Im Alltag begegnen wir oft dem Begriff Planung. Einmal im Jahr planen wir unsere Reisen akribisch und gründlich, denken seltener daran, unseren Arbeitsplatz zu wechseln oder Jubiläen und Hochzeitstage zu feiern. Natürlich planen fast alle von uns, wie das monatliche Budget ausgegeben werden soll und wie Familienmittel verteilt werden. Leider vergessen viele Geschäftsinhaber und Führungskräfte die Notwendigkeit, den Arbeitskräftebedarf vorherzusagen. Es ist sogar noch interessanter, dass es CEOs gibt, die keine professionellen HR-Manager einsetzen. Sie führen Interviews und verwalten die Mitarbeiter ganz alleine. Dieser Artikel versucht zu erklären, was die Vorhersage des Arbeitskräftebedarfs ist und beweist, dass dies ein notwendiger und entscheidender Teil des Führens eines Unternehmens ist.
Wir alle verstehen, dass es ohne qualifiziertes Personal schwieriger ist, Erfolg zu erreichen, als mit einem Team von Experten. Aus diesem Grund müssen ein CEO oder ein HR-Manager den Arbeitskräftebedarf richtig einschätzen, die effizientesten Berechnungsmethoden auswählen und Quellen zur Deckung dieses Bedarfs finden, bevor neue Mitarbeiter gesucht werden. Aber bevor wir dort ankommen, müssen wir mit den Grundlagen beginnen und verstehen, was die Vorhersage des Arbeitskräftebedarfs bedeutet.
Die Vorhersage des Arbeitskräftebedarfs ist Teil eines größeren Prozesses der Personalplanung. Ihr Hauptziel ist es, eine Liste notwendiger Positionen und Experten zu erstellen, die entscheidend für das Wachstum des Unternehmensgeschäfts, das Erreichen von Zielen und Meilensteinen in naher Zukunft werden können.
Ziele der Personalplanung:
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Dem Unternehmen die notwendigen Mitarbeiter zur Verfügung stellen, während Zeit- und Kostenaufwände gering gehalten werden;
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Das Unternehmen mit geeigneten, professionellen Mitarbeitern in kürzester Zeit versorgen;
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Die Vorhersage des Arbeitskräftebedarfs ermöglicht es, unnötige Arbeitskraftsegmente zu reduzieren oder ihre Arbeit zu optimieren
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Die richtige Planung und Platzierung von Mitarbeitern sorgt für eine ordnungsgemäße und höchst effektive Nutzung der Ressourcen jedes Mitarbeiters, basierend auf ihren Fähigkeiten, Kenntnissen und Fertigkeiten.
Faktoren, die bei der richtigen Personalplanung berücksichtigt werden sollten:
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Wie ist die finanzielle Situation in Ihrem Unternehmen und wie ist der aktuelle allgemeine Zustand der Wirtschaft?;
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Umstrukturierung der Arbeitskräfte (Pläne zur Kürzung, Entlassung oder Versetzung von Mitarbeitern in neue Positionen. Es ist auch notwendig, Pensionierungen und Mutterschaftsurlaube zu berücksichtigen);
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Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Analyse und das Verständnis der Situation auf dem Arbeitsmarkt und unter Ihren Wettbewerbern;
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Das Lohnniveau im Unternehmen;
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Vielleicht ist einer der wichtigsten Faktoren das Vorhandensein von strategischen Plänen und Zielen des Unternehmens.
Zu wissen, in welcher Entwicklungsstufe sich Ihr Unternehmen befindet, muss einer der Faktoren sein, die Sie bei der Vorhersage des Arbeitskräftebedarfs berücksichtigen sollten. In den meisten Fällen kann effektive Planung während Zeiten des aktiven Wachstums und/oder bei der Gründung des Unternehmens erreicht werden.
Bevor Sie an die Vorhersage des Arbeitskräftebedarfs herangehen, ist es auch wichtig zu verstehen, dass es sich um einen Prozess aufeinanderfolgender, durchdachter Handlungen und Entscheidungen handelt, die klare Ziele vor sich haben. Das Hauptziel der Planung besteht darin, dass jedes Unternehmen oder Verzeichnis eines erfolgreichen Unternehmens an allen Positionen ausreichend qualifiziertes Personal einstellen und beschäftigen muss, damit die Arbeit qualitativ hochwertig und effektiv erledigt werden kann.
Arten der Vorhersage des Arbeitskräftebedarfs:
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Strategische oder langfristige Planung;
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Taktische (situative) Planung.
Bei der Erstellung strategischer Pläne ist es entscheidend, ein Programm zu entwickeln, das darauf abzielt, potenzielle Mitarbeiter zu entdecken, die in Zukunft vom Unternehmen benötigt werden könnten. Dieser Prozess erfordert auch die Schaffung eines strategischen Programms zur Entwicklung von Personalressourcen, das gleichzeitig die Notwendigkeit dieser Ressourcen langfristig bewertet.
Taktische Planung erfordert eine sorgfältige Analyse des Bedarfs an Mitarbeiterorganisation in einem vom CEO festgelegten Zeitraum. Zum Beispiel kann sie einen Monat, ein Quartal oder ein Jahr umfassen. Diese Notwendigkeit wird von mehreren Faktoren abhängen: der Fluktuationsrate von Mitarbeitern in einem bestimmten Zeitraum, der Anzahl von Ruheständen, Mutterschaftsurlauben sowie Personalabbau.
Zeiträume der Personalplanung
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Kurzfristige Planung — Planung für bis zu 2 Jahre;
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Mittelfristige Planung — eine Strategie für 2 bis 5 Jahre;
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Langfristige Planung — Pläne für die nächsten 5 Jahre und darüber hinaus.
Stellen wir uns also für einen Moment vor, dass Sie der neue Leiter des Unternehmens oder ein HR-Experte sind. Womit sollten Sie zuerst beginnen in Bezug auf die Vorhersage des Arbeitskräftebedarfs?
Zuerst müssen Sie Informationen über die Ergebnisse und Meilensteine sammeln, die ein Unternehmen im kommenden Quartal oder Jahr erreichen muss. Wenn Sie ein HR-Experte sind, holen Sie sich diese Informationen von Ihren Vorgesetzten. Studieren Sie dann alle kurz- und langfristigen Unternehmensziele, Aufgaben und Pläne.
In den meisten Fällen werden Buchhalter und Abteilungsleiter Ihnen helfen, sich ein Bild von dem Unternehmen zu machen, bei dem Sie arbeiten, und seinen Plänen, unabhängig davon, ob Sie im Personalbereich tätig sind oder das Unternehmen leiten.
Erforderliche Dinge für eine erfolgreiche Planung:
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Zuerst müssen Sie sorgfältig die Mitarbeiterdaten durchgehen. Sie müssen persönliche Akten erhalten, Fragebögen austeilen und Informationen sammeln, die die Fähigkeiten und Fertigkeiten von Mitarbeitern betreffen, die nicht mit der im Unternehmen geleisteten Arbeit in Zusammenhang stehen;
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Ein Arbeitszeitplan oder ein Zeitplan aller Unternehmensmitarbeiter;
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Daten über die prozentuale Mitarbeiterfluktuation in verschiedenen Positionen über Abteilungen hinweg.
In dieser Phase wird eine gründliche Analyse des Arbeitskräftebedarfs im Unternehmen für verschiedene Positionen über einen bestimmten Zeitraum durchgeführt. Hierbei beantworten Sie eine große Anzahl von Fragen, die für den Planungsprozess entscheidend sind: wie viele Mitarbeiter müssen eingestellt werden, wie qualifiziert müssen sie sein und was noch wichtiger ist, wann werden bestimmte Mitarbeiter benötigt, um bestimmte Positionen auszufüllen.
Während dieses Prozesses treffen Sie auch die Entscheidung, ob interne Personalressourcen hinzugezogen werden sollen oder ob es eine finanziell sinnvollere Entscheidung sein wird, bestehende Mitarbeiter umzuqualifizieren.
Es spielt keine Rolle, ob Sie ein CEO oder ein HR-Profi sind. Denken Sie daran, dass jeder Prozess aufeinanderfolgend verlaufen muss, basierend auf abgewogenen Entscheidungen und einem systemischen Ansatz. Sobald Sie die Arbeit ernsthafter angehen, zu der Sie Ihr ganzes Leben hinzugeben, werden Sie in der Lage sein, jede Aufgabe, selbst so kompliziert wie die Arbeitskräfteplanung, mit Leichtigkeit, Leidenschaft und Eifer anzugehen.
