Pagtataya ng Pangangailangan sa Trabahador: Paano Mahulaan at I-optimize ang Pangangailangan sa Kawani

Madalas nating nahaharap ang konsepto ng pagpaplano sa ating pang-araw-araw na buhay. Minsan sa isang taon, tayo ay masusing nagpaplano ng ating mga biyahe, mas madalas na nag-iisip tungkol sa pagbabago ng ating pinagtatrabahuhan o pagdiriwang ng mga anibersaryo at mga araw ng kasal. Syempre, halos lahat tayo ay nagpaplano kung paano dapat gastusin ang buwanang badyet at paano ipapamahagi ang pondo ng pamilya. Sa kasamaang-palad, maraming may-ari ng negosyo at mga pinakamataas na posisyon sa kumpanya ang nakakalimot sa kahalagahan ng pag-forecast ng pangangailangan sa trabaho. Ang mas kawili-wili pa rito ay may mga CEO na hindi gumagamit ng mga propesyonal na HR manager. Sila mismo ang nagsasagawa ng mga interview at namamahala ng mga manggagawa. Ang artikulong ito ay susubukang ipaliwanag kung ano ang workforce demand forecasting at patunayan na ito ay isang kinakailangan at mahalagang bahagi ng pagpapatakbo ng anumang kumpanya.

Nauunawaan nating lahat na mas mahirap makamit ang tagumpay nang walang mga kwalipikadong tauhan kaysa sa isang grupo ng mga eksperto. Ito ang dahilan kung bakit ang isang CEO o HR manager ay kailangang mahusay na matantiya ang pangangailangan sa workforce, pumili ng pinaka-epektibong pamamaraan ng pagkalkula at maghanap ng mga mapagkukunan para tugunan ang pangangailangang ito bago humanap ng mga bagong empleyado. Ngunit bago tayo makarating doon, kailangan nating simulan sa mga batayan at maunawaan kung ano ang ibig sabihin ng pag-forecast ng pangangailangan sa trabaho.

Ang workforce demand forecasting ay bahagi ng mas malaking proseso ng workforce planning. Ang pangunahing layunin nito ay ang paggawa ng listahan ng mga kinakailangang posisyon at eksperto na maaaring maging mahalaga sa paglago ng negosyo ng kumpanya, pagtamo ng mga layunin at milestones sa hinaharap na panahon.

Mga Layunin ng Workforce Planning:

• Pagbibigay sa kumpanya ng kinakailangang mga empleyado habang pinapanatili ang mababang oras at gastusing pinansyal;

• Panatilihin ang negosyo sa pagkakaroon ng mga tamang propesyonal na manggagawa sa pinakamaikling posibleng panahon;

• Ang workforce demand forecasting ay nagpapahintulot sa pagputol ng hindi kinakailangang mga segment ng workforce o pag-ooptimize ng kanilang trabaho

• Ang tamang pagpaplano at paglalagay ng mga empleyado ang nagpapanatili ng tamang at epektibong paggamit ng mga mapagkukunan ng sinuman, batay sa kanilang kasanayan, kaalaman, at kakayahan.

Mga Dapat Isaalang-alang sa Tamang Workforce Planning:

• Ano ang sitwasyon sa pananalapi sa iyong kumpanya at ano ang kasalukuyang pangkalahatang kalagayan ng ekonomiya?;

• Pag-aayos muli ng workforce (mga plano sa pagpuputol, pagpapaputol o paglilipat ng mga empleyado sa bagong mga posisyon. Kinakailangan ding isaalang-alang ang mga pagreretiro at pagliban sa pag-aaanak);

• Ang pagsusuri at pag-unawa sa sitwasyon sa merkado ng trabaho at sa kanilang mga kakumpitensya ay isa ring mahalagang punto;

• Antas ng suweldo sa kumpanya;

• Marahil isa sa mga pinakamahalagang salik ay ang pagkakaroon ng mga estratehikong plano at layunin para sa kumpanya.

Ang pag-alam kung nasaan ang kasalukuyang yugto ng pag-unlad ng iyong kumpanya ay isa sa mga salik na dapat mong malaman kapag nagpa-forecast ng pangangailangan sa trabaho. Sa karamihan ng mga kaso, ang epektibong pagpaplano ay maaaring makamit sa mga panahon ng aktibong paglago at sa oras ng pagtatatag ng negosyo.

Bago mo harapin ang workforce demand forecasting, mahalaga ring maunawaan na ito ay isang proseso ng sunod-sunod, masusing pag-iisip ng mga aksyon at desisyon na may malinaw na mga layunin sa harap nito. Ang pangunahing layunin ng pagpaplano ay nakasalalay sa ideya na ang anumang negosyo o matagumpay na direktoryo ng kumpanya ay dapat kumuha at mag-empleyo ng patas na kwalipikadong tauhan sa lahat ng posisyon upang ang trabaho ay magawa nang may mataas na kalidad at pagiging epektibo.

Mga Uri ng Workforce Demand Forecasting:

• Estratehikong o pangmatagalang pagpaplano;

• Taktikal (pangsitwasyon) na pagpaplano.

Kapag gumagawa ng mga estratehikong plano, mahalaga ang magbuo ng isang programa na naglalayong matuklasan ang mga potensyal na empleyado na maaaring kailanganin ng kumpanya sa hinaharap. Ang prosesong ito ay nangangailangan din ng paglikha ng estratehikong programa para sa pag-unlad ng mga human resources na kasabay na tinataya ang pangangailangan ng mga mapagkukunang ito sa mahabang panahon.

Ang taktikal na pagpaplano ay nangangailangan ng maingat na pagsusuri ng pangangailangan sa samahan ng mga empleyado sa isang panahon na itinakda ng CEO. Halimbawa, maaari itong sumaklaw sa isang buwan, isang quarter o isang taon. Ang pangangailangan na ito ay depende sa ilang mga salik: ang antas ng paglilipat ng mga empleyado sa isang partikular na panahon, bilang ng mga pagreretiro, mga pagliban sa pag-aaanak pati na rin ang mga pagputol ng tauhan.

Mga Panahon ng Workforce Planning

• Maikling-panahon na pagpaplano — pagpaplano para sa hanggang 2 taon;

• Panggitnang-panahon na pagpaplano — isang estratehiya para sa 2 hanggang 5 taon;

• Pangmatagalang pagpaplano — paggawa ng mga plano para sa susunod na 5 taon o higit pa.

Kaya’t isipin muna natin na ikaw ay isang bagong pinuno ng kumpanya o isang HR expert. Ano ang dapat mong simulang una sa usaping workforce demand forecasting?

Una, dapat mong kolektahin ang impormasyon sa mga resulta at milestones na dapat maabot ng isang kumpanya sa darating na quarter o taon. Kung ikaw ay isang HR expert, kunin ang impormasyong iyon mula sa mga mas nakatataas sa iyo. Pagkatapos ay pag-aralan ang lahat ng maikli at pangmatagalang mga layunin, gawain at plano ng negosyo.

Sa karamihan ng mga kaso, makakatulong ang mga accountant at mga direktor ng departamento na maipasya mo ang tungkol sa negosyo na iyong pinagtatrabahuhan at ang mga plano nito, maging ikaw ay nasa human resources o pinatatakbo ang lugar.

Mga Bagay na Kailangan para sa Matagumpay na Pagpaplano:

• Una, dapat mong masusing suriin ang datos ng mga empleyado. Kakailanganin mong makuha ang mga personal na kaso ng bawat isa, magbigay ng mga questionnaire, at mag-kolekta ng impormasyon na may kinalaman sa mga kasanayan at kakayahan ng manggagawa na hindi nauugnay sa trabahong ginawa sa negosyo;

• Isang work timetable o schedule ng lahat ng mga empleyado ng kumpanya;

• Data sa porsyento ng paglilipat ng mga empleyado sa iba't ibang posisyon sa mga departamento.

Sa yugtong ito, isinasagawa ang masusing pagsusuri ng pangangailangan sa workforce sa kumpanya para sa iba't ibang posisyon sa loob ng tiyak na panahon. Dito sinasagot ang malaking bilang ng mga tanong na mahalaga para sa proseso ng pagpaplano: ilan ang dapat kunin na empleyado, gaano sila dapat ka-kwalipikado, at higit sa lahat, kailan kakailanganin ang ilang manggagawa upang punan ang mga partikular na posisyon.

Sa prosesong ito, nagpapasya ka rin kung dapat kang magdala ng mga internal human resources o magiging mas makatuwiran sa pinansyal ang rekwalipikasyon ng umiiral na mga empleyado.

Hindi mahalaga kung ikaw ay isang CEO o isang HR professional. Tandaan na ang anumang proseso ay dapat sunod-sunod, batay sa timbang na mga desisyon at isang sistematikong diskarte. Sa sandaling simulan mong gawin ang trabaho, mas seseryosohin mo ang iyong buong buhay sa pamamagitan ng kaunting karera, lalo mong maa-approach ang anumang gawain, kahit na ganoon kasalimuot tulad ng workforce planning, na may kadalian, sigasig, at pananabik.