman luomista, joka samanaikaisesti arvioi näiden resurssien pitkäaikaisen tarpeen.
Taktinen suunnittelu vaatii huolellista analyysiä työntekijöiden järjestämisen tarpeesta toimitusjohtajan määrittelemällä ajanjaksolla. Esimerkiksi se voi kattaa kuukauden, vuosineljänneksen tai vuoden. Tämä tarve riippuu useista tekijöistä: työntekijöiden vaihtuvuuden tasosta tietyllä ajanjaksolla, eläkkeelle siirtymisistä, äitiyslomista sekä henkilöstövähennyksistä.
Työvoimasuunnittelun ajanjaksot
-
Lyhyen aikavälin suunnittelu – suunnittelu jopa 2 vuodeksi;
-
Keskipitkän aikavälin suunnittelu – strategia 2–5 vuodeksi;
-
Pitkän aikavälin suunnittelu – suunnitelmat seuraaville viidelle vuodelle ja sen jälkeen.
Kuvitellaan hetki, että olet uusi yrityksen johtaja tai henkilöstöasiantuntija. Mistä sinun pitäisi aloittaa työvoimatarpeen ennakoinnissa?
Ensiksi sinun on kerättävä tietoa tuloksista ja merkkipaaluista, jotka yrityksen on saavutettava tulevassa vuosineljänneksessä tai vuodessa. Jos olet henkilöstöasiantuntija, hanki tuo tieto ylemmiltä tahoiltasi. Tutki sitten kaikki yrityksen lyhyen ja pitkän aikavälin tavoitteet, tehtävät ja suunnitelmat.
Useimmissa tapauksissa tilinpitäjät ja osastojen johtajat auttavat muodostamaan mielipiteesi yrityksestä, jossa työskentelet, ja sen suunnitelmista, työskentelitpä sitten henkilöstöhallinnossa tai johdatpa itse yritystä.
Asiat, joita tarvitaan onnistuneeseen suunnitteluun:
-
Ensiksi sinun on mentävä huolellisesti läpi työntekijätiedot. Tarvitset henkilökohtaisten tapaustietojen hankkimista, kyselylomakkeiden jakamista sekä työntekijöiden taitoihin ja työpaikan ulkopuolisiin kykyihin liittyvän tiedon keräämistä;
-
Työaikataulu tai kaikkien yrityksen työntekijöiden aikataulu;
-
Tieto työntekijöiden vaihtuvuuden osuuksista eri tehtävissä osastojen välillä.
Tässä vaiheessa suoritetaan perusteellinen analyysi työvoimatarpeesta yrityksessä eri tehtäville tietyksi ajanjaksoksi. Tuolloin vastaat suureen määrään kysymyksiä, jotka ovat elintärkeitä suunnitteluprosessille: kuinka monta työntekijää on palkattava, kuinka päteviä heidän on oltava ja mikä tärkeintä, milloin tiettyjä työntekijöitä tarvitaan täyttämään tiettyjä tehtäviä.
Tässä prosessissa päätetään myös siitä, pitäisikö ottaa mukaan sisäisiä henkilöstöresursseja vai onko olemassa olevien työntekijöiden uudelleenkoulutus taloudellisesti järkevämpi ratkaisu.
Ei ole väliä, oletko toimitusjohtaja tai henkilöstöalan ammattilainen. Muista, että jokaisen prosessin on oltava johdonmukainen, punnittujen päätösten ja järjestelmällisen lähestymistavan perusteella. Heti kun alat suhtautua työhön, jolle olet omistanut koko elämäsi, hieman vakavammin, pystyt lähestymään mitä tahansa tehtävää, jopa niin monimutkaista kuin työvoiman suunnittelu, helposti, intohimolla ja innolla.
