Συχνά αντιμετωπίζουμε την έννοια του προγραμματισμού στην καθημερινότητά μας. Μία φορά το χρόνο σχεδιάζουμε με προσοχή και λεπτομέρεια τα ταξίδια μας, λιγότερο συχνά σκεφτόμαστε να αλλάξουμε τον εργασιακό χώρο μας ή να γιορτάσουμε επετείους και γάμους. Φυσικά, σχεδόν όλοι μας προγραμματίζουμε πώς θα δαπανηθεί ο μηνιαίος προϋπολογισμός και πώς θα κατανεμηθούν τα οικογενειακά κεφάλαια. Δυστυχώς, πολλοί ιδιοκτήτες επιχειρήσεων και εργαζόμενοι σε κορυφαίες θέσεις ξεχνούν τη σημασία της πρόβλεψης της ζήτησης εργατικού δυναμικού. Ακόμη πιο ενδιαφέρον είναι το γεγονός ότι υπάρχουν Διευθύνοντες Σύμβουλοι που δεν αξιοποιούν επαγγελματίες διαχειριστές ανθρώπινου δυναμικού. Διεξάγουν συνεντεύξεις και διαχειρίζονται το προσωπικό μόνοι τους. Αυτό το άρθρο θα προσπαθήσει να εξηγήσει τι είναι η πρόβλεψη ζήτησης εργατικού δυναμικού και να αποδείξει ότι αποτελεί αναγκαίο και κρίσιμο μέρος της λειτουργίας οποιασδήποτε εταιρείας.
Όλοι κατανοούμε ότι είναι δυσκολότερο να πετύχουμε την επιτυχία χωρίς καταρτισμένο προσωπικό από ό,τι με μια ομάδα ειδικών. Γι' αυτό ένας Διευθύνων Σύμβουλος ή ένας διαχειριστής ανθρώπινου δυναμικού πρέπει να εκτιμά σωστά τη ζήτηση εργατικού δυναμικού, να επιλέγει τις αποδοτικότερες μεθόδους υπολογισμού και να βρίσκει πηγές κάλυψης αυτής της ανάγκης πριν αναζητήσει νέους υπαλλήλους. Αλλά πριν φτάσουμε εκεί, πρέπει να ξεκινήσουμε με τα βασικά και να κατανοήσουμε τι σημαίνει πρόβλεψη ζήτησης εργατικού δυναμικού.
Η πρόβλεψη ζήτησης εργατικού δυναμικού είναι μέρος μιας μεγαλύτερης διαδικασίας προγραμματισμού εργατικού δυναμικού. Ο κύριος στόχος της είναι να καταρτίσει μια λίστα απαραίτητων θέσεων και ειδικών που μπορούν να είναι ζωτικής σημασίας για την ανάπτυξη της επιχείρησης, την επίτευξη στόχων και ορόσημων στο άμεσο μέλλον.
Στόχοι προγραμματισμού εργατικού δυναμικού:
-
Παροχή στην εταιρεία του απαραίτητου προσωπικού ενώ διατηρούνται χαμηλά οι χρονικές και οικονομικές δαπάνες;
-
Διατήρηση της επιχείρησης εφοδιασμένη με κατάλληλους, επαγγελματίες εργαζόμενους με τους συντομότερους δυνατούς όρους;
-
Η πρόβλεψη ζήτησης εργατικού δυναμικού επιτρέπει την περικοπή περιττών τομέων εργατικού δυναμικού ή τη βελτιστοποίηση της εργασίας τους
-
Ο σωστός προγραμματισμός και η τοποθέτηση εργαζομένων διατηρούν την κατάλληλη και εξαιρετικά αποτελεσματική χρήση των πόρων κάθε εργαζομένου, βάσει των δεξιοτήτων, των γνώσεων και των ικανοτήτων τους.
Παράγοντες που πρέπει να ληφθούν υπόψη για τον σωστό προγραμματισμό εργατικού δυναμικού:
-
Ποια είναι η οικονομική κατάσταση στην εταιρεία σας και ποια είναι η τρέχουσα γενική κατάσταση της οικονομίας;
-
Αναδιοργάνωση εργατικού δυναμικού (σχεδιασμός περικοπής, απόλυσης ή μεταφοράς εργαζομένων σε νέες θέσεις. Πρέπει επίσης να ληφθούν υπόψη οι συνταξιοδοτήσεις και οι άδειες μητρότητας);
-
Η ανάλυση και η κατανόηση της κατάστασης στην αγορά εργασίας και μεταξύ των ανταγωνιστών σας είναι ένα άλλο σημαντικό σημείο;
-
Το επίπεδο του μισθού στην εταιρεία;
-
Ίσως ένας από τους πιο σημαντικούς παράγοντες είναι η ύπαρξη στρατηγικών σχεδίων και στόχων για την εταιρεία.
Γνωρίζοντας σε ποιο στάδιο ανάπτυξης βρίσκεται η εταιρεία σας πρέπει να είναι ένας από τους παράγοντες που πρέπει να γνωρίζετε όταν προβλέπετε τη ζήτηση εργατικού δυναμικού. Στις περισσότερες περιπτώσεις, ο αποτελεσματικός προγραμματισμός μπορεί να επιτευχθεί κατά την περίοδο ενεργού ανάπτυξης και κατά το χρόνο ίδρυσης της επιχείρησης.
Πριν αντιμετωπίσετε την πρόβλεψη ζήτησης εργατικού δυναμικού, είναι επίσης απαραίτητο να κατανοήσετε ότι πρόκειται για μια διαδικασία διαδοχικών, σκέψεων και αποφάσεων με σαφείς στόχους μπροστά της. Ο κύριος στόχος του προγραμματισμού έγκειται στην ιδέα ότι κάθε επιχείρηση ή επιτυχημένος κατάλογος εταιρείας πρέπει να προσλαμβάνει και να απασχολεί αρκετά εξειδικευμένο προσωπικό σε όλες τις θέσεις, έτσι ώστε η εργασία να γίνεται με υψηλή ποιότητα και αποτελεσματικότητα.
Τύποι πρόβλεψης ζήτησης εργατικού δυναμικού:
-
Στρατηγικός ή μακροπρόθεσμος προγραμματισμός;
-
Τακτικός (κατάστασης) προγραμματισμός.
Κατά τη δημιουργία στρατηγικών σχεδίων είναι κρίσιμο να καταρτίσετε ένα πρόγραμμα που αποσκοπεί στην ανακάλυψη δυνητικών υπαλλήλων που μπορούν να απαιτηθούν από την εταιρεία στο μέλλον. Αυτή η διαδικασία απαιτεί επίσης τη δημιουργία ενός στρατηγικού προγράμματος ανάπτυξης ανθρώπινων πόρων που ταυτόχρονα αξιολογεί την αναγκαιότητα αυτών των πόρων μακροπρόθεσμα.
Ο τακτικός προγραμματισμός απαιτεί προσεκτική ανάλυση της ζήτησης σε οργάνωση εργαζομένων κατά τη διάρκεια μιας περιόδου που ορίζεται από το Διευθύνοντα Σύμβουλο. Για παράδειγμα, μπορεί να περιλαμβάνει έναν μήνα, ένα τρίμηνο ή ένα έτος. Αυτή η ανάγκη θα εξαρτηθεί από μερικούς παράγοντες: από το επίπεδο ανακατάταξης εργαζομένων σε μια δεδομένη περίοδο, από τον αριθμό των συνταξιοδοτήσεων, τις άδειες μητρότητας καθώς και τις περικοπές προσωπικού.
Περίοδοι προγραμματισμού εργατικού δυναμικού
-
Βραχυπρόθεσμος προγραμματισμός — προγραμματισμός για έως 2 χρόνια;
-
Μεσοπρόθεσμος προγραμματισμός — στρατηγική για 2 έως 5 χρόνια;
-
Μακροπρόθεσμος προγραμματισμός — σχεδιασμός για τα επόμενα 5 χρόνια και πέρα.
Ας φανταστούμε λοιπόν για μια στιγμή ότι είστε νέος επικεφαλής της εταιρείας ή ένας ειδικός ανθρώπινου δυναμικού. Με τι πρέπει να ξεκινήσετε πρώτα όσον αφορά την πρόβλεψη ζήτησης εργατικού δυναμικού;
Πρώτα, πρέπει να συλλέξετε πληροφορίες για τα αποτελέσματα και τα ορόσημα που μια εταιρεία πρέπει να επιτύχει στο επόμενο τρίμηνο ή έτος. Αν είστε ειδικός ανθρώπινου δυναμικού πάρτε αυτές τις πληροφορίες από τους ανωτέρους σας. Στη συνέχεια, μελετήστε όλους τους βραχυπρόθεσμους και μακροπρόθεσμους στόχους, εργασίες και σχέδια της επιχείρησης.
Στις περισσότερες περιπτώσεις, οι λογιστές και οι διευθυντές τμημάτων θα σας βοηθήσουν να καθορίσετε τη γνώμη σας για την επιχείρηση στην οποία εργάζεστε και τα σχέδιά της, είτε εργάζεστε στο ανθρώπινο δυναμικό είτε διευθύνετε την επιχείρηση.
Απαραίτητα για τον επιτυχή προγραμματισμό:
-
Πρώτα, πρέπει να εξετάσετε προσεκτικά τα δεδομένα των υπαλλήλων. Θα χρειαστεί να αποκτήσετε πρόσβαση σε προσωπικά αρχεία, να διανείμετε ερωτηματολόγια και να συλλέξετε πληροφορίες σχετικά με τις δεξιότητες και τις ικανότητες των εργαζομένων που δεν σχετίζονται με την εργασία στην επιχείρηση;
-
Ένα πρόγραμμα εργασίας ή ένα πρόγραμμα όλων των υπαλλήλων της εταιρείας;
-
Δεδομένα για το ποσοστό ανακατάταξης εργαζομένων σε διάφορες θέσεις σε όλα τα τμήματα.
Σε αυτό το στάδιο, διεξάγεται μια ενδελεχής ανάλυση της ζήτησης εργατικού δυναμικού στην εταιρεία για διάφορες θέσεις σε μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο. Εκείνη τη στιγμή απαντάτε σε έναν μεγάλο αριθμό ερωτήσεων που είναι ζωτικής σημασίας για τη διαδικασία προγραμματισμού: πόσοι υπάλληλοι πρέπει να προσληφθούν, πόσο καταρτισμένοι πρέπει να είναι, και το πιο σημαντικό, πότε θα απαιτούνται ορισμένοι εργαζόμενοι για να καταλάβουν συγκεκριμένες θέσεις.
Κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας, λαμβάνετε επίσης την απόφαση αν θα πρέπει να φέρετε εσωτερικούς ανθρώπινους πόρους ή αν η επανακατάρτιση των υπαρχόντων εργαζομένων θα είναι μια πιο οικονομικά λογική απόφαση.
Δεν έχει σημασία εάν είστε Διευθύνων Σύμβουλος ή επαγγελματίας ανθρώπινου δυναμικού. Θυμηθείτε ότι οποιαδήποτε διαδικασία πρέπει να είναι διαδοχική, βασισμένη σε σταθμισμένες αποφάσεις και μια συστημική προσέγγιση. Μόλις αρχίσετε να αντιμετωπίζετε το έργο, στο οποίο αφιερώσατε τη ζωή σας λίγο πιο σοβαρά, θα μπορείτε να προσεγγίζετε οποιαδήποτε εργασία, ακόμα και τόσο περίπλοκη όπως ο προγραμματισμός εργατικού δυναμικού, με ευκολία, πάθος και ζήλο.
