Munkaerőigény-előrejelzés: Hogyan előrejelezhetjük és optimalizálhatjuk a személyzeti igényeket

Gyakran találkozunk a tervezés fogalmával mindennapi életünk során. Évente egyszer részletesen és alaposan megtervezzük útjainkat, ritkábban gondolunk munkahelyváltásra vagy évfordulók és esküvői napok megünneplésére. Természetesen szinte mindannyian megtervezzük, hogyan költsük el a havi költségvetést, és hogyan osszuk el a családi pénzeket. Sajnos sok üzlettulajdonos és magas pozícióban lévő alkalmazott megfeledkezik a munkaerőigény előrejelzésének szükségességéről. Ami még érdekesebb, hogy vannak olyan vezérigazgatók, akik nem veszik igénybe profi HR-menedzserek szolgáltatásait. Saját maguk vezénylik le az interjúkat és kezelik az alkalmazottakat. Ez a cikk megpróbálja elmagyarázni, hogy mi is az a munkaerőigény előrejelzése, és bebizonyítja, hogy ez a vállalatirányítás elengedhetetlen és kritikus része.

Mindannyian értjük, hogy nehezebb sikert elérni szakképzett személyzet nélkül, mint szakértő csapattal. Ezért a vezérigazgatónak vagy egy HR-menedzsernek megfelelően meg kell becsülnie a munkaerőigényt, ki kell választania a leghatékonyabb számítási módszereket, és meg kell találnia az igények kielégítésének forrásait, mielőtt új alkalmazottakat keresne. De mielőtt idáig eljutnánk, el kell kezdenünk az alapoknál, és meg kell értenünk, mit is jelent a munkaerőigény előrejelzése.

A munkaerőigény előrejelzése a munkaerő-tervezési folyamat egy része. Fő célja egy olyan szükséges pozíciók és szakértők listájának elkészítése, akik létfontosságúvá válhatnak a cég üzleti növekedése, célkitűzéseinek és mérföldköveinek elérése érdekében a közeljövőben.

Munkaerő-tervezési célok:

• A szükséges dolgozókkal való ellátás a vállalat számára, miközben alacsonyan tartjuk az idő- és pénzügyi költségeket;

• A vállalkozás ellátása megfelelő, professzionális munkavállalókkal a legrövidebb időn belül;

• A munkaerőigény előrejelzése lehetővé teszi a felesleges munkaerő-szegmensek megszüntetését vagy munkájuk optimalizálását

• A megfelelő tervezés és alkalmazottelhelyezés biztosítja minden alkalmazott erőforrásainak megfelelő és hatékony kihasználását a készségeik, tudásuk és képességeik alapján.

Tényezők, amelyeket figyelembe kell venni a megfelelő munkaerő-tervezéshez:

• Milyen pénzügyi helyzetben van a vállalat és milyen a jelenlegi gazdasági állapot?;

• Munkaerő-átalakítás (az alkalmazottak elbocsátásának, áthelyezésének terve. Szükséges figyelembe venni a nyugdíjazásokat és a szülési szabadságokat is);

• Az álláspiaci és versenytársai helyzetének elemzése és megértése egy másik döntő tényező;

• A vállalatnál a fizetések szintje;

• Talán az egyik legfontosabb tényező, hogy van-e a vállalatnak stratégiai tervei és céljai.

Annak ismerete, hogy a vállalat fejlődésének melyik szakaszában áll, az egyik olyan tényező, amellyel tisztában kell lennie a munkaerőigény előrejelzésekor. A leghatékonyabb tervezés a növekedés időszakaiban és a vállalkozás megalapozása idején valósítható meg.

Mielőtt elkezdené a munkaerőigény előrejelzését, fontos megérteni, hogy ez egymásra épülő, átgondolt lépések és döntések folyamata, amelyek előtt világos célkitűzések állnak. A tervezés fő célja abban rejlik, hogy bármely vállalat vagy sikeres vállalati könyvtár megfelelően képzett személyzetet alkalmazzon minden pozícióban, hogy a munka magas színvonalon és hatékonyan végezhesse.

Munkaerőigény előrejelzési típusai:

• Stratégiai vagy hosszú távú tervezés;

• Taktikai (helyzethez igazított) tervezés.

A stratégiai tervek készítésekor kritikus, hogy olyan programot dolgozzanak ki, amely a jövőben szükséges munkavállalók felfedezésére irányul. Ez a folyamat megköveteli egy stratégiai humán erőforrás fejlesztési program létrehozását is, amely egyidejűleg hosszú távon értékeli ezeknek az erőforrásoknak a szükségességét.

A taktikai tervezés megköveteli az alkalmazott szervezetre vonatkozó keresletrészletes elemzését, egy adszabott időszakra vetítve. Például magába foglalhat egy hónapot, egy negyedévet vagy egy évet. Ez a szükséglet az alkalmazottak fluktuációjának szintjétől, a nyugdíjazások, szülési szabadságok számától, valamint személyzeti leépítésektől függ.

Munkaerő-tervezési időszakok

• Rövid távú tervezés — tervek készítése 2 évig;

• Középtávú tervezés — stratégia 2-5 évre;

• Hosszú távú tervezés — tervek készítése a következő 5 évre és azon túlra.

Tegyük fel egy pillanatra, hogy Ön új cégvezető vagy HR szakértő. Mi az, amivel először el kell kezdeni a munkaerőigény előrejelzését?

Először is, információt kell gyűjtenie a vállalat következő negyedévre vagy évre kitűzött eredményeiről és mérföldköveiről. Ha HR szakértő vagy, szerezd meg ezt az információt a feletteseidtől. Ezután tanulmányozd át az összes rövid és hosszú távú vállalati célt, feladatot és tervet.

A legtöbb esetben a könyvelők és az osztályvezetők segítenek kialakítani elképzelésed a vállalatról, ahol dolgozol és annak terveiről, akár emberi erőforrásokkal foglalkozol, akár te vezeted a helyet.

A sikeres tervezéshez szükséges dolgok:

• Először is, alaposan át kell néznie az alkalmazotti adatokon. Szüksége lesz a személyes akták megszerzésére, kérdőívek kiosztására, valamint olyan információk gyűjtésére, amelyek a munkavállalók munka helyén kívüli készségeivel és képességeivel kapcsolatosak;

• Egy munkaidőbeosztás vagy az összes vállalati alkalmazott menetrendje;

• Az alkalmazotti fluktuáció százalékos arányának adatai különböző pozíciók között az egyes osztályokon.

Ebben a szakaszban alapos elemzés történik a vállalat különböző pozícióinak munkaerőigényéről bizonyos időszakokra. Ekkor válaszolunk a tervezési folyamat szempontjából fontos számos kérdésre: hány alkalmazottat kell felvenni, milyen képzettséggel kell rendelkezniük és ami még fontosabb, mikor lesznek szükségesek bizonyos munkások meghatározott pozíciókba.

Ebben a folyamatban döntést hozunk arról is, hogy inkább belső emberi erőforrásokat vonunk-e be, vagy esetleg az existing dolgozók átképzése anyagi szempontból ésszerűbb döntés lesz.

Nem számít, hogy Ön vezérigazgató vagy HR-szakember. Ne feledje, hogy minden folyamatnak egymásra épülő, átgondolt döntéseken és rendszeres megközelítésen kell alapulnia. Amint elkezdi a munkát, amelyre az életét most kissé komolyabban szentelte, képes lesz minden feladathoz, még a munkaerő-tervezéshez is könnyedén, szenvedéllyel és buzgalommal hozzáállni.