Ми часто стикаємося з поняттям планування в нашому повсякденному житті. Раз на рік ми ретельно плануємо наші поїздки, рідше замислюємось про зміну місця роботи або святкування річниць та днів весіль. Звичайно, майже всі ми плануємо, як має бути витрачений щомісячний бюджет і як сімейні кошти будуть розподілені. На жаль, багато власників бізнесу та працівників на топових позиціях забувають про необхідність прогнозування попиту на робочу силу. Що ще цікавіше, є генеральні директори, які не використовують професійних HR-менеджерів. Вони самостійно проводять інтерв'ю та керують працівниками. Ця стаття спробує пояснити, що таке прогнозування попиту на робочу силу і довести, що це необхідна і важлива частина ведення будь-якої компанії.
Ми всі розуміємо, що досягти успіху без кваліфікованого персоналу важче, ніж із командою експертів. Тому генеральний директор або HR-менеджер повинен правильно оцінити попит на робочу силу, вибрати найбільш ефективні методи розрахунку та знайти джерела для покриття цієї потреби перед тим, як шукати нових працівників. Але перед тим, як ми дійдемо до цього, нам потрібно почати з основ і зрозуміти, що таке прогнозування попиту на робочу силу.
Прогнозування попиту на робочу силу є частиною більшого процесу планування робочої сили. Його основна мета - скласти список необхідних позицій та експертів, які можуть стати життєво важливими для зростання бізнесу компанії, досягнення цілей та етапів у найближчому майбутньому.
Цілі планування робочої сили:
-
Забезпечення компанії необхідними працівниками з мінімальними витратами часу та фінансових ресурсів;
-
Забезпечення бізнесу належними, професійними працівниками в найкоротші терміни;
-
Прогнозування попиту на робочу силу дозволяє скоротити непотрібні сегменти робочої сили або оптимізувати їх роботу
-
Правильне планування та розподіл працівників забезпечують належне та високоефективне використання будь-яких ресурсів працівника, враховуючи їх навички, знання та здатності.
Фактори, які слід враховувати для правильного планування робочої сили:
-
Яка фінансова ситуація у вашій компанії та який загальний стан економіки на даний момент?;
-
Реорганізація робочої сили (плани зі скорочення, звільнення або переведення працівників на нові посади. Також необхідно враховувати виходи на пенсію та декретні відпустки);
-
Аналіз і розуміння ситуації на ринку праці та серед ваших конкурентів є ще однією важливою точкою;
-
Рівень заробітної плати у компанії;
-
Можливо, одним з найважливіших факторів є наявність стратегічних планів та цілей для компанії.
Усвідомлення, на якому етапі розвитку знаходиться ваша компанія, має бути одним з факторів, які ви повинні знати при прогнозуванні попиту на робочу силу. У більшості випадків ефективне планування може бути досягнуто в періоди активного зростання та під час створення підприємства.
Перед тим, як почати прогнозування попиту на робочу силу, важливо зрозуміти, що це процес послідовних, глибоко продуманих дій і рішень, які мають чіткі цілі перед собою. Основна мета планування полягає в тому, що будь-яке підприємство чи успішна компанія повинна наймати і використовувати справді кваліфікований персонал на всіх позиціях, щоб робота виконувалася якісно та ефективно.
Типи прогнозування попиту на робочу силу:
-
Стратегічне або довгострокове планування;
-
Тактичне (ситуативне) планування.
При складанні стратегічних планів критично важливо розробити програму, спрямовану на виявлення потенційних співробітників, які можуть стати потрібними для компанії в майбутньому. Цей процес також вимагає створення стратегічної програми розвитку людських ресурсів, яка одночасно оцінює необхідність цих ресурсів у довгостроковій перспективі.
Тактичне планування вимагає ретельного аналізу попиту на організацію працівників протягом періоду, встановленого генеральним директором. Наприклад, це може охоплювати місяць, квартал або рік. Ця необхідність залежатиме від декількох факторів: рівня плинності кадрів у заданий період, кількості виходів на пенсію, декретних відпусток, а також скорочень персоналу.
Періоди планування робочої сили
-
Короткострокове планування — планування до 2 років;
-
Середньострокове планування — стратегія на 2 до 5 років;
-
Довгострокове планування — плани на наступні 5 років та понад цим.
Отже, давайте уявимо на хвилинку, що ви новий керівник компанії або HR-експерт. З чого вам слід почати в плані прогнозування попиту на робочу силу?
Насамперед, ви повинні зібрати інформацію про результати й етапи, які компанія повинна досягти в найближчому кварталі чи році. Якщо ви HR-експерт, отримайте цю інформацію від ваших керівників. Потім вивчіть всі коротко- та довгострокові цілі, завдання та плани підприємства.
У більшості випадків бухгалтерів та директорів відділів допоможуть вам зрозуміти підприємство, в якому ви працюєте, та його плани, незалежно від того, чи працюєте ви в людських ресурсах або керуєте ним.
Речі, необхідні для успішного планування:
-
По-перше, ви повинні ретельно переглянути дані працівників. Вам потрібно отримати доступ до особистих справ, роздавати анкети і зібрати інформацію, що стосується навичок і здібностей працівників, що не стосуються роботи на підприємстві;
-
Робочий графік або розклад усіх працівників компанії;
-
Дані про відсоток плинності кадрів на різних позиціях у відділах.
На цьому етапі проводиться ретельний аналіз попиту на робочу силу в компанії для різних посад протягом певного періоду часу. Це час, коли ви відповідаєте на велику кількість питань, які є важливими для процесу планування: скільки працівників потрібно найняти, наскільки вони повинні бути кваліфікованими, і, що важливіше, коли певні працівники будуть потрібні для заповнення конкретних позицій.
У ході цього процесу ви також приймаєте рішення про те, чи потрібно залучати внутрішні людські ресурси або перекваліфікація існуючих працівників буде більш фінансово обґрунтованим рішенням.
Не має значення, чи є ви генеральним директором або професіоналом з HR. Пам'ятайте, що будь-який процес повинен бути послідовним, базуватися на виважених рішеннях і системному підході. Щойно ви почнете приділяти роботі, якій ви присвятили своє життя, трохи більше серйозності, ви зможете підійти до будь-якого завдання, навіть такого складного як планування робочої сили, з легкістю, пристрастю та запалом.
