การคาดการณ์ความต้องการแรงงาน: วิธีการทำนายและปรับปรุงความต้องการของบุคลากร

ในชีวิตประจำวัน เรามักต้องวางแผนครั้งใหญ่บ้าง โดยบางครั้งอาจตั้งใจวางแผนเดินทางประจำปี แน่นอนว่าเกือบทุกคนวางแผนการใช้จ่ายต่อเดือนและการจัดการการเงินครอบครัว น่าเสียดายที่ผู้ประกอบการหลายคนและเจ้าหน้าที่ในตำแหน่งสูงลืมความจำเป็นในการคาดการณ์ความต้องการแรงงาน ยิ่งไปกว่านั้นยังมี CEO ที่ไม่ใช้ HR มืออาชีพ พวกเขาทำการสัมภาษณ์และจัดการพนักงานด้วยตัวเอง บทความนี้พยายามอธิบายว่าการคาดการณ์ความต้องการแรงงานคืออะไรและพิสูจน์ว่านี่คือส่วนสำคัญของการดำเนินกิจการของบริษัทใด ๆ ก็ตาม

เราทุกคนเข้าใจว่ามันยากที่จะประสบความสำเร็จหากไม่มีบุคลากรที่มีคุณภาพกว่าการมีทีมผู้เชี่ยวชาญ นี่คือเหตุผลที่ CEO หรือผู้จัดการฝ่ายบุคคลต้องประเมินความต้องการแรงงาน เลือกวิธีคำนวณที่มีประสิทธิภาพที่สุดและหาวิธีจัดการกับความต้องการเหล่านี้ก่อนที่จะมองหาพนักงานใหม่ แต่ก่อนที่เราจะไปถึงจุดนั้น เราต้องเริ่มจากพื้นฐานและเข้าใจว่าการคาดการณ์ความต้องการแรงงานหมายถึงอะไร

การคาดการณ์ความต้องการแรงงานเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการวางแผนกำลังคนที่ใหญ่กว่า เป้าหมายหลักคือการทำรายการตำแหน่งและผู้เชี่ยวชาญที่จำเป็นที่สามารถเป็นส่วนสำคัญในการเติบโตของธุรกิจบรรลุเป้าหมายในอนาคตอันใกล้นี้

เป้าหมายการวางแผนกำลังคน:

• เสริมสร้างพนักงานที่บริษัทต้องการในขณะที่รักษาต้นทุนเวลาและการเงินให้น้อยที่สุด;

• จัดหาบุคลากรที่มีความเหมาะสมและเป็นมืออาชีพให้ธุรกิจในระยะเวลาที่รวดเร็วที่สุด;

• การคาดการณ์ความต้องการแรงงานช่วยลดส่วนที่ไม่จำเป็นของกำลังคนหรือทำให้การทำงานของพวกเขามีประสิทธิภาพมากขึ้น

• การวางแผนและการจัดวางตำแหน่งพนักงานอย่างถูกต้องช่วยให้การใช้ทรัพยากรของพนักงานทุกคนอยู่ในระดับที่ดีและมีประสิทธิภาพสูง โดยอิงจากทักษะ ความรู้ และความสามารถของพวกเขา

ปัจจัยที่ควรคำนึงถึงสำหรับการวางแผนกำลังคนที่เหมาะสม:

• สถานะทางการเงินของบริษัทคุณเป็นอย่างไรและสภาพเศรษฐกิจทั่วไปในขณะนี้;

• การปรับโครงสร้างแรงงาน (แผนเกี่ยวกับการลด ขับออก หรือย้ายตำแหน่งให้พนักงานใหม่ นอกจากนี้ยังควรพิจารณาการเกษียณอายุและการลาคลอด);

• การวิเคราะห์และทำความเข้าใจกับสถานการณ์ในตลาดงานและในคู่แข่งของคุณเป็นจุดสำคัญอีกประการหนึ่ง;

• ระดับเงินเดือนในบริษัท;

• อาจเป็นปัจจัยสำคัญที่สุดคือการมีแผนกลยุทธ์และเป้าหมายสำหรับบริษัท

การรู้ว่าบริษัทของคุณอยู่ในขั้นพัฒนาขณะไหนเป็นหนึ่งในปัจจัยที่คุณควรทราบเมื่อทำการคาดการณ์ความต้องการแรงงาน โดยทั่วไป การวางแผนที่มีประสิทธิภาพมักจะทำได้ในช่วงการเติบโตอย่างรวดเร็วและในขณะที่ก่อตั้งกิจการ

ก่อนที่คุณจะทำการคาดการณ์ความต้องการแรงงาน สิ่งสำคัญคือการเข้าใจว่ามันเป็นกระบวนการของการกระทำและการตัดสินใจที่มีเป้าหมายที่ชัดเจนอยู่ภายหน้า วัตถุประสงค์หลักของการวางแผนอยู่ที่แนวคิดที่ว่า หลักการหรือบริษัทที่ประสบความสำเร็จต้องว่าจ้างและบรรจุบุคลากรที่มีความสามารถในทุกตำแหน่งเพื่อให้การทำงานสามารถเสร็จสมบูรณ์อย่างมีคุณภาพและมีประสิทธิภาพ

ประเภทของการคาดการณ์ความต้องการแรงงาน:

• การวางแผนเชิงกลยุทธ์หรือระยะยาว;

• การวางแผนเชิงกลยุทธ์ชั่วคราว (สถานการณ์);

เมื่อวางแผนกลยุทธ์สำคัญเพื่อพัฒนาบุคลากรที่อาจจะต้องทำงานในอนาคต การสร้างโครงการพัฒนาทรัพยากรบุคคลในระยะยาวพร้อมๆ กับประเมินความจำเป็นของทรัพยากรเหล่านี้ในระยะยาว

การวางแผนเชิงชั่วคราวต้องมีการวิเคราะห์อุปสงค์ในองค์กรพนักงานอย่างถี่ถ้วนตามช่วงเวลาที่กำหนดโดย CEO ตัวอย่างเช่น อาจครอบคลุมระยะเวลาหนึ่งเดือน ไตรมาส หรือปี ความจำเป็นนี้จะขึ้นอยู่กับปัจจัยสองอย่าง คือนวนการเปลี่ยนแปลงพนักงานในช่วงเวลาที่กำหนด, จำนวนการเกษียณอายุ การลาคลอด รวมถึงการลดบุคลากร

ระยะเวลาการวางแผนกำลังคน

• การวางแผนระยะสั้น — การวางแผนสำหรับเวลาถึง 2 ปี;

• การวางแผนระยะกลาง — กลยุทธ์สำหรับ 2 ถึง 5 ปี;

• การวางแผนระยะยาว — การวางแผนสำหรับ 5 ปีถัดไปและที่เกินกว่านั้น

ลองจินตนาการว่าคุณเป็นหัวหน้าใหม่ของบริษัทหรือเป็นผู้เชี่ยวชาญ HR คุณควรเริ่มจากสิ่งใดในการคาดการณ์ความต้องการแรงงาน?

สิ่งสำคัญคือต้องเก็บข้อมูลเกี่ยวกับผลลัพธ์และเป้าหมายที่บริษัทต้องบรรลุในไตรมาสหรือปีถัดไป หากคุณเป็นผู้เชี่ยวชาญ HR หาข้อมูลส่วนนั้นจากผู้บังคับบัญชาของคุณ จากนั้นศึกษาทุกเป้าหมาย งาน และแผนในระยะสั้นและยาวของบริษัท

ในกรณีส่วนใหญ่ พนักงานบัญชีและผู้อำนวยการฝ่ายจะช่วยให้คุณทราบถึงแผนของบริษัทที่คุณทำงานและแผนของมัน ไม่ว่าคุณจะทำงานในฝ่ายบุคคลหรือเป็นผู้จัดการ

สิ่งที่จำเป็นสำหรับการวางแผนที่ประสบความสำเร็จ:

• ก่อนอื่นคุณต้องผ่านข้อมูลพนักงานอย่างละเอียด คุณจะต้องเข้าถึงแฟ้มข้อมูลส่วนบุคคล แจกแบบสอบถาม และรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับทักษะและความสามารถที่ไม่เกี่ยวข้องกับการทำงานในบริษัท;

• ตารางเวลาหรือกำหนดการทำงานของพนักงานทั้งหมดในบริษัท;

• ข้อมูลเกี่ยวกับอัตราการเปลี่ยนแปลงพนักงานในตำแหน่งต่าง ๆ ในแต่ละแผนก

ในขั้นตอนนี้ การวิเคราะห์ความต้องการกำลังคนในบริษัทจะถูกดำเนินการอย่างถี่ถ้วนสำหรับตำแหน่งต่างๆ ในช่วงเวลาที่กำหนด ตอนนั้นคุณต้องตอบคำถามจำนวนมากที่สำคัญต่อกระบวนการวางแผน คือ ต้องจ้างพนักงานกี่คน พวกเขาต้องมีคุณสมบัติอย่างไร และที่สำคัญกว่านั้น คือต้องการพนักงานตำแหน่งอะไรและเมื่อใด

ในกระบวนการนี้ คุณต้องตัดสินใจว่าคุณควรนำทรัพยากรบุคคลภายในมาใช้หรือการปรับปรุงพนักงานที่มีอยู่ที่อาจเป็นทางเลือกที่เหมาะสมด้านการเงินมากกว่า

ไม่สำคัญว่าคุณจะเป็น CEO หรือผู้เชี่ยวชาญ HR จำไว้ว่าทุกกระบวนการต้องทำตามลำดับ โดยอิงจากการตัดสินใจที่ถ่วงน้ำหนักและมีระบบ ทันทีที่คุณเริ่มทุ่มเทกับงานที่รับผิดชอบอย่างจริงจัง คุณจะสามารถจัดการกับงานใดๆ ที่ซับซ้อนเหมือนการวางแผนกำลังคนได้ง่ายดาย มีความกระตือรือร้นและความมุ่งมั่น