Vi ställs ofta inför begreppet planering i vårt dagliga liv. En gång om året planerar vi noggrant och genomgående våra resor, mindre ofta tänker vi på att byta arbetsplats eller fira årsdagar och bröllopsdagar. Naturligtvis planerar nästan alla av oss hur månadsbudgeten ska spenderas och hur familjens medel ska fördelas. Tyvärr glömmer många företagare och högre chefer bort nödvändigheten av att förutse arbetskraftsbehov. Vad som är ännu mer intressant är att det finns VD:ar som inte använder professionella HR-chefer. De genomför intervjuer och hanterar anställda helt själva. Denna artikel kommer att försöka förklara vad prognostisering av arbetskraftsbehov är och bevisa att detta är en nödvändig och avgörande del av att driva något företag.
Vi förstår alla att det är svårare att nå framgång utan kvalificerad personal än det är med ett team av experter. Detta är varför en VD eller en HR-chef måste korrekt uppskatta arbetskraftsbehov, välja de mest effektiva beräkningsmetoderna och hitta källor för att täcka detta behov innan man letar efter nya anställda. Men innan vi kommer dit, måste vi börja med grunderna och förstå vad prognostisering av arbetskraftsbehov innebär.
Prognostisering av arbetskraftsbehov är en del av en större process för arbetskraftsplanering. Dess huvudmål är att skapa en lista över nödvändiga positioner och experter som kan bli avgörande för företagets tillväxt, nå mål och milstolpar inom en nära framtid.
Mål för arbetskraftsplanering:
-
Förse företaget med nödvändiga anställda samtidigt som man håller låga tids- och ekonomiska kostnader;
-
Förse företaget med rätt, professionella arbetare på så kort tid som möjligt;
-
Prognostisering av arbetskraftsbehov möjliggör att skära ner onödiga arbetskraftselement eller optimerar deras arbetsinsats
-
Rätt planering och placering av anställda säkerställer effektiv och högkvalitativ användning av varje anställds resurser, baserat på deras färdigheter, kunskaper och förmågor.
Faktorer som bör beaktas för korrekt arbetskraftsplanering:
-
Hur ser den finansiella situationen ut på ditt företag och vad är det nuvarande allmänna tillståndet på ekonomin?;
-
Omstrukturering av arbetskraften (planer för att minska, avskeda eller flytta anställda till nya positioner. Det är också nödvändigt att överväga pensioneringar och föräldraledigheter);
-
Att analysera och förstå situationen på arbetsmarknaden och bland dina konkurrenter är en annan viktig punkt;
-
Lönenivån i företaget;
-
Kanske en av de viktigaste faktorerna är att ha strategiska planer och mål för företaget.
Att veta på vilken utvecklingsnivå ditt företag befinner sig måste vara en av faktorerna du bör ha kännedom om när du prognostiserar arbetskraftsbehov. I de flesta fall kan effektiv planering uppnås under perioder av aktiv tillväxt och vid tidpunkten för företagets etablering.
Innan du tar dig an prognostisering av arbetskraftsbehov är det också viktigt att förstå att det är en process av följdriktiga, genomtänkta handlingar och beslut som har tydliga mål framför sig. Det huvudsakliga målet med planeringen ligger i idén att alla företag eller framgångsrika företagsledningar måste anställa och sysselsätta ganska kvalificerad personal på alla positioner så att arbetet kan utföras på ett högkvalitativt och effektivt sätt.
Typer av prognostisering av arbetskraftsbehov:
-
Strategisk eller långsiktig planering;
-
Taktisk (situationsanpassad) planering.
När strategiska planer görs är det viktigt att komma upp med ett program som syftar till att upptäcka potentiella anställda som kan bli nödvändiga för företaget i framtiden. Denna process kräver också att man skapar ett strategiskt program för utveckling av mänskliga resurser som samtidigt bedömer nödvändigheten av dessa resurser på lång sikt.
Taktisk planering kräver en noggrann analys av efterfrågan på arbetskraftsorganisationen under en period som anges av VD:n. Till exempel kan det omfatta en månad, ett kvartal eller ett år. Detta behov kommer att bero på ett par faktorer: nivån av personalomsättning under en given period, antalet pensioneringar, föräldraledigheter samt personalreduktioner.
Arbetskraftsplaneringsperioder
-
Korttidsplanering — planering för upp till 2 år;
-
Medellångsiktig planering — en strategi för 2 till 5 år;
-
Långsiktig planering — planering för de kommande 5 åren och bortom det.
Så låt oss föreställa oss för en stund att du är en ny chef för företaget eller en HR-expert. Vad bör du börja med när det gäller prognostisering av arbetskraftsbehov?
Först måste du samla in information om de resultat och milstolpar ett företag måste uppnå under det kommande kvartalet eller året. Om du är en HR-expert, få den informationen från dina överordnade. Studera sedan alla kort- och långsiktiga företagsmål, uppgifter och planer.
I de flesta fall kommer revisorer och avdelningschefer att hjälpa dig att bilda dig en uppfattning om det företag du arbetar på och dess planer, oavsett om du arbetar inom personalfrågor eller leder företaget.
Saker som krävs för framgångsrik planering:
-
Först måste du noggrant gå igenom anställdas data. Du behöver få tag på personliga fall, dela ut frågeformulär och samla in information som berör arbetstagares färdigheter och förmågor som inte är relaterade till arbetet inom företaget;
-
Ett arbetsschema eller en tidsplan för alla företagsanställda;
-
Data om procenten av personalomsättning på olika positioner över avdelningar.
I detta skede genomförs en noggrann analys av arbetskraftsbehovet i företaget för olika positioner under en viss tidsperiod. Det är då du svarar på ett stort antal frågor som är avgörande för planeringsprocessen: hur många anställda måste anställas, hur kvalificerade måste de vara och ännu viktigare, när kommer vissa arbetare att behövas för att fylla specifika positioner.
Under denna process fattar du också beslut om huruvida du ska ta in interna mänskliga resurser eller om omkvalificering av befintliga anställda kommer att vara ett mer ekonomiskt försvarbart beslut.
Det spelar ingen roll om du är en VD eller en HR-professionell. Kom ihåg att vilken process som helst måste vara följdriktig, baserad på vägda beslut och ett systematiskt tillvägagångssätt. Så snart du börjar ta arbetet, som du ägnat hela ditt liv åt, lite mer seriöst, kommer du att kunna närma dig vilken uppgift som helst, även så komplicerad som arbetskraftsplanering, med lätthet, passion och glöd.
