Софтвер за работни налози за јасни барања, брзи доделувања и чисти резултати

Кога ќе пристигне барање, имате две опции. Или ќе го фатите јасно и ќе го насочите до вистинската личност, или ќе го оставите да се турка низ пораки, табели и лепливи белешки додека некој конечно го обработи. Повеќето тимови не го избираат намерно опцијата со неред. Се случува затоа што процесот не е изграден да се справи со реалниот живот.

Работата на објекти и операции е полна со подвижни делови. Врата се расипува, светилка изгаснува, се појавува протекување, еден наемач пријавува проблем, треба да се изврши проверка на безбедноста, или пак на еден изведувач му треба пристап. Секое барање изгледа едноставно додека не добиете дваесет од нив и сите бараат ажурирање во исто време.

Затоа софтверот за работни налози е важен. Тој ви дава едно место каде што можете да ги соберете работните барања, да ги одобрите, да ги доделите задачите, да го следите напредокот и да докажете дека работата е завршена. Shifton Field Service го поддржува овој тек на работа за тимови кои управуваат со задачи на локација, мобилни техничари и повторливи одржувања.

Софтвер за работни налози што ги претвора барањата во завршени задачи

Доброто тек на работен налоз има јасен почеток и јасен крај. Почетокот е барањето, со вистинските детали. Крајот е завршена задача, со белешки, докази и запис кој може да се прегледа подоцна. Без тоа, истите проблеми се враќаат затоа што деталите се губат.

Со Shifton, работните налози не се само наслови во листа. Секоја задача може да вклучува локација, приоритет, лице за контакт, чекори за задача и ажурирања на статусот. Кога едно барање е одобрено, тоа станува задача која може да се додели на вистинскиот вработен или техничар. Од таму, напредокот е видлив за канцеларијата без постојани повици и пораки.

Овој пристап исто така го заштитува вашиот тим. Ако некој тврди дека некоја задача не била обработена, имате временска линија, белешки и детали за завршување. Тоа ги намалува расправиите и ви помага да го подобрите процесот наместо повторно да ги изиграте старите проблеми.

Барања за работа кои лесно се поднесуваат и не е можно да се изгубат

Повеќето доцнења започнуваат на фаза на барање. Луѓето пријавуваат проблем со недостасувачки детали, нејасна локација или без ниво на итност. Потоа канцеларијата троши време поставувајќи последователни прашања, а техничарот пристигнува без соодветен контекст.

Прифаќањето на барањата за работа треба да биде едноставно за лицето кое го поднесува, но доволно структурирано за лицето кое ја извршува задачата. Shifton ви помага да ги одржувате барањата доследни преку користење на јасни полиња за задача и чекори за задачи. Кога секое барање пристигнува во сличен формат, тријажирањето станува побрзо и грешките се намалуваат.

Исто така, го задржува повторливото работење под контрола. Ако истата единица, просторија или опрема постојано генерира барања, можете да го забележите и одлучите дали е потребно подлабоко одржување, замена на делови или промена на снабдувачот.

Одобрувања и приоритети без бавно напред назад

Не секое барање треба веднаш да стане задача. Некои треба одобрување, некои треба проверка на буџет, а некои се со низок приоритет и можат да почекаат. Проблемот е што многу тимови ги прават одобрувањата на начин што создава тесно место.

Со системот за работни налози, одобрувањата стануваат дел од процесот на работа. Менаџерот може да го прегледа барањето, да постави приоритет и да го додели без губење на контекстот. Не треба да го ловите последниот разговор. Сите гледаат ист статус и истата одлука.

Ова е исто така местото каде што ги намалувате итните изненадувања. Кога приоретизацијата е јасна, престанувате да ги третирате сите прашања како итни случаи. Техничарите можат да го планираат својот ден, а подносителите на барање добиваат реални очекувања.

Доделувања кои се совпагаат со вештините, локацијата и работното оптеретување

Оперативните тимови често ја доделуваат работата врз основа на тоа кој е прв слободен. Тоа функционира додека не се појави погрешната личност, работата не трае подолго од очекуваното или е потребен специјалист.

Shifton ви помага да ги доделите задачите со појасен поглед на работното оптеретување и распоредот. Можете да поставите кој ја поседува задачата и да ги планирате доделувањата во начин што ги почитува временските прозорци и капацитетот на тимот. Кога вистинската личност ја добива задачата првпат, го намалувате повторното работење и го задржувате вашиот распоред стабилен.

За мобилните тимови, јасните доделувања исто така го намалуваат времето на возење и на неактивност. Распоредот не е само за брзина. Се однесува на праќање на вистинскиот техничар на вистинското место со вистинските информации.

Софтвер за работни налози налози ги поддржува мобилните тимови и деловната работа на локација

Кога техничари работат на повеќе локации, канцеларијата треба да има видливост во живо. Инаку, секое ажурирање станува телефонски повик. Добар систем покажува што е во тек, што е блокирано и што е завршено, така што диспечерите можат да донесуваат подобри одлуки.

Мобилниот пристап исто така е важен. Техничарите треба да можат да отворат задача, да ги видат чекорите за задача, да додаваат белешки и да ја затворат задачата од теренот. Тоа го одржува работниот налог чист и комплетен и спречува „ажурирања на крајот на денот“ кои пропуштаат важни детали.

Ако вашиот тим работи во управување и одржување на згради, можете да истражите како Shifton се вклопува во овој работен процес на страницата за индустријата за управување со објекти.

Ажурирања на статусот кои ги усогласуваат сите

Работниот налог не е корисен ако никој не му верува на статусот. Тимовите често користат нејасни ажурирања како „се работи на тоа“ или „речиси завршено“, кои водат до повеќе прашања, а не помалку.

Јаснен тек на статусот го решава ова. Shifton им овозможува на тимовите да ги следат задачите преку фази како нов, доделен, во тек и завршен. Специфичните ознаки може да го следат вашиот внатрешен процес, но идејата останува иста. Сите треба да знаат што се случува без да претпоставуваат.

Ова е особено корисно кога повеќе луѓе допираат иста задача. На пример, еден човек ја прегледува, друг ја поправа, а супервайзерот ја потврдува завршеноста. Со јасни статуси и белешки, предавањето станува помазно.

Доказ за работата, белешки и историја на која можете да им верувате

Еден од најголемите проблеми во операциите е повторувањето на истата работа затоа што деталите недостасуваат. Техничарот затвора задача, но следната личност не може да разбере што е направено, кои делови се користени или што беше главната причина.

Историјата на работните налози го спречува тоа. Кога чувате забелешки, фотографии, контролни листи и детали за завршување во записот на работата, вашиот тим учи со текот на времето. Проблемите кои се повторуваат стануваат полесни за дијагностицирање. Превентивното одржување станува попаметно. Аудитите стануваат помалку стресни.

Ова исто така поддржува подобра контрола на добавувачите. Ако користите изведувачи за одредени задачи, можете да ја задржите истата ниво на документирање и да ги прегледувате резултатите врз база на вистински записи, а не на сеќавања.

Извештаи кои ви помагаат да планирате, а не само да реагирате

Оперативните тимови често се чувствуваат зафатени секој ден, но сепак имаат проблем да покажат што е подобрено. Известувањето за работните налози ги прави резултатите видливи. Можете да ја видите големината на задршката, просечното време за завршување, честите типови на проблеми и кои локации создаваат најмногу барања.

Откако ќе можете да ги видите обрасците, можете да направите промени што намалуваат работа наместо само да ја управуваат. Тоа може да значи додавање на превентивно одржување, прилагодување на кадровско пополнување, промена на маршрутизација или решавање на повторувачки проблеми со опремата.

Shifton помага со претворање на дневните активности во структурирани податоци што можете да ги прегледувате неделно и месечно. Целта е едноставна: помалку изненадувања, побрзи одлуки и процес што се скалира како што растете.

Модули кои се важни за работни налози и операции

Подолу се Shifton модулите кои ја поддржуваат животниот циклус на работниот налог од барање до завршување. Секој од нив помага да се намалат мануелните чекори и да се подобри јасноста.

Задачи

Креирајте стандардизирани чекори за задачи за секој тип на работен налог. Ова им помага на тимовите да избегнуваат промашени проверки и ја прави конзистентноста на квалитетот на работата преку сите локации.

Управување со распоред

Планирајте ги распоредите на тимот околу реалниот товар на работа, временските прозорци и повторувачкото одржување. Ова помага да се спречи преголемо оптоварување и ги држи задачите реалистични.

Следење на време и временски листи

Следете го времето потрошено на секој работен налог и преку смени. Ова поддржува точност на платите и ви помага да разберете кои задачи одземаат подолго време од очекуваното.

Пристап преку мобилен

Дајте им на тимовите на терен едноставен начин да ги прегледуваат деталите за работата, да го ажурираат статусот, да додаваат забелешки и да ги затвораат работните налози на лице место без да чекаат да се вратат во канцеларијата.

Известувања

Испратете потсетници за задачи, ажурирања и рокови. Ова го намалува мануелното следење и помага да не се заборават итните задачи.

Извештаи и анализа

Прегледајте ја изведбата и тесните грла користејќи вистински податоци за работните налози. Користете ги увидите за да го намалите задршката, да го подобрите времето на одговор и да го планирате одржувањето попаметно.

Цените обично се базирани на големината на вашиот тим и модулите кои ги избирате, така што можете да започнете со основните работи и да додадете повеќе како што вашиот процес се зрее. Shifton исто така нуди до 55 денови бесплатен пробен период за да го тестирате текот на работа со вистински барања пред да се обврзете.

Како да започнете со едноставен процес на работни налози

Нема потреба да имате совршен систем од првиот ден. Започнете со чист тек и подобрувајте го како што тимот ќе се приспособи.

Чекор 1: Дефинирајте ги стадиумите на работните налози

Зачувајте го едноставно на почетокот, како нов, доделен, во тек, завршен.

Чекор 2: Поставете ги деталите за барањата

Одлучете кои полиња мора да бидат вклучени, како локација, приоритет и контакт.

Чекор 3: Додајте го вашиот тим и улогите

Осигурете се дека менаџерите, диспечерите и техничарите имаат пристап до она што им е потребно.

Чекор 4: Започнете со доделување вистински работни налози

Започнете со вашите најчести типови на барања и следете ги ажурирањата секојдневно.

Чекор 5: Додавање на чеклисти и докази за работа

Воведете чекори на задача, белешки и стандарди за завршување за да го намалите преработувањето.

Чекор 6: Преглед на извештаи неделно

Користете ги податоците за да го подобрите приоритетот, персоналот и плановите за повторно одржување.

Кога сте подготвени да ги замените расфрланите барања со јасен тек на работа, создајте сметка и започнете со градење на процес на работни налози.

ЧПП

За што се користи софтвер за работни налози?

Се користи за да се примаат работни барања, да се одобруваат, да се доделуваат задачи, да се следи напредокот и да се документира законитоста. Целта е да се организира работата и да се олесни докажувањето и известувањето на резултатите.

Како се разликува работен налоз од тикет?

Тикетот најчесто е само порака за проблем. Работниот налоз е структурирана работа со детали, чекори, статус и записи за завршување. Работните налози се изградени за извршување, не само за комуникација.

Дали ми требаат одобренија во процесот на работен налоз?

Не секогаш, но одобренијата се корисни кога барањата влијаат на буџетот, безбедноста или приоритетот. Едноставен чекор на одобрување може да спречи задачи од мала вредност да го блокираат итниот труд.

Може ли софтверот за работни налози да помогне во намалувањето на заостанатото?

Да. Кога барањата се структурирани и ажурирањата на статусот се јасни, тимовите губат помалку време во барање информации и дуплицирање на работа. Истовремено, известувањето ви помага да видите кои проблеми предизвикуваат одложувања.

Што треба да вклучува добар работен налоз?

Во најмала мера: локација, опис на проблемот, приоритет, лице за контакт, назначен техничар и белешки за завршување. Многу тимови исто така додаваат чеклисти, фотографии и следење на време за подобра отчетност.

Дали софтверот за работни налози е само за тимови за одржување?

Не. Секоја екипа која се бави со повторувачки задачи, сервис на локација, одржување или мобилни задачи може да го користи. Текот на работата е корисен каде било каде што се потребни јасни барања и сигурни записи за извршување.

Колку време е потребно за имплементирање на процес на работни налози?

Основен тек на работа може да се започне брзо ако го задржите првата верзија едноставна. Клучот е да се започне со реални работни налози, а потоа да се доработат полињата, фазите и чеклистите како што тимот учи што му е потребно.