Тапсырыстарды нақты сұраулар, жылдам тағайындаулар және таза нәтижелер үшін басқару бағдарламасы

Өтініш түскен кезде, сізде екі нұсқа бар. Оны басқа біреуге анык түсіндіре орналастырасыз немесе ол хабарларда, кестелерде және қағаз жапсырмаларда қалады, біреу оны ақыры қабылдағанға дейін. Көптеген командалар аралау жолын таңдамайды. Ол өмірге қажетті сүзгі механизмінің жоқтығынан болады.

Ғимарат пен операция жұмысы көптеген қозғалмалы бөлшектерден тұрады. Есік ойғыш болады, шам сөнеді, ағып кетеді, жалға алушы мәселе туралы хабарлайды, қауіпсіздік тексеруі қажет, немесе мердігердің қол жеткізуі қажет. Әрбір сұраныс қарапайым естіледі, бірақ сізде олардың жиырмасы бар кезде бәрі жаңартуды сұрайды.

Бұл үшін жұмыс тапсырыс бағдарламасы маңызды. Ол жұмыс сұрауларын жинауға, мақұлдауға, тапсырмаларды тапсыруға, прогресті қадағалауға және жұмыстың орындалғанын дәлелдеуге бір жер береді. Shifton Field Service ғимараттағы тапсырмаларды, мобильді техниктерді және қайталанатын техниканы басқару үшін осы жұмыс ағынын қолдайды.

Сұранымдарды аяқтайтын жүйе және жылдам тағайындаулар

Жақсы жұмыс тапсырысының басталуы мен аяқталуы айқын болады. Басталуы — дұрыс мәліметтермен тіркелген сұраныс. Аяқталуы — орындалған жұмыспен, жазбалармен, дәлелдермен және кейін қарауға болатын жазбалармен. Онсыз, бірдей мәселелер қайта оралады, себебі мәлімет жоғалады.

Shifton көмегімен, жұмыс тапсырыстары тізімдегі атаулар ғана емес. Әр жұмыс орны, басымдылығы, жауапты адам, тапсырма қадамдары және мәртебе жаңартулары қамтылған болуы мүмкін. Сұраныс мақұлданған кезде, ол алдын ала әзірленіп орындалатын тапсырмаға айналады. Офис үнемі хабарласу мен хабарламаларсыз прогрессті көре алады.

Бұл тәсіл сіздің командаңызды да қорғайды. Егер біреу тапсырысты орындамаған деп мәлімдесе, сізде хронология, жазбалар және аяқталуды растайтын мәліметтер бар. Бұл келіспеушілікті азайтады және ескі мәселелерді қайталаудың орнына процесті жақсартуға көмектеседі.

Қарапайым және жоғалту мүмкіндігі жоқ жұмыс сұраулары

Көп кешігулер сұраныс кезеңінде басталады. Адамдар мәселе туралы жетіспейтін мәліметтермен, нақты емес орынмен немесе шұғылдық деңгейінсіз хабарлайды. Содан кейін офис қосымша сұрақтар қоя отырып уақыт өткізеді, ал техник дұрыс контекстсіз келеді.

Жұмыс сұраулары орындаушы үшін құрылымдалған болу керек, бірақ өзін ұсынушы үшін қарапайым болу керек. Shifton айқын жұмыс алаңдары және тапсырма қадамдарын пайдалану арқылы сұраныстарды тұрақтандыруға көмектеседі. Әрбір сұраныс бірдей форматта жеткізілсе, сұранысты бөліп алу жылдамдайды және қателер азаяды.

Ол сондай-ақ қайталанатын жұмысты бақылауға көмектеседі. Егер бірдей блок, бөлме немесе жабдық жиі сұраныс тудырса, оның неғұрлым тереңірек техникалық күтімді, бөлшектерді алмастыруды немесе жеткізушіні ауыстыруды қажет ететіндігін анықтай аласыз.

Кешіктірмей бекітулер және басымдықтар

Әрбір сұраныс бірден орындалатын тапсырма болмауы мүмкін. Кейбіреуі бекітуді қажет етеді, кейбіреуі бюджеттік тексеруді қажет етеді, ал кейбіреулері төмен басымдылықта және күте алады. Көптеген командалар бекітулерді тар өткізетіндей етеді.

Жұмыс тапсырыс жүйесі арқылы бекітулер жұмыс ағынының бөлігіне айналады. Басқарушы сұранысты қарап, басымдылық беріп, тапсырма бере алады. Сіз соңғы хабарламаны іздеумен уақыт кетірмейсіз. Бәрі бірдей мән-жайды және шешімді көреді.

Бұл жерде шұғыл тосынсыйларды азайтасыз. Басымдылық анық болған жағдайда, барлық нәрсені төтенше жағдай ретінде қабылдау тоқтайды. Техниктер өз күндерін жоспарлай алады, ал өтініш иелері шынайы күтулер алады.

Дағдыларға, орынға және жұмыс жүктемесіне сәйкес тапсырмаларды бекіту

Операциялар командалары көбінесе жұмыстарды бірінші болып қолжетімді кім болса сол арқылы тағайындайды. Бұл дұрыс маман келгенше жақсы жұмыс істейді, жұмыс күделікті сәйкес болғаннан көп уақыт алады немесе маман қажет болады.

Shifton сізге жұмыс жүктемесі мен жоспарлаудағы көріністі жақсартуға көмектеседі. Сіз кімнің қандай тапсырмаларға жауапты екенін анықтап, тапсырыстарға уақыт терезелері мен топтық мүмкіндіктерді құрметтей отырып жоспар жасай аласыз. Дұрыс тұлға алдымен жұмысты алғанда, қайталауларды азайтып, кестеңізді тұрақты сақтайсыз.

Мобильді командалар үшін, анық тапсырмалар көліктің және бос уақыттың азаюына көмектеседі. Жіберу тек жылдамдық туралы емес. Ол дұрыс техниканы дұрыс орынға, дұрыс ақпаратпен жіберу туралы.

Мобильді топтарға қолдау беретін жылдам тағайындаулар

Техниктер бірнеше жерлерде жұмыс істегенде, офиске тірі көру қажет. Әйтпесе, әрбір жаңарту телефон қоңырауына айналады. Жақсы жүйе не орындалуда, не кідіріп тұр, не аяқталғанын көрсетеді, сондықтан диспетчер жақсы шешімдер қабылдай алады.

Мобильді қолжетімділік те маңызды. Техниктер алаңнан жұмысты ашып, тапсырма қадамдарын көріп, жазбалар қосып, жұмысты жаба алуы керек. Бұл жұмыс тапсырысын таза және толық ұстайды, сондай-ақ маңызды мәліметтерді жіберіп алатын «күннің соңы естелігі» жаңартуларын болдырмайды.

Егер сіздің тобыңыз ғимарат операциялары мен техникалық қызмет көрсетуде жұмыс істесе, осы жұмыс ағынына Shifton-ды қалай енгізуге болады, зерттей аласызмүлiктердi басқару индустриясы бетінде.

Мәртебе жаңартулары, барлық ауқымда үйлесімді болуды сақтайды

Егер жұмыс тапсырыстың мәртебесіне сенім жоқ болса, ол пайдалы емес. Командалар көбінесе «жұмыс істеп тұр» немесе «дерлік аяқталған» сияқты анық емес жаңартулар қолданады, бұл көбірек сұрақтар тудырады, азырақ емес.

Айқын мәртебе ағыны мұны шешеді. Shifton командаларға жаңа, тағайындалған, орындалуда және аяқталған сатыларды қадағалауға мүмкіндік береді. Арнайы белгілер сіздің ішкі үдерісіңізді қадағалай алады, бірақ идея бірдей болып қалады. Бәрі не болып жатқанын түсінбей-ақ білуі керек.

Бұл әсіресе бір жұмысқа көптеген адамдар араласқан кезде пайдалы. Мысалы, бір адам қаралса, екінші адам жөндесе, ал бақылаушы аяқталғанын растайды. Анық мәртебелер мен жазбалар арқылы тапсырмалар жеңілдетіледі.

Жұмыс дәлелі, жазбалар және сенімді тарих

Операцияларда ең үлкен мәселелердің бірі — бірдей жұмысты қайталау, себебі мәлімет жетіспейді. Техник жұмысын аяқтайды, бірақ келесі адам не істелгенін, қандай бөлшектер қолданылғанын немесе негізгі себепті анықтай алмайды.

Жұмыс тапсырмаларының тарихы бұны болдырматады. Ескертулерді, фотосуреттерді, тексеру парақтарын және толық жазбаларды жұмыс жазбасына жазған кезде, сіздің командаңыз уақыт өте үйренеді. Қайталанатын мәселелерді диагностикалау оңай болады. Алдын ала техникалық қызмет көрсету ақылдырақ болады. Аудиттар аз стресстік болады.

Бұл сондай-ақ жақсы сатушы бақылауына қолдау көрсетеді. Егер сіз кейбір тапсырмалар үшін мердігерлерді пайдалансаңыз, сол сияқты құжаттама деңгейін сақтап, нәтижелерді естеліктерге емес, нақты жазбаларға қарап шолуға болады.

Тек жауап бермей, жоспарлауға көмектесетін есеп беру

Операциялық топтар күн сайын бос болып көрінетін сезінеді, бірақ қандай жақсарулар болғанын көрсетуге қиыншылық көреді. Жұмыс тапсырыстарының есеп беру нәтижелерді көрінетін етеді. Сіз артта қалу көлемін, орташа аяқтау уақытын, ортақ мәселе түрлерін және ең көп сұраныс жасайтын орындарды көре аласыз.

Үлгілерді көргеннен кейін, жұмысты басқаруға емес, оны азайтуға мүмкіндік беретін өзгерістер жасай аласыз. Бұл алдын алу техникалық қызмет көрсетуді қосу, кадрларды түзету, бағыттауды өзгерту немесе қайталанатын жабдық мәселелерін жөндеу деген сөз болуы мүмкін.

Shifton күнделікті әрекеттерді апта сайын және ай сайын шолуға болатын құрылымдық деректерге айналдыру арқылы көмектеседі. Мақсат қарапайым: күтпеген жағдайлар аз, шешімдер тезірек және сіз өскен сайын өсетін процесс.

Жұмыс тапсырыстары мен операциялар үшін маңызды модульдер

Төменде Shifton жұмыс тапсырыс циклін сұраныстан аяқтауға дейін қолдайтын модульдері көрсетілген. Әрбірі қолмен әрекеттерді азайтып, айқындылықты жақсартуға көмектеседі.

Тапсырмалар

Әрбір жұмыс тапсырысының түріне стандартталған тапсырма қадамдарын жасаңыз. Бұл командаларға тексерістерді өткізіп жібермеуге және әрбір жерде жұмыс сапасын тұрақты етуге көмектеседі.

Кесте басқармасы

Топтың кестелерін нақты жұмыс жүктемесіне, уақыт шеңберіне және қайталанатын техникалық қызмет көрсетуге жоспарлаңыз. Бұл жүктемені болдырмауға және тапсырмаларды реалистик түрде сақтауға көмектеседі.

Уақыт есебі және уақыт парақтары

Әрбір жұмыс тапсырысына және ауысымдарға кеткен уақытты бақылаңыз. Бұл жалақының дәлдігін қолдайды және қай тапсырмалардың күтпегеннен ұзақ уақыт алатынын түсінуге көмектеседі.

Мобильді қолжетімділік

Жердегі топтарға жұмыс туралы мәліметтерді қараудың, мәртебені жаңартудың, ескертпелер қосудың және кеңсеге қайтуын күтпестен жұмыс тапсырыстарын жабудың қарапайым тәсілін беріңіз.

Хабарламалар

Тапсырмалар, жаңартулар және соңғы мерзімдер туралы ескертулер жіберіңіз. Бұл қолмен ауыстыруларды азайтады және шұғыл тапсырмалардың ұмытылмауы үшін көмектеседі.

Есептер мен талдау

Нақты жұмыс тапсырыс деректерін пайдаланып өнімділікті және тар жерлерді шолыңыз. Ағызуды азайту, жауап беру уақытын жақсарту және техникалық қызмет көрсетуді ақылды жоспарлау үшін түсініктерді пайдаланыңыз.

Баға әдетте сіздің топ өлшеміңізден және таңдаған модульдеріңізден тәуелді, сондықтан сіз негізгілермен бастай аласыз және процесіңіз жетілген сайын көбірек қоса аласыз. Shifton сондай-ақ 55 күнге дейін тегін сынақ мерзімін ұсынады, осылайша сіз нақты сұраныстармен жұмыс процесін тексеріп көре аласыз.

Қарапайым жұмыс тапсырысы процесімен қалай бастау керек

Бірінші күні мінсіз жүйе қажет емес. Таза ағыннан бастаңыз және команда үйренген сайын оны жақсартыңыз.

Қадам 1: Жұмыс тапсырысының сатыларын анықтаңыз

Алдымен оны жеңілдетіңіз, мысалы, жаңа, тағайындалған, жүріп жатқан, аяқталған.

Қадам 2: Сұрау мәліметтерін орнатыңыз

Қай өрістер енгізілуі қажет екенін шешіңіз, мысалы, орын, басымдылық және байланыс.

Қадам 3: Топты және рөлдерді қосыңыз

Менеджерлердің, диспетчерлердің және техниктердің қажет нәрсеге қол жеткізе алатынына көз жеткізіңіз.

Қадам 4: Нақты жұмыс тапсырыстарын тағайындауды бастаңыз

Ең кең таралған сұраныс түрлерінен бастап, жаңартуларды күнделікті қадағалаңыз.

5-қадам: Тексеру тізімдері мен жұмыс дәлелдерін қосыңыз

Қайта орындауды азайту үшін тапсырма қадамдарын, ескертпелерді және аяқтау стандарттарын енгізіңіз.

6-қадам: Есептерді аптасына бір рет қарап шығыңыз

Деректерді басымдықтарды, қызметкерлерді және қайталанатын техникалық қызмет көрсету жоспарларын жақсарту үшін пайдаланыңыз.

Сұрауларды шатастырмай, айқын жұмыс ағымына ауысуға дайын болғанда,аккаунтты жасаңыз және жұмыс тапсырыстарыңыздың процесін құра бастаңыз.

Жиі қойылатын сұрақтар

Жұмыс тапсырысы бағдарламалық қамтамасыздандыруы не үшін қолданылады?

Бұл жұмысты сұрауларды алу, оларды бекіту, жұмыстарды тағайындау, прогресті бақылау және аяқтауды құжаттау үшін қолданылады. Мақсаты — жұмысты ұйымдастырылған күйде сақтау және нәтижелерді дәлелдеу мен есеп беруді жеңілдету.

Жұмыс тапсырысы билеттен несімен ерекшеленеді?

Билет көбінесе мәселе туралы хабарлама ғана болады. Жұмыс тапсырысы — егжей-тегжейлі, қадамдар, мәртебе және аяқталу жазбалары бар құрылымдалған жұмыс. Жұмыс тапсырыстары орындау үшін жасалады, тек қана байланыс үшін емес.

Жұмыс тапсырыстары процесінде мақұлдаулар қажет пе?

Әрқашан емес, алайда, бюджетті, қауіпсіздікті немесе басымдықты әсер ететін сұрауларда мақұлдаулар пайдалы. Қарапайым мақұлдау қадамы төмен бағалы тапсырмалардың шұғыл жұмысты бөгет жасауынан болдырмауға көмектеседі.

Жұмыс тапсырысы бағдарламалық қамтамасыздандыруы артта қалушылықты азайтуға көмектесе ме?

Иә. Сұраулар құрылымдалған және мәртебе жаңартулары айқын болуының арқасында, командалар ақпарат іздеуге және жұмысты қайталауға уақыт жоғалтады. Есеп беру сондай-ақ кешігуді тудыратын мәселелерді көруге көмектеседі.

Жақсы жұмыс тапсырысында не болуы керек?

Минимум: орналасқан жер, мәселе сипаттамасы, басымдық, байланыс тұлғасы, тағайындалған техник және аяқталу жазбалары. Көптеген командалар жауапкершілікті арттыру үшін бақылау тізімдерін, фотосуреттерді және уақытты қадағалауды қосады.

Жұмыс тапсырысы бағдарламалық қамтамасыздандыруы тек қондырғылар командаларына арналған ба?

Жоқ. Қайталанатын тапсырмаларды, орын ауыстыру қызметтерін, техникалық қызмет көрсетуді немесе мобильді жұмыстарды атқаратын команда бұл программаны қолдана алады. Бұл жұмыс ағымы нақты сұраулар мен сенімді орындау жазбалары қажет жерлерде пайдалы.

Жұмыс тапсырыстары процесін жүзеге асыру қанша уақыт алады?

Егер алғашқы нұсқаны қарапайым ұстасаңыз, негізгі жұмыс ағымын тез бастауға болады. Негізгісі – нақты жұмыс тапсырыстарынан бастау, содан соң команда қажеттіліктерін ұғынған кезде өрістерді, кезеңдерді және тізімдерді жетілдіру.