Chúng ta thường gặp khái niệm lập kế hoạch trong cuộc sống hàng ngày. Mỗi năm, chúng ta lập kế hoạch chi tiết và tỉ mỉ cho các chuyến đi của mình, ít khi nghĩ đến việc thay đổi nơi làm việc hoặc kỷ niệm ngày cưới và kỷ niệm ngày cưới. Tất nhiên, hầu như tất cả chúng ta đều lên kế hoạch chi tiêu ngân sách hàng tháng sẽ như thế nào và quỹ gia đình sẽ được phân bổ như thế nào. Thật không may, nhiều chủ doanh nghiệp và nhân viên cấp cao quên đi tính cần thiết của dự báo nhu cầu lao động. Điều thú vị hơn nữa là có những CEO không sử dụng các nhà quản lý nhân sự chuyên nghiệp. Họ tự mình thực hiện phỏng vấn và quản lý nhân viên. Bài viết này sẽ cố gắng giải thích dự báo nhu cầu lao động là gì và chứng minh rằng đây là một phần cần thiết và quan trọng trong việc điều hành bất kỳ công ty nào.
Chúng ta đều hiểu rằng việc không có nhân sự có trình độ khó hơn là thành công với đội ngũ chuyên gia. Đây là lý do tại sao CEO hoặc nhà quản lý nhân sự phải ước tính đúng nhu cầu nhân viên, chọn phương pháp tính toán hiệu quả nhất và tìm nguồn bổ sung cho nhu cầu này trước khi tìm kiếm nhân viên mới. Nhưng trước khi đến đó, chúng ta cần bắt đầu với những điều cơ bản và hiểu ý nghĩa của việc dự báo nhu cầu lao động.
Dự báo nhu cầu lao động là một phần của quy trình lập kế hoạch nhân sự lớn hơn. Mục tiêu chính của nó là lập danh sách các vị trí và chuyên gia cần thiết có thể trở nên quan trọng trong việc phát triển kinh doanh công ty, đạt được các mục tiêu và cột mốc trong tương lai gần.
Mục tiêu lập kế hoạch nhân sự:
-
Cung cấp cho công ty những nhân viên cần thiết mà vẫn giữ chi phí thời gian và tài chính thấp;
-
Giữ cho doanh nghiệp có lợi nhuận với nhân viên phù hợp, chuyên nghiệp trong khoảng thời gian ngắn nhất có thể;
-
Dự báo nhu cầu lao động giúp cắt bỏ các phân đoạn nhân viên không cần thiết hoặc tối ưu hóa lao động của họ
-
Lập kế hoạch và bố trí nhân viên chính xác duy trì việc sử dụng hiệu quả và tốt nhất các nguồn lực của nhân viên, dựa trên kỹ năng, kiến thức và khả năng của họ.
Các yếu tố cần xem xét cho việc lập kế hoạch nhân sự đúng đắn:
-
Tình hình tài chính của công ty bạn như thế nào và tình trạng chung của nền kinh tế hiện tại ra sao?;
-
Tái tổ chức lực lượng lao động (kế hoạch cắt giảm, sa thải hoặc chuyển chức nhân viên sang vị trí mới. Cũng cần xem xét các trường hợp nghỉ hưu và nghỉ thai sản);
-
Phân tích và hiểu rõ tình hình thị trường việc làm và giữa các đối thủ cạnh tranh của bạn cũng là một điểm quan trọng;
-
Mức lương trong công ty;
-
Có lẽ một trong những yếu tố quan trọng nhất là có kế hoạch và mục tiêu chiến lược cho công ty.
Biết được giai đoạn phát triển hiện tại của công ty bạn sẽ là một trong những yếu tố bạn nên biết khi dự báo nhu cầu lao động. Trong hầu hết các trường hợp, lập kế hoạch hiệu quả có thể đạt được trong các giai đoạn phát triển hoạt động và vào thời điểm thành lập doanh nghiệp.
Trước khi bạn tiến hành dự báo nhu cầu lao động, điều quan trọng cần hiểu rằng đó là một quá trình các hành động và quyết định liên tiếp, có suy nghĩ và có mục tiêu rõ ràng trước mắt. Mục tiêu chính của việc lập kế hoạch nằm ở ý tưởng rằng bất kỳ doanh nghiệp hoặc danh mục công ty thành công nào cũng phải tuyển dụng và sử dụng nhân sự có trình độ phù hợp ở tất cả các vị trí để công việc có thể được thực hiện một cách chất lượng cao và hiệu quả.
Các loại dự báo nhu cầu lao động:
-
Lập kế hoạch chiến lược hoặc dài hạn;
-
Lập kế hoạch chiến thuật (tình huống).
Khi lập kế hoạch chiến lược, quan trọng là phải có một chương trình nhắm đến việc phát hiện các nhân viên tiềm năng có thể trở thành yêu cầu của công ty trong tương lai. Quá trình này cũng đòi hỏi phải tạo ra một chương trình phát triển nguồn lực nhân sự chiến lược đồng thời đánh giá sự cần thiết của các nguồn lực này về lâu dài.
Lập kế hoạch chiến thuật đòi hỏi phải phân tích cẩn thận nhu cầu tổ chức nhân viên trong khoảng thời gian do CEO đề ra. Ví dụ, nó có thể bao gồm một tháng, một quý hoặc một năm. Nhu cầu này sẽ phụ thuộc vào một số yếu tố: mức độ thay thế nhân viên trong một thời kỳ nhất định, số lượng nghỉ hưu, nghỉ thai sản cũng như cắt giảm nhân sự.
Thời gian lập kế hoạch nhân sự
-
Lập kế hoạch ngắn hạn — kế hoạch cho đến 2 năm;
-
Lập kế hoạch trung hạn — chiến lược từ 2 đến 5 năm;
-
Lập kế hoạch dài hạn — lập kế hoạch cho 5 năm tới và lâu hơn.
Vậy giả sử có một lúc nào đó bạn là người đứng đầu mới của công ty hoặc là một chuyên gia nhân sự. Bạn nên bắt đầu từ đâu trong việc dự báo nhu cầu lao động?
Trước hết, bạn phải thu thập thông tin về các kết quả và cột mốc mà công ty phải đạt được trong quý hoặc năm đến. Nếu bạn là một chuyên gia nhân sự, hãy lấy thông tin đó từ cấp trên. Sau đó, nghiên cứu tất cả các mục tiêu, nhiệm vụ và kế hoạch ngắn hạn và dài hạn của doanh nghiệp.
Trong hầu hết các trường hợp, các kế toán và giám đốc bộ phận sẽ giúp bạn hiểu rõ về doanh nghiệp bạn đang làm việc và các kế hoạch của nó, dù bạn làm việc trong lĩnh vực nhân lực hay điều hành nơi này.
Những thứ cần thiết cho việc lập kế hoạch thành công:
-
Trước tiên, bạn phải cẩn thận tìm hiểu dữ liệu nhân viên. Bạn sẽ cần tiếp cận hồ sơ cá nhân, phát phiếu khảo sát, đồng thời thu thập thông tin liên quan đến các kỹ năng và khả năng của nhân viên không liên quan đến công việc đã thực hiện tại doanh nghiệp;
-
Lịch làm việc hoặc thời gian biểu của tất cả nhân viên công ty;
-
Dữ liệu về tỷ lệ thay thế nhân viên ở các vị trí khác nhau trên các phòng ban.
Tại giai đoạn này, một phân tích kỹ lưỡng về nhu cầu lao động trong công ty được thực hiện cho các vị trí khác nhau trong một khoảng thời gian nhất định. Đó là khi bạn trả lời số lượng lớn các câu hỏi quan trọng cho quá trình lập kế hoạch: bao nhiêu nhân viên cần được tuyển dụng, họ phải có trình độ như thế nào và quan trọng hơn, khi nào một số nhân viên cụ thể sẽ được cần cho các vị trí đặc biệt.
Trong quá trình này, bạn cũng quyết định liệu bạn có nên tăng cường nguồn lực nội bộ hay tái đào tạo nhân viên hiện tại có phải là một quyết định tài chính hợp lý hơn không.
Cho dù bạn là CEO hay chuyên gia nhân sự, hãy nhớ rằng bất kỳ quy trình nào cũng phải có tính liên tiếp, dựa trên các quyết định cân nhắc và một phương pháp có hệ thống. Ngay khi bạn bắt đầu làm việc một cách nghiêm túc hơn với công việc mà bạn đã cống hiến cả cuộc đời, bạn sẽ có thể tiếp cận bất kỳ nhiệm vụ nào, thậm chí là phức tạp như lập kế hoạch nhân sự, với sự dễ dàng, đam mê và nhiệt huyết.
