Zeiterfassung für Freelancer und selbstständige Auftragnehmer

Das Einkommen von Freelancern bemisst sich in Stunden, und Stunden gehen leichter verloren als alles andere im Geschäft. Ein Auftrag, der zwei Stunden über die Schätzung lief, ein Telefonat, das nie auf einem Zettel landete, ein Monat, der am letzten Sonntag vor der Rechnungsstellung aus dem Gedächtnis rekonstruiert wird. Eine Zeiterfassung für Freelancer existiert, um genau diese Lücke zu schließen, denn jede nicht erfasste Stunde ist entweder Geld, das Sie nicht abrechnen, oder ein Angebot, das Sie beim nächsten Mal zu niedrig ansetzen.

Das Muster gehört zur selbstständigen Arbeit. Es gibt keine Führungskraft, die auf die Uhr schaut, und keine Lohnbuchhaltung, die Fehler abfängt, also ist Genauigkeit vollständig selbst auferlegt. Arbeit kommt in ungleichen Blöcken von mehreren Kunden gleichzeitig. Und dieselbe Person, die die Arbeit macht, erledigt auch die Verwaltung, meist an dem Punkt der Woche, an dem sie am wenigsten Lust darauf hat.

Was eine Zeiterfassung für Freelancer treffen muss

Die Anforderungen sind enger, als ein Konzernwerkzeug nahelegt. Das Erfassen muss Sekunden dauern, sonst hört es in der zweiten Woche auf. Jede Stunde muss den Kunden oder das Projekt mitführen, denn nicht zugeordnete Zeit lässt sich später kaum noch verteilen. Die Summen müssen in einer Form herauskommen, die Sie einem Kunden oder der Steuerberatung vorlegen können. Und das Werkzeug muss zeigen, was bereits vergeben ist, bevor Sie den nächsten Auftrag zusagen.

Alles darüber hinaus ist optional. Eine Zeiterfassungs-App für Freiberufler, die diese vier Punkte trifft, schlägt ein schwergewichtiges System, dessen Auswertungen Sie nie öffnen werden.

Abrechenbare Stunden und die Lücke zwischen Plan und Leistung

Die teuerste Zahl im Freelancing ist der Unterschied zwischen den kalkulierten und den tatsächlich aufgewendeten Stunden. Solange die Zeit nur im Kopf lebt, bleibt er unsichtbar, und er wiederholt sich bei jedem ähnlichen Auftrag danach.

Erfasste Anfangs- und Endzeiten machen diesen Unterschied explizit. Der Bericht über die Arbeitsstunden hält geplante Dauer, tatsächlich geleistete Stunden und Überstunden in getrennten Spalten, sodass ein Auftrag, der regelmäßig überzieht, kein vages Gefühl mehr ist, sondern die Begründung, ihn neu zu bepreisen. Eine Zeiterfassungssoftware für Freelancer, die eine Woche nur summiert, ohne reguläre Stunden von Überstunden zu trennen, verbirgt genau das, was Sie sehen wollten. Eine saubere Zeiterfassung ist ebenso ein Preisinstrument wie ein Abrechnungsinstrument.

Mehrere Kunden, mehrere Projekte, eine Woche

Selbstständige Arbeit kommt selten Projekt für Projekt. Zwei oder drei laufen parallel, jedes mit eigener Frist, und die eigentliche Kunst besteht darin, zu wissen, wie viel der Woche bereits verkauft ist, bevor Sie das nächste Briefing annehmen.

Projekte sind in Shifton eine eigenständige Ebene, also hängt jeder Zeitblock an einem davon, und der Plan lässt sich auf einen einzelnen Kunden filtern. Dieser eine Filter beantwortet zwei Fragen zugleich: wie viel dieser Kunde diesen Monat bekommen hat und was von der Woche für alle anderen übrig ist. Eine Planungssoftware für Freelancer, die alle Stunden als einen ungetrennten Haufen behandelt, beantwortet keine davon. Eine Planungssoftware für selbstständige Auftragnehmer nützt erst dann etwas, wenn die Kundenzuordnung bis in den Bericht überlebt.

Dieselbe Zuordnung zahlt sich aus, wenn ein Kunde sechs Monate später zurückkommt und fragt, was der letzte Auftrag eigentlich umfasste. Projekt wählen, Zeitraum setzen, und die Antwort ist eine Tabelle statt einer Grabung durch alte Dateien. Eine Planungs-App für Freiberufler, die Projekte und Stunden verbunden hält, leistet mehr für Sie als der Kalender, den sie ersetzt hat.

Warum eine Stundenzettel-App die Tabelle schlägt

Fast alle Selbstständigen starten mit einer Tabelle, und bei einem einzigen Kunden funktioniert das. Es bricht bei Menge zusammen. Zeilen werden Tage später aus dem Gedächtnis gefüllt. Überstunden werden von Hand berechnet oder gar nicht. Zwei Geräte erzeugen zwei Versionen. Und die Datei sagt Ihnen nichts über die nächste Woche, nur über die vergangene.

Ein Ansatz mit einer Stundenzettel-Software behebt das, indem Zeit im Moment des Arbeitens erfasst wird und nicht im Moment des Erinnerns. Beginn und Ende werden auf der Schicht gestempelt. Pausen gehen automatisch ab. Der Monat schließt sich selbst, und der Export steht bereit, wenn Sie es sind. Wer weiterhin mit einer Stundenzettel-Vorlage arbeitet, erledigt dieselbe Aufgabe mit mehr Schritten und weniger Genauigkeit.

Einen Monat statt einer Woche vorausplanen

Der meiste Stress im Freelancing ist Kapazitätsstress, und er entsteht aus der Planung in Sieben-Tage-Fenstern. Eine Woche sieht genau so lange gut aus, bis drei Fristen in dieselben zwei Wochen fallen.

Die Monatsansicht zeigt zugesagte Stunden je Person Tag für Tag mit laufender Monatssumme, und damit wird Kapazität zu einer Rechenaufgabe. Dichte Wochen sind sichtbar, solange sich noch etwas verschieben lässt. Ruhige Wochen sind früh genug sichtbar, um sie zu füllen. Eine Planungssoftware für Selbstständige, die nur sieben Tage weit reicht, hält Sie dauerhaft im Reaktionsmodus, und genau in diesem Zustand werden unterbezahlte Aufträge angenommen.

Wenn aus einem Freelancer ein kleines Team wird

Der Übergang von der Einzelarbeit zum kleinen Team ist der Punkt, an dem informelle Erfassung vollständig zusammenbricht. Subunternehmer schicken Stunden in unterschiedlichen Formaten und zu unterschiedlichen Zeiten, und jemand muss sie abgleichen, bevor irgendetwas abgerechnet werden kann. Sobald mehrere Personen die Kundenarbeit teilen, gilt dieselbe Rechnung für die Dienstplanung für Marketingteams, wo die Stunden pro Kunde zugeordnet bleiben.

Alle in einem Konto zu führen, nimmt diesen Abgleich vollständig heraus. Jede Person bucht auf dieselben Projekte, Stunden und Überstunden landen im selben Bericht, und die Summe für einen Kunden kommt als eine Tabelle statt als vier Anhänge. Eine Planungssoftware für selbstständige Auftragnehmer zählt hier am meisten, denn das ist der Punkt, an dem die Koordinationskosten die Marge auffressen, die die zusätzlichen Leute bringen sollten. Dieselbe Berichterstattung, die Sie allein abgedeckt hat, deckt jetzt die ganze Gruppe ab.

Ein Nachweis, der Monate später noch trägt

Selbstständige Arbeit erzeugt Fragen im Nachhinein. Ein Kunde hakt bei einer Rechnungsposition nach. Die Steuerberatung will die Details hinter einem Quartal. Ein strittiger Punkt braucht mehr als eine Erinnerung. Der Wert eines Stundenzettels liegt nicht nur in der Abrechnung, sondern darin, die zugrunde liegenden Details lange danach zu liefern, ohne sie neu aufzubauen.

Shifton führt hinter jeder Schicht ein Protokoll, sodass ein geänderter Eintrag eine Historie mitbringt, statt sich still zu überschreiben, und Berichte zu bestätigten Schichten zeigen das Vereinbarte neben dem tatsächlich Geleisteten. Eine Stundenzettel-Software für Freelancer, die nur eine Endsumme speichert, lässt Sie eine Zahl verteidigen, hinter der nichts steht. Eine Zeiterfassung für selbstständige Auftragnehmer, die Projekt, Daten, Pausen und Änderungsverlauf beibehält, beendet solche Gespräche meist mit einer Nachricht.

Worauf Sie bei einer Zeiterfassungs-App achten sollten

Beurteilen Sie jedes Werkzeug an Ihren vollsten Tagen, nicht an dem Tag, an dem Sie es einrichten. Erfassen Sie zwischen zwei Aufgaben einen Zeitblock auf dem Handy und zählen Sie die Tipps. Ziehen Sie die Stunden des Vormonats für einen Kunden und sehen Sie, wie viel Nacharbeit der Export braucht. Prüfen Sie, ob Überstunden getrennt werden, ohne dass Sie rechnen. Vergewissern Sie sich, dass Abwesenheiten und arbeitsfreie Tage Teil desselben Bildes sind, denn Kapazität, die Sie nicht sehen, ist Kapazität, die Sie zu oft verkaufen.

Eine Zeiterfassungs-App für Selbstständige lohnt sich nur, wenn sie eine wirklich volle Woche übersteht. Genau in dieser Woche spart sie Ihnen auch am meisten.

Shifton ist für bis zu 10 Personen ohne Zeitlimit kostenlos, was für Einzelselbstständige und die meisten kleinen Auftragsteams reicht, und enthält Planung, die einfache Zeiterfassung, die mobile App und die Berichte. Darüber hinaus richten sich die Preise pro Person und Monat nach den Modulen, die Sie aktivieren. Das Ergebnis bleibt in beiden Fällen dasselbe: Stunden, die die Arbeit abbilden, Projekte, die daran hängen bleiben, und ein Bericht, der bereitsteht, sobald Sie abrechnen wollen.