শ্রমশক্তি চাহিদা পূর্বাভাস: কিভাবে স্টাফিং প্রয়োজন পূর্বানুমান এবং অপ্টিমাইজ করবেন

আমরা প্রায়শই আমাদের দৈনন্দিন জীবনে পরিকল্পনার ধারণার মুখোমুখি হই। বছরে একবার আমরা আমাদের ভ্রমণের পরিকল্পনা সম্পূর্ণ ও সঠিকভাবে করি, কর্মস্থল পরিবর্তনের কথা কম ভাবি বা বার্ষিকী ও বিবাহের দিন উদযাপনের কথা ভাবি। অবশ্যই, আমাদের প্রায় সকলেই পরিকল্পনা করি কিনা মাসিক বাজেট কীভাবে ব্যয় হবে এবং পারিবারিক তহবিল কীভাবে বিতরণ করা হবে। দুর্ভাগ্যবশত, অনেক ব্যবসার মালিক এবং শীর্ষস্থানীয় কর্মকর্তা শ্রমের চাহিদার পূর্বাভাস দেওয়ার প্রয়োজনীয়তা ভুলে যান। আরও মজার বিষয় হল, এমন সিইওরাও আছেন যারা পেশাগত এইচআর ব্যবস্থাপকদের ব্যবহার করেন না। তারা নিজেরাই সাক্ষাৎকার নেন এবং কর্মীদের পরিচালনা করেন। এই নিবন্ধে ব্যাখ্যা করার চেষ্টা করা হবে যে কর্মশক্তির চাহিদার পূর্বাভাস কী এবং প্রমাণ করা হবে যে এটি যে কোনো কোম্পানি পরিচালনার একটি প্রয়োজনীয় এবং গুরুত্বপূর্ণ অংশ।

আমরা সবাই বুঝি যে যোগ্যকর্মী ছাড়া সফলতা অর্জন করা কঠিন, বিশেষজ্ঞদের একটি দলের সাথে তুলনায়। এজন্য একটি সিইও বা এইচআর ম্যানেজারকে সঠিকভাবে কর্মশক্তির চাহিদা অনুমান করতে হবে, সবচেয়ে কার্যকর হিসাব পদ্ধতি নির্বাচন করতে হবে এবং নতুন কর্মী খোঁজার আগে এই প্রয়োজনকে পূরণ করার উত্স খুঁজে নিতে হবে। তবে, সেখানে পৌঁছানোর আগে, আমাদের মৌলিক বিষয়গুলি থেকে শুরু করতে হবে এবং বুঝতে হবে যে শ্রম চাহিদার পূর্বাভাস দেওয়ার মানে কী।

কর্মশক্তি চাহিদার পূর্বাভাস একটি বড় কর্মশক্তি পরিকল্পনা প্রক্রিয়ার অংশ। এর মূল লক্ষ্য হল প্রয়োজনীয় অবস্থানের এবং বিশেষজ্ঞদের একটি তালিকা তৈরি করা যা কোম্পানির ব্যবসার বৃদ্ধিতে, লক্ষ্যমাত্রা এবং মাইলফলক অর্জনে গুরুত্বপূর্ণ হয়ে উঠতে পারে।

কর্মশক্তি পরিকল্পনার লক্ষ্যসমূহ:

• প্রয়োজনীয় কর্মীদের সাথে কোম্পানিকে সরবরাহ করা সময় এবং আর্থিক খরচ কম রাখা;

• সর্বনিম্ন সময়ে যথাযথ, পেশাদার কর্মীদের সাথে ব্যবসাকে সরবরাহ করা;

• কর্মশক্তি চাহিদার পূর্বাভাস অপ্রয়োজনীয় কর্মশক্তি অংশ কাটাতে বা তাদের শ্রমকে অপ্টিমাইজ করতে সাহায্য করে

• সঠিক পরিকল্পনা এবং কর্মী স্থান দান যেকোনো কর্মীর সম্পদের সঠিক এবং অত্যন্ত কার্যকর ব্যবহারের রক্ষনাবেক্ষণ করে, তাদের দক্ষতা, জ্ঞান এবং ক্ষমতার ভিত্তিতে।

যে বিষয়গুলি সঠিক কর্মশক্তি পরিকল্পনার জন্য বিবেচনা করা উচিত:

• আপনার কোম্পানির আর্থিক অবস্থা কেমন এবং অর্থনীতির বর্তমান সাধারণ অবস্থা কেমন?;

• কর্মশক্তি পুনর্গঠন (কর্মী ছাঁটাই, বদল বা নতুন পদমর্যাদায় স্থানান্তর করার পরিকল্পনা। অবসর গ্রহণ এবং মাতৃত্বকালীন ছুটির কথাও বিবেচনা করতে হবে);

• কর্মসংস্থা বাজারের অবস্থা এবং আপনার প্রতিযোগীদের মধ্যে পরিস্থিতি বিশ্লেষণ এবং বোঝা আরেকটি গুরুত্বপূর্ণ বিষয়;

• কোম্পানিতে বেতন স্তর;

• হয়তো সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলির একটি হল কোম্পানির কৌশলগত পরিকল্পনা এবং লক্ষ্য থাকা।

আপনার কোম্পানি কোন উন্নয়ন পর্যায়ে আছে তা জেনে রাখুন যখন আপনি শ্রম চাহিদার পূর্বাভাস করছেন সেই সময়ের মধ্যে এটি একটি গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হওয়া উচিত। বেশিরভাগ ক্ষেত্রে, কার্যকর পরিকল্পনা সক্রিয় বৃদ্ধির সময় এবং উদ্যোগ প্রতিষ্ঠার সময় অর্জন করা যেতে পারে।

আপনি কর্মশক্তি চাহিদার পূর্বাভাস মোকাবিলা করার আগে, এটি বোঝা গুরুত্বপূর্ণ যে এটি ধারাবাহিক, সূক্ষ্ম-কল্পিত ক্রিয়াকলাপ ও সিদ্ধান্তগুলির প্রক্রিয়া যার সামনে সুনির্দিষ্ট লক্ষ্য রয়েছে। পরিকল্পনার প্রধান উদ্দেশ্য হল যে কোনো উদ্যোগ বা সফল কোম্পানি নির্দেশিকা প্রতিটি পজিশনে যথার্থভাবে যোগ্য কর্মীদের নিয়োগ ও নিয়োজিত করা যাতে কাজটি উচ্চ-মানের এবং কার্যকরভাবে করা যায়।

কর্মশক্তি চাহিদার পূর্বাভাসের প্রকারভেদ:

• কৌশলগত বা দীর্ঘমেয়াদি পরিকল্পনা;

• ট্যাকটিক্যাল (পরিস্থিতি অনুযায়ী) পরিকল্পনা।

কৌশলগত পরিকল্পনা তৈরি করার সময় এটি একটি প্রোগ্রাম করার জন্য অনেক গুরুত্বপূর্ণ যা ভবিষ্যতে কোম্পানির প্রয়োজন সুযোগ্য কর্মীদের সনাক্ত করার উপর ভিত্তি করে থাকে। এই প্রক্রিয়াটির জন্য কেন্দ্রীয় মানব সম্পদ উন্নয়ন প্রোগ্রাম তৈরি করা এবং এই উত্সগুলির দীর্ঘমেয়াদে প্রয়োজনীয়তার মূল্যায়ন করা প্রয়োজন।

ট্যাকটিক্যাল পরিকল্পনা সিইও দ্বারা নির্ধারিত সময়কালে কর্মসংস্থা সংগঠনের চাহিদার গভীর বিশ্লেষণ প্রয়োজন। উদাহরণস্বরূপ, এটি একটি মাস, ত্রৈমাসিক বা বছর অন্তর্ভুক্ত করতে পারে। এই প্রয়োজন কয়েকটি কারণের উপর নির্ভর করবে: প্রদত্ত সময়ে কর্মী পরিবর্তনের স্তর, অবসর গ্রহণ, মাতৃত্বকালীন ছুটি এবং কর্মিদ্বয় ছাঁটাই।

কর্মশক্তি পরিকল্পনা সময়কাল

• স্বল্পমেয়াদি পরিকল্পনা — 2 বছরের জন্য পরিকল্পনা;

• মধ্যমেয়াদি পরিকল্পনা — 2 থেকে 5 বছরের জন্য কৌশল;

• দীর্ঘমেয়াদি পরিকল্পনা — আগামী 5 বছরের এবং তার চেয়েও বেশি সময়ের জন্য পরিকল্পনা করা।

এখন আমরা এক মুহূর্তের জন্য কল্পনা করি যে আপনি কোম্পানির একজন নতুন প্রধান বা হয়তো একজন এইচআর বিশেষজ্ঞ। কর্মশক্তি চাহিদার পূর্বাভাসের বিষয়ে প্রথমে আপনাকে কোথা থেকে শুরু করা উচিত?

প্রথমে, আপনাকে এমন তথ্য সংগ্রহ করতে হবে যেটা কোম্পানিকে প্রস্তাবিত ত্রৈমাসিক বা বছরে অর্জন করতে হবে এমন ফলাফল এবং মাইলফলকগুলি সম্পর্কে থাকে। আপনি যদি একজন এইচআর বিশেষজ্ঞ হন, তাহলে আপনার ঊর্ধ্বতনদের থেকে এই তথ্যগুলি নিয়ে প্রয়োজনীয় পর্যালোচনা করুন। তারপর সংস্থার সব স্বল্প এবং দীর্ঘমেয়াদি লক্ষ্য, কাজ এবং পরিকল্পনা অধ্যয়ন করুন।

বেশিরভাগ ক্ষেত্রে, অ্যাকাউন্টেন্ট এবং বিভাগের পরিচালকরা আপনাকে সেই কোম্পানি এবং এর পরিকল্পনা সম্পর্কিত বিষয়ে সাহায্য করবেন, যে কোম্পানিতে আপনি কাজ করছেন, সেটা আপনি মানব সম্পদে কাজ করলেও বা জায়গা পরিচালনা করুন।

সফল পরিকল্পনার জন্য প্রয়োজনীয় বিষয়গুলি:

• প্রথমে আপনাকে কর্মী সংক্রান্ত তথ্য সতর্কতার সাথে পর্যবেক্ষণ করতে হবে। আপনাকে ব্যক্তিগত কেস ফাইল প্রাপ্ত করতে হবে, প্রশ্নপত্র বিতরণ করতে হবে, এবং কর্মী দক্ষতা ও সম্ভাবনাগুলি যা উদ্যোগে করা কাজের সাথে সম্পর্কিত নয় তার তথ্য সংগ্রহ করতে হবে;

• কোম্পানির সমস্ত কর্মীদের একটি কাজের সময়সূচি বা সময়তালিকা;

• বিভিন্ন বিভাগের বিভিন্ন অবস্থানে কর্মী পরিবর্তনের শতাংশের তথ্য।

এই পর্যায়ে, একজন নির্দিষ্ট সময়ের জন্য কোম্পানিতে বিভিন্ন অবস্থানে কর্মশক্তি চাহিদার গভীর বিশ্লেষণ করা হয়। তখন আপনি পরিকল্পনা প্রক্রিয়ার জন্য গুরুত্বপূর্ণ অনেকগুলি প্রশ্নের উত্তর দেন: কতজন কর্মচারী নিয়োগ করতে হবে, তাদের কতটা যোগ্য হওয়া উচিত এবং আরও গুরুত্বপূর্ণ, কখন নির্দিষ্ট কর্মীদের নির্দিষ্ট অবস্থান পূরণ করতে হবে।

এই প্রক্রিয়ার সময়, আপনি আরও সিদ্ধান্ত নেন যে আপনাকে অভ্যন্তরীণ মানব সম্পদ নিয়ে আসা উচিত কি না অথবা বিদ্যমান কর্মীদের পুনঃযোগ্যতাকরণ একটি আরও আর্থিকভাবে উপযুক্ত সিদ্ধান্ত হতে পারে কি না।

আপনি সিইও হোন বা একজন এইচআর পেশাদার হোন, মনে রাখবেন যে যেকোনো প্রক্রিয়া ধারাবাহিক হতে হবে, ওজনপূর্ণ সিদ্ধান্তের উপর ভিত্তি করে এবং একটি পদ্ধতিগত পদ্ধতিতে হতে হবে। যত তাড়াতাড়ি আপনি কাজ শুরু করেন, আপনি বুঝবেন যে এই কাজের সাথে আপনার সারাজীবন নিবন্ধিত হয়েছে, আপনি যেকোনো কাজ, এমনকি যেমনটি জটিল কর্মশক্তি পরিকল্পনা, অনুভব, উত্তেজনা এবং উদ্দীপনার সাথে সহজেই গ্রহণ করতে পারেন।