6 najkrashchykh prohram skladannya rozkladu spivrobitnykiv dlya maloho biznesu

Більшість малих підприємств починають управляти розкладами співробітників у таблицях. Це працює, доки хтось не виходить на зміну, термінова зміна викликає ланцюжок повідомлень, і менеджер проводить недільний вечір, перебудовуючи весь тиждень. Рано чи пізно таблиця стає не системою, а повторюваною проблемою.

Програмне забезпечення для складання розкладу персоналу для малого бізнесу - це окрема категорія. Корпоративні платформи управління персоналом постачаються з консультантами з впровадження, багаторівневими системами дозволів та вартістю за місце, розрахованою на організацію з 500 осіб. Це не те, що потрібне клінінговому сервісу на 12 людей або кафе з 20 працівниками. Невеликим командам потрібен інструмент планування, який запрацює протягом дня, буде доступним при невеликій кількості працівників і досить простим, щоб будь-який менеджер міг керувати ним зі смартфона.

У цій статті розглядаються шість варіантів програмного забезпечення для складання розкладу співробітників, які справді підходять малим підприємствам - оцінених за реальними наборами функцій, структурами ціноутворення та слабкими сторонами кожного. Shifton очолює список завдяки модульній моделі ціноутворення і широті охвату для команд до 100 осіб. Інструменти з 2 по 6 займають своє місце в конкретних сценаріях використання.

Що повинно вміти програмне забезпечення для розкладу малого бізнесу

Перш ніж порівнювати інструменти, варто чітко зрозуміти, що відрізняє додаток для складання розкладу для малого бізнесу від ширшої категорії. Вимоги тут вужчі - і в деяких відношеннях більш суворі:

• Налаштування за один день. Підприємство з 15 співробітниками не може витрачати тиждень на конфігурування програмного забезпечення. Інструмент повинен бути готовий до роботи негайно.
• Дизайн, орієнтований на мобільні пристрої. Менеджери та персонал використовують телефони, а не настільні комп'ютери. Додаток повинен працювати на мобільному так само добре, як у браузері.
• Прозоре ціноутворення за користувача. Уникайте моделей за місцем розташування, якщо у вас є або планується більше одного об'єкту. Ціноутворення за користувача масштабується більш передбачувано.
• Обмін змінами та управління доступністю. Ці дві функції усувають найпоширеніші труднощі при складанні розкладу між менеджерами та погодинними працівниками.
• Інтеграція з обліком робочого часу та нарахуванням зарплати. Розклад команди та табель обліку, які не взаємодіють одне з одним, створюють додаткову роботу з узгодження в кожен розрахунковий період.

Управління персоналом малого бізнесу також означає, що інструмент не повинен вимагати окремого відділу кадрів для обслуговування. Операційний менеджер - або в більшості випадків власник - повинен сам ним управляти. Це впливає на допустимий рівень складності конфігурації. Наведені нижче інструменти оцінюються з урахуванням цього обмеження - як програмне забезпечення для планування погодинних працівників і посменних команд.

6 найкращих програм для складання розкладу співробітників для малих команд

1. Shifton - найкраще загальне програмне забезпечення для складання розкладу для малого бізнесу

Shifton - це платформа управління персоналом, створена для підприємств, що працюють посменно. Модуль планування є основним, але те, що відрізняє його від усіх інших інструментів у цьому списку - архітектура ціноутворення: додатковий функціонал - облік робочого часу, нарахування зарплати, управління завданнями, GPS-відмітки, аналітика персоналу - доступний у вигляді окремих модулів за $1/користувач/місяць. Підприємство з 10 співробітниками платить тільки за те, що реально використовує.

Функція складання розкладу змін використовує інтерфейс календаря з перетягуванням. Побудова двотижневої ротації для 20 співробітників займає менше 20 хвилин після налаштування шаблонів змін. Менеджери можуть встановлювати повторювані схеми, визначати вимоги до ролей для кожної зміни і дозволити системі автоматично дотримуватися правил мінімального покриття.

Запити на відгул, обмін змінами та оновлення доступності - все це проходить через один додаток. Коли активний модуль обліку робочого часу, дані про прихід та відхід співробітників безпосередньо потрапляють до звітів з нарахування зарплати. Жодного ручного експорту між системами, жодного узгодження в таблицях перед кожним розрахунковим періодом.

Підтримка кількох об'єктів включена без додаткових витрат за кожен об'єкт, що важливо для малих підприємств, що працюють у двох-трьох місцях. Homebase (розглядається нижче) бере плату за кожне місце розташування. Модель оплати за користувача в Shifton залишається незмінною незалежно від кількості об'єктів.

Ключові функції:

• Складання розкладу з перетягуванням і шаблонами повторюваних змін
• Облік робочого часу з GPS-відмітками приходу/відходу
• Запити на відгул та управління доступністю співробітників
• Управління нарахуванням зарплати з розрахунком понаднормових
• Призначення завдань по зміні або по співробітнику
• Планування по кількох об'єктах з одного облікового запису
• Мобільні додатки для iOS та Android

Ціноутворення: Безкоштовний план до 10 користувачів з базовим розкладом. Платні модулі від $1/користувач/місяць. Всі платні модулі включають 30-денний безкоштовний пробний період. Річне виставлення рахунків економить 20%.

Найкраще підходить для: Малих підприємств з 5-100 співробітниками, яким потрібні розклад плюс облік робочого часу та інтеграція нарахування зарплати.

2. When I Work - найкращий для простих посменних команд

When I Work працює на ринку планування для малого бізнесу з 2010 року, з клієнтською базою, орієнтованою головним чином на роздрібну торгівлю, громадське харчування та охорону здоров'я. Продукт добре виконує одне завдання: швидко складати та доводити розклад змін. Інтерфейс чистий, поріг входу мінімальний. Обмеження проявляються в ціноутворенні при масштабуванні: облік робочого часу вимагає окремого доповнення, а інтеграції з нарахуванням зарплати заблоковані на тарифних планах більш високого рівня.

Функції: Складання розкладу з перетягуванням, обмін повідомленнями в команді, запити на обмін змінами, доповнення з обліком часу, відстеження відвідуваності, інтеграції з нарахуванням зарплати на вищих тарифах. Ціноутворення: Безкоштовно до 5 співробітників. Essentials приблизно від $2.50/користувач/місяць. Найкраще підходить для: Команд в роздрібній торгівлі або громадському харчуванні до 30 осіб.

3. Homebase - найкращий безкоштовний варіант для підприємств з одним об'єктом

Безкоштовний план Homebase є найщедрішим у цьому порівнянні: необмежена кількість співробітників на одному об'єкті, розклад, облік робочого часу з самообслуговуванням співробітників, обмін повідомленнями в команді та базові інструменти кадрів без оплати. Для кафе, салону або магазину роздрібної торгівлі, які ніколи не використовували програмне забезпечення для планування, це найпростіша відправна точка.

Інтеграції POS зі Square, Toast, Clover та Lightspeed - реальний диференціатор для підприємств громадського харчування. Модель ціноутворення за місцем розташування - основне обмеження. На одному об'єкті безкоштовний тариф Homebase важко перевершити. При двох-трьох об'єктах вартість плану накопичується так, як це не відбувається з альтернативами на основі оплати за користувача.

Функції: Розклад, облік робочого часу з опціональним розпізнаванням обличчя, обмін повідомленнями в команді, інструменти найму та адаптації, інтеграції POS, відповідність кадровим вимогам. Ціноутворення: Безкоштовно для 1 об'єкту, необмежена кількість співробітників. Платні плани від $24.95/об'єкт/місяць до $99/об'єкт/місяць. Найкраще підходить для: Підприємств громадського харчування, роздрібної торгівлі або готельного бізнесу з одним об'єктом з сумісною POS-системою.

4. Deputy - найкращий для галузей, де важлива відповідність нормативним вимогам

Deputy був створений для вирішення конкретної операційної проблеми: планування в галузях, де призначення не тієї людини на зміну створює юридичну або проблему безпеки. Охорона здоров'я, догляд за літніми людьми, охоронні служби та логістика - скрізь є вимоги до сертифікації, обов'язкові правила перерв та розрахунки понаднормових, з якими загальний онлайн-планувальник справляється погано або взагалі не справляється. Deputy обробляє їх нативно.

Функції: AI-автопланування, відстеження сертифікації та відповідності, управління відпустками, облік робочого часу та відвідуваності співробітників, інтеграції з нарахуванням зарплати. Ціноутворення: Модуль планування приблизно від $4.50/користувач/місяць. Без постійного безкоштовного плану. Найкраще підходить для: Малих підприємств в охороні здоров'я, безпеці, логістиці або будь-якій галузі з суворими вимогами до сертифікації або відповідності трудовому законодавству.

5. Connecteam - найкращий комплексний додаток для команд на передовій

Connecteam створено для співробітників, що не працюють за комп'ютером - команд, де більшість людей працює в польових умовах, на виробництві або на об'єкті. Модуль планування обробляє призначення змін, відкрите пропонування змін, виявлення конфліктів та робочі процеси затвердження менеджером. Але продукт виходить далеко за межі планування: він об'єднує комунікаційний центр, цифрові форми та контрольні списки, модулі адаптації та навчання в одному мобільному додатку.

Функції: Розумне планування з виявленням конфліктів, GPS-облік часу та геозонування, обмін змінами, комунікаційний центр для команди, цифрові форми та контрольні списки, управління завданнями. Ціноутворення: Безкоштовно до 10 користувачів (Small Business Plan). Платні хаби від $29/місяць для до 30 користувачів. Найкраще підходить для: Малих підприємств з передовими або польовими командами.

6. Sling - найкращий бюджетний варіант з вбудованим командним зв'язком

Безкоштовний план Sling об'єднує два елементи без обмеження кількості співробітників: складання розкладу та командну комунікацію. Групові канали, особисті повідомлення, обмін файлами та оголошення про завдання включені разом з календарем розкладу. Більшість інструментів для планування вважають обмін повідомленнями платною опцією або взагалі не включають її. Sling вважає її основною безкоштовною функцією.

Функції: Складання розкладу змін (безкоштовно), командний обмін повідомленнями та групові канали (безкоштовно), призначення завдань, облік робочого часу та відвідуваності (платно), бюджетування витрат на робочу силу (платно), інтеграції з нарахуванням зарплати (платно). Ціноутворення: Безкоштовно, необмежена кількість користувачів. Premium від $2/користувач/місяць. Business від $4/користувач/місяць. Найкраще підходить для: Дуже малих команд, яким потрібні розклад плюс комунікація безкоштовно.

Як вибрати правильний інструмент для вашої команди

Правильний додаток для складання робочого розкладу залежить від трьох змінних: галузі, розміру команди та операційної проблеми, яку потрібно вирішити першочергово. Починайте з проблеми, а не зі списку функцій.

Якщо точність нарахування зарплати - головна проблема, облік робочого часу повинен бути включений у будь-який обраний інструмент - а не як доповнення, яке можна купити пізніше. Безкоштовний тариф Sling це не вирішить. Shifton або Deputy - відповідні варіанти. Якщо ви в ресторанному бізнесі, Homebase - найсильніший варіант. Для передових команд, яким потрібні розклад, інструменти комунікації та HR-робочі процеси в одному мобільному додатку, широта Connecteam важко перевершити.

Підприємства з кількома об'єктами повинні уникати ціноутворення за місцем розташування. Для більшості малих підприємств поза громадським харчуванням та регульованими галузями Shifton охоплює повний спектр програмного забезпечення для управління персоналом малого бізнесу без відповідного цінника. Починайте з безкоштовного плану, додавайте модулі по мірі зростання бізнесу і платіть тільки за те, що активно використовується.

Часті запитання

Яке найкраще безкоштовне програмне забезпечення для складання розкладу співробітників для малого бізнесу?

Homebase має найщедріший безкоштовний тариф для підприємств з одним об'єктом: необмежена кількість співробітників, розклад, облік робочого часу та базові інструменти кадрів без оплати. Безкоштовний план Sling не має обмежень за кількістю співробітників і включає командний обмін повідомленнями. Безкоштовний план Shifton підтримує до 10 користувачів. Small Business Plan Connecteam безкоштовний до 10 користувачів.

Скільки коштує програмне забезпечення для складання розкладу співробітників для малого бізнесу?

Платне програмне забезпечення для планування зазвичай коштує від $1 до $6 за користувача на місяць. Платні модулі Shifton починаються від $1/користувач/місяць. Sling Premium - $2/користувач/місяць. When I Work Essentials - приблизно $2.50/користувач/місяць. Deputy - близько $4.50/користувач/місяць. Homebase оцінює за місцем розташування - від $25 до $100 за об'єкт на місяць.

Чи може програмне забезпечення для планування справлятися з командами менше 10 осіб?

Так. Основні переваги - повідомлення про зміни, запити на обмін, відстеження доступності - працюють при будь-якому розмірі команди. Безкоштовний план Shifton розроблений спеціально для команд до 10 осіб.

Чи дозволяють ці інструменти співробітникам обмінюватися змінами без дзвінка менеджеру?

Більшість - так. Shifton, When I Work, Homebase, Deputy та Sling підтримують запити на обмін змінами, ініційовані співробітниками, з налаштовуваними правилами затвердження.

Чи підключається програмне забезпечення для планування до систем нарахування зарплати?

Більшість інструментів пропонують інтеграції з нарахуванням зарплати. Shifton включає звітність нативно. Deputy та Homebase інтегруються з Gusto, QuickBooks Payroll та ADP. When I Work та Sling пропонують інтеграції на платних тарифах.