Prognozowanie zapotrzebowania na siłę roboczą: jak przewidywać i optymalizować potrzeby kadrowe

Często spotykamy się z pojęciem planowania w naszym codziennym życiu. Raz w roku skrupulatnie i dokładnie planujemy nasze wyjazdy, rzadziej myślimy o zmianie miejsca pracy czy świętowaniu rocznic i rocznic ślubnych. Oczywiście, prawie wszyscy planujemy, jak powinien być wydany miesięczny budżet i jak będą rozdysponowane rodzinne fundusze. Niestety, wielu właścicieli firm i pracowników na wysokich stanowiskach zapomina o konieczności prognozowania zapotrzebowania na pracę. Co więcej, niektórzy prezesi nie korzystają z usług profesjonalnych menedżerów HR. Sami prowadzą rozmowy kwalifikacyjne i zarządzają pracownikami. Ten artykuł spróbuje wyjaśnić, czym jest prognozowanie zapotrzebowania na pracę i dowieść, że jest to niezbędna i kluczowa część prowadzenia każdej firmy.

Wszyscy rozumiemy, że trudniej osiągnąć sukces bez wykwalifikowanego personelu niż z grupą ekspertów. Dlatego CEO lub menedżer HR musi prawidłowo oszacować zapotrzebowanie na pracowników, wybrać najefektywniejsze metody kalkulacji i znaleźć źródła pokrycia tego zapotrzebowania zanim zacznie poszukiwać nowych pracowników. Ale zanim do tego dojdziemy, musimy zacząć od podstaw i zrozumieć, co oznacza prognozowanie zapotrzebowania na pracę.

Prognozowanie zapotrzebowania na pracę jest częścią większego procesu planowania zatrudnienia. Jego głównym celem jest stworzenie listy niezbędnych stanowisk i ekspertów, którzy mogą stać się kluczowi w rozwijaniu działalności firmy, osiąganiu celów i kamieni milowych w najbliższej przyszłości.

Cele planowania zatrudnienia:

• Zapewnienie firmie niezbędnych pracowników przy jednoczesnym utrzymaniu niskich kosztów czasu i finansowych;

• Zapewnienie przedsiębiorstwu odpowiednich, profesjonalnych pracowników w jak najkrótszym czasie;

• Prognozowanie zapotrzebowania na pracowników pozwala zredukować zbędne segmenty pracowników lub zoptymalizować ich pracę

• Właściwe planowanie i rozmieszczenie pracowników zapewnia odpowiednie i wysoce efektywne wykorzystanie zasobów każdego pracownika, w oparciu o ich umiejętności, wiedzę i zdolności.

Czynniki, które należy wziąć pod uwagę przy właściwym planowaniu zatrudnienia:

• Jaka jest sytuacja finansowa w Twojej firmie i jaki jest obecny ogólny stan gospodarki?;

• Reorganizacja siły roboczej (plany redukcji, zwolnień lub przeniesienia pracowników na nowe stanowiska. Należy również wziąć pod uwagę emerytury oraz urlopy macierzyńskie);

• Analiza i zrozumienie sytuacji na rynku pracy oraz wśród konkurencji jest kolejnym kluczowym punktem;

• Poziom wynagrodzeń w firmie;

• Być może jednym z najważniejszych czynników jest posiadanie strategicznych planów i celów dla firmy.

Znajomość na jakim etapie rozwoju znajduje się Twoja firma powinna być jednym z faktorów, które trzeba brać pod uwagę przy prognozowaniu zapotrzebowania na pracę. W większości przypadków skuteczne planowanie można osiągnąć podczas okresów aktywnego wzrostu i podczas zakładania przedsiębiorstwa.

Przed przystąpieniem do prognozowania zapotrzebowania na pracę, ważne jest również zrozumienie, że jest to proces kolejnych, przemyślanych działań i decyzji, mających przed sobą jasno określone cele. Głównym celem planowania jest to, że każde przedsiębiorstwo lub skuteczna firma musi zatrudniać i zatrudniać odpowiednio wykwalifikowany personel na wszystkich stanowiskach, aby praca była wykonywana w wysokiej jakości i skutecznie.

Rodzaje prognozowania zapotrzebowania na pracę:

• Planowanie strategiczne lub długoterminowe;

• Planowanie taktyczne (sytuacyjne).

Przy tworzeniu planów strategicznych, kluczowe jest opracowanie programu mającego na celu odkrycie potencjalnych pracowników, którzy mogą okazać się niezbędni dla firmy w przyszłości. Ten proces wymaga również stworzenia strategicznego programu rozwoju zasobów ludzkich, który jednocześnie ocenia konieczność istnienia tych zasobów w długim okresie czasu.

Planowanie taktyczne wymaga dokładnej analizy zapotrzebowania na organizację pracowników w okresie określonym przez dyrektora generalnego. Przykładowo, może obejmować miesiąc, kwartał lub rok. Ta potrzeba będzie zależna od kilku czynników: poziomu rotacji pracowników w danym okresie, liczby emerytur, urlopów macierzyńskich, jak i redukcji personelu.

Okresy planowania zatrudnienia

• Planowanie krótkoterminowe — planowanie na okres do 2 lat;

• Planowanie średnioterminowe — strategia na 2 do 5 lat;

• Planowanie długoterminowe — planowanie na następne 5 lat i dłużej.

Wyobraźmy sobie na chwilę, że jesteś nowym kierownikiem firmy lub ekspertem HR. Od czego powinieneś zacząć w kontekście prognozowania zapotrzebowania na pracę?

Po pierwsze, musisz zebrać informacje o wynikach i kamieniach milowych, które firma musi osiągnąć w nadchodzącym kwartale lub roku. Jeśli jesteś ekspertem HR, uzyskaj te informacje od swoich przełożonych. Następnie przeanalizuj wszystkie krótko i długoterminowe cele, zadania i plany przedsiębiorstwa.

W większości przypadków księgowi oraz dyrektorzy działów pomogą Ci zorientować się w przedsiębiorstwie, w którym pracujesz i jego planach, niezależnie czy pracujesz w dziale zasobów ludzkich, czy prowadzisz firmę.

Rzeczy niezbędne do skutecznego planowania:

• Najpierw musisz dokładnie przejrzeć dane pracowników. Będziesz potrzebować dostępu do osobistych akt, rozdania ankiet oraz zebrania informacji dotyczących umiejętności i zdolności pracowników, które nie są związane z pracą wykonywaną w przedsiębiorstwie;

• Grafik pracy lub harmonogram wszystkich pracowników firmy;

• Dane na temat procentu rotacji pracowników na różnych stanowiskach w różnych działach.

Na tym etapie przeprowadza się dokładną analizę zapotrzebowania na pracowników w firmie dla różnych stanowisk przez określony okres czasu. To wtedy odpowiadasz na wiele pytań, które są kluczowe dla procesu planowania: ilu pracowników musi zostać zatrudnionych, jak wykwalifikowani muszą być, i co ważniejsze, kiedy określeni pracownicy będą wymagani, aby obsadzić określone stanowiska.

W tym procesie podejmujesz również decyzję, czy należy pozyskać zasoby ludzkie z wewnątrz, czy może bardziej opłacalnym finansowo rozwiązaniem będzie przekwalifikowanie istniejących pracowników.

Niezależnie od tego, czy jesteś prezesem, czy specjalistą HR, pamiętaj, że każdy proces musi być konsekwentny, oparty na wyważonych decyzjach i systematycznym podejściu. Gdy tylko zaczniesz poważniej podejść do pracy, której dedykowałeś swoje życie, będziesz w stanie podejść do każdego zadania, nawet tak skomplikowanego jak planowanie zatrudnienia, z łatwością, pasją i zaangażowaniem.