V našem vsakdanjem življenju se pogosto srečujemo s pojmom načrtovanja. Enkrat letno skrbno in temeljito načrtujemo naše potovanja, redkeje pa razmišljamo o zamenjavi delovnega mesta ali praznovanju obletnic in poročnih dnevov. Seveda skoraj vsi načrtujemo, kako naj bi bil porabljen mesečni proračun in kako bodo družinska sredstva razdeljena. Na žalost mnogi lastniki podjetij in zaposleni na najvišjih položajih pozabljajo na nujnost napovedovanja povpraševanja po delovni sili. Še bolj zanimivo je, da obstajajo direktorji, ki ne uporabljajo profesionalnih kadrovskih menedžerjev. Svoje zaposlene intervjuvajo in vodijo kar sami. Ta članek bo poskusil razložiti, kaj je napovedovanje povpraševanja po delovni sili, in dokazati, da je to nujen in ključen del vodenja vsakega podjetja.
Vsi razumemo, da je težje doseči uspeh brez kvalificiranega osebja kot pa s skupino strokovnjakov. Zato mora direktor ali kadrovski menedžer pravilno oceniti povpraševanje po delovni sili, izbrati najučinkovitejše metode izračunavanja in najti vire za zadostitev te potrebe, preden poiščejo nove zaposlene. Ampak preden pridemo do tja, moramo začeti z osnovami in razumeti, kaj pomeni napovedovanje povpraševanja po delovni sili.
Napovedovanje povpraševanja po delovni sili je del večjega procesa načrtovanja delovne sile. Njegov glavni cilj je sestaviti seznam potrebnih delovnih mest in strokovnjakov, ki lahko postanejo vitalni za rast podjetja, doseganje ciljev in mejnikov v bližnji prihodnosti.
Cilji načrtovanja delovne sile:
-
Zagotovitev potrebnih zaposlenih podjetju ob nizkih časovnih in finančnih stroških;
-
Opremljanje podjetja s pravilno, strokovno delovno silo v najkrajšem možnem času;
-
Napovedovanje povpraševanja po delovni sili omogoča odrezavanje nepotrebnih segmentov delovne sile ali optimizacijo njihovega dela
-
Pravilno načrtovanje in postavljanje zaposlenih omogoča pravilno in visoko učinkovito uporabo virov zaposlenih, temelječo na njihovih veščinah, znanju in sposobnostih.
Dejavniki, ki bi jih morali upoštevati pri pravilnem načrtovanju delovne sile:
-
Kakšna je finančna situacija v vašem podjetju in kakšno je trenutno splošno stanje gospodarstva?;
-
Prestrukturiranje delovne sile (načrti za odpuščanje, premestitev ali premeščanje zaposlenih na nova delovna mesta. Prav tako je treba upoštevati upokojitve in porodniške dopuste);
-
Analiza in razumevanje stanja na trgu dela in med vašimi konkurenti je še ena ključna točka;
-
Raven plač v podjetju;
-
Morda eden najpomembnejših dejavnikov je imeti strateške načrte in cilje za podjetje.
Poznavanje trenutne faze razvoja vašega podjetja mora biti eden od dejavnikov, ki bi jih morali poznati pri napovedovanju povpraševanja po delovni sili. V večini primerov je lahko učinkovito načrtovanje doseženo v obdobjih aktivne rasti in ustanavljanja podjetja.
Preden se lotite napovedovanja povpraševanja po delovni sili, je pomembno razumeti, da je to proces zaporednih, premišljenih dejanj in odločitev, ki imajo pred seboj jasne cilje. Glavni cilj načrtovanja leži v ideji, da mora vsako podjetje ali uspešen poslovni imenik zaposliti in obdržati dovolj kvalificirano osebje na vseh delovnih mestih, tako da je lahko delo izvedeno kakovostno in učinkovito.
Vrste napovedovanja povpraševanja po delovni sili:
-
Strateško ali dolgoročno načrtovanje;
-
Taktično (situacijsko) načrtovanje.
Pri strateškem načrtovanju je ključno oblikovati program za odkrivanje potencialnih zaposlenih, ki jih podjetje morda potrebuje v prihodnosti. Ta proces zahteva tudi oblikovanje programa za strateški razvoj človeških virov, ki hkrati ocenjuje nujnost teh virov na dolgi rok.
Taktično načrtovanje zahteva natančno analizo povpraševanja po organizaciji zaposlenih v obdobju, ki ga določi direktor. Na primer, lahko obsega mesec, četrtletje ali leto. Ta potreba bo odvisna od nekaj dejavnikov: ravni fluktuacije zaposlenih v določenem obdobju, števila upokojitev, porodniških dopustov ter zmanjšanj osebja.
Obdobja načrtovanja delovne sile
-
Kratkoročno načrtovanje — načrtovanje do 2 let;
-
Srednjeročno načrtovanje — strategija za 2 do 5 let;
-
Dolgoročno načrtovanje — izdelava načrtov za naslednjih 5 let in naprej.
Torej, za trenutek si predstavljajte, da ste novi vodja podjetja ali kadrovski strokovnjak. Kje boste začeli v okviru napovedovanja povpraševanja po delovni sili?
Najprej morate zbrati informacije o rezultatih in mejnikih, ki jih mora podjetje doseči v prihajajočem četrtletju ali letu. Če ste kadrovski strokovnjak, te informacije pridobite od svojih nadrejenih. Nato preučite vse kratkoročne in dolgoročne cilje, naloge in načrte podjetja.
V večini primerov bodo računovodje in direktorji oddelkov pomagali, da si ustvarite mnenje o podjetju, v katerem delate, in njegovih načrtih, ne glede na to, ali delate v kadrovskem oddelku ali vodite podjetje.
Stvari, ki so potrebne za uspešno načrtovanje:
-
Najprej morate natančno pregledati podatke o zaposlenih. Potrebovali boste osebne dosjeje, razdelili vprašalnike in zbrali informacije, ki zadevajo delovne veščine in sposobnosti delavcev, ki niso povezane z delom v podjetju;
-
Delovni razpored ali urnik vseh zaposlenih v podjetju;
-
Podatki o odstotku fluktuacije zaposlenih na različnih mestih po oddelkih.
V tej fazi se izvede temeljita analiza povpraševanja po delovni sili v podjetju za različna delovna mesta v določenem časovnem obdobju. Takrat odgovorite na veliko število vprašanj, ki so ključna za proces načrtovanja: koliko zaposlenih je treba najeti, kako kvalificirani morajo biti in kar je še pomembneje, kdaj bodo določeni delavci potrebni za zapolnitev določenih mest.
Med tem procesom se tudi odločite, ali morate pripeljati notranje človeške vire ali pa bo prekvalifikacija obstoječih zaposlenih bolj finančno smotrna odločitev.
Ni pomembno, ali ste direktor ali kadrovski strokovnjak. Ne pozabite, da mora biti vsak proces zaporedni, temelječ na premišljenih odločitvah in sistematičnem pristopu. Ko boste začeli jemati delo, kateremu ste posvetili celotno življenje, malo resneje, boste lahko katerokoli nalogo, tudi tako zapleteno, kot je načrtovanje delovne sile, opravljali z lahkoto, strastjo in vnemo.
