Ilmainen tulostettava viikoittainen työntekijäaikataulupohja [Excel]

Jos olet edelleen luomassa työaikatauluja manuaalisesti kynällä ja paperilla, käytät arvokasta aikaa ja energiaa, jotka voit paremmin käyttää työntekijöiden kouluttamiseen, asiakkaille osallistumiseen, tuotteiden ja palveluiden parantamiseen tai muihin tehtäviin, jotka edistävät liiketoimintasi kasvua ja menestystä.

Miten käyttää tätä pohjaa

VAIHE 1

Syötä työntekijätiedot

Vaihe 1: Syötä työntekijätiedot Pinkillä välilehdellä, johon on merkitty 'Työntekijät', syötä kaikkien työntekijöiden nimet. Voit myös lisätä lisätietoja, kuten yhteystiedot tai asema.

VAIHE 2

Luo vuoroja ja rooleja

Vaihe 2: Luo vuoroja ja rooleja Sinisessä välilehdessä, johon on merkitty 'Vuorot', syötä vuorojen aloitus- ja lopetusajat. Vuoron tyypit -osiossa luettele jokaisen vuoron tyyppi (esim. päällikkö, tarjoilija, isäntä, tiimin johtaja jne.).

VAIHE 3

Aloita aikataulutus

Vaihe 3: Kun työntekijät ja vuorot on asetettu, käytä pudotusvalikoita määrätäksesi vuoroja työntekijöille jokaiselle päivälle. Viikon säätämiseksi päivitä yksinkertaisesti aikataulun yläpuolella oleva aloituspäivämäärä.

Työntekijöiden aikataulujen luominen voi olla pelottava tehtävä. Sekoituksen vähentämiseksi ja ajan säästämiseksi voit käyttää ilmaisia työaikataulupohjiamme. Alempana artikkelissa selitämme, miten voit käyttää ja luoda niitä tehokkaammin.

Aloita muutosten tekeminen tänään!

Optimoi prosesseja, paranna tiimin hallintaa ja lisää tehokkuutta.

Aloita ilmaiseksi

Mikä on työntekijäaikataulupohja?

Työntekijöiden työaikataulupohja on liiketoimintatyökalu, joka yksinkertaistaa vuorojakojen jakamista työntekijöiden kesken. Tyypillinen pohja (sekä maksullinen että ilmainen) sisältää viikoittaisen tai kuukausittaisen aikataulun, jossa on looginen rakenne ja väriotsikot, jotka auttavat varmistamaan, että mikään tärkeä tieto ei jää huomaamatta, sekä ominaisuuksia (kuten kaavoja), jotka estävät tilanteet, joissa ketään ei ole määrätty vuoroon tai yksi henkilö on aikataulutettu liian moneksi vuoroksi peräkkäin. Voit käyttää ilmaisia työaikataulupohjiamme Excelissä välttääksesi manuaalisen aikataulutuksen hankaluudet ja estääksesi aikatauluvirheitä, jotka voivat vaikuttaa toimintaasi.

Mitä sisällyttää työntekijäaikataulupohjaasi

Aikataulupohjaa luodessasi pidä mielessä loppukäyttäjä – työntekijät. Tämä tarkoittaa, että aikataulun tulisi sisältää kaikki työntekijöille tarvittavat vuorotiedot:

Kaikkien työntekijöiden nimet sekä yhteystiedot johtajasta, joka voi vastata kysymyksiin tai auttaa vuoropohjaisissa tiedusteluissa.
Selkeät aloitus- ja lopetuspäivämäärät aikataululle.
Vuoron aloitus- ja lopetusaika
Tauot ja ruokailuajat
Erityiset roolit tai vastuut jokaiselle vuorolle

Miten käyttää työntekijäaikataulupohjaa

Ilmaisen työntekijän aikataulupohjan käyttö on suoraviivaista:

Syötä työntekijätiedot: Syötä työntekijöiden määrä, nimet, mieltymykset ja mahdollisesti yhteystiedot.
Määrää vuorot: Määritä vuorot työntekijöiden saatavuuden, yrityksen vaatimusten ja työkuormituksen perusteella.
Tarkista ja säädä: Tarkista aikataulu mahdollisten ristiriitojen varalta, kuten päällekkäisten työntekijöiden tai puuttuvien vuorojen varalta.
Varmista, että kaikki ovat nähneet sen: Varmista, että kaikki ovat nähneet aikataulun tai saaneet siitä paperikopion.

Miten luon vuorojärjestyksen Excelissä?

Excelissä on sisäänrakennettuja työkaluja, jotka tekevät siitä ihanteellisen ilmaisten työaikataulupohjien luomiseen. Aloittaaksesi:

Avaa Excel: Käynnistä Excel ja luo uusi työkirja.
Valitse malli: Etsi ilmainen työvuoromallia, joka sopii liiketoimintasi tarpeisiin. Voit aloittaa tyhjältä sivulta, jos et löydä sopivaa mallia.
Syötä tarvittavat tiedot: Syötä kaikki tarvittavat tiedot, kuten työntekijöiden nimet, vuorot ja ajat.
Käytä kaavoja: Voit käyttää Excelin sisäänrakennettuja kaavoja laskiaksesi kokonaisia työpäiviä, työntekijöiden saatavuutta tai vuorojen pituuksia. Kaavojen hallinta vie aikaa, sillä kaikki kaavat eivät ole yksinkertaisia.
Mukauta pohjaasi: Säädä sarakkeet ja ulkoasu vastaamaan erityisiä vaatimuksiasi.
Tallenna ja tulosta: Tallenna asiakirja ja tulosta se, jos tarpeen.

Työntekijäaikataulupohjan testaaminen

Kun aikataulu on valmis, älä unohda testata sitä selkeyden ja käytettävyyden kannalta:

Varmista, että kaikki tiedot näkyvät oikein ja kaavat toimivat oikein.
Pyydä yhtä työntekijää tarkistamaan aikataulu ja tarkistamaan, kuinka nopeasti hän voi ymmärtää kaikki tarvittavat yksityiskohdat—kuten omien vuorojensa määrä ja päivät. Jos tarvittavien tietojen löytämiseen menee yli 30 sekuntia, aikataulusi tarvitsee yksinkertaistamista.

Toivotamme sinulle sujuvaa ja tehokasta vuorohallintoa ilmaisella työntekijöiden työaikataulupohjallamme Excelissä.