תחזית ביקוש כוח אדם: כיצד לחזות ולמטב את צורכי ההעסקה

לעיתים קרובות אנו נתקלים במושג התכנון בחיי היומיום שלנו. פעם בשנה אנו מתכננים ביסודיות את הטיולים שלנו, לעיתים רחוקות יותר חושבים על שינוי מקום העבודה או על חגיגת ימי נישואין וחתונות. כמובן, כמעט כולנו מתכננים איך יש להוציא את התקציב החודשי ואיך יחולקו הכספים המשפחתיים. למרבה הצער, בעלי עסקים רבים ועובדים בכירים שוכחים את הצורך בחיזוי ביקוש העבודה. מה שמעניין אף יותר הוא שישנם מנכ"לים שאינם מנצלים מנהלי משאבי אנוש מקצועיים. הם מנהלים ראיונות ומנהלים את העובדים בעצמם. מאמר זה ינסה להסביר מהו חיזוי ביקוש העבודה ולהוכיח שזה חלק נדרש והכרחי בניהול כל חברה.

כולנו מבינים שקשה יותר להשיג הצלחה ללא צוות מוסמך מאשר עם צוות של מומחים. זו הסיבה שמנכ"ל או מנהל משאבי אנוש חייבים להעריך בצורה נכונה את הביקוש לעבודה, לבחור את שיטות החישוב היעילות ביותר ולמצוא מקורות לכיסוי הצורך הזה לפני חיפוש עובדים חדשים. אך לפני שנגיע לשם, עלינו להתחיל ביסודות ולהבין מהו חיזוי ביקוש העבודה.

חיזוי ביקוש העבודה הוא חלק מתהליך תכנון עבודה כולל. המטרה המרכזית שלו היא ליצור רשימה של משרות נדרשות ומומחים שיכולים להיות חיוניים בצמיחת עסקי החברה, להשיג מטרות ויעדים בעתיד הקרוב.

מטרות תכנון העבודה:

• לספק לחברה עובדים נדרשים תוך שמירה על עלויות זמן וכסף נמוכות;

• להחזיק בעסק עובדים מוכשרים ומקצועיים במונחים הקצרים ביותר האפשריים;

• חיזוי ביקוש העבודה מאפשר לצמצם חלקים מיותרים בכוח העבודה או לייעל את עבודתם

• התכנון הנכון והצבת העובדים שומרים על ניצול נכון ויעיל במיוחד של משאבי כל עובד, בהתאם לכישורים, הידע והיכולות שלהם.

גורמים שיש לקחת בחשבון לתכנון עבודה נכון:

• מהי המצב הכספי בחברה שלכם ומהי המצב הכללי הנוכחי של הכלכלה?;

• ארגון מחדש בכוח העבודה (תוכניות לצמצום, פיטורים או העברת עובדים למשרות חדשות. יש לקחת בחשבון גם פרישות וחופשות לידה);

• ניתוח והבנת המצב בשוק התעסוקה ובין המתחרים שלכם זהו נקודה חשובה נוספת;

• רמת המשכורות בחברה;

• אולי אחד הגורמים החשובים ביותר הוא תכנון אסטרטגי ומטרות לחברה.

לדעת באיזה שלב התפתחות נמצאת החברה שלכם צריך להיות אחד הגורמים שאתם מודעים אליו כאשר מחזרים חיזוי ביקוש העבודה. ברוב המקרים, ניתן להשיג תכנון יעיל בתקופות של צמיחה פעילה ובזמן של הקמת המיזם.

לפני שתתחילו בחיזוי ביקוש העבודה, חשוב גם להבין שמדובר בתהליך של פעולות והחלטות משמעותיות עם מטרות ברורות מול עיניו. המטרה המרכזית של התכנון נובעת מהרעיון שכל חברה או מדריך חברתית מצליחה צריכים לשכור ולהעסיק צוות מוסמך בכל המשרות כך שהעבודה תוכל להיעשות באיכות גבוהה ובצורה יעילה.

סוגי חיזוי ביקוש העבודה:

• תכנון אסטרטגי או לטווח ארוך;

• תכנון טקטי (מצבי).

כאשר מתכננים אסטרטגיות, חשוב לפתח תכנית שמטרתה לגלות עובדים פוטנציאליים שיכולים להיות נדרשים על ידי החברה בעתיד. תהליך זה דורש גם יצירת תכנית לפיתוח משאבי אנוש אסטרטגית המעריכה במקביל את הרלוונטיות של משאבים אלה לטווח הארוך.

התכנון הטקטי דורש ניתוח קפדני של הביקוש בארגוני עובדים במהלך תקופה שנקבעה על ידי המנכ"ל. לדוגמה, זה יכול לכלול חודש, רבעון או שנה. הצורך הזה תלוי בכמה גורמים: רמת התחלופה של עובדים בתקופה נתונה, מספר הפרישות, חופשות הלידה וכמו גם צמצומים בכוח העבודה.

תקופות תכנון כוח אדם

• תכנון לטווח קצר — תכנון עד 2 שנים;

• תכנון לטווח בינוני — אסטרטגיה ל-2 עד 5 שנים;

• תכנון לטווח ארוך — תכנון לחמש השנים הבאות ומעבר לכך.

אז בואו נדמיין לרגע שאתם מנהלים חדשים של החברה או מומחי משאבי אנוש. במה כדאי להתחיל בכל הקשור לחיזוי ביקוש העבודה?

ראשית, עליכם לאסוף מידע על התוצאות והיעדים שהחברה צריכה להשיג ברבעון או בשנה הקרובה. אם אתם מומחים למשאבי אנוש, השיגו מידע זה מהממונים עליכם. לאחר מכן, בחנו את כל המטרות, המשימות והתוכניות העסקיות לטווח קצר וארוך.

ברוב המקרים, רואי החשבון ומנהלי מחלקות יעזרו לכם לקבל החלטות בנוגע למיזם שאתם עובדים בו ולתוכניות שלו, בין אם אתם עובדים במשאבי אנוש או מנהלים את המקום.

דברים נדרשים לתכנון מוצלח:

• ראשית, עליכם לעבור בזהירות דרך נתוני העובדים. תזדקקו לגשת לקובצי המקרה האישיים, לחלק שאלונים, ולאסוף מידע הנוגע לכישורים ויכולות של העובדים שאינם קשורים לעבודה שנעשתה במיזם;

• לוח זמנים או לוח עבודה של כל עובדי החברה;

• נתונים על אחוז התחלופה של עובדים במשרות שונות במחלקות השונות.

בשלב זה נערך ניתוח מעמיק של הביקוש לכוח העבודה בחברה עבור משרות שונות בתקופת זמן מסוימת. זהו הזמן שבו עונים על מספר רב של שאלות החיוניות לתהליך התכנון: כמה עובדים יש לשכור, עד כמה מוסמכים הם צריכים להיות, ומה שיותר חשוב, מתי יידרשו עובדים מסוימים למלא משרות מסוימות.

במהלך התהליך הזה, אתם גם מקבלים החלטה אם להביא משאבי אנוש פנימיים או שהכשרה מחודשת של עובדים קיימים תהיה החלטה כלכלית יותר.

לא משנה אם אתם מנכ"לים או מקצועני משאבי אנוש. זכרו שכל תהליך צריך להיות עקבי, מבוסס על החלטות שקולות וגישה מערכתית. ברגע שתתחילו לקחת את עבודה זו ברצינות רבה יותר, תוכלו לגשת לכל משימה, אפילו מסובכת כמו תכנון כוח אדם, בקלות, בהתלהבות ובמסירות.