Previzionarea Cererii de Forță de Muncă: Cum să Prevezi și să Optimizezi Nevoile de Personal

Ne confruntăm adesea cu noțiunea de planificare în viața noastră de zi cu zi. O dată pe an ne planificăm meticulos și minuțios călătoriile, gândindu-ne mai rar la schimbarea locului de muncă sau la sărbătorirea aniversărilor și a zilelor de nuntă. Desigur, aproape toți noi planificăm cum ar trebui cheltuit bugetul lunar și cum vor fi distribuite fondurile familiale. Din păcate, mulți proprietari de afaceri și angajați din poziții superioare uită de necesitatea previzionării cererii de forță de muncă. Ce este și mai interesant este că există CEO care nu apelează la manageri de resurse umane profesioniști. Ei își conduc interviurile și gestionează angajații pe cont propriu. Acest articol va încerca să explice ce este previzionarea cererii de forță de muncă și să demonstreze că aceasta este o parte necesară și crucială a conducerii oricărei companii.

Cu toții înțelegem că este mai greu să obținem succesul fără personal calificat decât cu o echipă de experți. De aceea, un CEO sau un manager de resurse umane trebuie să estimeze corect cererea de forță de muncă, să aleagă cele mai eficiente metode de calcul și să găsească surse prin care să acopere această nevoie înainte de a căuta noi angajați. Dar înainte de a ajunge acolo, trebuie să începem cu elementele de bază și să înțelegem ce înseamnă previzionarea cererii de forță de muncă.

Previzionarea cererii de forță de muncă este o parte a unui proces mai mare de planificare a forței de muncă. Scopul său principal este de a face o listă cu pozițiile și experții necesari care pot deveni vitali pentru creșterea afacerii companiei, atingerea obiectivelor și a punctelor de referință în viitorul apropiat.

Obiectivele planificării forței de muncă:

• Furnizarea companiei cu angajații necesari menținând costurile de timp și financiare scăzute;

• Menținerea afacerii aprovizionate cu lucrători profesioniști corespunzători în cel mai scurt timp posibil;

• Previzionarea cererii de forță de muncă permite reducerea segmentelor de forță de muncă inutile sau optimizarea muncii acestora

• Planificarea și plasarea corectă a angajaților mențin utilizarea corectă și extrem de eficientă a resurselor oricărui angajat, pe baza abilităților, cunoștințelor și capacităților sale.

Factori care trebuie luați în considerare pentru o planificare corectă a forței de muncă:

• Care este situația financiară a companiei tale și care este starea generală a economiei actuale?;

• Reorganizarea forței de muncă (planuri de reducere, concediere sau transferare a angajaților în noi poziții. De asemenea, este necesar să se ia în considerare pensionările și concediile de maternitate);

• Analizarea și înțelegerea situației de pe piața muncii și în rândul concurenților dumneavoastră este un alt punct crucial;

• Nivelul salariilor în companie;

• Poate unul dintre cei mai importanți factori este să aveți planuri strategice și obiective pentru companie.

Cunoașterea stadiului actual de dezvoltare a companiei tale trebuie să fie unul dintre factorii de care trebuie să fii conștient atunci când previzionezi cererea de forță de muncă. În majoritatea cazurilor, planificarea eficientă poate fi realizată în perioadele de creștere activă și la momentul înființării întreprinderii.

Înainte de a aborda previzionarea cererii de forță de muncă, este, de asemenea, vital să înțelegeți că este un proces de acțiuni și decizii consecutive, bine gândite, care au obiective clare în față. Obiectivul principal al planificării constă în ideea că orice întreprindere sau directorat de companie de succes trebuie să angajeze și să utilizeze personal calificat în mod corect la toate pozițiile, astfel încât munca să fie efectuată într-un mod de înaltă calitate și eficient.

Tipuri de previzionare a cererii de forță de muncă:

• Planificare strategică sau pe termen lung;

• Planificare tactică (situațională).

La realizarea planurilor strategice este esențial să concepeți un program care să vizeze descoperirea potențialilor angajați care pot deveni necesari companiei în viitor. Acest proces necesită, de asemenea, crearea unui program de dezvoltare strategică a resurselor umane care să evalueze simultan necesitatea acestor resurse pe termen lung.

Planificarea tactică necesită o analiză atentă a cererii în organizarea angajaților pe o perioadă stabilită de CEO. De exemplu, poate include o lună, un trimestru sau un an. Această necesitate va depinde de câțiva factori: nivelul fluctuației forței de muncă într-o perioadă dată, numărul de pensionări, concedii de maternitate, precum și reduceri de personal.

Perioade de planificare a forței de muncă

• Planificare pe termen scurt — planificare pentru până la 2 ani;

• Planificare pe termen mediu — o strategie pentru 2 până la 5 ani;

• Planificare pe termen lung — planificare pentru următorii 5 ani și dincolo de aceasta.

Să ne imaginăm, pentru un moment, că ești noul șef al companiei sau un expert în resurse umane. Cu ce ar trebui să începi mai întâi în ceea ce privește previzionarea cererii de forță de muncă?

Mai întâi, trebuie să colectezi informații despre rezultatele și punctele de referință pe care o companie trebuie să le atingă în trimestrul sau anul următor. Dacă ești expert în resurse umane, obține acele informații de la superiorii tăi. Apoi, studiază toate obiectivele, sarcinile și planurile pe termen scurt și lung ale întreprinderii.

În majoritatea cazurilor, contabilii și directorii de departamente te vor ajuta să te decizi în legătură cu întreprinderea la care lucrezi și planurile acesteia, indiferent dacă lucrezi în resurse umane sau conduci locul.

Lucruri necesare pentru o planificare de succes:

• Mai întâi, trebuie să parcurgi cu atenție datele angajaților. Vei avea nevoie să obții dosarele personale, să distribui chestionare și să colectezi informații care privesc abilitățile și capacitățile muncitorilor care nu sunt legate de munca desfășurată în întreprindere;

• Un program de lucru sau un orar al tuturor angajaților companiei;

• Datele privind procentul de fluctuație a angajaților la diferite poziții din cadrul departamentelor.

În această etapă, se realizează o analiză amănunțită a cererii de forță de muncă în companie pentru diferite poziții pe o anumită perioadă de timp. Atunci răspunzi la un număr mare de întrebări care sunt vitale pentru procesul de planificare: câți angajați trebuie angajați, cât de calificați trebuie să fie și, cel mai important, când vor fi solicitați anumite lucrători pentru a ocupa anumite poziții.

În timpul acestui proces, decizi, de asemenea, dacă ar trebui să implici resurse umane interne sau dacă recalificarea angajaților existenți va fi o decizie mai rezonabilă din punct de vedere financiar.

Nu contează dacă ești un CEO sau un profesionist în resurse umane. Amintește-ți că orice proces trebuie să fie consecutiv, bazat pe decizii cântărite și o abordare sistemică. De îndată ce începi să iei munca în serios, dedicându-ți toată viața profesională acesteia, vei putea aborda orice sarcină, chiar și una complicată precum planificarea forței de muncă, cu ușurință, pasiune și ardoare.